Український науково-дослідний інститут архівної справи

Український науково-дослідний інститут архівної справи

та документознавства (УНДІАСД)

 

Методичні рекомендації щодо застосування

ДСТУ 4163–2003

“Державна уніфікована система документації.

Уніфікована система організаційно-розпорядчої

документації. Вимоги до оформлювання документів”

СХВАЛЕНО

Протокол засідання

Методичної комісії Держкомархіву України

07.11.2003 № 7

Київ 2004

Розробники: Кулешов С. Г., д-р істор. наук (керівник розробки);

Кузнєцова Л. В. (відповідальний виконавець);

Загорецька О. М.; Лозова С. Ф.; Ситник Т. О.

 

© Державний комітет архівів України

© Український науково-дослідний інститут архівної справи та документознавства

Зміст

1. Загальні положення...............................................................................................................4

2. Порядок впровадження ДСТУ.............................................................................................5

3. Реквізити організаційно-розпорядчих документів............................................................6

4. Вимоги до тексту документа..............................................................................................23

5. Порядок розроблення бланків............................................................................................31

6. Виготовлення документів за допомогою друкувальних засобів...................................35

7. Облік, зберігання та використання бланків і печаток.....................................................38

8. Оформлювання документів, що їх передають засобами електрозв’язку

та електронною поштою........................................................................................................40

Додаток 1. Перелік реквізитів організаційно-розпорядчих

документів.......................................................................................................................47

Додаток 2. Схема розташованості реквізитів і меж зон на форматі А4

кутового бланка..............................................................................................................48

Додаток 3. Схема розташованості реквізитів і меж зон на форматі А4

поздовжнього бланка.....................................................................................................49

Додаток 4. Зразок загального бланка організації........................................................50

Додаток 5. Зразок кутового бланка листа організації.................................................51

Додаток 6. Зразок поздовжнього бланка листа організації........................................52

Додаток 7. Зразок бланка листа структурного підрозділу організації......................53

Додаток 8. Зразок бланка конкретного виду документа.............................................54

Додаток 9. Приклад оформлювання опрацьованого листа організації....................55

Додаток 10. Приклад оформлювання наказу організації, що пройшов

державну реєстрацію......................................................................................................56

Додаток 11. Кодові позначення уніфікованих форм організаційно-розпорядчих

документів за ДКУД......................................................................................................58

Список джерел.........................................................................................................................61

Загальні положення

1.1. Методичні рекомендації роз’яснюють і конкретизують порядок застосування та впровадження ДСТУ 4163-2003 “Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів” (далі – ДСТУ), затвердженого наказом Державного комітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики від 7 квітня 2003 р. № 55 і чинного з 1 вересня 2003 р. (наказ від 5 липня 2003 р. № 118).

1.2. ДСТУ є нормативним документом, що встановлює вимоги до бланків і оформлювання реквізитів документів.

1.3. Положення ДСТУ встановлюють вимоги до оформлювання організаційно-озпорядчих документів (далі – документи): постанов, розпоряджень, наказів, рішень, протоколів, актів, листів тощо, що утворюються в результаті діяльності органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій усіх форм власності (далі – організації). Стандарт не поширюється на процеси створення та обігу електронних організаційно-розпорядчих документів.

1.4. Класифікацію уніфікованих форм документів та їх коди встановлено Державним класифікатором управлінської документації (ДКУД), який затверджено і введено в дію наказом Держстандарту України від 31 грудня 1998 р. № 1024.

1.5. У разі наявності в діловодстві організації специфіки оформлювання документів та/чи особливих технологій роботи з документами, на основі ДСТУ можуть бути розроблені галузеві стандарти чи стандарти організації. Положення цих стандартів не по­винні суперечити ДСТУ.

1.6. Методичні рекомендації конкретизують основні положення ДСТУ щодо:

۰ оформлювання реквізитів документів і варіантів їх розташування;

۰ застосування ділового стилю мовлення під час складання текстів документів, основних вимог до їх уніфікації;

۰ основних засад проектування бланків документів;

۰ створювання документів за допомогою друкувальних засобів;

۰ правил обліку, зберігання та використання бланків і печаток;

۰ оформлювання документів, що їх передають засобами електрозв’язку та електронною поштою.

