Організація готівкового обігу та регулювання касових правил

Стабільність національної грошової одиниці Національний банк забезпечує, маючи певні, встановлені законодавством, повноваження, зокрема у сфері регулювання готівкового обігу.

Для забезпечення організації готівкового обігу Національний банк здійснює:

1) виготовлення та зберігання банкнот і монет;

2) створення резервних фондів банкнот і монет;

3) встановлення номіналів, систем захисту, платіжних ознак та дизайну грошових знаків;

4) встановлення порядку заміни пошкоджених банкнот і монет;

5) встановлення правил випуску в обіг, зберігання, перевезення, вилучення та інкасації готівки;

6) визначення порядку ведення касових операцій для банків, інших фінансово-кредитних установ, підприємств та організацій;

7) визначення вимог стосовно технічного стану та організації охорони приміщень банківських установ.

Національний банк України наділений виключним правом здійснення емісії, тобто випуску в обіг грошових знаків в усіх формах.

Головним каналом емісії грошей у промислове розвинутих країнах є депозитно-чекова емісія: збільшення депозитів на рахунках клієнтів і відповідно маси чеків, що обслуговують безготівковий платіжний обіг. У ній беруть участь комерційні банки та інші кредитні установи, а також центральний банк.

Теорія банківської справи визначає такі принципи організації емісійних операцій:

- централізм у проведенні емісійних операцій, який полягає в тому, що установи банків самостійно розпоряджаються готівкою, що надходить до їх кас, а емісію грошей проводять лише в межах, встановлених вищестоящими установами центрального банку;

- безумовне виконання завдань з вилучення грошей із обігу;

- своєчасне та безперебійне задоволення обґрунтованих потреб у наявних грошах підприємств, організацій та установ;

- складення всіма установами банків, що здійснюють касові операції, розрахунку можливих щоденних надходжень та видач готівки з метою попереднього визначення величини можливої емісії;

- самостійне вилучення грошей з обігу у разі, коли фактична сума грошей, що є в оборотній касі установ банків, перевищує встановлену граничну суму.

Емісійна система відповідно розглядається як законодавчо встановлений порядок випуску в обіг грошових знаків і є складовою частиною грошової системи. Регулювання емісійної системи забезпечується операціями на відкритому ринку, змінами норм обов'язкових резервів, процентних ставок та іншими інструментами грошово-кредитної політики. Зокрема, керівництво НБУ проголосило, що протягом 2003 р. золотовалютний запас центробанку має збільшитися на 36,4 % - до 6 млрд. дол. (нині він становить 4,4 млрд. дол.).

Національний банк встановлює офіційний курс гривні до іноземних валют та оприлюднює його. Для регулювання курсу гривні до іноземних валют Національний банк використовує золотовалютний резерв, купує і продає цінні папери, встановлює і змінює ставку рефінансування та застосовує інші інструменти регулювання грошової маси в обігу.

Центральний банк країни забезпечує управління золотовалютними резервами держави, здійснюючи валютні інтервенції шляхом купівлі-продажу валютних цінностей на валютних ринках з метою впливу на курс національної валюти щодо іноземних валют і на загальний попит та пропозицію грошей в Україні. Економічну суть золотовалютних резервів становлять фонди коштів, що створюються для забезпечення стабільності власної грошової одиниці та платоспроможності держави. Золотовалютні резерви України як централізовані фонди коштів держави включають: Державний валютний фонд України; Державні запаси дорогоцінних металів монетарної групи та коштовного каміння; Державний валютний фонд уряду (кошти валютного фонду КМУ); Золотовалютні резерви Національного банку України, основою яких є Офіційний валютний резерв центробанку.

Чинне законодавство (ст. 47 Закону України "Про Національний банк України") до структури золотовалютного резерву НБУ включає: монетарне золото; спеціальні права запозичення; резервну позицію у МВФ; іноземну валюту у вигляді банкнот та монет або кошти на рахунках за кордоном; цінні папери (крім акцій), що оплачуються в іноземній валюті; будь-які інші міжнародне визнані резервні активи за умови забезпечення їх надійності та ліквідності.

