Інформатизація архівної справи

Забезпечення збереженості архівних документів

Забезпечення збереженості архівних документів

Інформатизація архівної справи

1. Поняття про матеріальну основу архівних документів.

2. Технології зберігання документів.

3. Забезпечення фізико-хімічної збереженості архівних документів.

4. Інформатизація архівної справи: поняття, мета, завдання.

5. Основні шляхи інформатизації архівної справи: світовий досвід.

6. Інформатизація архівної справи в Україні.

До найважливіших завдань архівів належить забезпечення збереженості архівних документів. Його вирішенню сприяє дотримання нормативних режимів та організації зберігання документів для утримання їх у належному фізичному стані й запобігання втрат, проведення заходів з відновлення фізико-хімічної та біологічної цілісності пошкоджених документів. Дослідження проблем, пов'язаних із забезпеченням збереженості архівних документів, лежить у площині не лише архівознавства, а й природничих наук – хімії, біології, фізики, а також інформатики.

1. Поняття про матеріальну основу архівних документів

Залежно від матеріалу, на якому зафіксовано інформацію, документи поділяються на такі групи:

• документи з паперовими носіями;

• документи з плівковими носіями;

• електронні документи.

Матеріальний об'єкт, основною функцією якого є збереження та передавання документної інформації, називають носієм документної інформації. Сукупність матеріалів носія документної інформації та її запису складає матеріальну основу документа.

Найпоширенішим матеріалом для створення текстових документів є папір – багатокомпонентна система, яка складається і волокон целюлози, наповнювачів, проклеювальних і барвникових матеріалів. Тривалість "життя" документа з паперовою основою багато в чому визначається первісними властивостями матеріалів, з яких виготовлено його матеріальну основу. Папір і більшість барвників складні за своїм хімічним складом і структурою матеріали. Знаючи деякі показники паперу і барвників, можна прогнозувати тривалість збереження документа з такою матеріальною основою.

Чорно-білі й кольорові кіно і фотоплівки, роликові і форматні фотоплівки, магнітні стрічки складають матеріальну основу аудіовізуальних документів (кінодокументів, фотодокументів, фонодокументів, відеодокументів). Документи з плівковими носіями в процесі використання піддаються багаторазовим розтягуванням і ударним навантаженням, перегинам і перекосам у стрічкопротяжних механізмах апаратури. Кінофотодокументи піддаються дії інтенсивного світла і тепла при проекції на екран, стикаються з кислими і лужними середовищами під час фотографічного і реставраційного оброблення. Це призводить до зміни фізико-механічних властивостей плівок під час зберігання і використання.

Носіями інформації в електронних документах є магнітні стрічки, магніто-оптичні, оптичні та ін. диски. Вони дозволяють безконтактне зчитування інформації та мають високу щільність запису. До 1990-х років такі документи визначалися як машиночитані, а з розвитком новітніх технологій і обчислювальної техніки набуває все ширшого застосування термін "цифрові документи".

Матеріальна основа документів з часом зазнає фізико-хімічних і фізико-механічних змін, які називають її природним старінням. Процес старіння незворотний. Він супроводжується, наприклад, зміною хімічного складу паперу і зменшенням його механічної міцності. Папір стає з часом ламким і може розпастися на частини. Текст вицвітає, згасає, в деяких випадках осипається (фарби, туш, олівець). Подібних змін зазнають клеї рослинного, тваринного і синтетичного походження.

На процес старіння матеріальної основи впливають умови зберігання документів: відносна вологість і температура навколишнього повітря, ступінь його забруднення і вміст у ньому до мішок різних газів, характер зміни цих факторів; дія світла (ультрафіолетове і інфрачервоне випромінювання); чинники, що викликають біологічне руйнування документів. Тому для запобігання природному старінню матеріальної основи документів в архівах проводять заходи, що підвищують здатність документів протистояти руйнівній дії зовнішніх і внутрішніх чинників.