1.7. Методичні рекомендації узгоджено з положеннями Державної системи стандартизації, державними стандартами на уніфіковані системи документації, правилами із стандартизації, нормативо-правовими актами і методичними документами з діловодства та архівної справи.

1.8. Прізвища, наведені у зразках і прикладах, не відповідають конкретним особам. Також не у всіх випадках використано достовірні назви організацій, їх адреси.

3. Реквізити документів

Склад реквізитів організаційно-розпорядчої документації в Україні встановлено ДСТУ. Перелік реквізитів і схеми їх розташованості наведено у додатках 1, 2, 3 до Методичних рекомендацій.

3.1. Зображення Державного герба України (реквізит 01) відтворюють на бланках документів державних установ з обов’язковим додержанням пропорцій зображення герба відповідно до Постанови Верховної Ради України “Про Державний герб України” від 19 лютого 1992 р. № 2137-XІІ.

На бланках із кутовою розташованістю реквізитів (далі – кутовий бланк) зображення Державного герба України розміщують на верхньому березі над серединою рядків з наз­вою організації, а на бланках із поздовжньою розташованістю реквізитів (далі – поздовжній бланк) – у центрі верхнього берега. Розмір зображення: висота – 17 мм, ширина – 12 мм (див. додатки 5, 10).

Зображення герба Автономної Республіки Крим розміщують на бланках установ Автономної Республіки Крим лише разом із зображенням Державного герба України (Закон України “Про Автономну Республіку Крим” від 7 березня 199 р. № 95/95-ВР

ст. 7).

3.2. Зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування) (реквізит 02) розміщують на лівому березі бланка на рівні назви організації або частково чи повністю на площі, що відведена для розміщення реквізитів “Назва організації вищого рівня”, “Назва організації”, “Назва структурного підрозділу організації” (див. додатки 6, 7, 8).

Не можна на бланку замінювати назву організації зображенням емблеми. Емблему не відтворюють на бланку, якщо на ньому розміщено зображення Державного герба України.

На бланках документів недержавних організацій дозволено розташовувати зображення емблеми на верхньому березі бланка, де на бланках документів державних організацій розміщують зображення Державного герба. Розміри зображення емблеми не обмежуються. Рекомендовано висоту зображення – не більше 17 мм.

3.3. Зображення нагород (реквізит 03) можна розміщувати на лівому березі бланка документа на рівні назви організації або частково чи повністю на площі, що відведена для розміщення реквізитів “Назва організації вищого рівня”, “Назва організації”, “Назва структурного підрозділу організації”. Якщо назву нагороди включено правовим актом до назви організації, надрукованої на бланку, то розміщувати на ньому зображення цієї нагороди не потрібно.

3.4. Код організації (реквізит 04) проставляють за Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (ЄДРПОУ).

Код організації є однією з основних пошукових ознак інформації в автоматизованих системах діловодства. Його фіксування сприяє прискоренню передавання документованої інформації засобами електрозв’язку, зменшенню кількості помилок, можливих під час передавання довгих назв організацій. На бланках для листів цей код проставляють після реквізиту “Довідкові дані про організацію” (див. додатки 5, 6). На бланках уніфікованих форм документів код за ЄДРПОУ наносять у спеціально зазначених місцях.

3.5. Код форми документа (реквізит 05) проставляють згідно з ДК 010-98 – Державним класифікатором управлінської документації (ДКУД), затвердженим наказом Держстандарту України від 31 грудня 1998 р. № 1024.

ДКУД містить назви та кодові позначення уніфікованих форм документів, що входять до уніфікованих систем документації (УСД). Однією з УСД є уніфікована система організаційно-розпорядчої документації (див. додаток 11).

Код форми документа є цифровим позначенням уніфікованої форми документа, що визначає належність конкретного виду документа до певного класу та підкласу уніфікованої системи управлінської документації, а також однією з основних пошукових ознак в автоматизованих системах діловодства.

Необхідність фіксування коду форми документа вирішує організація окремо для кожного виду документа.

