Учебно – практическое пособие

МОСКОВСКАЯ ФИНАНСОВО–ЮРИДИЧЕСКАЯ АКАДЕМИЯ

 

Деловой русский язык

УЧЕБНО – ПРАКТИЧЕСКОЕ ПОСОБИЕ

 

Составитель КРАСИВОВА А.Н.

 

Москва 2001

 

 

Красивова А.Н. Деловой русский язык: Учебно-практическое пособие. – М.: Из-во МФА, 2001. 80 с.

 

Учебно-практическое пособие подготовлено в соответствии с учебной программой. Представленный в работе материал содержит основные определения, соответствует основным требованиям и предназначен для студентов всех форм обучения.

 

 

ã А.Н. Красивова, 2001

ã Из-во МФА, 2001

ВВЕДЕНИЕ

Деловой русский язык – дисциплина, изучающая нормы современного делового языка в области лексики, морфологии, синтаксиса и стилистики.

Деловая речь – это нормативная литературная речь, особенности ее проявления связаны с официально-деловым стилем.

Слово официальный (от лат. officialis – «должностной» имеет такие значения:

1) «установленный правительством, администрацией, должностным лицом, от них исходящий»;

2) «с соблюдением всех правил, формальностей».

В сфере науки, делопроизводства и законотворчества, в средствах массовой информации и в политике язык используется по-разному. За каждой из перечисленных сфер общественной жизни закреплен свой подтип русского литературного языка, имеющей ряд отличительных черт на всех языковых уровнях: лексическом, морфологическом, синтаксическом и текстовом. Эти черты образуют речевую системность, в которой каждый элемент связан с другими. Такой подтип литературного языка называется функциональным стилем.

Официально-деловой стиль закреплен, как уже говорилось, за сферой социально–правовых отношений, реализующихся в законотворчестве, в экономике, в управлении и дипломатической деятельности. К периферии делового стиля относят информативную рекламу, патентный стиль и обиходно-деловую речь. Организационно-распорядительная документация (ОРД) – вид деловой письменности, наиболее полно представляющий ее специфику. Вместе с различными видами законодательной речи ОРД представляет собой центр деловой письменности, ядро официально-делового стиля.

Документ – это текст, управляющий действиями людей и обладающий юридической значимостью. Отсюда повышенное требование точности, не допускающей инотолкования, предъявляемое к тексту документов. Соответствовать этому требованию может только письменная речь, подготовленная и отредактированная.

Высокая степень унификации, стандартизация, как ведущая черта синтаксиса, высокая степень терминированности лексики, логичность, безэмоциональность, информационная нагрузка каждого элемента текста, внимание к деталям характерны для языка документов.

Цель данного пособия – показать лексико-фразеологические и грамматические особенности официально-делового стиля; познакомить с нормами делового языка в области лексики, морфологии, синтаксиса, стилистики; помочь овладеть специфическими языковыми средствами официально-делового стиля; развить стилистическое чутье; выработать умения и навыки редактирования текстов деловых бумаг; познакомить с образцами документов, вариантами их композиционной структуры; обучить оформлению и составлению некоторых видов документов.

 

Основные черты официально–делового стиля

Как следует из анализа текстовых, синтаксических и лексических особенностей рассмотренных в этой главе жанров деловой письменности, все они имеют ряд отличительных характерных черт.

Лексика

Характерной чертой лексики языка документов является высокая степень терминированности, причем к терминам примыкает огромный пласт номенклатурной лексики:

- номенклатура наименований (АООТ «Олимп», ИЧП «Старт», государственная приемочная комиссия, ФСБ т.п.);

- номенклатура должностей (менеджер по продажам, рекламный менеджер, генеральный директор, коммерческий директор);

- номенклатура товаров (ЗИЛ–130, Электропривод СП–бМ, Сталь угловая СТ–ЗКП, бензин Л–76 и т.п.).

Кроме юридических, экономических и юридическо-экономических терминов в языке деловых бумаг используется достаточно большое количество технических терминов: датчики, блоки питания, источники ионизирующего излучения. Среди последних достаточно много аббревиатур:

АСУ – автоматическая система управления;

КПД – коэффициент полезного действия.

Кроме терминов сокращаются названия известных правовых актов:

ГК – Гражданский кодекс;

УК – Уголовный кодекс.

Сокращаются номенклатурные знаки самого различного свойства:

- представляющие собой наименования организаций:

МВФ – Международный валютный фонд;

ЦБР – Центральный банк России;

- указывающие на форму собственности предприятия, входящие в качестве классификатора в названия предприятий:

ООО – общество с ограниченной ответственностью;

ОАО – открытое акционерное общество. Сокращается номенклатура должностей:

ИО – исполняющий обязанности.