До повноважень НБУ належить також вилучення зношених, пошкоджених, фальшивих та підроблених грошових знаків. Зношені і пошкоджені грошові знаки України приймаються й обмінюються безоплатно на нові грошові знаки Національним банком та комерційними банками України без обмежень щодо сум та строків такої заміни. Національний банк, комерційні банки України зобов'язані вилучати фальшиві, підроблені або такі, що не мають необхідних ознак платіжності, грошові знаки (банкноти, монети). Чинним законодавством передбачено, що Національний банк та комерційні банки не зобов'язані відшкодовувати знищені, загублені, фальшиві, підроблені, а також такі, що стали недійсними, банкноти та монети. Також згідно з законодавством підприємства під час проведення розрахунків із споживачами за готівку зобов'язані приймати у сплату за товари (роботи, послуги та ін.) без обмежень банкноти і монети (у тому числі обігові, пам'ятні, ювілейні монети, зношені банкноти та монети) усіх номіналів, які випускає Національний банк України в обіг, що є дійсним платіжним засобом і не викликає сумніву щодо його справжності та платіжності. Регламентація відносин у сфері готівкового обігу здійснюється в законах України "Про Національний банк України", "Про банки і банківську діяльність", "Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг", "Про платіжні системи та переказ грошей в Україні", у Правилах організації розрахунково-касового обслуговування комерційними банками клієнтів і взаємовідносин з цього питання між територіальними управліннями Національного банку України та комерційними банками в національній валюті, затвердженими постановою Правління НБУ від 5 лютого 2001 р. № 44.

Правове регулювання відносин у сфері готівкового обігу здійснюється також на підставі Інструкції НБУ про організацію роботи з готівкового обігу установами банків України від 19 лютого 2001 р. Основними завданнями установ банків в організації готівки є: повне і своєчасне забезпечення потреб економіки в готівці; забезпечення своєчасної видачі готівки підприємствам і підприємцям на оплату праці, пенсій, допомоги та на інші цілі; створення умов для залучення готівки до кас банків; сприяння скороченню використання готівки в розрахунках за товари і послуги шляхом впровадження прогресивних форм безготівкових розрахунків.

Готівковий обіг - це обіг законних платіжних засобів (банкнот та розмінної монети), які обслуговують потреби економіки країни. У свою чергу готівкові розрахунки являють собою платежі готівкою підприємств, підприємців і фізичних осіб між собою за реалізовану продукцію (товари, виконані роботи, надані послуги) і за операціями, які безпосередньо не пов'язані з реалізацією продукції (товарів робіт, послуг) та іншого майна.

Усі підприємства та підприємці, які відкрили поточні рахунки в установах банків, зберігають на них свої кошти на договірних умовах. Для регулювання обігу готівки та підтримання касової дисципліни чинним законодавством передбачено, що готівкова виручка, що надійшла до кас підприємств, має здаватися ними до установ банків для зарахування на їх поточні рахунки.

Здавання готівкової виручки здійснюється підприємствами (підприємцями) у денні та вечірні каси установ банків самостійно або через:

- інкасаторів Національного банку або установ комерційних банків (далі - інкасація);

- Державну службу охорони при Міністерстві внутрішніх справ України;

- підприємства поштового зв'язку для переказування на поточні рахунки в установах банків.

Для визначення сум, що можуть залишатися у касі підприємства на кінець робочого дня, банківські установи встановлюють ліміти залишку касової готівки та. умови й строки здавання готівкової виручки. Зокрема, встановлюються такі строки:

- для підприємств, що розташовані в населених пунктах, де є установи банку і готівкова виручка здається до установ банків (а за відсутності установ банків - на підприємства поштового зв'язку), - щодня у день надходження виручки до їх кас;

- для підприємств, які через специфіку діяльності чи режим роботи, а також за відсутності відповідної домовленості з установою банку на інкасацію чи здавання виручки до вечірньої каси банку не можуть щодня здавати готівкову виручку, - наступного дня;

- для підприємств, що містяться у населених пунктах, де немає установ банку чи підприємств поштового зв'язку, - не рідше ніж один раз за п'ять робочих днів.

У такі самі строки мають здавати готівку й підприємства, що самостійно встановлюють ліміти каси.

