Документация и документооборот.

Док-т предст-ет собой письмен-е распор-ие на совер-ие какой-либо хоз-ой опер-ии, а также оправ-ие уже совер-ой опер-ии. Докум-ция – способ сплошного и неприр-ого отражения каждой хоз-ой опер-ии для получ-я сведений о ней. Данная инф-ция необх-ма для ведения текущего БУ. Документ – неоспор-ые письм-е док-ва совер-ния хоз-ой опер-ии. Док-ты должны быть оформ-ны в соотв-ии с дейст-ими требов-ми содер-ть все необх-е реквизиты и должны быть подписаны ответст-ми лицами. Только в этом случае док-ты стан-ся формой перв-ого отраж-ия хоз-ой опер-ии. Правильно сост-ый док-т имеет юрид-ую силу и может выступать в кач-ве док-та при хоз-х спорах. Класс-ция бух-их док-ов. Бух-кие док-ты групп-ся по след-им приз-ам. По назначению док-ты дел-ся на:1) распорядит-ые – в которых содер-ся письмен-ое распоряжение на соверш-ие операции(платеж-е поручения, платеж-е треб-ия, чеки) 2) оправдательные – которыми оформ-ют уже совер-ные опер-ии. Они явл-ся подтвер-ием факта опер-ии(акт на выпол-е работы, авансовый отчет) 3) комбинир-е – содержат в себе и распор-е на совер-ие опер-ии и одновременно оправдание. Примен-е таких док-ов сокращает кол-во записи 4) док-ты бух-ого оформл-я – сост-ся раб-ми бухг-рии, чтобы по данным оправдат-х и распоряд-х док-ов подготовить дальн-ие учетные записи. Самост-ого значения эти док-ты не имеют и испол-ся вместе с основ-ми. По способу отраж-ия опер-ий док-ты дел-ся на:1) первичные – которыми оформ-ся сам факт совер-ния операции в том месте, где они совер-ся (приходные и расходные кассовые ордера)2) сводные док-ты – которые отражают опер-ии уже зафиксир-е первич-ми док-ми. Они имеют большое значение для сокр-ния учетных записей(кассовый отчет или отчет кассира). По объему охвата хоз-ных операций док-ты дел-сяна:1) разовые – которыми оформ-ют одну или неск-ко опер-ий, запис-х в док-т однов-но(накладные на отпуск мат-лы, приходные и расходные кассовые ордера)2) накопительные – их сост-ют постеп-но, по мере совер-ия опер-ий(лимитно-заборные карты). По месту составления:1) внутренние док-ты – которые выпис-ся на предпр-ии и действуют толькона его тер-рии 2) внешние док-ты – сост-ся на др. предпр-ях и пост-ют для оформ-ия и отраж-ия учет-х записей на данном пред-тии(счета фактуры от постав-ов, выпискабанка из расч-ого счета пред-тия). По кол-ву учетных записей док-ты подраз-ся на:1) однострочные – отражают только одну опер-ию(кассовые док-ты) 2)многострочные – содержат несколько позиций и отражают сразу неск-ко хоз-х опер-ий(ведомости по начис-ю ЗП, накладные, лимитно-заборные карты)

Первичные док-ты приним-ся у учету, если они сост-ны по типовой форме, содер-ся в альбомах унифиц-х форм первич-й отчетной докум-ции, утвержд-ых Гомкомстатом РФ. Док-ты, форма которых не предус-на в этих альбомах, должны содер-ть след-ие обязат-е реквизиты, устан-ые законом о БУ:1)наимен-ие док-та 2)дата сост-ия док-та 3)наимен-ие орг-ции, от имени которой сост-ен док-т 4)содер-ние хоз-ой опер-ии 5)измерители хоз-ой опер-ии в натур-ом и денеж-м выраж-ии 6)наимен-ние должн-х лиц, ответст-х за совер-ние хоз-ой опре-ии и прав-ть ее оформ-ния 7)личные подписи указан-х лиц, с расш-кой. Если док-т не имеет каких-либо обяз-х реквиз-ов, он теряет свою доказ-ую силу и не может яв-ся основ-ем для записей по счетам БУ. Виды проверок:многие док-ты сост-ся без участия бухгалтера, поэтому бухг-ия должна следить за прав-тью сост-ия каждого док-та. При пост-ии док-та в бухг-ию, они проходят неск-ко видов проверок:1)проверка по существу – она заключается в выяснении законности и целесообр-ти соверш-х операций соотв-но договором, контрактом и др. основаниям 2)проверка по форме – она позволяет выявить полноту и правильность запол-ия всех реквизитов: наличие и подлин-ть подписей, просталение измерителей, даты и т.д. 3)арифмет-ая проверка – закл-ся в пересчете данных из док-та, т.е. проверка правил-ти арифм-их вычисл-ий и подсчетов. После проверки док-ты подверг-ся учетной обраб-ке. Методы исправления ошибок в бухгал-х док-ах. Обнаруженные ошибки следуетисправить с соблюдением опред-х требов-ий. Сущ-ет ряд док-ов, ошибки в которых не допус-ся. Исправления в этих док-ах не производят. Если допущена ошибка, то такой док-т аннулируют. Не допус-ся испр-ния в кассовых и банковских док-ах. Если испр-ния в док-тах разрешены, то их произ-ят корректурным способом, способом красного сторно и дополн-ой бухгал-ой записи. Корректурный способ закл-ся в испр-нии неверной записи зачерки-ем тонкой чертой. Верная запись впис-ся сверху, при этом исправл-щий ошибку ставит свою подпись и дату испр-ния. Метод красного сторно закл-ся в том, что ошибоч-ю корресп-цию счетов и сумму запис-ют красным цветом. При подсчете итогов в науч-х регистрах письма, записан-е красными чернилами, вычит-ся. Исправ-е ошибок в учет-х регистрах может произ-ся с испол-ем дополнит-ой бухг-ой проводки. Ее сост-ют на основ-ии бух-х справок, когда для испр-ия ошибок треб-ся увеличить ранее записан-ые суммы по счетам.

