Разработка запросов к базе данных

Цель работы – знакомство с СУБД MS Access и приобретение практических навыков создания и использования запросов на выборку.

После выполнения работы студент должен знать основные понятия объектов реляционной базы данных и уметь создавать и использовать запросы с указанием их свойств и построением выражений.

 

Справочная информация

 

Запрос ы - это виртуальные таблицы, адаптированные на потребности пользователя. Они предназначены для выборки, просмотра, изменения и анализа данных, хранящихся в таблице, на основании каких-либо критериев.

Запросы разрабатываются в режиме конструктора или с помощью мастера запросов и осуществляют отбор данных из созданных ранее таблиц по условиям, указанным пользователем в строках Поле и/или Условие отбора с помощью выражений. Выражения вводятся пользователем вручную или с помощью Построителя, вызов которого осуществляется через панель инструментов или «горячими клавишами» «Ctrl+F2».

 

Обучающее задание

 

1. Загрузите СУБД MS Access, откройте Учебную базу данных, активизируйте объект Запросы.

2. С помощью мастера создайте запрос «Студенты по специальностям» (см. прилож. 5), для чего:

Выберите таблицу Студенты и поля Фамилия, Имя, Отчество, КодСпециальности, Курс, Группа, Подгруппа; запрос – подробный; сохраните и активизируйте его.

Перейдите в режим конструктора, удалите поля (Удалить столбцы) Имя, Отчество.

Вставьте пустой столбец (Вставить столбцы) и с помощью построителя (Ctrl+F2) введите в Поле выражение:

Инициалы: Left([Студенты]![Имя];1) & "." & _ Left([Студенты]![Отчество];1) & "."

В Условии отбора поля КодСпециальности введите параметр

[Укажите код специальности].

Удалите поля Курс, Группа, Подгруппа.

Добавьте поле № группы, содержащее выражение:

№ группы: [Студенты]![КодСпециальности] & "-" & _ Str([Студенты]![Курс]) & Str([Студенты]![Группа]) & _ Str([Студенты]![Подгруппа])

Активизируйте запрос «Студенты по специальностям», перейдя в режим таблицы.

3. С помощью конструктора создайте запрос «Студенты не сдали сессию» (см. прилож. 6), для чего:

Активизируйте создание запроса в режиме конструктора.

Добавьте в запрос таблицы Специальность, Студенты, Результаты, Дисциплины, Преподаватели.

Введите поля Фамилия (таблица Студенты), Инициалы (см. п.2.3), № подгруппы (см. п. 2.6), Результат (таблица Результат).

В Условии отбора поля Результат введите выражение:

"2" Or "-" Or "П"

Активизируйте запрос.

4. Создайте запрос «Результаты студента» (см. прилож. 7), для чего:

Добавьте в запрос таблицы Студенты, Результаты, Дисциплины.

Введите поля Фамилия (таблица Студенты), Инициалы (см. п.2), НазваниеДисциплины (таблица Дисциплины), Результат, ДатаСдачи (таблица Результат).

В Условие отбора поля Фамилия введите выражение [Укажите фамилию студента].

В Условие отбора поля ДатаСдачи введите выражение >[Укажите начальную дату] And <[Укажите конечную дату].

Активизируйте запрос.

5. Закройте СУБД MS Access.

 

Самостоятельное задание и контрольные вопросы

 

 

1. Объясните смысл использованных в запросах выражений.

2. Сформируйте запросы на выборку для личной базы данных (см. Задание №2 на самостоятельную работу).

3. Представьте их преподавателю для контроля.

4. Какие выражения были использованы Вами при создании запросов в личной базе данных? Что означают эти выражения?

5. Назовите основные свойства запросов.

 

Конструирование экранных форм для работы с данными

Цель работы – знакомство с СУБД MS Access и приобретение практических навыков конструирование экранных форм для работы с данными.

После выполнения работы студент должен знать основные понятия объектов реляционной базы данных и уметь конструировать экранные формы с указанием их свойств и построением выражений.

 

Справочная информация

 

Формы являются средством организации экранного интерфейса в удобном для пользователя виде и применяются:

- для ввода, вывода, редактирования и обработки данных;

- ввода параметров, задаваемых пользователем;

- вывода дополнительных сообщений;

- управления ходом процесса обработки базы данных (кнопочные формы).

Разработка экранной формы осуществляется на базе таблиц и/или запросов с помощью Инструментов (Форма, Разделенная форма, Несколько элементов, Пустая форма), Мастера форм или Конструктора форм. Рекомендуется начальный макет формы создавать с помощью Мастера или Инструментов и настраивать его Конструктором.

Объектами экранной формы могут быть поля таблиц и/или запросов, выражения, макросы и модули. Объекты в форме отражаются в виде Элементов управления. Экранная форма может включать следующие разделы: заголовок формы, верхний колонтитул, область данных, нижний колонтитул, примечание формы.

Сама форма, каждый ее раздел и каждый элемент управления имеют свойства, значения которых устанавливаются с помощью Окна свойств (Страница свойств или контекстное менюà Свойства).

 

Обучающее задание

 

1. Загрузите СУБД MS Access, откройте Учебную базу данных, активизируйте таблицу Студенты.

2. С помощью мастера форм (меню Создание à Другие формы à Мастер форм) создайте экранную форму Студенты, для чего:

Активизируйте Мастер форм и, используя в качестве источника данных все поля таблицы Студенты (внешний вид формы – в один столбец, стиль - стандартная), создайте форму Студенты. Откройте ее для просмотра.

Перейдите в режим конструктора и отформатируйте объекты формы (см. прилож. 8).