Для вдосконалення режиму обслуговування клієнтів та з метою забезпечення максимального і своєчасного здавання виручки підприємствами до установ банків останні можуть створювати вечірні каси для приймання готівкової виручки в робочі, вихідні та святкові дні.

Усі підприємства, які здійснюють операції з готівкою в національній валюті та мають поточні рахунки в установах банків, можуть тримати у своїй касі на кінець дня готівку в межах, лімітів каси встановлених їм обслуговуючими установами банків. Такий ліміт визначається з потреб самого підприємства і закріплюється при укладанні договору на розрахунково-касове обслуговування з банківською установою. Клієнт повинен подати до установи банку заявку-розрахунок у двох примірниках для встановлення загального ліміту каси (з урахуванням потреби його відокремлених підрозділів), строків та порядку здавання готівкової виручки. Така заявка-розрахунок є невід'ємною частиною договору на проведення розрахунково-касового обслуговування. Протягом року встановлений ліміт залишку касової готівки може переглядатися за ініціативою підприємства.

Ліміт каси для кожного підприємства визначається установами банків з урахуванням режиму і специфіки роботи підприємства, його еквівалентності від установи банку, обсягу касових оборотів (надходжень і видатків) за всіма рахунками, встановлених строків і порядку здавання готівкової виручки, тривалості операційного часу установи банку, наявності домовленості підприємства з установою банку на інкасацію та здавання готівкової виручки у вечірню касу банку тощо:

- для підприємств, які мають готівкову виручку зі строком здавання її в банк щодня у день надходження до каси підприємства, - у розмірах, що потрібні для забезпечення їх роботи ранком наступного дня;

- для підприємств, які мають готівкову виручку зі строком здавання її наступного дня, - у межах середньоденної готівкової виручки;

- для підприємств, що мають готівкову виручку з іншим строком здавання її в банк, - у розмірах, що залежать від установлених строків здавання виручки та її суми;

- для підприємств, ліміти каси яким установлюються згідно з фактичними витратами готівки (крім виплат, пов'язаних з оплатою праці, стипендій, пенсій, дивідендів), - у межах середньоденної видачі готівки.

Ліміт каси підприємствам (крім підприємств торгівлі, громадського харчування та послуг) встановлюють установи банків за погодженням із керівниками підприємств на підставі розрахунку середньоденного надходження готівкової виручки або середньоденної видачі готівки.

Слід зазначити, що Державному казначейству, його територіальним органам, бюджетним установам та організаціям, що утримуються за рахунок коштів державного та/або місцевих бюджетів і обслуговуються органами Державного казначейства, ліміт каси установою банку не встановлюється. Державне казначейство самостійно визначає порядок встановлення такого ліміту в його касі, касах бюджетних установ та організацій, які воно обслуговує.

Самостійно визначають розмір готівки, що постійно перебуває в їх касах, селянські (фермерські) господарства, повідомляючи про нього обслуговуючим установам банків. Готівку понад визначені розміри вони мають здавати до установ банків. Ліміт каси для підприємств грального бізнесу, включаючи гральні будинки, казино, ігрові автомати з грошовим виграшем тощо, встановлюється з урахуванням особливостей діяльності та режиму роботи цих закладів відповідно до переліку та правил ведення азартних ігор та затвердженого підприємством положення про призовий фонд у межах середньоденної видачі готівки, але не більше максимально можливого виграшу відвідувача.

Також ліміти каси установи банків не встановлюють для фінансових установ (кредитних спілок, ломбардів, лізингових компаній, довірчих товариств, страхових компаній, установ накопичувального пенсійного забезпечення, інвестиційних фондів тощо) та підприємств поштового зв'язку. Зазначені установи самостійно встановлюють ліміт каси. Не встановлюється також ліміт каси фізичним особам - суб'єктам підприємницької діяльності та самим банкам.

Чинне законодавство встановлює, що у разі невстановлення лімітів каси підприємствам відповідальність покладається на банки лише тоді, коли за наявності поданої підприємством заявки-розрахунку ліміт каси не був установлений. Банки не несуть відповідальності за неповідомлення підприємством своїм відокремленим підрозділам розміру встановленого банком ліміту каси, порядку і строків здавання готівкової виручки.

