Структура господарсько-претензійних документів

Протоколи розбіжностей складають у випадках виникнення суперечки з тексту договору і доданої до нього специфікації. Часто виникають суперечки, пов'язані з термінами відвантаження або постачання продукції, сумою договору, формами розрахунків між сторонами тощо.

Проект договору постачання складає, як правило, постачальник і надсилає його покупцеві. Покупець зобов'язаний у 10-денний термін підписати його, скріпити печаткою і повернути постачальникові. Якщо покупець не згоден з яким-небудь пунктом або кількома пунктами договору, він також зобов'язаний у 10-денний термін скласти протокол розбіжностей і у двох примірниках надіслати його разом із підписаними договорами та специфікацією на адресу постачальника.

Постачальник, що отримав підписаний покупцем проект договору разом із протоколом розбіжностей, зобов'язаний протягом 20 днів розглянути його, внести до договору всі прийняті ним пропозиції покупця, а спірні передати в той самий термін на розгляд арбітражу, повідомивши про це покупця. Якщо протягом зазначеного терміну постачальник не передасть спірні питання на розгляд арбітражу, умови договору з цих пунктів вважаються прийнятими постачальником.

Реквізити:

- назва документа;

- назви сторін, між якими виникли розбіжності за договором, із зазначенням номера договору і його дати;

- формулювання заперечуваних пунктів специфікації та договору в редакції постачальника, які пишуться з лівого боку;

- формулювання заперечуваних пунктів специфікації та договору в редакції, запропонованій покупцеві, які пишуться з правого боку;

- підпис покупця (внизу справа);

- дата, підпис і печатка покупця;

- підпис постачальника (внизу зліва);

- дата, підпис і печатка постачальника[5, 32].

 

 

Зразок оформлення протоколу розбіжностей до договору

 

ПРОТОКОЛ РОЗБІЖНОСТЕЙ

до Договору № ____ про ________________________ “___” _________ 2010 року

 

м. Київ «__» ________ 2010 року

 

Товариство з обмеженою відповідальністю «______» (надалі – Продавець), в особі ______________., що діє на підставі Статуту, та

 

Товариство з обмеженою відповідальністю «____» (далі – Покупець) в особі ____________, що діє на підставі Статуту, уклали Протокол Розбіжностей про наступне:

 

 

Редакція Продавця	Редакція Покупця
Пункт 2.1.3. Договору	Пункт 2.1.3. Договору доповнити реченням наступного змісту: «___________________________________».

Продавець: Покупець:

ТОВ «___________» ТОВ «___________»

 

Директор Директор

 

_____________________ (П.І.Б.) _________________ (П.І.Б.)

 

Комерційний акт. Цей вид документів складають представники транспортних організацій з метою посвідчення обставин, які можуть бути підставою для встановлення вини за порушення договору перевезення вантажів і покладання матеріальної відповідальності на працівників транспорту (як правило, залізниць), відправників і одержувачів вантажів. Відсутність комерційного акта позбавляє одержувача вантажу можливості пізніше виставити претензію працівникам транспорту. Комерційні акти складають у разі невідповідності між фактично отриманим вантажем і даними, зазначеними в перевізному документі за назвою, масою і кількістю місць, псування й ушкодження вантажу, виявлення вантажу без документів та документів без вантажу, повернення залізничному транспортові викраденого вантажу, затримки передання залізницею на залізничну під'їзну колію вантажу протягом 24 годин після оформлення документів про видання вантажів у товарній конторі (касі). В останньому випадку комерційний акт складають лише на вимогу одержувача вантажу [5, 37].

Складання комерційного акта — обов'язок працівників залізниці, а в разі відмови — вантажоодержувача. Комерційні акти складають за встановленою формою і вони містять такі обов'язкові реквізити:

- назва документа;

- номер, дата і місце складання;

- швидкість перевезення вантажів;

- номер і дата накладної;

- назва пунктів відправлення і призначення;

- назва відправника і одержувача;

- відомості про засоби транспорту та відповідні відмітки в накладній;

- результати перевірки вантажу;

- опис ушкодження і стан вантажів із виділенням нестач або надлишків;
- висновки експертизи;

- додаткові відомості та відмітки;

- підписи осіб, що склали комерційний акт.

