Інформатизація архівної справи в Україні

Україна брала участь у створенні АІПС ЦФК, але до початку 1990-х років питання комп'ютеризації архівних технологій практично не ставилося. Після відновлення державної незалежності України в архівній системі відбулися помітні зміни, юридично закріплені в Законі України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" й інших нормативно-правових актах. Курс на демократизацію архівної справи дав новий поштовх для розвитку її інформатизації.

Впродовж 1990-х років було підготовлено низку офіційних документів, що регулюють створення єдиного державного інформаційного простору, користування документами та забезпечення їх збереженості: Закони України "Про інформацію", "Про Концепцію Національної програми інформатизації", "Про захист інформації в автоматизированніх системах", Постанови Кабінету Міністрів України "Про затвердження Програми збереження бібліотечних і архівних фондів на 2000-2005 pp." як складової всесвітньої інформаційної програми "Пам'ять світу". Найбільше значення для архівної галузі мають Закон України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", Указ Президента України "Про заходи щодо розвитку національної складової глобальної інформаційної мережі Інтернет та забезпечення широкого доступу до цієї мережі в Україні" (2000) і Розпорядження Президента України "Про невідкладні заходи щодо розвитку архівної справи" (2000).

На початку 1990-х років Україна мала певний досвід створення архівних інформаційних ресурсів різних рівнів. Загальносистемний централізований рівень передбачав створення АІПС українського Фондового каталогу на базі ЦФК. Перші кроки на шляху його створення були зроблені 1989 p., коли Головархів України видав наказ «Про створення автоматизованої інформаційної системи (АІС) в Головархіві України». Рішення базувалося на досвіді створення загальносоюзної АІПС. Спочатку АІПС "Фондовий каталог" було створено на персональних ЕОМ типу IBM PC 486 з застосуванням пакету прикладних програм СОЗ/1515. За досвідом попередників, система передбачала створення бази даних на всі фонди, які зберігаються в архівних установах України на базі облікової інформації фондового каталогу. Вона створювалася традиційними технологіями протягом 50 років і сконцентрувала інформацію про понад 200 тис. архівних фондів, які зберігалися в системі Головархіву України. База даних ЦФ К зберегла всі реквізити традиційної картки фонду, тому виконувала функції державного обліку, містила переважно службову інформацію й дозволяла вести пошук інформації по кожному архіву, номеру, категорії, типу фондів, предметно-тематичній ознаці, географічній назві та прізвищу. Отже, система передбачала й елементи науково-пошукових функцій.

Рівень внутрішньоархівних інформаційних баз даних фондового та подокументного рівня з актуальних питань соціального розвитку відображає створення баз даних різної функціональної спрямованості окремих центральних та обласних архівів. Ця практика окреслила деякі актуальні аспекти, що витікають з функцій баз даних. Вони визначили типи даних та інформаційних систем.

Перший тип – обліковий, викликаний функцією управління інформацією та обліком, заснований на створенні баз даних, коли в основу опису покладено зведені облікові документи фондового рівня (паспорт, аркуш фонду). Науковий пошук є додатковою функцією. Цей підхід, наприклад, був реалізований у ЦДАМЛМ України. Головною особливістю архіву-музею є те, що більшу частину документів становлять фонди особового походження діячів літератури і мистецтва, а також інформація про фонди творчих спілок, установ і організацій профілю комплектування, яка охоплює одну предметну галузь і тип фондів. Така база даних розрахована на тривале використання і є перспективною щодо включення її ресурсів до зведених БД державного рівня.

Другий тип – тематичний, пов'язаний з необхідністю оперативного використання актуальної інформації подокументного рівня за предметно-тематичною ознакою. В цьому випадку формуються тематичні бази даних інформації на базі міжфондового або фондового подокументного предметно-тематичного пошуку. Предмет визначається актуальністю тематики та орієнтуванням на певні категорії користувачів і враховує нагальні суспільні потреби. Проблема виникає, як правило, під впливом рішень владних структур, виконання яких потребує використання архівної інформації, або для вирішення внутрішніх питань довідкового апарату архіву.

В Україні такий процес визначився в кінці XX ст. і був обмежений галуззю соціально-правових запитів. Прикладом є бази даних, розроблені під впливом ситуації з метою встановлення соціальних та пенсійних пільг, компенсацій тощо: на репресованих (ЦДАГО України) та осіб, вивезених під час Другої світової війни до Німеччини (Держархіви Волинської, Київської, Харківської, Донецької областей). Створення баз даних тематичної інформації надто трудомістке й потребує спеціального методичного забезпечення.

Третій тип – обліково-пошуковий, пов'язаний з поєднанням функції обліку та пошуку на подокументному рівні. Він характеризується послідовним описом і реєстрацією власне окремих видів документів за принципом архівного облікового документа — архівного опису. Цікавий досвід поєднання подокументного обліку та видового опису фотодокументів як окремого різновиду документів має ЦДКФФА імені Г. Пшеничного.