Перейдите в режим Конструктора формы и в Заголовок формы введите надпись «Студенты факультета экономики и управления».

С помощью элемента управления «Кнопки» в Примечание формы (кнопка «Мастера» на панели «Элементы управления» должна быть включена) вставьте кнопки «Найти запись», «Добавить запись», «Удалить запись».

Откройте форму Студенты в режиме «Формы» для просмотра и редактирования данных.

3. Создайте экранную форму Результаты студентов, для чего:

Активизируйте Мастер форм и, используя в качестве источника данных все поля запроса Результаты студента (внешний вид формы – ленточный), создайте форму Результаты студента. Откройте ее для просмотра.

Перейдите в режим макета и отформатируйте объекты формы.

Перейдите в режим конструктора. В области данных выделите объекты Фамилия, Инициалы, НаименованиеДисциплины, Результат. Активизируйте окно Свойства элементов управления (Окно свойств или контекстное менюà Свойства).

Свойству «Блокировка» установите значение «Да», что не позволит пользователю редактировать значения полей. Закройте окно свойств.

В области данных выделите объект Результат и через команду (контекстное менюàПреобразовать элемент в …) преобразуйте данный элемент в тип «Поле».

Откройте форму Студенты для просмотра и попробуйте отредактировать данные.

4. В режиме конструктора создайте кнопочную форму Заставка (см. прилож. 9), для чего:

4.1. Активизируйте Конструктор форм и «растяните» область данных на весь экран.

С помощью элементов управления в области данных, используя Мастер создания кнопок, вставьте кнопки «Открыть форму «Результаты студента», «Открыть форму «Студенты»», «Закрыть форму», «Выйти из приложения».

Отформатируйте кнопки, вставьте надписи и рисунки.

Откройте форму Заставка в режиме формы и проверьте ее работоспособность.

5. Закройте СУБД MS Access.

 

Самостоятельное задание и контрольные вопросы

 

1. Создайте экранные и кнопочные формы для личной базы данных (см. Задание №2 на самостоятельную работу).

2. Представьте их преподавателю.

3. Назовите основные объекты созданных Вами форм и их свойства.

4. Какие выражения были использованы Вами при создании объектов форм в личной базе данных? Что означают эти выражения?

 

 

Конструирование отчетов

Цель работы – знакомство с СУБД MS Access и приобретение практических навыков конструирования отчетов.

После выполнения работы студент должен знать основные понятия объектов реляционной базы данных и уметь конструировать отчеты с указанием их свойств и построением выражений.

 

Справочная информация

Отчеты служат для отображения на экране или бумаге данных из базы в удобном для пользователя виде.

Разработка отчетов осуществляется на базе таблиц и/или запросов с помощью Инструментов (Отчет, Наклейки, Пустой отчет), Мастера отчетов или Конструктора отчетов. Рекомендуется начальный макет формы создавать с помощью Мастера или Инструментов и настраивать его Конструктором.

Объектами отчета могут быть поля таблиц и/или запросов, выражения, макросы и модули. Объекты в отчете отражаются в виде Элементов управления. Отчет может включать следующие разделы: заголовок, верхний колонтитул, область данных, нижний колонтитул, примечание.

Сам отчет, каждый его раздел и каждый элемент управления имеют свойства, значения которых устанавливаются с помощью Окна свойств (Страница свойств или контекстное менюà Свойства).

 

Обучающее задание

 

1. Загрузите СУБД MS Access, откройте Учебную базу данных, активизируйте объект Отчеты.

2. С помощью Мастера создайте отчет «Не сдали сессию», для чего:

Активизируйте Мастер отчетов, в качестве источника данных выберите запрос «Студенты не сдали сессию» и включите в отчет поля № группы, Фамилия, Инициалы.

В качестве Уровня группировки выберите поле № группы и укажите сортировку данных по полю Фамилия.

Выберите: вид макета – блок; ориентация – книжная; стиль – стандартная.

Активизируйте отчет в режиме просмотра и обратите внимание, что некоторые записи дублируются.

Для устранения этого явления перейдите в режим Конструктора отчета, в области данных выделите поля Фамилия, Инициалы и активизируйте Окно свойств. Свойству «Не выводить повторы» присвойте значение «Да» (см. прилож. 10).

Закройте Окно свойств, отформатируйте объекты и активизируйте отчет в режиме просмотра.

3. Создайте отчет «Возраст студентов», для чего:

Активизируйте запросы и на базе таблицы Студенты создайте запрос «Возраст студентов» с включением полей Фамилия (с сортировкой по возрастанию), Инициалы, № подгруппы (см. лабораторную работу № 10.2), Возраст.

При создании поля Возраст активизируйте Построитель и введите выражение

Возраст: Year(Date())-Year([Студенты]![ДатаРождения])

Проверьте работоспособность запроса и сохраните его.

Активизируйте объект Отчеты и на базе созданного запроса «Возраст студентов» с включением всех его полей Мастером создайте одноименный отчет с группировкой по полю № подгруппы и расчетом средневзвешенных итоговых значений поля Возраст (используется функция Avg) по группировочному признаку.

Активизируйте созданный отчет в режиме просмотра, перейдите в режим конструктора и придайте отчету законченный вид, отформатировав его объекты (см., например, прилож. 11).

4. Закройте СУБД MS Access.

 

Самостоятельное задание и контрольные вопросы

 

1. Сконструируйте отчеты для личной базы данных (см. Задание №2 на самостоятельную работу).

2. Представьте их преподавателю.

3. Назовите основные объекты созданных Вами отчетов и их свойства.

4. Какие выражения были использованы Вами при создании объектов отчетов в личной базе данных? Что означают эти выражения?