Изучение редактора текстов WORD

(Microsoft Office Word 2003)

Для студентов всех специальностей

Москва 2008

Составители В.В. Серов, И.М. Шаронова, Л.Н. Яснова

 

Лабораторный практикум по информатике. Ч.4/Российск. заочн. ин-т текстил. и легк. пр-сти; Сост. В.В.Серов, И.М.Шаронова, Л.Н. Яснова

М.,2008. __с.

 

 

Предназначено для студентов всех специальностей.

 

Редактор О.Л.Лобанова

План 2008г, поз..

 

 

Сдано в производство. Формат 60х84/16.

Бумага офсетная. Печать офсетная.

Усл. печ. Л_____. Уч.-изд. л. ____Тираж 1000 экз.

Заказ. Цена договорная.

 

 

Российский заочный институт текстильной и легкой промышленности.

123423 Москва ул. Демьяна Бедного, 7.

Введение

 

Любое приложение Windows, например, Word, Excel, открывается в своем окне. Это обеспечивает возможность одновременной работы с несколькими приложениями и перемещения данных между двумя программами. В пакете Microsoft Office XP все продукты имеют сходный интерфейс. Документы, созданные в одной программе, легко переносятся в другие. Если в процессе вставки данных одного документа в другой создать связь файлов, то при изменении первого документа содержимое второго будет обновляться автоматически.

Открыв любое приложение Office XP – можно увидеть расположенное справа окно «Область задач », которое имеет одинаковый вид во всех приложениях. С помощью этого окна можно создать новый файл, открыть существующий, работать с буфером обмена, осуществлять поиск. Здесь же, щелкнув по ссылке (рис.1), можно перейти на страницу сайта Microsoft Office и получить справочную информацию. Во время работы с приложением это окно всегда можно вызвать на экран, выбрав команду Область задач из меню Вид, или закрыть это окно, щелкнув по кнопке с крестиком в правом верхнем его углу.Вид окна«Область задач» зависит от контекста. Это окно можно закрыть, щелкнув по маленькому черному крестику, расположенному рядом с треугольником в заголовке области. Для того чтобы открыть «Область задач» выберите в меню Вид строку Область задач.

Рис.1. Ссылка на сайт Microsoft Office Online

 

Запуск программы

 

На рабочем столе Windows XP обычно размещают пиктограмму редактора текстов Word (рис.2). Для того чтобы открыть редактор, надо щелкнуть по пиктограмме левой кнопкой мыши. В случае отсутствия пиктограммы на столе, подведите курсор мыши к кнопке Пуск и щелкните мышью. Если на компьютере ранее работали с этим редактором, то в меню Пуск можно увидеть пиктограмму Microsoft Office Word 2003 ( рис.2). Ее можно перетащить на рабочий стол. Если пиктограммы нет, следует щелкнуть на кнопке Пуск, воткрывшемся окне выбрать пункт Все программы, затем, в появившемся списке - Microsoft Office, в следующем списке - строку Microsoft Office Word 2003. Завершить работу с текстовым процессором можно: щелчком по кнопке закрытия окна; с помощью команд Файл → Выход; с помощью комбинации клавиш (Alt+F4).

 

Рис.2. Пиктограмма «Microsoft Office Word 2003»

Создание нового документа

После запуска редактора откроется окно, в котором можно вводить текст нового документа. Можно также щелкнув правой кнопкой мыши на свободном месте рабочего стола открыть контекстное меню, выбрать в нем строку Создать, и в появившемся окне - команду Microsoft Office Word. На рабочем столе появится новая пиктограмма с именем «Документ Microsoft Word» (рис.3). Подведите курсор к этой пиктограмме, щелкните правой кнопкой мыши и выберите в открывшемся окне команду Открыть. Откроется окно Word, в правой части которого обычно появляется область задач « Приступая к работе ». После этого можно вводить текст.

 

Рис.3. Пиктограмма «Документ Microsoft Word»

 

Если в меню Файл выбрать команду Создать, появится представленная на рисунке 4 область задач « Создание документа » - окно выбора типа документа. Здесь можно выбрать новый документ, веб-страница и т.д., можно назначить документу шаблон, который представляет собой специальный документ, использующийся для создания других документов. Область задач включает в себя средства одной или нескольких панелей инструментов. В создаваемый документ копируются из шаблона форматирование, стили оформления, некоторые тексты. Шаблон это специальный документ, который используется для создания других документов. Вы можете выбрать шаблоны разных видов, например, письма, факсы, записки, сообщения или статьи.

