Роль и обязанности сопровождающих лиц и наблюдателей

Сопровождающие лица и наблюдатели (например, представители регулирующего органа или других заинтересованных сторон) могут присутствовать при работе группы по аудиту. Они не должны оказывать влияние или вмешиваться в проведение аудита. В случае, если это не может быть гарантировано, руководитель группы по аудиту имеет право отказать наблюдателям в участии в некоторых мероприятиях аудита.

Для наблюдателей любые обязательства, относящиеся к здоровью, безопасности и конфиденциальности, должны оговариваться и регулироваться между заказчиком аудита и проверяемой организацией.

Сопровождающие лица, назначенные проверяемой организацией, должны оказывать помощь группе по аудиту и действовать по просьбе руководителя группы по аудиту. Сопровождающие лица должны выполнять следующие обязанности:

a) содействовать аудиторам, обеспечивать контакты и назначение времени для бесед (интервью);

b) организовывать доступ для посещения определенных объектов или рабочих участков проверяемой организации;

c) обеспечивать то, чтобы правила и процедуры по безопасности были известны и соблюдались членами группы по аудиту и наблюдателями.

Роль руководства может также включать в себя следующее:

- исполнять роли лиц, свидетельствующих в ходе аудита от имени проверяемой организации;

- предоставлять разъяснения или оказывать помощь при сборе информации.

Сбор и верификация информации

Во время проведения аудита информация, относящаяся к целям аудита, области и критериям аудита, включая информацию, касающуюся взаимодействия между подразделениями, деятельности и процессов, должна быть собрана путем необходимых выборок и верифицирована. В качестве свидетельства аудита следует принимать только ту информацию, которая может быть верифицирована. Свидетельства аудита должны быть зарегистрированы. Если во время сбора свидетельств группе по аудиту станут известны любые новые или измененные риски, их следует рассмотреть и принять соответствующие меры.

Примечание – Руководящие указания по выборкам, приведены в B.3 приложения В.

На рисунке 3 представлена блок-схема процесса, начиная от сбора информации до получения заключений по результатам аудита.

 

 

Рисунок 3 – Блок-схема процесса, начиная от сбора информации
до получения заключений по результатам аудита

Методы сбора информации включают в себя следующее:

- опросы;

- наблюдения за деятельностью;

- анализ документов, включая записи.

Примечания

1 Руководящие указания, касающиеся источников информации, приведены в В.5 приложения В.

2 Руководящие указания, касающиеся посещения объектов и подразделений, приведены в В.6 приложения В.

3 Руководящие указания, по проведению опросов приведены в В.7 приложения В.

Формирование выводов аудита

Для получения выводов аудита свидетельства аудита должны быть сопоставлены и оценены относительно критериев аудита. Выводы аудита могут указывать на соответствие или несоответствие критериям аудита. В случае, если это не может быть гарантировано, руководитель группы по аудиту имеет право отказать наблюдателям в участии в некоторых мероприятиях аудита.

Несоответствия и подтверждающие их свидетельства аудита должны быть записаны. Несоответствия могут быть классифицированы (ранжированы). Они должны быть проанализированы с проверяемой организацией для подтверждения объективности свидетельств аудита и для подтверждения того, что выявленные несоответствия правильно понимаются. Следует принять все возможные меры по разрешению любых разногласий во мнениях по свидетельствам и/или выводам аудита, а неразрешенные вопросы следует документально оформить.

Группе по аудиту, по мере необходимости, следует собираться для анализа выводов аудита на определенных этапах его проведения.

Примечание – Дополнительные руководящие указания по идентификации и оценке выводов аудита приведены в В.8 приложения В.

 

 

Подготовка заключений по результатам аудита

Группе по аудиту до заключительного совещания следует выполнить следующее:

a) проанализировать выводы аудита и любую другую соответствующую информацию, собранную во время аудита, на соответствие целям аудита;

b) согласовать заключения по результатам аудита с учетом неопределенности, присущей процессу аудита;

c) подготовить рекомендации, если это предусмотрено целями аудита;

d) обсудить действия по результатам аудита, если это требуется.

Заключения аудита могут содержать следующую информацию, касающуюся:

- степени соответствия критериям аудита и основательности системы менеджмента, включая эффективность системы менеджмента в достижении заявленных целей;

- эффективности внедрения, поддержания и улучшения системы менеджмента;

- возможностей процесса анализа со стороны руководства для обеспечения постоянной пригодности системы менеджмента, ее адекватности, эффективности и улучшения;

- достижения целей аудита, степени охвата области аудита и выполнения критериев аудита;

- корневых причин выявленных фактов (наблюдений), если это предусмотрено планом аудита;

- сопоставления и обобщения аналогичных или схожих по своему характеру фактов, выявленных при проведении аудита в различных областях, для определения тенденций (трендов).

Если это определено планом аудита, то заключения по результатам аудита могут вести к рекомендациям по улучшению или будущим видам деятельности по аудиту.