Зразок оформлення комерційного акту

 

КОМЕРЦІЙНИЙ АКТ № 01373

Складено 15 квітня 1991 р. Форма 4-22

ст.Київ-Московський 1. Пломби:

Південно-Західної з. а) залізниці_______ шт.

Як доповнення до акту б) відправника ____ шт.

№___від ''__''_______19__р. в) митниці ________ шт.

(про що) __________________ 2. Копія акту експерти-___________________________ зи від 15 квітня 1991 р. ___________________________ 3. Технічний акт №___ ___________________________ 4. Розшукове листування (про що)____________________ на _______ аркуш ______ ___________________________ 5. Вагонний лист арк.__

6. Пломби і інші

документи додатки

до акту №___________ по відправленню ____________

 

На відправлення вантажної швидкості за накладною № 590305 від 9 квітня 1991 р.

 

Ст.відправлення Єлець Південно-східної_________________________________________

Ст.призначення Київ-Московський Південно-Західної за­лізниці

Відправник Єлецький механічний завод

Одержувач Київський завод "Точелектроприлад"

 

Претензійні листи — листи, що оформляють обґрунтування вимог однієї організації до іншої, що стосуються порушення договірних зобов'язань. Такі листи є засобом урегулювання розбіжностей на добровільних засадах і є обов'язковою попередньою стадією перед позиванням через суд або арбітраж. Претензії подають у певні терміни залежно від їх виду. Наприклад, претензії щодо кількості та якості товарів покупець (одержувач) повинен подати відправникові не пізніше ніж через 10 днів після складання комерційного акта. Постачальник після отримання листа у 10-денний термін повинен розглянути його і повідомити покупця про згоду задовольнити претензію або про відмову із зазначенням мотивів [7].

Претензії до транспортних організацій про відшкодування збитків за втрату, нестачу або ушкодження (псування) вантажу подають протягом 6 місяців. Цей термін обчислюється за псування або часткову втрату вантажу із дня його видання, а за повну втрату вантажу — після 30 діб із дня закінчення терміну постачання.

Згідно із статутами залізниць, водного й повітряного транспорту, правилами перевезення вантажів автотранспортом органи транспорту повинні розглянути заявлену претензію у 3-місячний термін і повідомити про прийняту ухвалу. Якщо претензія стосується перевезення вантажів різними видами транспорту за одним документом, то термін її розгляду збільшується до 6 місяців. Претензії про сплату високих штрафів розглядаються транспортними організаціями протягом 45 днів. Днем подання претензії є день здання її на пошту (за поштовим штемпелем) або день вручення постачальникові (за датою розписки). Претензії та додатки до них складають у трьох примірниках: перший — постачальникові, другий — заявникові, а третій додається до позовної заяви у разі розгляду справи арбітражем.

У разі подання претензії до транспортної організації оформляється 4-й примірник на адресу постачальника [7].

Форма претензійних листів відповідає вимогам до листів як таких, однак їх зміст визначається видом претензії. Документи оформляються на бланку організації. Претензійний лист містить такі реквізити:

— адреса організації (підприємства), куди передається претензія (справа вгорі);

— адреса організації (підприємства), що подає претензію (якщо лист оформляється не на бланку), сума претензії цифрами (зліва вгорі);

— текст;

— банківські реквізити заявника;

— додатки із зазначенням кількості аркушів;

— підписи директора та головного бухгалтера організації (підприємства), скріплені печаткою, якщо лист оформляється не на бланкові.

Текст листа про нестачу товарів може мати такий зміст:
— повідомлення про прибуття товару із зазначенням станції (порту) відправлення і станції (порту) призначення, дата прибуття, назва пароплава або номер вагона, договору, згідно з яким прибуває партія продукції;

— назва одержаного вантажу і його документація (номер і дата рахунку платіжної вимоги);

— стан товару, що прибув (якість і кількість, перелік не- доотриманих цінностей у кількісному і грошовому вираженні);

— привід (підстава) для подання претензії, тобто де, коли і за яких обставин виявлена нестача цінностей, ким і як оформлена;

— можливі причини нестачі товарів;

— конкретні вимоги сторони, що потерпіла, щодо задоволення її претензій;
— порядок і терміни виконання вимог, якщо терміни не визначені спеціальним нормативним актом.

