Основні шляхи інформатизації архівної справи: світовий досвід

Інформатизація в західних країнах починалася з автоматизації всього циклу архівних процесів з метою їх інтеграції. Це дозволило сформувати електронні архівні ресурси найрізноманітнішого характеру і надати широкий доступ до інформації у світових мережах.

З перших кроків фахівці зіткнулися з обмеженими можливостями комп'ютерної техніки для автоматизації довідкового апарату, зокрема на ретроспективні фонди. В 1960-х роках у інформаційно-розвинутих країн було прийнято принцип спрощення та жорсткої уніфікації опису документної інформації. При цьому особливості різного типу і виду документів часто втрачалися. У західних країнах у 1960-1980-х роках бурхливо розвивалися подокументні бази даних діяльності установ і відомств, комерційні бази даних. У той час було практично повністю автоматизовано основні технологічні процеси архівів на основі численних програмних продуктів, десятки з яких створювалися за рік. Ці роботи здійснювалися без координації на державному рівні, стимулюючи розвиток комп'ютерних технологій, створення нових програм для обміну інформацією, конвертування їм з одних систем в інші, розширення можливостей пошуку.

На початку 1980-х років обсяги інформації значно зросли, а управління базами даних ускладнилося. Виникло питання про розроблення уніфікованих систем опису та створення національних систем архівної інформації. Інтенсивне зростання інформації вимагало нових програмно-технологічних рішень.

За основу універсального архівного опису багато країн взяли добре сформований на той час бібліографічний опис, пристосований до завдань архівістики. Найбільшого розвитку цей підхід набув у США, де Бібліотека Конгресу США та група архівістів Національних архівів США створили в 1980-х роках структуру опису для архівних документів, узгоджену зі спеціальним технологічним форматом зберігання та обміну – AMC MARC. Це зумовлювалося необхідністю інтеграції документального бібліотечного та архівного масиву в єдину за принципами створення інформаційну систему загальнодержавного типу для обміну інформацією у міжнародних мережах. Такий підхід прийняли майже 20 держав світу (Канада, Великобританія, Іспанія, Австралія, скандинавські та ін.). У США було створено систему RLIN (Research Library Infomation Network), до якої включено дані про архівні колекції та матеріали в бібліотеках і архівах США. Оскільки систему запропонувала Бібліотека Конгресу США, вона стала головним методичним центром, який розробляє основи структурування інформації на базі структури бібліотечного опису. Завдяки універсальному форматові даних Universal MARC в англомовному світі значно полегшився обмін інформацією і родина MARC-форматів запанувала в ньому.

Найскладніший серед них архівний АМС MARC (1985), призначений для універсального опису документів, справ, фондів. Декілька років архівісти впроваджували його в практику і активно обговорювали. До кінця XX ст. ці технології застріли, їх замінили нові гнучкі платформи, що дозволяють уникати жорсткого форматування, застарілої індексації та кодування (понад 200 полів і підполів, що вписувалися в понад 800 індексованих бібліографічних полів у АМС МАРС), трудомістких термінологічних узгоджень.

Утім ця робота була важливою для розвитку архівної справи, теорії та практики архівознавства. Архівна методика, прийнята для АМС MARC, сприяла удосконаленню системи описування, уніфікації термінів та універсалізації архівного опису, що було вкрай важливим на першому етапі інформатизації. Вона застосовувалася до всіх видів і типів архівних документів, опису справ, колекцій, фондів. Форма АМС MARC поєднувала адміністративну інформацію про надходження, опрацювання, зберігання, використання, облік, збереженість, страхове копіювання, обмеження доступу та ін:, фізичний опис усіх кількісних характеристик документів; опис змісту інформації на основні спеціальної системи заголовків і предметних рубрик тощо. Для пошуку застосовувалися спеціальні предметні рубрики: імена, назви установ, колективів, географічні, адміністративно-територіальні найменування, теми та предмети, заголовки груп матеріалів, жанр архівних документів, їх види і типи. Загалом ця система виконала поставлені перед нею завдання.