Цей реквізит друкують шрифтом розміром 8 друкарських пунктів вище реквізиту “Назва виду документа” (див. додаток 8).

3.6. Назву організації вищого рівня (реквізит 06) зазначають скорочено або повністю. Реквізит розміщують над назвою організації автора документа.

Приклад 1

НАК “Нафтогаз України”

Дочірня компанія

“Укргазвидобування”

Приклад 2

Міністерство освіти і науки України

Київський національний

економічний університет

На бланках організації, яка має подвійне або потрійне підпорядкування, вказують всі організації вищого рівня.

Приклад

Міністерство транспорту України

Державна адміністрація залізничного

транспорту України

Придніпровська залізниця

У бланку організації, яка водночас підпорядкована місцевій держадміністрації і міністерству (іншому центральному органу виконавчої влади), розміщують тільки назву держадміністрації.

Приклад

Київська міська державна адміністрація

Головне управління культури

3.7. Назва організації (реквізит 07) повинна відповідати назві, зазначеній в її установчих документах (статуті, положенні, установчому договорі).

Скорочену назву зазначають тоді, коли її офіційно зафіксовано в установчому документі. Скорочену назву подають в дужках або без них окремим рядком нижче повної назви (див. додатки 5, 6).

Якщо в установчих документах поряд з назвою організації українською мовою подають назву іноземною мовою, то останню відтворюють на бланку під назвою організації, що зафіксована українською мовою.

Документи створені від імені кількох організацій, у тому числі органами державної влади і громадськими організаціями (спільні накази, постанови, листи тощо) оформлюють не на бланках.

Якщо документ підготовлений організаціями одного рангу, їхні назви розміщують на одному рівні.

Приклад

Міністерство праці та соціальної політики України

Міністерство економіки та європейської інтеграції України

Державний комітет статистики України

НАКАЗ

17.05.2003 м. Київ № 109/95/157

3.8. Назву структурного підрозділу (реквізит 08) або територіального відділення, філії, посадової особи зазначають на бланку, якщо структурний підрозділ є автором документа, а його керівник (або посадова особа) має право підпису документа. Цей реквізит розміщують під назвою організації (див. додаток 7).

Назву структурного підрозділу переважно зазначають у внутрішніх документах (протоколах, доповідних і службових записках тощо).

3.9. Довідкові дані про організацію (реквізит 09) містять відомості, необхідні під час здійснення контактів з юридичними та фізичними особами. До складу цього реквізиту входять: поштова адреса; номер телефону та інші відомості; за необхідністю – номери факсів, телексів, рахунків у банку, адреса електронної пошти та веб – сайта, дані про ліцензії, патенти тощо (див. додатки 5, 6).

Поштову адресу вказують відповідно до п. 60 Правил надання послуг поштового зв’язку, що затверджені постановою Кабінету Міністрів України від 4 жовтня 2000 р. № 1515 (див. п. 3.16).

Якщо організація зареєстрована за однією адресою, а знаходиться за іншою, у бланку зазначають поштову адресу за місцем розташування організації.

3.10. Назва виду документа (реквізит 10) має відповідати переліку форм документів, що їх використовують в організації.

Назва виду документа може бути заздалегідь зафіксована на бланку (див. додаток8) або надрукована під час безпосереднього оформлювання документа.

На поздовжніх бланках назву виду документа фіксують посередині (див. додаток 8), а на кутовому – у лівому верхньому куті під назвою організації або структурного підрозділу.

3.11. Дата документа (реквізит 11) – обов’язковий реквізит кожного документа, що фіксує час його створення та/або підписання, затвердження, прийняття, погодження, реєстрації, видання.

Дату документа проставляють арабськими цифрами у послідовності: день місяця, місяць, рік. День місяця і місяць проставляють двома парами арабських цифр, рік – чотирма арабськими цифрами. Наприклад, дату 29 липня 2003 року треба оформлювати 29.07.2003.

ДСТУ встановлено, що спосіб написання дат залежить від характеру документа: у нормативно-правових документах, а також документах, що мають відомості фінансового характеру застосовують словесно-цифровий спосіб датування (29 липня 2003 року

або 29 липня 2003 р.). Це зумовлено усталеною практикою, а також прагненням перешкодити підробленню дати.