Для отримання готівки зі своїх поточних рахунків підприємства та підприємці повинні зазначити у грошовому чеку цільове призначення і чітко сформулювати суть операцій, що здійснюватимуться. Установи банків зобов'язані ідентифікувати клієнтів, які проводять значні та/або сумнівні операції, та відповідно до вимог законодавства України повідомляти про ідентифікацію осіб, які їх здійснили, відповідним органам згідно з законодавством, що регулює питання боротьби з організованою злочинністю.

Для забезпечення наявності у касах банківських установ готівкових ресурсів у необхідній кількості банки повинні одержувати від підприємств (включаючи установи та організації, що їх обслуговують органи Державного казначейства України) календар видачі заробітної плати, до якого підприємство включає основну та додаткову заробітну плату, інші заохочувальні та компенсаційні виплати. Строки видачі стипендій установлюються керівниками відповідних навчальних закладів. Для регулювання касових ресурсів установи банків складають зведений календар видачі заробітної плати щодо всіх підприємств, які вони обслуговують.

Крім того, у договорі на розрахункового-касове обслуговування підприємців, як правило, передбачається, що, якщо клієнт забажає отримати певну суму готівкою (наприклад, 5000 грн. і більше), він повинен повідомити про це установу банку напередодні.

Контроль за додержанням підприємствами встановлених їм лімітів каси здійснюють органи Державної податкової служби України, банківські установи та інші органи в межах своєї компетенції. Так, відповідно до ст. 3 Указу Президента України "Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки" від 12 червня 1995 р. № 436/95 контроль за додержанням цих норм, що встановлюються Національним банком України, покладено на органи Державної податкової служби, Державної контрольно-ревізійної служби, Міністерство внутрішніх справ та фінансові органи. Водночас штрафні санкції накладаються органами державної податкової служби, у тому числі і за матеріалами перевірок (подань) органів ДКРС.

Розрахунки готівкою підприємств між собою та з підприємцями і фізичними особами проводяться як за рахунок коштів, одержаних з кас банків, так і за рахунок готівкової виручки і здійснюються через касу підприємств з веденням касової книги встановленої форми. Розрахунки готівкою підприємств (підприємців) та фізичних осіб здійснюються також через установи банків шляхом переказування готівки на користь підприємств (підприємців) та фізичних осіб для сплати будь-яких платежів.

Готівкова виручка підприємств (підприємців), крім готівки, одержаної з банку та не використаної за призначенням, може використовуватися ними для забезпечення потреб, що виникають у процесі їх функціонування, а також для проведення розрахунків з бюджетами та державними цільовими фондами за податками і зборами (обов'язковими платежами). Підприємства, що мають податковий борг, здійснюють виплати, пов'язані з оплатою праці (крім виплат через екстрені (невідкладні) обставини), виключно за рахунок коштів, одержаних з установ банків.

Порядок здійснення розрахунків та ведення касових операцій регламентується Положенням НБУ про ведення касових операцій у національній валюті в Україні від 19 лютого 2001 р.

Для поступового переведення розрахунків у площину безготівкових та підвищення контролю за обсягом готівки законодавство встановлює обмеження максимальної суми готівкового розрахунку одного підприємства (підприємця) з іншим підприємством (підприємцем) через їх каси (каси банків, інших фінансових установ, які надають послуги з переказування грошей, та підприємств поштового зв'язку), що має не перевищувати 10 тис. грн. протягом одного дня за одним або кількома платіжними документами. Платежі понад встановлену граничну суму проводяться виключно у безготівковому порядку. Кількість підприємств (підприємців), з якими проводяться розрахунки, протягом дня не обмежується. Слід зазначити, що до 2003 р. максимальна сума визначалася у розмірі 3 тис. грн. Зазначені обмеження на готівкові розрахунки не поширюються на розрахунки підприємств (підприємців) між собою при закупівлі сільськогосподарської продукції за встановленим законодавством переліком.