Рис.4. Выбор типа документа и назначение ему шаблона.

 

Использование шаблонов позволяет с помощью Мастеров создавать новые документы за несколько шагов. Для этого в меню Файл выберите команду «Создать». В области задач «Создание документа» (рис.4) щелкните на строке «На моем компьютере». Откроется окно с шаблонами (рис.5).

Рис.5. Окно Шаблоны

 

Рис.6. Окно Мастер записок

 

Выберите нужную вкладку, например «Записки». Отметьте мышью нужную пиктограмму и щелкните на кнопке Далее. Теперь Мастер шаг за шагом, с помощью ряда диалоговых окон, создает нужный вам документ. При этом вы выбираете один из предлагаемых вам вариантов и переходите к следующему окну с помощью кнопки Далее. Подготовленный программой текст вы можете принять без поправок при помощи кнопки Готово, а можете и произвольно изменить его. Кнопка Назад вернет вас к предыдущему окну. Прекратить работу Мастера можно кнопкой Отмена. Этот способ весьма удобен для изготовления простых служебных писем и записок, расписаний, различных таблиц, отчетов и т.п.

Шаблон «Обычный», назначается документу по умолчанию. Этот шаблон дает возможность, открыв окно редактора Word, сразу начать ввод текста. Вы можете использовать шаблоны на узле Office Online или на ваших веб-узлах, если имеется доступ в Интернет.

 

Создание текстов

Текст вWord представляет собой последовательность абзацев. Абзац состоит из слов. По умолчанию перенос слов не включен. Каждый абзац заканчивается непечатаемым символом конца абзаца , который вводится с помощью клавиши Enter. Обычно этот символ скрыт, но его можно вывести на экран, щелчком кнопки мыши по соответствующему значку (Непечатаемые знаки) в стандартной панели инструментов. Внутри абзаца, после заполнения словами текущей строки, переход на следующую строку осуществляется автоматически. Нажимать клавишу Enter в конце каждой введенной строки, кроме последней строки абзаца, не следует, потому что из-за этого позднее при редактировании текста могут возникнуть сложности.

Место в строке, где при вводе текста должен появиться символ, называется точкой вставки и отмечается пульсирующими точкой или вертикальной черточкой. Точка вставки автоматически передвигается при вводе очередного символа. Её можно сдвигать с помощью клавиш управления курсором. Можно установить точку ввода в любое место текста, если разместить в этом месте курсор мыши и щелкнуть левой её кнопкой.

 

Рис.7. Окно установки автоматической расстановки переносов

 

Как правило, текст в документе выравнивают по ширине. Но, если автоматический перенос слов не включить, интервалы между словами могут оказаться слишком большими, что сделает документ малоэстетичным. Для того чтобы установить в документе автоматическую расстановку переносов необходимо в меню Сервис выбрать команду Язык. В появившемся окне щелкните в строке Расстановка переносов. Появится окно (рис.7), в котором следует щелкнуть мышью по первому флажку – Автоматическая расстановка переносов. Можно установить перенос слов из прописных букв, щелкнув мышью второй флажок.

 

Функции управляющих клавиш

Для перехода на новую строку в произвольном месте (без абзаца!) служит комбинация клавиш (Shift+Enter). При работе с текстом кроме мыши используется следующие клавиши и их комбинации:

 

Клавиши, комбинации	Назначение
(Enter)	Абзац; подтверждение или ввод команды
(Shift+Enter)	Переход на новую строку без абзаца
(Ctrl+Shift+Пробел)	«Защищенный» пробел (пара слов в одной строке)
(Ctrl+Shift+ дефис)	«Защищенный» дефис
(Tab)	Табуляция
(BackSpace)	Стереть знак слева от курсора
(Del)	Стереть знак справа от курсора
(Caps Lock)	Переключение с нижнего регистра клавиатуры на верхний и обратно
(Стрелка влево)	Перемещение курсора влево
(Стрелка вправо)	Перемещение курсора вправо
(Стрелка вверх)	Перемещение курсора вверх
(Стрелка вниз)	Перемещение курсора вниз

 

Если при вводе текста вы нажали «не ту» клавишу и сразу заметили опечатку, сотрите последний знак клавишей BackSpace. А, обнаружив ранее сделанную ошибку, подведите курсор к предыдущему знаку и нажмите клавишу (Del). Знак справа от курсора сотрется; после этого введите правильный знак.