Виды учетной обработки документов. Обработка док-ов необходима для подготовки их к предстоящим записям в учетные регистры синт-ого и аналит-ого учета. Сущ-ют три вида учетной обраб-ки док-ов:1) таксировка док-ов – опред-ие денеж-ой оценки хоз-ой опер-ции. Многие док-ты, пост-шие в бухг-ию имеют только натур-е показ-ли. Необходимо произ-ти их расценку, т.е. кол-во отпущ-ого мат-ла умножить на цену=сумме хоз-х опер-ий2) группировка док-ов – подбор однотипных док-ов по однород-ым признакам в пачке за опред-ый период времени. Для этого испол-ся ср-ва механизации и сводные группир-ые док-ты. На основ-ии свод-х док-ов произ-ся записи по счетам 3) контировка док-ов – указание корреспон-щих счетов по каждой опер-ии на самом док-те или оформление отдел-ого док-та мемориального ордера. Протаксированные и сгруппированные док-ты с указанием корресп-ции счетов служат основанием для отражения хоз-ных опер-ий на счетах. Документооборот. Все док-ты с момента их выписи до момента сдачи в архив проходят опред-ное кол-во стадий контроля, обработки и т.д. Этот путь док-та наз-ся докумен-ротом. Документооб-т – движение первич-х док-ов в БУ(создание→получ-ие от др. пред-тий→принятие к учету→контроль→обработка→передача в архив). На пред-ии док-рот регл-ся графиком, который по каждому док-ту должен содер-ть след-ие разделы:1)порядок созд-ия док-та: кол-во экз-ов, ответст-ть за выписку, ответ-ть за оформ-ие, ответ-ть за испол-ие и срок испол-ия 2)порядок проверки док-та: ответ-ть за проверку, кем предст-ся док-т на пров-ку, порядок предст-ия, срок предст-ия 3)порядок обраб-ки док-та: исполн-ль, срок испол-ия. Данные сгруп-ных док-ов занос-ся в учетные регистры, при этом на обратной стороне док-та прост-ся число и номер регистра, в котором его данные отражены, после этого перв-ые док-ты пост-ют в текущий бух-ий архив, в котором подлежат хранению один год. По истечении указ-ого срока док-ты перед-ся в пост-ый архив. Сроки хранения док-ов в нем зависят от их вида и уст-ся прав-ом РФ 4)порядок передачи док-та в архив: испол-ль, срок передачи. Ответ-сть за орган-ию хран-ия учет-х док-ов, регистров БУ и бух-ой отчет-ти несет рук-ль орг-ции. В соотв-ии с законом о БУ орг-ция обязана хранить бух-ие док-ты и бух-ую отчет-ть в соотв-ии с правилами гос-го архив-го дела, но не менее 5лет. График док-рота сост-ся в виде схемы или перечня работ, выпол-х каждым подраз-ем, а также всеми испол-ями с указанием сроков выпол-ия работ. Правильно сост-ый график и его собл-ние усил-ет контрол-е ф-ции учета и спос-ет своевр-ому состав-ю отчет-ти. Работу по сост-ю графика орган-ет главбух, график утвер-ся руков-ем орг-ции.

Инвентаризация.