Четвертий тип – пошуково-видавничий, коли база даних створюється для тривалих видавничих проектів внутрішньоархівних довідників, путівників. Це дозволяє публікувати довідники за певною структурою будь-якої інформації з баз даних, а в міру нарощування та модифікації інформації видавати чергове видання, доповнене та виправлене. Воно маже мати електронну форму і публікуватися як традиційним способом так і на компакт-дисках.

Окремий напрям в інформатизації архівної справи становить "Національна архівна інформаційна система "Архівна та рукописна україніка", розробка якої почалася 1992 р. з метою створення єдиної інформаційної системи, що поєднала б облікові та науково-пошукові функції рівня фонду на всі архівні фонди, що зберігають документи українського походження (або про Україну) в архівосховищах світу. Об'єктом комп'ютеризації став опис. групового рівня – пофондовий та за систематизованою групою документів, яка заслуговує на виокремлення як єдине ціле. Система орієнтована на кумуляцію інформації про архівні фонди та окремі групи документів, що за змістом поєднані поняттям "україніка" не лише в рамках державної системи України, а й поза її межами. Характерною особливістю системи є те, що вона розкриває зміст, склад та походження фонду детальніше, ніж у ЦФК. І

Отже, в Україні апробовано різні об'єкти комп'ютеризації, проводилася міжфондова, пофондова, подокументна, предметно-тематична каталогізації груп документів, а також створення національних, центральних та локальних баз даних. Проте ці процеси розвивалися значною мірою стихійно. Практика показала, що дальший ефективний розвиток системи без узгодженої координованої політики інформатизації неможливий.

Кінець 1980-х і початок 1990-х років виявився революційним Я не лише в суспільно-політичній галузі, він відкрив двері для ринку західної електронної техніки і технологій, значно вищих за рівнем розвитку. Програмні продукти розширювали можливості зростання обсягів інформації та її класифікації, з'явилися методи інтелектуалізації систем, а, отже, – можливість врахування специфіки архівної інформації. Виникла потреба з нових позицій розглянути функції, завдання та принципи побудови інформаційних масивів і систем; забезпечити розроблення єдиної державної та наукової, науково-організаційної стратегії створення уніфікованих систем опису та класифікації архівної інформації. Ця стратегія передбачала створення взаємоузгоджених технічних, технологічних, лінгвістичних та організаційних засад інтеграції інформації в комп'ютерних системах різних рівнів, входження до складу сучасної інформаційної інфраструктури України та міжнародних комп'ютерних мереж.

Реальні кроки до формування централізованої інформаційної системи пов'язані зі створенням 1994 р. галузевого науково-дослідного інституту. Відділ автоматизованих інформаційно-пошукових систем УНДІАСД впродовж 1996-1998 pp. розробив концептуальні положення комп'ютеризації архівної справи та організував широке обговорення на спеціальних нарадах основних підходів до інформатизації архівної справи в Україні.

Об'єктом комп'ютеризації було обрано окремі організаційно-управлінські та технологічні процеси (комплектування, облік, зберігання, використання) і довідковий апарат (описи, покажчики, каталоги).

Комп'ютеризація організаційно-управлінських функцій Держкомархіву здійснювалася за такими напрямами: а) централізоване управління архівною справою (відповідно до матеріального, фінансового, кадрового стану та структури системи) і створення локальних баз даних, не пов'язаних з інформаційними ресурсами архівної галузі; б) централізоване управління архівними інформаційними ресурсами через комп'ютеризацію основних функцій Держкомархіву в галузі централізованого обліку ресурсів архівів та їх використання, а також створення Державного реєстру національного культурного надбання.

Комп'ютеризація довідкового апарату архіву є другим організаційно-обліковим і найскладнішим завданням. Вона охоплює процеси створення довідкового апарату про склад та зміст фондів НАФ та організацію науково-публікаційної і науково-інформаційної діяльності архіву, яка базується на інших методичних і технологічних засадах.

Необхідність представлення об'єкта в моделі даних вимагала уніфікації архівного опису різного рівня та стандартизації технологічних процесів як на архівознавчому рівні, так і на рівні типологізації програмних рішень.

Моделі даних (форма опису) містять стандартизовану структуру опису архівної інформації, яка застосовується в усіх вертикальних та горизонтальних структурах архівної галузі й має стати обов'язковим нормативним документом, що забезпечує взаємозв'язок різних технологічних процесів і систем в архівній галузі України.

Найдоцільнішою на першому етапі є комп'ютеризація процесів комплектування та централізованого обліку на рівні Держкомархіву і окремого архіву – облікова інформація рівня установ-джерел комплектування та рівня архівного фонду. Цей напрям реалізується в процесі створення інформаційної системи "Центральний фондовий каталог" та формуванням баз даних "Джерела комплектування".