Міжнародними стандартами встановлено цифровий спосіб датування у такій послідовності: рік, місяць, день місяця (2003.07.29). ДСТУ таке датування допускає.

Для розпоряджень, наказів, інструкцій, положень, довідок тощо основною датою є дата підписання або затвердження. Її проставляє особа, яка підписує або затверджує документ. Документи, що видають дві або більше організації, повинні мати одну дату (див. п. 3.7.).

Для службових листів основною датою є дата реєстрації.

У документах (протоколах, актах), в яких зафіксовано рішення, прийняте колегіально на засіданні, нараді, під час проведення перевірки або будь-якого іншого заходу, основною датою є дата, коли цей захід відбувся.

3.12. Реєстраційний індекс документа (реквізит 12) – це умовне цифрове позначення, що надають документу під час реєстрації. Іноді застосовують літерно-цифрове позначення (наприклад, під час реєстрації звернень громадян; наказів з особового складу).

Реєстрації підлягають документи, створені організацією та ті, що надходять від інших організацій і фізичних осіб, крім документів, які не підлягають реєстрації (згідно з переліком таких документів, що має бути додатком до інструкції з діловодства організації).

Реєстраційний індекс вхідних і вихідних документів складається з порядкового номера (у межах груп документів), який може доповнюватись індексом справи за номенклатурою, індексом структурного підрозділу або виконавця, кореспондента,. Наприклад: 190/03-10, де 190 – порядковий реєстраційний номер документа, 03-10 – індекс справи за номенклатурою; 02-583, де 02 – група документів згідно з класифікатором виконавців, 583 – порядковий номер.

Реєстраційним індексом постанов, наказів, розпоряджень, протоколів засідань різних рад, комісій, зборів тощо є порядковий номер документа у межах календарного року. У навчальних закладах реєстрація може вестись за навчальним роком.

У документі, авторами якого є декілька організацій, реєстраційні індекси авторів ставлять через похилу риску згідно з послідовністю зазначення авторів в документі (зліва направо) (див. п. 3.7).

3.13. Посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь (реквізит 13) фіксують тільки у документі, що є відповіддю на інший документ (лист, довідка, доповідна записка, акт, висновок тощо). Відомості у реквізит переносять з ініціативного документа, на який дають відповідь, і, як правило, вони включають його вихідний реєстраційний номер і дату (див. додаток 9). Цей реквізит розташовують нижче або на рівні реєстраційного індексу на спеціально відведеному місці на бланку (див. додатки 5, 6).

3.14. Місце складання або видання документа (реквізит 14) вказують у тому випадку, якщо його не можна визначити за реквізитами “Назва організації” та “Довідкові дані про організацію”. Цей реквізит застосовують з метою уникнення помилок під час визначення місцезнаходження організації; його можна проставляти у всіх документах, крім листа, в якому ця інформація міститься в реквізиті “Довідкові дані про організацію”.

Місце видання в документі не вказують, якщо воно входить до назви організації. Наприклад: “Київський державний лінгвістичний університет”. Однак його зазначають, якщо документ був складений в іншому місці.

Цей реквізит повинен узгоджуватись з адміністративно-територіальним поділом країни, офіційно встановленими назвами населених пунктів, а у цих назвах необхідно вживати тільки загальноприйняті географічні скорочення (м., смт., с.).

У документі, автором якого є філія організації, вказують місце розташування останньої.

3.15. Гриф обмеження доступу до документа (реквізит 15) засвідчує особливий характер інформації, до якої має доступ обмежене коло осіб.

Метою обмеження доступу до інформації, яку містить документ, є захист державної або приватної (наприклад, комерційної) документованої інформації, незаконне використання якої може порушити права та/чи завдати збитків її власнику, володарю, користувачу, іншій фізичній або юридичній особі.

Доступ до інформації може обмежуватися її власником (володарем) тільки згідно з законодавством.

Віднесення інформації до державної таємниці здійснюється від­повідно до Закону України “Про державну таємницю” від 21 січня 1994 р. № 3855–ХІІ і Закону України “Про внесення змін до Закону України “Про державну таємницю” від 21 вересня 1999 р. № 1079.