Для забезпечення додержання фінансової дисципліни при проведенні касових операцій використовуються відповідні фінансово-розрахункові документи. Згідно з законодавством розрахунки готівкою підприємств (підприємців) між собою та з фізичними особами проводяться із застосуванням прибуткових та видаткових касових ордерів, касових і товарних чеків, розрахункових квитанцій, проїзних документів тощо, які підтверджували б факт продажу (повернення) товарів, надання послуг, отримання (повернення) коштів, а також рахунків-фактур, договорів, угод, контрактів, актів закупівлі товарів тощо. Крім того, підприємства мають забезпечувати постійну наявність у своїх касах банкнот і монет різних номіналів для видачі здачі громадянам.

Касові операції оформляються прибутковими та видатковими касовими ордерами, типові форми і порядок заповнення яких затверджені наказом Міністерства статистики України "Про затвердження типових форм первинного обліку касових операцій" від 15 лютого 1996 р. № 51. Зокрема, видача готівки з кас підприємств проводиться за видатковими касовими ордерами або належно оформленими платіжними (розрахунково-платіжними) відомостями. Документи на видачу готівки мають підписувати керівник і головний бухгалтер або особи, які на це уповноважені. До видаткових ордерів можуть додаватися заява на видачу готівки, розрахунки тощо. Якщо на доданих до видаткових касових ордерів документах, заявах, рахунках тощо є дозвільний напис керівника, то підпис керівника на видаткових касових ордерах не обов'язковий.

Підприємства мають право зберігати у своїй касі готівку, що одержана в установі банку, для виплат, пов'язаних з оплатою праці, пенсій, стипендій, дивідендів (доходу), понад встановлений ліміт каси протягом трьох робочих днів, включаючи день одержання готівки в установі банку. Для проведення цих виплат працівникам віддалених підрозділів підприємств залізничного транспорту та морських портів готівка може зберігатися у їх касах понад встановлений ліміт каси протягом п'яти робочих днів, включаючи день одержання готівки в установі банку. Готівка, одержана в установі банку на інші виплати, має видаватися підприємством своїм працівникам у той самий день. Суми готівки, одержані в установі банку і не використані за призначенням протягом встановлених вище строків, повертаються підприємством в установу банку не пізніше наступного робочого дня установи банку та підприємства або можуть залишатися в його касі (у межах встановленого ліміту) і видаватися на ті самі цілі.

Видача готівки з кас підприємств проводиться виключно під звіт за умови повного звіту конкретної підзвітної особи за раніше виданими під звіт сумами, тобто в разі подання до бухгалтерії авансового звіту про витрачені (частково витрачені) кошти та одночасного повернення до каси підприємства залишку готівки, виданої під звіт. Підзвітні особи зобов'язані подати до бухгалтерії підприємства разом із невикористаним залишком готівки авансовий звіт про витрачання одержаних у касі сум у такі строки: а) за відрядженнями - протягом трьох робочих днів після повернення з відрядження; б) на закупівлю сільськогосподарської продукції, продуктів її переробки та заготівлю вторинної сировини (крім металобрухту), - протягом десяти робочих днів з дня видачі готівки під звіт; в) на всі інші виробничі (господарські) потреби - наступного робочого дня після видачі готівки під звіт.

Якщо з каси підприємства підзвітній особі одночасно видана готівка на відрядження та для вирішення у цьому відрядженні виробничих (господарських) питань (у тому числі й для закупівлі у населення сільгосппродукції та заготівлі вторсировини), то підзвітна особа незалежно від строку відрядження протягом трьох робочих днів після повернення з відрядження має подати до бухгалтерії підприємства повний звіт про суми, що були їй видані для вирішення виробничих (господарських) питань і безпосередньо на відрядження. У разі придбання працівником підприємства за власні готівкові кошти товарів (продукції, послуг) або використання цих коштів у відрядженні для потреб підприємства він звітує за витрачені кошти у вищезазначеному порядку.

Уся готівка, що надходить до кас підприємств, має своєчасно та в повній сумі оприбутковуватися в їх касах. Для обліку операцій з готівкою підприємці використовують книгу обліку доходів і витрат, форма та порядок заповнення якої встановлені Державною податковою адміністрацією України.

За порушення правил ведення касових операцій до посадових осіб застосовуються штрафні санкції, визначені ст. 164 Кодексу України про адміністративні правопорушення.

