Сполучникові: Безсполучникові

- Складносурядні (речення, в яких окремі синтаксичні

(речення, що складається з двох або частини об’єднуються в одне ціле не

кількох синтаксичних частин, рівноправних сполучниками чи сполучними словами,

за змістом і зв’язаних сполучниками а лише інтонацією)

сурядності)

- Складнопідрядне

(речення, в яких одна з синтаксичних

частин за змістом підпорядкована іншій і

пов’язана з нею сполучником підрядності

або сполучниковим словом)

Контрольні запитання:

1. Які синтаксичні структури переважають у професійному мовленні?

2. Які основні правила побудови речень у діловому стилі?

3. Яке місце в реченні займають вставні слова і словосполучення?

4. Які є складні випадки керування та узгодження у професійному мовленні?

5. Які є види простих і складних речень? Яка їх специфіка?

6. Які розділові знаки слід ставити у складних реченнях?

 

 

Розділ 5. Складання професійних документів.

Тема 5.1 Загальні вимоги до складання документів.Текст документа. Основні реквізити. Види документів.

1. Документ – носій інформації.

2. Класифікація документів.

3. Загальні принципи оформлення документів (оформлення сторінки, заголовків, рубрикація, прийоми виділення окремих частин тексту).

4. Стандартні і нестандартні документи.

 

Література: Л5, Л7, Л8, Л11, Л12, Л14, Л15, Л16, Л18, Л19, Л22, Л23, Л24, Л25, Л28, Л30, Л42, Л48.

 

Питання 1. Документ – носій інформації

 

Діловодство – це діяльність, яка охоплює питання документування та організацію роботи з документами в процесі управлінської діяльності.

Питання організації та вдосконалення документаційного забезпечення управління регламентується державними стандартами, нормативними та методичними документами: законами України, державними стандартами з діловодства, інструкціями, положеннями та іншими документами.

Стандарт – нормативно-технічний документ, що встановлює одиниці величин, терміни та їх визначення, вимоги до продукції і виробничих процесів, безпеки праці тощо.

Управління суспільством, з погляду технології, - це процес отримання, обробки, передачі і зберігання інформації. Матеріальними носіями зафіксованої інформації, як правило, є документи.

Документ – це засіб закріплення на папері інформації про факти, події, явища дійсності і про діяльність людини.

Документ (за ДСТУ 2732-94 „Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення”) – це матеріальний об’єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.

 

Загальні вимоги до документів:

1. Документ видає уповноважена установа чи особа згідно з їх компетенцією.

2. Документ не повинен суперечити діючому законодавству.

3. Документ повинен бути достовірним.

4. Усі документи складаються за певним зразком.

5. Документ повинен бути бездоганно відредагованим і оформленим.

Кожен документ поділяється на складові частини - реквізити. Вони бувають постійні (друкують на бланку) і змінні (фіксуються в процесі заповнення бланка). У діловодстві використовують 32 обов’язкові реквізити:

 

01 - зображення Державного Герба України, герба Автономної Республіки Крим

02 - зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування)

03 - зображення нагород

04 - код організації

05 - код форми документа

 

06 - назва організації вищого рівня

07 - назва організації

08 - назва структурного підрозділу організації

09 - довідкові дані про організацію

10 - назва виду документа

11 - дата документа

12 - реєстраційний індекс документа

13 - посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь

14 - місце складення або видання документа

15 - гриф обмеження доступу до документа

16 - адресат

17 - гриф затвердження документа

18 - резолюція

19 - заголовок до тексту документа

20 - відмітка про контроль

21 - текст документа

22 - відмітка про наявність додатків

23 - підпис

24 - гриф погодження документа

25 - візи документа

26 - відбиток печатки

27 - відмітка про засвідчення копії

28 - прізвище виконавця і номер його телефону

29 - відмітка про виконання документа і направлення його до справи

30 - відмітка про наявність документа в електронній формі

31 - відмітка про надходження документа до організації

32 - запис про державну реєстрацію.

