В.3.2 Выборки, сделанные по усмотрению

Выборки, сделанные по усмотрению, полагаются на знания, навыки и опыт группы по аудиту (см. раздел 7).

Для осуществления таких выборок может учитываться следующее:

- предыдущий опыт проведения аудитов в данной области применения аудита;

- сложность требований (включая законодательные требования) для достижения целей данного аудита;

- сложность и взаимодействие процессов и элементов системы менеджмента организации;

- степень изменения в технологии, системе менеджмента или человеческом факторе;

- идентифицированные до этого времени зоны ключевых рисков и области улучшения;

- результаты мониторинга систем менеджмента.

Недостатком выборок, сделанных по усмотрению на основе решения проверяющей стороны, является то, что может не быть статистической оценки влияния неопределенности (погрешности), присутствующей в выводах аудита и полученных заключениях.

В.3.3 Статистическая выборка

В случае, если принято решение использовать статистическую выборку, то план проведения такой выборки должен основываться на целях аудита и на той информации, которая известна о характеристиках всей генеральной совокупности, из которой будут проводиться данные выборки.

Расчет статистической выборки использует процесс отбора выборок, основанный на теории вероятности. Выборка на основе характерного признака используется в случаях, когда имеются только два возможных исхода для каждой выборки (например, верный/неверный или годен/негоден). Выборка на основе переменного параметра используется в случаях, когда результаты выборки наблюдаются в сплошном диапазоне.

План проведения выборки должен учитывать, будут ли исследуемые результаты выборки подходить под анализ на основе характерного признака или на основе переменного параметра. Например, в случае, если оценивается соответствие законченных форм (разновидностей) требованиям, установленным в процедуре, то мог бы использоваться подход на основе характерного признака. В случае, если исследуется возникновение инцидентов, связанных с безопасностью пищевой продукции, или количество нарушений при обеспечении безопасности, то подход на основе переменной величины, скорей всего был бы более подходящим.

Ключевыми элементами, которые могут повлиять на план проведения выборки для аудита, являются:

- размер организации;

- количество компетентных аудиторов;

- периодичность аудитов в течение года;

- сроки конкретного аудита;

- любой требуемый внешними источниками уровень достоверности результатов аудита.

Когда разработан план проведения статистической выборки, то важным соображением будет уровень риска, связанный с использованием выборки, на который организация-аудитор готова согласиться. Это часто называется «допустимым уровнем достоверности». Например, 5 %-ный риск, связанный с использованием выборки, соответствует допустимому уровню достоверности, равному 95 %. Связанный с использованием выборки 5 %-ный риск означает, что организация-аудитор согласна принять риск, что 5 из 100 (или 1 из 20) исследуемых выборок не будут отражать реальные значения, которые были бы показаны в случае, если бы проводилось исследование всей генеральной совокупности в ее полном объеме.

Когда используется статистическая выборка, аудиторы должны надлежащим образом документировать выполненную работу. Это должно включать в себя описание генеральной совокупности прецедентов, для которой было намечено осуществление выборки, критерии выборки, используемые для проведения оценки (например, что представляет собой приемлемая выборка), статистические параметры и методы, которые были использованы, число выборок, подвергнутых оценке, и полученные результаты.

В.4 Подготовка рабочих документов

При подготовке рабочих документов группа по аудиту применительно к каждому документу должна рассматривать приведенные ниже вопросы.

а) Какие записи по аудиту будут создаваться с помощью этого рабочего документа?

b) Какая деятельность по аудиту связана с этим конкретным рабочим документом?

c) Кто будет пользователем этого рабочего документа?

d) Какая информация требуется, чтобы подготовить этот рабочий документ?

Для комплексных аудитов рабочие документы должны разрабатываться, чтобы избежать дублирования действий при проведении аудита. Это достигается путем:

- сведения в одну группу аналогичных требований, относящихся к различным критериям;

- согласования позиций, содержащихся в соответствующих контрольных листах и вопросниках.

Рабочие документы должны быть адекватными, для того чтобы в достаточной мере охватывать элементы всей системы менеджмента в рамках области применения аудита, и они могут быть представлены на любом носителе.