Звід відомостей, що становлять державну таємницю, визначений наказом Служби безпеки України від 1 березня 2001 р. № 52.

Порядок роботи з документами, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, визначено Інструкцією про порядок обліку, зберігання і використання

документів, справ, видань та інших носіїв інформації, які містять інформацію, що є власністю держави, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 р. № 1893.

Гриф обмеження доступу до документа (таємно, для службового користування, конфіденційно тощо) проставляють у верхньому правому куті на лицьовому боці першого аркуша документа над реквізитами “Адресат” або “Гриф затвердження документа”. За потреби його доповнюють номером примірника документа.

Приклад 1

Для службового користування

Прим. 2

Приклад 2

Конфіденційно

Прим. 1

3.16. Адресат (реквізит 16) містить сукупність точних і повних даних, за якими документ може бути доставлений за призначенням.

Документ адресують організаціям, структурним підрозділам, посадовим особам, громадянам.

Реквізит “Адресат” максимально може складатися з таких елементів:

۰ Назва організації-адресата (у називному відмінку);

۰ Назва структурного підрозділу (у називному відмінку);

۰ Назва посади одержувача (у давальному відмінку);

۰ Прізвище (у давальному відмінку) та ініціали;

۰ Поштова адреса.

Кожну із складових адресата друкують з нового рядка розміром шрифту 14 друкарських пунктів. Відстань між ними – 1,5 міжрядкових інтервалів. Довжина максимального рядка не повинна перевищувати 80 мм і заходити за праву межу текстового берега. Розділові знаки (крапки і коми) між складовими частинами адресата не ставлять.

У разі адресування документа організації або її структурному підрозділі, їхню назву подають у називному відмінку.

Приклад 1

Державна акціонерна компанія

“Хліб України”

Приклад 2

ВАТ “Прохолода”

Відділ постачання і збуту

Якщо документ адресують посадовій особі, назву організації зазначають у називному відмінку, а посаду і прізвище адресата – у давальному.

Приклад

ЗАТ “Будкомплекс”

Відділ праці та зарплати

Старшому економісту

Пасічнику В. Л.

У разі адресування документа керівникові організації або його заступникові назва організації входить до складу назви посади адресата.

Приклад

Голові правління

ВАТ “Керамік”

Харченку О. Ф.

У разі потреби зазначають почесне звання, військове звання, вчене звання, науковий ступінь адресата.

Якщо документ адресують однорідним організаціям, адресата треба зазначати узагальнено.

Приклад

Дочірнім компаніям

Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово “копія” перед зазначенням другого, третього і четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більш як чотирьом адресатам складають список на розсилання і на кожному документі зазначають тільки один адресат.

До складу реквізиту “Адресат” може входити поштова адреса.

Складові поштової адреси вказують у називному відмінку в такій послідовності (встановлена Правилами надання послуг поштового зв’язку, затвердженими постановою Кабінету Міністрів України від 4 жовтня 2000 р. № 1515):

۰ назва організації - адресата (для юридичної) або прізвище, ім’я та по батькові чи ініціали (для фізичної особи);

۰ назва вулиці, номер будинку, номер квартири;

۰ назва населеного пункту (міста, селища тощо);

۰ назва району, області;

۰ назва країни (для міжнародних поштових відправлень);

۰ поштовий індекс.

Цей порядок поширюється на написання поштової адреси у реквізитах “Довідкові дані про організацію”, “Адресат”.

У разі адресування документа до організації вказують її назву, потім поштову адресу.

Приклад 1

Приватне підприємство “Ріелті”

вул. Героїв космосу, 121,

м. Київ, 03148

Поштову адресу не фіксують на документах, що надсилають органам законодавчої і виконавчої влади та постійним кореспондентам. У цих випадках в організації доцільно користуватися списками розсилання і конвертами із завчасно надрукованими на них адресами.

Якщо документ адресують фізичній особі, то вказують прізвище, ім’я та по батькові (чи ініціали), поштову адресу.

