Орг-ция личной профессиональной работы эффективного менеджера.

Самомен-т руководителя. Работа менеджера с инф-цией.

Содержание самомен-та включ.:

1) планиров-е работы

2) орг-ция рационального использования рабоч.времени

3) применение современ. Тех-х средств

4) орг-ция рабоч.места и обеспечение санитарно-гигиеническ.условий для эфф-ной работы.

Самоменеджмент - это саморазвитие менеджера как лич­ности и организация его личной деятельности. Основные цели самоменеджмента:

· максимальное использование менеджером времени и своих возможностей;

· сознательное управление течением жизни;

· преодоление внешних обстоятельств как на работе, так и в личной жизни.

Круг самомен-та:

1. В начале: опр-ие жизненных целей, которые разбиваются на подцели и затем конкретизируются.

Фазы:

1) Определение желаемых целей и дифференциация их по временным критериям

2) Определение личных ресурсов для этого может быть использован SWOT-анализ.

3) Проведение анализа "цель - средства". Анализ наличных ресурсов и тех, кот. необходимы для достижения целей и формулировка конкретных целей(технология “SMART”). После постановки целей их обязательно нужно перенести на бумагу, в календарь.

2. Правила осущ. планирования личного времени:

1) Охватывать планом лишь 70-80% рабочего времени, оставляя время на решение непредвиденных проблем.

2)Осуществлять реалистичное планирование.

3)Фиксировать в планах преимущественно не действия, а ожидаемые результаты.

4)Отличать важное от срочного и избегать тирании сроч­ных дел.

5)Определять, какую работу выполнить лично, а какую можно поручить другим.

6) планы нужно пересматривать и корректировать

7) Планировать использование также личного времени.

8) При планировании учитывать приоритетность, значи­мость дел для достижения целей.

9) Предусматривать в планах время на повышение квали­фикации.

10) Устанавливать точные сроки выполнения дел

11) Отводить для выполнения дел ровно столько времени, сколько требуется.

12) Предусматривать в планах время на краткосрочные пе­рерывы для отдыха.

13)Все планы составлять в письменной форме и докумен­тировать расход времени.

3. У каждого свои основания для опр-я приоритетов. Начинать нужно с самого сложного и важного, а затем краткосрочные. Лучше всего приоритеты на основе важности и значимости для достиж.целей.

Принцип Парето. Соотношение 80 на 20 – закономерность, в соотв-ии с которой за 20% расходуемого времени (затраты) достигается 80% результатов (выпуск).

ABC-анализ

- важнейшие дела (категория А) составляют около 15% количества всех дел руководителя. Значимость этих дел (в смыс­ле вклада в достижение цели) составляет примерно 65%;

- на важные дела (категория В) приходится около 20% общего числа и также 20% значимости дел;

- менее важные и несущественные дела (категория С) составляют около 65% общего числа дел, но имеют незначи­тельную долю - порядка 15% в общей значимости всех дел ме­неджера.

Со­гласно матрице Д. Эйзенхауэра приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность дела. В зависимости от срочности и важности различаются:

срочные - важные дела. За них следует приниматься не­медленно и самому выполнять;

срочные - менее важные дела. В этом случае существует опасность попасть под "тиранию" спешности и в результате ре­шать только эти задачи, потому что они срочные. Если же они, однако, являются не столь важными, то должны быть делегиро­ваны, поскольку для их выполнения не требуется каких-либо особых профессиональных качеств;

менее срочные - важные дела. Они, как правило, могут подождать.

менее срочные - менее важные дела. Как правило, не­обязательно сразу приниматься за эти дела или поручать их под­чиненным.

4. орг-ция трудового процесса. нужно разделить на 3 части:

1)начало рабочего дня

2)весь рабоч.день

3)окончание

Следует учитывать работоспособность. Работоспособность – состояние физиологическ.и психологическ.ф-ций индивида, характеризующее его способность выполнять определенную деят-ть с заданной эфф-тью, требуемым кач-вом и в теч-ие требуемого времени.

5. Последней функцией самоменеджмента является контроль за результатами, или самоконтроль, благодаря которому опреде­ляется, были ли выполнены запланированные дела, и вносятся в планы необходимые коррективы.

Контроль выполняет три задачи:

· осмысление физического состояния. Что достигнуто к моменту осуществления контроля?

· сравнение запланированного с достигнутым. В какой степени достигнута поставленная цель?

· корректировку установленных отклонений.

Таким образом, рационализация личной работы менеджера позволяет повысить эффективность его деятельности, создает предпосылки для успешного руководства коллективом.

6. Работа мен-ра с инф-цией как функция самоменеджмента яв­ляется важным связующим звеном между другими функциями. Деловые совещания (заседания) - это важнейшая форма со­вместного обсуждения производственных, коммерческих, управ­ленческих и иных вопросов, обмена информацией, анализа си­туации, а также способ выработки и принятия управленческих решений.

Преимущества деловых совещаний (заседаний) перед дру­гими видами управленческой деятельности:

· в ходе обсуждения предлагаются и рассматриваются разнообразные подходы к решению проблемы;

· проявляются и усиливаются ответственность и взаимо­понимание между участниками совещания;

· участникам совещания, как правило, предоставляется возможность свободного обмена мнениями по проблеме;

· в процессе выработки решения используется значитель­ный объем информации и знаний участников совещания;

· имеется возможность принятия обоснованных, конкрет­ных решений.

Недостатки деловых совещаний:

· размывание ответственности за принимаемые реше­ния;

· велико и не на пользу качеству принимаемых решений влияние сильных личностей - менеджеров;

· процесс подготовки и проведения совещания требует значительно больших по сравнению с другими видами управлен­ческой деятельности затрат времени и средств.

Телефон - это наиболее часто используемое средство коммуникации. Каждый, кто звонит, убежден в важности своего звонка. Однако телефонным разговорам следует уделять лишь ограни­ченное время. Важнейшим помощником менеджера является хороший секретарь, который должен принимать входящие телефонные звонки.

Внедрение в последние годы новой информационной техни­ки и технологий, Интернета и Интранета выводит на новый уро­вень работу менеджеров, всех административно-управленческих работников с информацией в режиме дефицита и экономии време­ни, позволяет использовать современные способы передачи ин­формации на расстояние.