До підприємств (підприємців) застосовуються штрафні санкції згідно з чинним законодавством України за: перевищення встановлених лімітів каси; неоприбуткування (неповне та/або несвоєчасне оприбуткування) у касах готівки; перевищення встановлених строків використання виданої під звіт готівки, а також за видачу готівки під звіт без повного звітування щодо раніше виданих коштів; витрачання готівки з виручки на виплати, що пов'язані з оплатою праці, за наявності податкового боргу; використання одержаних в установі банку готівки не за цільовим призначенням; проведення готівкових розрахунків без подання одержувачем коштів платіжного документа, який підтверджував би сплату покупцем готівки.

Для забезпечення здійснення розрахунків готівкою підприємство повинно мати касу, а його керівники мають обладнати касу та забезпечити надійне зберігання у ній готівки. Якщо з вини керівників не було створено належних умов для забезпечення цілості коштів під час їх зберігання і транспортування, то вони несуть за це відповідальність у встановленому чинним законодавством України порядку. Зберігання в касі готівки та інших цінностей, що не належать цьому підприємству, забороняється. Усі надходження і видача готівки в національній валюті підприємства враховуються у касовій книзі (типова форма КО-4, затверджена наказом Мінстату).

Операції через касу здійснює касир. Чинне законодавство передбачає, що керівник підприємства водночас із зарахуванням на роботу касира укладає з ним договір про повну матеріальну відповідальність та ознайомлює його з ним під розписку. Згідно з договором касир несе повну матеріальну відповідальність за збереження всіх прийнятих ним цінностей. Касиру забороняється передовіряти виконання дорученої йому роботи іншим особам.

На підприємствах, які мають одного касира, у разі потреби тимчасової його заміни, виконання обов'язків касира покладається на іншого працівника за письмовим наказом керівника. З цим працівником укладається договір про повну матеріальну відповідальність на час виконання ним обов'язків касира. У разі відсутності касира (у зв'язку з хворобою тощо) цінності, що перебувають у нього під звітом, перераховуються іншим касиром, якому вони передаються, у присутності керівника та головного бухгалтера або у присутності комісії, призначеної керівником підприємства. Про результати перерахування і передавання цінностей складається акт за підписами зазначених осіб. На підприємствах, де штатним розписом не передбачено посаду касира, виконання його обов'язків може покладатися відповідно до письмового розпорядження керівника підприємства на бухгалтера чи іншого працівника, з яким укладається договір про повну матеріальну відповідальність.

У разі виявлення порушень встановленого порядку ведення операцій з готівкою органи Державної податкової служби України застосовують до порушників штрафні санкції на підставі подання контролюючих органів згідно з Указом Президента України "Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки" від 12 червня 1995 р. № 436 (зі змінами і доповненнями). Для забезпечення контролю за видачею значних сум готівки особлива увага приділяється операціям з одержання підприємством (підприємцем) значних сум (що перевищують еквівалент 10 тис. євро за офіційним курсом гривні до іноземної валюти, встановленим Національним банком) зі своїх банківських рахунків та їх цільового використання. Підчас проведення перевірок цьому питання приділяють особливу увагу. Так, згідно з банківськими документами систематизуються всі випадки одержання підприємством (підприємцем) значних сум готівки, а за потреби використовуються також відповідні дані установ банків, у яких відкрито його поточні рахунки. Також: під час перевірки аналізуються обсяги готівки, періодичність та структура її видачі, динаміка порівняно з попередніми періодами. Звертається увага на строки відкриття підприємством (підприємцем) рахунку; проведення ним операцій, що не є економічно виправданими або суперечать чинному законодавству (які не відповідають характеру його діяльності; перекази значних сум готівки на рахунки фізичних осіб; надходження і вилучення з рахунків сум готівки, яка перевищує звичайний грошовий обіг цього підприємства; внесення на рахунки готівки з подальшим переказуванням її у стислі строки іншому підприємству; систематичне або повне зняття значних сум готівки в день її надходження на рахунок тощо). Аналізується також видача готівки в сумах, що становлять менше ніж 10 тис. євро, але які підприємство, що перевіряється, одержувало зі свого рахунку регулярно протягом короткого періоду (тижня, декади, місяця).