Приклад 2

Саленко Василь Семенович

вул. Шевченка, буд. 13а, кв. 1,

с. Волиця, Дубнінський р-н,

Рівненська обл., 35612

Допускається коми і крапки в кінці рядків поштової адреси не ставити.

3.17. Гриф затвердження документа (реквізит 17) вказує на певний нормативний або правовий характер змісту документа.

Документ може бути затверджений посадовою особою (посадовими особами) або рішенням колегіального органу чи іншим розпорядчим документом.

Якщо документ затверджує конкретна посадова особа, гриф затвердження документа складається зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ, назви посади, підпису, ініціала(-ів) та прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження.

Приклад

ЗАТВЕРДЖУЮ

Голова ТОВ “Фінекспорт”

Підпис В.М. Панасієнко

05.09.2003

Якщо документ затверджено постановою, рішенням, наказом, протоколом, то гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖЕНО, назви документа, що затверджує створений документ, у називному відмінку, його дати і номера.

Приклад 1

ЗАТВЕРДЖЕНО

Рішення загальних зборів

Протокол 13.02.2003 № 2

Приклад 2

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ ДАЕК “Західенерго”

07.08.2003 № 92

Перелік документів організації, що підлягають затвердженню, має бути наведений в інструкції з діловодства організації. Як правило, він включає такі види документів, як статут (положення про організацію), структура та штатна чисельність, штатний розпис і зміни до нього, переліки, інструкції, правила тощо. Гриф затвердження розміщують у право­му верхньому куті лицьового боку першого аркуша документа.

Документи, що підлягають затвердженню, доцільно оформлювати на кутових бланках або чистих аркушах.

3.18. Резолюція (реквізит 18) – це напис на документі, що містить вказівки щодо виконання документа, зроблений керівником.

У резолюції може бути зазначені організації, підрозділи або посадові особи, яким доручають виконання документа.

Резолюція містить такі елементи: прізвище виконавця (виконавців) у давальному відмінку, зміст доручення, термін виконання, особистий підпис керівника, дату.

Приклад 1

Бондаренку А. П.,

Майбороді В. М.

Прошу підготувати проект

угоди з фірмою „Форкіс” до 20.03.2003

Підпис

05.02.2003

Приклад 2

Нач. відділу кадрів

Підготувати наказ про прийняття на роботу з 16.09.2003

Підпис

06.09.2003

Коли виконання доручають кільком працівникам, головним виконавцем є особа, зазна­чена у резолюції першою, якщо в документі не обумовлено інше.

Якщо в тексті документа обумовлено термін виконання і резолюція не потребує додаткових вказівок, в ній зазначають виконавців, підпис автора резолюції, дату.

Резолюцію проставляють на вільному від тексту місці у верхній частині лицьового боку першого аркуша документа, але не на березі, призначеному для підшивання (див. додаток 9). Написання резолюції на окремих аркушах або спеціальних бланках допускається у разі, якщо на документі немає вільного місця чи у резолюції викладено деталізований порядок виконання документа або вона містить великий список виконавців.

3.19. Заголовок до тексту документа (реквізит 19) містить стислий виклад основного смислового аспекту змісту документа й граматично узгоджується з назвою документа (див. додатки 9, 10). Його використовують під час реєстрації та контролю за виконанням документа.

Заголовок може відповідати на питання про що?; кого?; чого?

Приклад 1

Наказ (про що?) – про створення ліквідаційної комісії

Приклад 2

Посадова інструкція (кого?) – вченого секретаря

Приклад 3

Протокол (чого?) – засідання правління

Заголовок формулює укладач тексту документа. Документ, створюваний на аркуші формату А5, можна оформлювати без заголовка.

Заголовок до тексту документа розміщують від межі лівого берега першого аркуша над текстом документа.

Якщо заголовок перевищує 150 знаків (5 рядків), його продовжують до межі правого берега. Крапку в кінці заголовка не ставлять.

Під час реєстрації документа заголовок вносять до відповідних реєстраційних форм: журналу, картки, бази даних.

3.20. Відмітка про контроль (реквізит 20) означає що документ взято на контроль з метою забезпечення його виконання у встановлений строк. Строки виконання документа можуть бути визначені законодавчим чи іншим нормативно-правовим актом (типовий строк) або встановлені розпорядчим документом організації чи резолюцією.