Клавиша Insert (Ins) используется при вводе текста для перехода из режима вставки символов в режим замены уже введенных символов, и наоборот.

Рекомендуем проделать несколько раз все эти манипуляции с произвольным текстом для лучшего их освоения, дав волю собственной фантазии, сделайте умышленные ошибки в тексте, а затем исправьте их.

Далее приводятся сведения, необходимые для перемещения курсора в пределах обширного текста.

 

Клавиши, комбинации	Курсор перемещается
(Ctrl+стрелка влево)	На одно слово влево
(Ctrl+стрелка вправо)	На одно слово вправо
(Ctrl+стрелка вверх)	На один абзац вверх
(Ctrl+стрелка вниз)	На один абзац вниз
(Alt+стрелка вверх)	К предыдущему окну или объекту
(Alt+стрелка вниз)	К следующему окну или объекту
(Home)	В начало строки
(Ctrl+ Home)	В начало документа
(End)	В конец строки
(Ctrl+ End)	В конец документа
(PageUp)	На один экран вверх
(PageDown)	На один экран вниз
(Ctrl+ PageUp)	К верхнему краю окна
(Ctrl+ PageDown)	К нижнему краю окна
(Ctrl+ Alt+ PageUp)	В начало предыдущей страницы
(Ctrl+ Alt+ PgDn)	В начало следующей страницы
(Shift+F5)	В предыдущую позицию

Сохранение документа

 

После создания документа его необходимо сохранить в файле. Для этого вызовите команду Сохранить из меню Файл или воспользуйтесь комбинацией клавиш (Shift + F12). Если документ, с которым вы работаете, ранее уже сохранялся, он запомнится автоматически в том же файле, если же это новый документ, откроется диалоговое окно «Сохранение документа» (рис.8). Для сохранения нового документа программа сначала предлагает каталог Windows – Мои документы. Редактируемый, ранее сохраненный документ предлагается сохранить в той же папке, в которой он хранился. Если это стандартное предложение программы соответствует вашему намерению, поиск не нужен. В ином случае щелкните по направленной вниз стрелочке, расположенной ниже заголовка окна, рядом с именем папки. Затем выберите диск и папку, в которой вы хотите сохранить файл.

Для нового документа придумайте имя файла и задайте его в поле Имя файла. Имя может быть длиной до 255символов, например «Мой первый текст в программе Word». По умолчанию программа запоминает в качестве имени файла первое предложение документа. Помните, что для имени файла лучше всего применять те слова, которые легче всего ассоциируются с его содержанием.

Вводить расширение имени файла не нужно, так как программа добавляет расширение.doc автоматически. Щелкните по кнопке Сохранить.

 

Рис.8. Окно «Сохранение документа»

Рис.9. Окно изменения параметров сохранения файла

 

Для того чтобы изменить установленные по умолчанию параметры сохранения файла, выберите в меню Сервис строку Параметры, а в открывшемся окне « Параметры» - вкладку «Сохранение»(рис.9). При активации выключателя «всегда создавать резервную копию» сохраняется текущая версия документа и отдельно – предыдущий вариант с именем, начинающимся со слова Копия. Например, «Копия мой первый текст в программе Word». Текст текущего документа можно также сохранять автоматически. Задайте в поле автосохранение каждые: … минут выбранный вами интервал – от 1 до 120 мин. Рекомендуемая величина - порядка 3¸10 минут.

Если вы хотите защитить ваш текст от несанкционированного доступа, откройте вкладку «Безопасность» окна «Параметры», введите в поле пароль для открытия файла пароль длиной до 15 символов. После этого открыть документ можно будет только с использованием пароля: при вызове документа на экране появляется требование ввести «пароль», без чего текст документа не появляется. Также можно установить защиту файла от изменений, указав в поле пароль разрешения записи соответствующий пароль. Если же отмечен флажок рекомендовать доступ только для чтения, то ввести изменения в этот документ просто так не удается.

После подтверждения (повторного ввода) пароля, нажатия кнопки ОК (или клавиши Enter) и выхода из диалогового окна «Сохранение документа », программа запомнит ваш документ.