Однородность стилистической окраски лексики деловой письменной речи достигается и за счет высокой частотности, так называемой процедурной лексики, представляющей в тексте документа конкретное действие, предмет или признак в официально–правовой интерпретации: нарушение трудовой дисциплины (это может быть опоздание, прогул, явка на работу в нетрезвом виде и т.д.), срыв графика поставок (задержка в пути, несвоевременная отгрузка товара и т.д.), нести ответственность (подвергаться в случае нарушений штрафам, материальным взысканиям, уголовному преследованию и т.д.).

Как видно из приведенных примеров, процедурная лексика – это лексика с обобщенным значением, которое в высокой степени свойственно и терминированной лексике:

- предприятие – фирма, концерн, холдинг, картель, синдикат;

- товар – консервы, термосы, автомобили, обувь и т.д.

Термины и процедурная лексика составляют, опорную, стилеобразующую лексику языка документов, составляющую по отдельным жанрам от 50 до 70 % всех словоупотреблений.

Важнейшей особенностью процедурной и терминологической лексики является то, что слово используется в тексте в одном возможном значении. Однозначность контекстного употребления обусловлена тематикой документа. Стороны обязуются обеспечить взаимные бартерные поставки.

Высокая степень обобщенности и абстрактности основной стилеобразующей лексики (расторжение, обеспечение, потери, расчет, работа, разногласия, изделие, наименование и т.п.) в деловой письменной речи сочетается с конкретностью значения номенклатурной лексики.

Номенклатурная лексика с ее конкретно–номинативным значением как бы дополняет высокий уровень обобщенности терминов и процедурной лексики. Эти типы слов используются параллельно в тексте договоров – термины и процедурная лексика, в приложениях к договорам номенклатурная лексика. В опросных листах, реестрах, спецификациях, заявках и т.п. термины как бы получают свою расшифровку.

В текстах документов не допускается употребление бранных слов и вообще сниженной лексики, разговорных выражений и жаргонизмов.

Грамматика

К грамматическим нормам делового стиля, представляющего язык документов, относят унификацию грамматической структуры словосочетания и словоформы. Выбранный вариант закрепляется как эталонный за каждой композиционной частью текста. Например, в тексте приказа каждый пункт начинается с указания адресата в дательном падеже – «кому?», а затем «что исполнить?»:

Начальнику технического отдела Волкову М.Ю. организовать работу отдела в субботние дни в период с 10.01.96 г. по 10.02.96 г.

Синтаксис

В деловой письменной речи доминируют простые предложения. Особенностью их функционирования в языке деловых бумаг является то, что они в документах часто передают информацию, которая по объему равна информации, передаваемой с помощью сложного предложения. За счет чего это достигается? Безусловно, за счет большей длины и семантической емкости предложения.

Отдельные словосочетания могут передавать такую же информацию, как придаточные предложения.

«По обоюдному согласию возможны изменения условий договора, которые являются неотъемлемой частью данного договора. Если налоги не будут уплачены до сказанного срока...»

Как видно из примеров, словосочетание с легкостью заменяет предложение, становясь номинацией события. Вместе с тем подобные словосочетания не просто уплотняют, конденсируют информацию, занимая меньший объем, чем предложение, они создают жесткую структуру высказывания, в которой один компонент зависим от другого. «В случае задержки оплаты», «Для принятия решения...»

Они мотивируют действие, являясь неразложимым и необходимым компонентом высказывания.

Предложение в деловой письменной речи, помимо словосочетаний–конденсатов, часто осложняется однородными членами, причастными и деепричастными оборотами. Таким образом, оно разрастается (особенно в приказах, постановлениях, распоряжениях) до абзаца, иногда – страницы, т.е. до нескольких сотен слов.

Есть жанры, в которых текст равен предложению (служебная записка, телеграмма, приказ, постановление). Таблица также представляет собой предложение особой структуры: подлежащее представляет собой постоянную информацию, располагающуюся в боковиках, а сказуемое – переменную информацию, располагающуюся в вертикальных графах, что необходимо учитывать при переводе письменной речи на устную.

Порядок слов в предложении в официально–деловом стиле отличается своей строгостью и консерватизмом. Свойственный строю русского предложения так называемый прямой порядок слов заключается в предшествовании подлежащего по отношению к сказуемому (товар отпускается...); определения – по отношению к определяемому слову (кредитные отношения); управляющего слова – по отношению к управляемому дополнению и обстоятельству (фиксировать цены, выделить кредит, направить в министерство). У каждого члена предложения есть обычное, свойственное ему место, определяемое структурой и типом предложения, способом синтаксического выражения этого члена предложения, местом среди других слов, которые непосредственно с ним связаны.