Оскільки розгортання комп'ютеризації потребує розроблення відповідної стандартизованої архівної термінології та її використання в комп'ютерних системах, важливе завдання полягає в розробленні предметних рубрик класифікаційних схем, що містять класифікацію за системою знань, адміністративно-політичним і територіальним поділом, географічних найменувань, персоналій, авторитетні бази даних (установ та імен). Основа покладена створенням термінологічного словника «Архівістика», підготовленого УНДІАСД та його розробками нової схеми класифікації документної інформації в систематичних каталогах.

В умовах системного підходу до інформатизації архівної галузі принципове значення має типологізація програмного забезпечення та основних технологічних рішень, що дозволяє ефективно використовувати матеріальні ресурси та кадровий потенціал архівних установ, забезпечити сумісність національних, регіональних і локальних баз даних архівних установ на рівні горизонтальних та вертикальних зв'язків.

В 1999-2001 р. питання координації інформатизації та уніфікації дескриптивних методик покладалися на Державний комітет архівів України, який розробив Програму створення галузевої інформаційної системи. Реалізація програми розпочалася з заснування Центру інформаційних технологій Держкомархіву, встановлення виділеного каналу доступу до мережі Інтернет, побудови першого сегменту локальної мережі, введення в експлуатацію серверів Держкомархіву. Одночасно було розроблено веб-сайт Держкомархіву, що сконцентрувала комплексні ресурси, які висвітлюють основні напрями діяльності архівної галузі, хроніку подій, основні видання, а також різні інформаційні ресурси принципами загальносистемного централізованого рівня. Обсяг веб-сайту Держкомархіву склав 27 МБ, однак інтенсивність користування ним надзвичайна висока – кількість запитів до сайту, що надходять зі США, Росії, Німеччини, Польщі, Франції, Сингапур, Тайвань, Норвегія, Угорщина, Італія, Киргизстан та ін., варіюється від 50 до 450 на годину

Таким чином, на початок XXI ст. вихідним положенням концепції комп'ютеризації галузі стало створення можливостей доступу до інформації і представлення архівних ресурсів галузі в Інтернеті на декількох рівнях.

Інституційний рівень представлено електронним довідником "Архівні установи в Україні", що складає головне інформаційне ядро офіційного веб-сайту Держкомархіву і налічує 56 об'єктів (центральних і регіональних державних архівів, галузевих архівів, архівних установ Національної академії наук України, наукових бібліотек і музеїв). Електронний довідник має постійний бібліографічний супровід.

Пофондовий рівень репрезентовано інформаційної системою "Центральний фондовий каталог". Облікові бази пофондового рівня підтримуються в 14 архівах. Структурно практично усі вони базуються на основному обліковому документі архіва – аркуші фонду. В цілому на початок 2002 р. у них представлено близько 40 тис. фондів – до 20% загальної кількості фондів НАФ України. Повні електронні пофондові каталоги створені на документи Кам'янець-Подільского міського державного архіву і Державного архіву Київської області.

Третій, поглиблений рівень централізованої системи акумулює відомості про структурні частини фондів – описи (близько 600 тис. об'єктів опису). З кінця 2000 р. прийнято програму підготовки анотованих реєстрів описів фондів – своєрідних путівників нового покоління. Важливе значення для цього рівня має створення й підтримка та інтеграція в єдину систему тематичних баз даних, що з'явилися в результаті "стихійної" комп'ютеризації архівів з другої половини 1990-х років. На початок 2002 р. у 20 архівних установах створено понад 40 тематичних баз даних, сумарним обсягом близько 1,5 млн. записів. Це бази даних для задоволення запитів соціально-правового характеру – на громадян, вивезених на примусові роботи під час Другої світової війни, репресованих і реабілітованих, "розкуркулених", загиблих під час війни, тих, що мешкали на окупованій території, а також бази даних метричних книг, що дозволяють проводити пошук за запитами генеалогічного характеру. В Інституті рукопису Національної бібліотеки України імені В. Вернадського існує база даних "Кодекс", що включає кодикологічні відомості про рукописну книгу XIV – XVII ст. Бази даних з опису рукописної книги існують і в Інституті українознавства ім. І. Крип'якевича НАН України у Львові.

Наприкінці 1990-х років Центром інформаційних технологій Держкомархіву розроблено програму створення мережі Інтернет-ресурсів державних архівів на 2000-2005 pp., що передбачає створення Центра веб-ресурсів галузі в Держкомархіві із побудовою локальної мережі, введення в експлуатацію серверів і представлення центральним та іншим архівам Києва, виходу через них до мережі Інтернет; впровадження поштових веб-серверів і серверів баз даних в регіональних архівах; побудова галузевої мережі передавання даних.

Загалом розвиток інформаційних технологій за 1990-ті роки досягнув таких рівнів, що дозволив значно прискорити переведення змісту документів з паперових на електронні версії з допомогою цифрових технологій, тисячократно прискорити обмін інформацією і надав можливості конвертації інформація з будь-яких технологічно застарілих баз даних до новітніх, розширивши можливості обігу інформації. Водночас технологічно вирішена проблема класифікації інформації в інформаційних системах, яка складала практично неподоланний бар'єр на початок 1990-х років.