У діловому мовленні текст – це головний реквізит документа, який чітко, переконливо відображає причину і мету його написання, розкриває суть конкретної справи, надає докази, робить висновки. Оформляється текст документа у вигляді анкети, таблиці, власне тексту або на основі поєднання цих форм. Зміст і структура тексту залежить від рівня стандартизації документа, призначення і ролі інформації, від типу мовлення. Але у всіх випадках є єдині вимоги до тексту.

Вимоги до тексту:

- достовірність (викладені факти повинні відображати справжній стан речей);

- точність (не допускається подвійне тлумачення слів – слід правильно вживати багатозначні слова, синоніми, омоніми, пароніми);

- логічність (смислова послідовність змісту) досягається завдяки:

а) хронології та причинно-наслідковим зв’язкам;

б) зіставленню та протиставленню;

в) вживанню слів, що позначають черговість подій (спочатку, водночас, потім), мету (тому що, для того, щоб), результат (таким чином, отже, на основі вищесказаного);

- доречність (слова повинні відповідати меті, темі, логічному змісту, ситуації мовлення);

- повнота (зміст тексту повинен розкривати всі обставини справи);

- стислість (не вживати зайвих слів та смислових повторів);

- переконливість (слід наводити аргументи на доведення своїх думок).

 

Бланк – стандартний аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію.

Формуляр – зразок – це модель побудови форми документа, яка встановлює розміри полів, формати та сукупність реквізитів у певній послідовності.

 

Правила складання й оформлення документів:

1. Для складання службових документів використовують папір форматів А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).

2. Як правило, усі службові документи повинні оформлятися на бланках установи, бланки виготовляють згідно з вимогами державних стандартів та примірної інструкції:

- бланки виготовляють на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів; реквізити заголовка розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж площ), або прапорцевим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі площі) способом;

- бланки повинні виготовлятися друкарським способом на білому папері або папері світлих тонів фарбами яскравого кольору;

- бланки документів повинні мати такі поля: ліве – 30 мм, верхнє – 20 мм, праве – 10 мм і нижнє - 20 мм (відповідно до ДСТУ 4163-2003 Державна уніфікована система документації.

Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів).

 

Загальні функції документа:

• Інформаційна – будь-який документ створюється для збереження інформації, оскільки необхідність її зафіксувати – причина складання документа. Відповідно до виконуваних функцій управління вирізняють такі види інформації:
1. Прогнозна (відображає імовірне твердження про майбутній стан господарських потреб із високим ступенем вірогідності – н-д, прогнозований розмір прибутку за рік).
2. Планово-договірна (описує господарські процеси, які мають відбутися в заданому часовому періоді – н-д, плановий обсяг випуску продукції конкретного найменування за місяць).
3. Облікова (розкриває господарські процеси, що вже здійснилися, а також їх фактичний стан – н-д, кількість відпущеного матеріалу конкретного найменування зі складу цеху за робочу добу).
4. Нормативна (регламентує межі витрат матеріальних та трудових ресурсів, рівень запасів, встановлення складу і структури об’єктів виробництва, послідовність технологічних операцій – н-д, норми витрати матеріалу на виріб).
5. Розцінкова (включає ціни, розцінки, тарифи, які встановлено на матеріали, продукцію і виконання роботи – н-д, планова ціна на продукцію конкретного найменування).
6. Довідкова (призначена для деталізації господарських процесів, їх якісного розшифрування і доповнення різними відомостями – н-д, найменування та технічна характеристика виробу, найменування і адреса підприємства).
7. Таблична (містить коефіцієнтні величини або заздалегідь обчислені значення – н-д, розмір податку з оподаткованої суми заробітку).

· Соціальна – документ є соціально значущим об’єктом, оскільки його поява спричинена певною соціальною потребою.

· Комунікативна – документ виступає як засіб зв’язку між окремими елементами офіційної та громадської структури (закладами, установами, фірмами).

· Культурна – документ є засобом закріплення та передавання культурних традицій, що найкраще простежується на великих комплексах документів, де знаходить відображення рівень наукового, технічного і культурного розвитку суспільства.

Спеціальні функції документа:

• Управлінська – документ є інструментом управління.
• Правова – документ є засобом закріплення і змін правових норм та правовідносин у суспільстві.
• Історична – документ є джерелом історичних відомостей про розвиток суспільства.

Додаток 1.