Основним фізичним чинником, який викликає швидке руйнування матеріальної основи документів з паперовими носіями, є світло. Швидкість руйнування залежить від його спектральної характеристики, інтенсивності й тривалості випромінювання, а також від здатності матеріальної основи документа поглинати енергію світла. Папір відбиває більшу частину світлових променів. Під дією світла він буріє і втрачає механічну міцність та еластичність, а більшість текстів вицвітає. Вицвітання є окислювальним процесом, зумовленим дією кисню на активовану світлом молекулу барвника. Довговічність барвників на документі залежить від кислотності, але ця залежність обернена стосовно паперу: чим нижче кислотність, тим швидше вицвітає барвник

На фізичний стан документів істотно впливають температура і вологість повітря. Природне старіння паперу переважно зумовлюють окислювальні процеси в ньому під впливом кисню і повітря. Підвищення температури і вологості повітря їх прискорюють. У випадках, коли документи зберігаються у стосах і погано провітрюються, можливе локальне підвищення температури і створення сприятливих умов для розвитку плісняви. На прискорення процесу природного старіння впливає не лише понаднормове підвищення температури, а й значні її коливання. Висока відносна вологість повітря спричиняє появу й швидке поширення плісняви.

Старіння плівкової основи документів зумовлене незворотніми змінами її властивостей під час тривалого зберігання і використання документів. Воно проходить внаслідок фізичних, хімічних і біологічних процесів, які відбуваються під впливом температури і вологості повітря, дії світла, радіаційного випробування, агресивних середовищ, механічних деформацій. Під дією променевої енергії, тобто електромагнітних коливань з різними довжинами хвиль, температури і вологості повітря довкілля відбувається старіння кінодокументів. Зміна електроакустичних характеристик магнітної стрічки спричинює старіння магнітного запису. До основних причин погіршення його електроакустичних характеристик належить зміна форми і зменшення еластичності стрічки. Погіршення частотної характеристики не пов'язане зі зміною магнітних властивостей робочого шару магнітної стрічки й переважно зумовлюється її деформацією, забрудненням і зниженням гнучкості та еластичності.

Документам з плівковими носіями притаманне і біологічне старіння, викликане діяльністю живих організмів, які розвиваються на полімерних матеріалах. Ушкодження документів бактеріями, мікроскопічними грибами, комахами, гризунами належать до біопошкоджень. Відомо близько 400 видів грибів і комах – шкідників архівних документів. Найбільшої шкоди завдають мікроскопічні гриби. Вони здатні уражати документи з паперовими, плівковими носіями, а також воскові й сургучні печатки. Ураження матеріальної основи документа грибами має безліч проявів. Це розростання колоній, що забруднюють поверхню спорами, проникнення ниток грибниць і плідних тіл у волокна субстрату, виділення багатьох продуктів обміну, що діють як хімічні реагенти. Гриби руйнують целюлозу за допомогою ферментів, перетворюючи її на живий субстрат для своєї життєдіяльності. При вологості повітря понад 70 % відбувається капілярна конденсація вологи, яка сприяє появі й поширенню грибів. При проростанні спор грибів капіляри паперу заповнюються грибницею, що викликає гідрофобізацію паперу і зміну його властивостей, зокрема гнучкості, еластичності. Спори грибів уражають і синтетичні матеріали, руйнують пластифікатори робочого шару та ацетилцелюлозну основу аудіовізуальних документів і негативно діють на них утвореними в процесі руйнування хімічними продуктами – ферментами і кислотами. Значної шкоди завдають документам і комахи. Найпоширеніші серед них жуки – точильники, "притворяшки", шкіроїди. Лялечки й дорослі жуки живуть серед аркушів документів, прогризаючи в них ходи. На відміну від цих комах, шкіроїди обгризають документи з поверхні, але можуть знищувати папір, пергамент, всі частини обкладинки. Харчуються борошняним клеєм. і значно забруднюють документи таргани.

В зв'язку з цим до найголовніших завдань архівістів належить суворе дотримання правил зберігання документів.