Відмітку про контроль позначають літерою “К” чи словом (від руки або за допомогою штампа) “Контроль” на лівому березі першого аркуша документа, на рівні заголовка до тексту. Цю відмітку можна писати червоним, синім, зеленим чи іншим яскравим кольором.

3.21. Порядок оформлювання тексту документа (реквізит 21) викладено у розділі 4 Методичних рекомендацій.

3.22. Відмітку про наявність додатків (реквізит 22) розташовують під текстом документа.

Якщо повну назву додатка наводять у тексті, то наявність додатка оформлюють таким чином:

Додаток: на 3 арк. у 2 прим.

Якщо в тексті документа немає назви додатка, то йому надають назву і зазначають кількість аркушів та кількість примірників. За наявності кількох додатків їх нумерують арабськими цифрами (без знака №).

Приклад

Додатки: 1. Третя редакція проекту державного стандарту “Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення” на 39 арк. в 1 прим.

2. Пояснювальна записка до проекту на 4 арк. в 1 прим.

3. Звід відгуків на другу редакцію проекту стандарту на 13 арк. в 1 прим.

Назви додатків один від одного відділяють 1,5 міжрядковими інтервалами. Якщо назва додатка займає декілька рядків, то їх друкують через один міжрядковий інтервал.

Приклад

Додатки: 1. Збірник форм “Планово-звітна документація державних архівних установ України” у 2 прим.

2. Збірник цих форм на дискеті у форматі rtf.

Якщо до документа додають інший документ, що має додатки, то відмітку про наявність додатка оформлюють так:

Додаток: Лист Мінекономіки України від 14.07.2000 № 72–3/95 та додаток до

нього, всього на 4 арк. в 1 прим.

Якщо додаток надсилають не за всіма зазначеними в документі адресатами, то цей реквізит оформлюють так:

Додаток: Примірна номенклатура справ обласних держадміністрацій в 1 прим., на

першу адресу.

У документах-додатках мають бути всі необхідні реквізити: назва виду документа, заголовок, дата, підпис.

Додатки до розпорядчого документа повинні мати відмітку з посиланням на цей документ, його дату і реєстраційний номер. Відмітку роблять у верхньому правому куті першого аркуша додатка.

Приклад

Додаток 2

до наказу директора

АТ “Альфа” від 13.08.2002 № 16

Якщо до розпорядчого документа є один додаток, то його не нумерують.

3.23. Підпис (реквізит 23) складається з назви посади особи (повної, якщо текст документа надрукований не на бланку чи скороченої, якщо на бланку), особистого підпису та його розшифрування (ініціал(и), прізвище).

Приклад

Генеральний директор

ВАТ “Перемога” Підпис В. Авраменко

або

Генеральний директор Підпис В. Авраменко

Реквізит розміщують під текстом документа або відміткою про наявність додатка (див. додаток 9).

Якщо документ підписують кілька посадових осіб, то їхні підписи розташовують один під одним, відповідно до підпорядкованості посадових осіб.

Приклад

Директор училища Підпис В. А. Тараненко

Головний бухгалтер Підпис В. К. Марчук

Документи колегіального органу підписують голова і секретар колегіального органу.

Якщо документ складає комісія, то зазначають не посади осіб, які підписують документ, а їх статус у складі комісії.

Приклад

Голова комісії Підпис В. Міщенко

Члени комісії Підпис Т. Дорошенко

Підпис О. Хоменко

Підпис І. Яремчук

Якщо документ підписують кілька осіб, які обіймають посади однакового рівня, то їх підписи розміщують на одному рівні.

Приклад

Директор санаторію “Нижній Місхор” Підпис О. Коломієць

Директор ТОВ “Крим-Експерт” Підпис Б. Пасенко

У разі відсутності посадової особи, підпис якої зазначений на проекті документа, документ підписує особа, яка виконує її обов’язки, або її заступник, наприклад: “Виконувач обов’язків” (В.о.), “Заступник” (Заст.). Не допускається ставити прийменник “За” чи похилу риску перед назвою посади.