В безличных предложениях и пассивных конструкциях первую позицию вместо подлежащего занимает, как правило, второстепенный член предложения. По счету принято сто пятьдесят единиц готовой продукции.

Формально–логический тип текстовой организации проявляется в рубрикации простого предложения, т.е. в членении текста на составные части графически. Как правило, рубрикацией разбиваются однородные члены предложения, нередко они осложняются причастными и деепричастными оборотами, придаточными предложениями, вводными словами:

Лексические нормы

Нормы словоупотребления в деловом стиле те же, что и во всем литературном русском языке:

1) слово должно употребляться с учетом его лексического значения;

2) слово должно употребляться с учетом его стилистической окраски (принадлежности);

3) слово должно употребляться с учетом его лексической сочетаемости.

Казалось бы, всего три правила, ясных и понятных каждому, должны выполняться в деловой письменной речи, тем более что номинативная точность может быть обеспечена только при условии их соблюдения.

На деле же в деловых текстах лексические ошибки являются одним из самых массовых видов нарушений речевых норм (по частотности они стоят на третьем месте за грамматическими и орфографическими ошибками).

Рассмотрим некоторые из них.

Создание нормативной базы для организации собственников жилья.

Организация – 1) организованность, внутренняя дисциплина; 2) общественное объединение или государственное учреждение.

Слово «Организация» использовано в данном контексте явно без учета его лексического значения. «Нормативная база» создается не для того, чтобы собственники жилья «организовывались», а для того, чтобы они «появлялись», в данном случае уместно было бы использовать отглагольное существительное «появление» вместо «организация».

Особенно ощутимо нарушение лексических норм в устойчивых словосочетаниях и терминированных словосочетаниях. Разработать и утвердить положение о порядке передачи жилых зданий и иных элементов недвижимости.

Элемент – компонент, составная часть чего–либо. Например, элемент периодической таблицы Менделеева, элемент общества,

Есть терминированное словосочетание объект недвижимости. Нарушение в данном случае оказывается двойным: во–первых, некорректно воспроизведен термин, вследствие чего в тексте он не представлен; во–вторых, слово «элемент» использовано без учета лексического значения и правил лексической сочетаемости,

И такие ошибки не редкость в текстах документов: принимать новые подходы, в то время как принимать можно решения, резолюции, а новые подходы к решению возникающих проблем нужно находить. Договор вступает в силу с момента его подписания и будет оставаться в силе до тех пор, пока не будет прекращен любой из сторон. Договор не может быть прекращен, он может быть заключен и расторгнут, а прекращаются договорные отношения.

Арбитражными судами в массовом порядке рассматриваются иски, в которых конфликтные ситуации вызывает двусмысленно или небрежно составленная фраза в тексте договора, неправильно подобранное слово.

Для того чтобы точно определить лексическое значение того или иного слова, в случае затруднения нужно обращаться к толковым словарям. Существуют десятки типов толковых словарей, из которых для делового общения особенно необходимы: экономические словари, словари иностранных слов, толковые словари русского языка, словарь паронимов, словари лексической сочетаемости. Причем пользоваться нужно словарями, вышедшими в последние годы – настолько активны процессы, происходящие в лексическом строе совре­менного русского языка.

Незнание или неточное знание лексического значения слова является причиной таких ошибок, как не различение слов–паронимов, речевая избыточность.

Паронимы – это близкие по звучанию, но отличающиеся по значению слова:

гарантийный – гарантированный, эффектный – эффективный, экономный – экономичный, страховщик – страхователь и т.д.

Сравним употребление многозначных глаголов представить и предоставить:

Представить

1) предъявить, сообщить (представить список сотрудников, представить доказательства);

2) познакомить с кем–либо (представить коллективу нового работника);

3) ходатайствовать (о повышении, о награде) (представить к очередному званию);

4) составить, обнаружить (представить значительную ценность).

Плеоназмом (от гр. pleonasmos – переизбыток) называют вид речевой избыточности, которая обусловлена частичным совпадением значений слов: совместное сотрудничество (сотрудничество – совместное решение проблем), прейскурант цен (прейскурант – справочник, список цен на продукцию).

Другой вид речевой избыточности – тавтология (от гр. tautologia от tauto – то же самое + logos – слово) – неоправданное повторение однокоренных слов или близких по значению слов в одном предложении или речевом фрагменте. Говоря об особенностях текстовой организации документов, мы уже говорили как об отличительной черте о повторении одних и тех же лексем. Однако следует различать оправданность и неоправданность такого повторения.