Текст листа про нестачу товару (продукції) починають із фрази «у зв'язку з недопостачанням (Вами) у...».

Повідомлення про ушкодження товару може починатися «повідомляємо, що». Обов'язковим є зазначення підстави для задоволення претензії виразами на зразок «на підставі пункту 1.2 договору, підписаного 11 грудня 2004р. Ви зобов'язані сплатити нам недотримку (неустойку)» або «на підставі § 3 контракту ми маємо право на знижку з фактурної вартості» тощо. Конкретні вимоги потерпілої сторони формулюються, наприклад, так: «Просимо цю суму переказати на наш розрахунковий рахунок», «Просимо зазначену суму штрафу переказати у 3-денний термін на наш розрахунковий рахунок», «Просимо розглянути нашу претензію і переказати зазначену суму на наш рахунок у якомога коротший термін» [11].

Додатками, що є підтверджувальними документами із повною доказовою силою для обох сторін, за нестачі товарів повинні бути комерційний акт (посвідчує нестачу), транспортні документи (накладні, квитанції про перевезення вантажів і т. ін.), розрахунок суми нестачі та ін.

До рекламацій на якість товарів слід додавати акт державної експертизи про недоброякісність товару, розрахунок суми уцінення і штрафу із зазначенням кількості та якості забракованого товару, транспортні накладні, комерційні акти й інші документи, що обґрунтовують вимогу.

 

 

Зразок оформлення листа-рекламації

 

(Фірмовий бланк або штамп із зазначенням повного найменування,
поштових і платіжних реквізитів заявника претензії)
_________________________________________
(повне найменування особи, якій
пред'являється претензія)
_________________________________________
(поштові реквізити, телефон)

Дата "___" _______________ 200_ р.

ПРЕТЕНЗІЯ N ___
про ___________________________

Сума цієї претензії складає ____________________________________ грн.
(зазначити суму претензії, до претензії додати розрахунок суми претензії)

"___" ____________ 200_ р. між _______________ та _________________ був укладений Договір N ___ про спільну діяльність (надалі іменується "Договір"), згідно з п. ___ якого ___________________________________________ (вказати заявника претензії) передав вам ___________________________________ (приміщення, торговельну точку (обладнання)), розташоване _________________, загальною площею ________________ для спільної діяльності.
У відповідності до п. ___ Договору ви повинні були сплатити __________ всі витрати по оренді та інші витрати, пов'язані з утриманням ___________ до "___" ____________ 200_ р. в сумі ________________ грн. Порушивши умови Договору ________________ (найменування одержувача претензії) не вніс жодних з вищезазначених платежів.
Згідно з п. ___ Договору за несвоєчасну сплату передбачених у п. ___ Договору платежів нараховується пеня у розмірі ___ % від простроченої суми за кожний день прострочення, яка станом на "___" ____________ 200_ р. становить _________________________ грн.
На підставі вищевикладеного, керуючись ст. ст. ___ Цивільного кодексу України, ст.ст. ___ Господарського кодексу України, ст. 5, 6 Господарського процесуального кодексу України, просимо перерахувати суму основного боргу ___ грн., три проценти річних від простроченої суми, а саме _________, та пеню у розмірі ___ грн., що разом складає ___________ грн. на наш поточний рахунок __________________________________ у _______________________.
У разі невиконання заявлених у цій претензії вимог до "___" ____________ 200_ р. у повному обсязі ми будемо змушені звернутися до господарського суду за примусовим задоволенням наших вимог, що призведе до збільшення вашого боргу на суму встановленого індексу інфляції та відшкодування судових витрат, пов'язаних з розглядом справи в суді.

 

Директор _______
Головний бухгалтер _____