У зв'язку з розвитком інформатизації актуалізувалася необхідність розроблення стандарту архівного описування. Від початку 1980-х років над створенням національної системи описування шляхом стандартизації архівного описання рівня колекції та архівного фонду працювали канадські архівісти. Обговорення результатів напруженої праці спеціально створеного комітету на чолі з К. Хавортом експертами з дескриптивних стандартів різних країн на зустрічі в Оттаві у жовтні 1988 р. поклало початок розробленню "Загального міжнародного стандарту архівного описування", схваленого в остаточному варіанті Комітетом з дескриптивних стандартів МРА у вересні 1999 р.

Проникнення інформаційних технологій в архівну справу на теренах СРСР почалося в 1970-х роках, коли комп'ютеризація набула значення державного завдання. Впродовж 1980-х років у деяких центральних радянських архівах почали формуватися автоматизовані масиви актуальної архівної інформації. Але закритість архівів, обмежені можливості радянської техніки та програмних засобів дозволяли вирішувати завдання лише частково. Від архівістів вимагалася додаткова робота з каталогізації фондів для пристосування різної інформації до форматів записів, уніфікації текстів, формулювання заголовків. Це викликало створення трудомісткої технології "згортання інформації" під час каталогізації, формування предметних тезаурусів, жорсткого лінгвістичного забезпечення. Архівні документи через ускладнення їх опрацювання і необхідність використання спеціальних джерелознавчих та археографічних методик не розглядалися як об'єкти інформатизації.

Перші спроби інформатизації показали, що від велетенських планів та надмірних сподівань слід відмовитися, натомість розпочинати автоматизацію з конкретних архівних об'єктів (робочого місця каталогізатора, відповідального за комплектування облік тощо) або технологічних процесів.

Науково-методичні розробки зі створення автоматизованих пошукових систем знайшли втілення в "Основних положеннях розвитку системи науково-довідкового апарату до документів архівів СРСР" (М., 1981), де було зафіксовано головні підходи до створення автоматизованих систем і технологій в контексті проблеми багатоаспектного пошуку. Як найважливіше завдання розглядався вибір об'єкта автоматизації з урахуванням значимості документів, довгостроковості потреби в ретроспективній інформації, інтенсивності використання комплексів архівних документів, концентрації інформації, що дозволяє пошук на між-архівному рівні. Об'єктом автоматизації було обрано окремі документи, справи, групи справ, фонди, або тематична архівна інформація. Тим самим формувалися основні концептуальні положення інформатизації архівної справи.

Автоматизована інформаційно-пошукова система (АІПС) мала забезпечити різноцільове використання, видавання даних у різних режимах роботи, підготовку науково-довідкових видань, облік, сумісність з традиційними видами та системою, зв'язок з довідковим апаратом СНТІ. Її об'єктом визнавався окремий архівний фонд, а в основу формату (структури) даних було покладено картку фонду, що мала облікове значення і містила його основні інформаційні атрибути.

Сумісність класифікації інформації про документи довідкового апарату СНТІ та архівних довідників забезпечувалася за допомогою спеціально розробленої таблиці відповідності понять тематичного рубрикатора довідкового апарату СНТІ і Схеми єдиної класифікації (СЄК) документальної інформації в системі каталогів державних архівів (радянський період).

Навіть таке обмежене завдання, як коротке описування за усталеною технологією, виявилося надзвичайно трудомістким. Далі АІПС мала розвиватися двома шляхами:

а) створення довідкового апарату СНТІ за документами Державного архівного фонду на базі Центрального фондового каталогу СРСР;

б) розроблення АІПС на вибіркові комплекси документів з актуальної тематики "непересічного значення" (як правило, на міжархівні комплекси).