Данные БУ должны полностью соотв-ть фактич-ому наличию ср-в пред-тия. Расхож-ия между фактич-ми и учет-ми показ-ми возникают по различным причинам: 1) естественные –изменения веса, кол-ва под влиянием погод-х условий 2) неточности при приеме и отпуске материала 3) ошибки в учете 4) злоупотребления. Расхож-я в учете выяв-ся при инвент-ии. Инвент-ция – методич-ий прием БУ, который служит обеспечению соотв-ия учетных данных о хоз-х ср-ах, их фактич-му наличию. Осн-ми целями инвент-ии яв-ся:1)выявление фактич-го наличия имущ-ва 2)сопост-ие фактич-го наличия имущ-ва с данными БУ 3)проверка полноты отраж-я в учете обяз-в орг-ции. Виды инвент-ии. В завис-ти от полноты охвата ср-в инвен-ия дел-ся на полную и частич-ю. Полная инвент-ия охватывает все ср-ва пред-тия. Она пров-ся один раз в год перед сост-ем годового отчета. Частичная инвент-ия охват-ет отдел-е уч-ки учета, произв-ся неск-ко раз в год и выдвиг-ся различ-ми причинами(хищения). По хар-ру проведения инвент-ии дел-ся на плановые и внезапные. В плановые сроки пров-ся полные инвен-ии. Внезапные инвен-ии бывают как правило частичными. Сроки проведения плановых инвен-ий реглам-ся офиц-ми докум-ми Минфина РФ. Кол-во инвен-ий в отчетном году, время их проведения, перечень провер-ого имущ-ва уст-ся руков-ем орг-ции, за искл-ем случаев, предусм-х законов о БУ и полож-ем по ведению БУ и бух-й отчетности в РФ. В соотв-ии с данными док-ми проведение инвент-ии обязательно:1)при передаче имущ-ва в аренду, выкупе, продажи 2)при смене матер-но-ответс-х лиц 3)перед сост-ием годовой бух-ой отчет-ти 4)привыяв-ии фактов хищения, злоупотр-ии, порчи 5)в случае стихий-го бедствия, пожара или др. чрезв-х ситуаций, вызванных экстрем-ми условиями 6)при реорг-ции и ликвидации пред-тия 7)и в др. случаях, предус-х законод-ом РФ. Порядок провед-я инвен-ии устан-ся методич-ми указ-ми по инвен-ии имущ-ва и финан-х обяз-в, утверж-х приказом Минфина РФ от 1995г. Кол-во инвен-ий в отчетном году, время их проведения, перечень провер-ого имущ-ва уст-ся руков-ем орг-ции,кроме случаев обязат-х инвен-ий. Для проведения инвен-ии руков-ль назначает инвен-ую комиссию, в которую входят спец-ты пред-тия. В бухг-ии пров-ся подгот-ые работы: по каждому матер-о-ответ-му лицу сост-ся инвен-ные описи, в которых указ-ся учетное кол-во товарно-матер-х ценностей по каждому месту инвен-ии. описи подпис-ся всеми членами инвен-ой комиссии(правил-ть учетной записи). Перед пров-ем инвен-ии матер-но-ответс-е лица дают подписку в том, что ко дню инвен-ии все док-ты по приходу и расходу мат-ов сданы в бух-ию, поступ-ие ценности оприход-ы, а выбывшие – списаны в расход. После этого комиссия прист-ет к полному пересчету, перевесу, обмеру товарно-матер-х ценностей. В инвен-ую опись по каждому виду ценностей впис-ся фактич-ое их кол-во. Каждый лист описи подпис-ся всеми членами комиссии. После инвен-ии в бух-ии сост-ся сличительная ведомость. Излишки и недостачи ценностей в сличит-х ведомостях показ-ся в стоим-ой оценке, принятой в БУ. Ценности, по которым не выявлены расхождения с данными БУ в сличит-й ведомости произв-ся общей суммой.

Рез-ты инвен-ции должны быть отражены в учете и отчет-ти того месяца, в котором была закончена инвен-ция, а по годовой инвен-ции – в годовом бух-ом отчете. Излишки имущ-ва приход-ся по рыночной стоим-ти на дату оприход-ния и соотв-щая сумма запис-ся на сч.91:Д-01,К-91 Недостача ценности, выявленная при инвен-ии независимо от ее причин, отраж-ся с целью контроля на сч.94:Д-94,К-10,43,50 В завис-ти от причин возник-я недостач, порядок их списания будет разным. Недостача мат-х ценностей в пределах норм ест-ой убыли спис-ся на счета учета затрат:Д-25,26,К-94. Недостача мат-ов сверхнорм естеств-ой убыли относят на виновных лиц:Д-73.2,К-94. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи и порчи спис-ся на финанс-е рез-ты:Д-91,К-94 В док-ах, предст-х на оформ-е списания недостачи и порчи сверхнорм естественной убыли должны быть решения следст-х и судебных органов, подтвер-щие отсутст-е виновных лиц, либо заключение о факте порчи ценности, получен-ое от отдела техн-ого контоля или соотв-щих спец-х орган-ий, а также закл-ие, отраж-ся в отказе на взыскание ущерба с виновных лиц. Погашение недостачи матер-но-ответст-м лицом может осущ-ся путем внесения суммы недостачи и порчи в кассу пред-тия наличными:Д-50,К-73 или путем удерж-ий из ЗП:Д-70,К-73.2