3.24. Гриф погодження документа (реквізит 24) фіксує згоду іншої організації, підрозділу, посадової особи, що не є автором документа, з його змістом. Він складається зі слова ПОГОДЖЕНО, назви посади особи та назви організації, яка погоджує документ, особистого підпису, його розшифрування й дати.

Приклад

ПОГОДЖЕНО

Директор УНДІ архівної справи

та документознавства

Підпис І. Б. Матяш

07.02.2003

Якщо погодження здійснюється протоколом, рішенням, актом тощо, то гриф погодження оформлюють так:

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання Правління

Національного банку України

29.01.2003 № 3

Гриф погодження розташовують під реквізитом “Підпис”, а якщо є візи, то під ними. У разі коли проект треба погодити з кількома організаціями, оформлюють аркуш погодження.

Приклад

Аркуш погодження

Назва документа

Заступник Голови Державного комітету статистики України Підпис Ініціал(и), прізвище Дата

Заступник Голови Державного комітету архівів України Підпис Ініціал(и), прізвище Дата

3.25. Візи документа (реквізит 25) вказують на згоду або незгоду посадових осіб організації-автора документа з його змістом.

Документ можуть візувати посадові особи, у межах компетенції яких знаходиться вирішення питань, порушених у документі, заступники керівників організацій, відповідальні за це питання (див. додаток 10).

Віза включає особистий підпис особи, ініціал(и) і прізвище особи, яка візує документ, та дату візування. У разі потреби – посаду особи, яка візує.

Приклад

Начальник юридичного відділу

Підпис С. О. Мельник

20.03.2001

Візи проставляють на лицьовому боці останнього аркуша підготовленого до підпису документа. Якщо місця на лицьовому боці останнього аркуша не вистачає, то візи проставляють на його зворотньому боці. Іноді дати не ставлять (див. додаток 10).

Зауваження і пропозиції до змісту документа викладають на окремому аркуші, про що на проекті роблять відповідну відмітку.

Приклад

Зауваження і пропозиції додаються

Начальник планового відділу

Підпис О. Ткаченко

27.05.2002

Якщо під час візування з’ясовується, що у підготовлений до підписання документ необхідно внести суттєві зміни, він потребує повторного візування.

3.26. Відбиток печатки організації (реквізит 26), проставляють на документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, фіксують факт витрати грошових коштів і матеріальних цінностей, а також у випадках, передбачених нормативно-правовими актами. Відбиток печатки ставлять на такі документи, як статут організації, штатний розпис, договір, посвідчення, довіреність тощо. Перелік документів, на які необхідно ставити печатку організації, наводять в інструкціях з діловодства.

Печаткою організації засвідчують підпис відповідальної особи. Відбиток печатки слід проставляти таким чином, щоб він охоплював частину (3–4 літери) назви посади особи, яка підписала документ. Відбиток печатки повинен добре читатися.

Порядок зберігання і використання печаток розглянуто у розділі 7.

3.27. Відмітка про засвідчення копії документа (реквізит 27) складається зі слів “Згідно з оригіналом”, назви посади, підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціала(-ів) та прізвища, дати засвідчення копії. Цей реквізит проставляють під реквізитом “Підпис”.

Приклад

Згідно з оригіналом

Інспектор загального відділу Підпис Л. Ф. Писаренко

12.08.2002

Відмітку проставляють на копіях документів (у тому числі ксерокопіях) для засвідчення їх відповідності оригіналу. Під час розсилання копій документів, що мають юридичну силу (постанов, на­казів, розпоряджень, інструктивних листів тощо), їх слід засвідчувати печаткою організації. Копії інших вихідних документів можна засвідчувати печаткою з назвою служби діловодства організації.

3.28. Прізвище виконавця і номер його телефону (реквізит 28) зазначають на лицьовому боці в нижньому лівому куті останнього аркуша документа (див. додаток 9).

Відмітка є довідковою інформацією у разі звернення до виконавця. Тому бажано вказувати не тільки прізвище виконавця, а й ім’я та по батькові. Це полегшить спілкування та допоможе встановити контакт із виконавцем.

Приклад