Отже, на початку 1980-х років у СРСР було підготовлено основні положення та методичні документи щодо розроблення єдиного формату опису картки фонду для довідкового апарату СНТІ і АІПС, відповідного рівня класифікаційного та лінгвістичного апарату архівної термінології, почалося формування масиву інформації АІПС Центрального фондового каталогу СРСР (ЦФК) на базі ЕС ЕОМ, а пізніше – на базі персональних ЕОМ. Ваза даних архівної інформації, створеної на базі ЦФК СРСР, обмежувалася доволі простою пошуковою інформацією.

Після розпаду СРСР база даних системи ЦФК, що охоплювала понад 70 тис описів архівних фондів, залишилася у власності Росії. Багато матеріалів у системі безпосередньо торкаються архівної україніки і містять інформацію про документи, документальні комплекси та архівні фонди українського походження.

Згодом стало зрозуміло, що необхідно створювати складніші системи, які виправдали б витрати часу та зусиль архівістів. Бурхливий розвиток інформаційних технологій обумовив старіння архівних АІПС ще до закінчення зведення масивів інформації.

На рубежі тисячоліть, коли світова цивілізація вступила в нову фазу свого розвитку, інформатизація архівної справи сконцентрувалася на формуванні ресурсів у всесвітній мережі Інтернет і наданні безпосередньої можливості отримання інформації в он-лайновому режимі.

Протягом кількох лише років Інтернет докорінно змінив обличчя архівних служб світу, позначився на діяльності архівних установ. На початок 2002 року в світі пересічно на одного дослідника читального залу припадає 100 – в Інтернеті, на сторінках веб-сайтів національних архівів передових країн реєструються мільйони відвідувачів.

Спільною рисою діяльності усіх архівних служб світу є інтенсивні спроби створення національних електронних каталогів архівних інформаційних ресурсів, майже усіх без винятку на рівні архівного фонду (за зарубіжною термінологією – колекції, чи групи документів). Світова практика демонструє широкий спектр підходів. До певної міри тут найбільше поталанило малим країнам і тим, хто має недовгу писемну історію, тобто історію зафіксовану в писем них пам'ятках. Національний архівний фонд, наприклад, Чорногорії, що відраховує свою історію як держава з 1918 p., складають масив усього з 7 000 одиниць зберігання – 3,5 млн. документів, з яких 1,5 млн. – "давні" (до 1918 р.). Австралія поглибила рівень представлення інформації до подокументого: 25 млн. одиниць зберігання. З них лише 2,6 млн. представлено в Національному електронному каталозі.

Другою загальною рисою процесу розвитку світової архівної практики і наступним логічним кроком є надання он-лайнового доступу до електронних каталогів через Інтернет. Так, на початок XXI ст. 32 архівні проекти США пов'язані з публікацією електронних довідників в Інтернеті; 7 – Канади; 71 – країн Європи: серед яких передова позиція належить Великобританії (29), Франції (19), Німеччини (8), Швеції (4), Росії та Угорщині (2). Зокрема Національний зведений каталог колекцій в США, представлений в он-лайновіму режимі пропонує інформацію про 72 300 колекцій рукописів та архівних фондів, що зберігаються в 1406 різних архівосховищах, починаючи з 1959 р. Польські архівісти представили електронний каталог "Сезам", Російська Федерація – бази архівних ресурсів: "Російський державний архів кінофотодокументів" (близько 22 000 документів), "Національні архіви Карелії: архівна мозаїка культури в Інтернет" та ін.

Стратегічний напрямок актуалізації архівних інформаційних ресурсів склали публікації в Інтернет електронних версій традиційних архівних довідників – описів, інвентарів, індексів (переважно у вигляді баз даних, подекуди – у текстовому режимі). Помітний розвиток він знайшов у Росії, де на веб-сайті "Архивы России" представлено путівники по фондах колишніх партійних архівів Санкт-Петербурга, Кіровської області, республік Комі й Татарстану.

Не менш важливий напрямок представлення інформації про архівні ресурси – створення банку цифрових копій давніх документів, що характерно практично для усіх країн світу.