Тавтология чаще всего является следствием речевой небрежности или плохой редакторской правки.

Грамматические нормы

Для деловой речи чрезвычайно важно соответствовать качествам, обусловливающим эффективность делового общения. Одно из них – грамотность. Оно подразумевает не только знание правил словоупотребления, грамматической сочетаемости, моделей предложения, но и разграничение сфер использования языка. Современный русский язык обладает большим количеством вариантных форм. Одни из них используются в книжно–письменных стилях речи, другие – в разговорно-бытовой речи. В официально–деловом стиле и шире – в официальном деловом общении используются формы кодифицированной письменной речи, так как только соблюдение их может обеспечить точность передачи информации.

Они многообразны: неправильный выбор формы слова, нарушения в структуре словосочетания, предложения. Одной из самых распространенных ошибок является использование в письменной речи разговорных форм мн. ч. существительных на –а /–я вместо нормативных на –ы /–и:

 

Литературная	Разговорная
Договор	Договор
Договоры	Договора
Инструкторы	Инструктора
Корректоры	Корректора

 

Особо нужно сказать о форме «договор – договора». В таблице она неслучайно приведена с формой единственного числа существительного. Эта грамматическая норма связана с ударением, которое в разговорном варианте обязательно падает на первый слог. На практике же мы часто встречаемся со смешением форм «договор» и «договора», что противоречит всякой логике. Нередко наблюдается колебание при выборе нужной формы мн. ч. существительных в родительном падеже: килограммов/килограмм.

Следует помнить, что форму с нулевым окончанием имеет следующая группа существительных:

1) названия парных предметов – ботинок, сапог, чулок (но носков);

2) названия национальностей, территориальной принадлежности (армян, башкир англичан, болгар южан, киевлян);

3) названия воинских групп (солдат, кадет, партизан);

4) названия единиц измерения (ампер, вольт, ватт, аршин, микрон, рентген, но: граммов, килограммов).

Предложные сочетания с временным значением – «после чего–нибудь» (род. п.) – пишутся на конце с и: по окончании школы, по истечении срока договора, по прибытии делегации, по возвращении из командировки, если в их состав входит предлог «по».

Предложные сочетания с временным значением, начинающиеся с предлога «до» имеют на конце – я (ред. п.): до истечения пятидневного срока, до принятия решения, до завершения срока реконструкции.

Обосновать – что? чем?; удостоить – кого? чего?; наградить – кого? чем?

Базировать свои выводы на расчетах. Обосновывать свои выводы расчетами.

Синтаксические нормы

Не менее важную роль, чем правильное употребление слов, в документах играет четкость синтаксической организации текстов. Нарушения синтаксических норм русского литературного языка не столь частотны, как грамматические ошибки, однако именно эти ошибки в значительной степени затрудняют восприятие текста.

Нарушение порядка слов, рассогласование подлежащего со сказуемым определения с определяемым словом, ошибки, связанные с употреблением причастных и деепричастных оборотов, смещение структуры простого и сложного предложения и целый ряд других ошибок часто делают высказывание маловразумительным и сумбурным, не отвечающим базовому требованию, предъявляемому к языку деловых бумаг, требованию точности, не допускающей инотолкования.

Нарушение порядка слов часто порождает двусмысленность, неоднозначность прочтения. Например:

Установление стандарта социальных норм площади жилья в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.05.97г. № 621 и решением городской думы, в пределах которых осуществляется предоставление компенсаций (субсидий) по оплате жилья коммунальных услуг в размерах. (в пределах чего?)

Точно определить те или иные смысловые отношения помогают союзы и союзные слова. Именно поэтому использование их должно быть корректным. Особенно это относится к составным союзам и к союзам, использующимся с указательными словами: не только, но и; как..., так и...; если..., то; такой же... как; несмотря на то что; в силу того, что; о том, что; благодаря тому, что; ввиду того, что; перед тем, как; так же, как и др.

Рубрикация

Выбор того или иного варианта нумерации зависит от содержания текста, его объема, состава, композиционной структуры. В простейших случаях используются однотипные знаки – арабские цифры или буквы. Тексты сложной организации требуют обозначения частей различными средствами.

Более крупные по сравнению с абзацами рубрики (часть, раздел, глава, параграф) обозначаются римскими или арабскими цифрами и именуются. Например:

1. Общие положения.

2. Обязанности.

3. Права.

При разделении текста на рубрики каждая составная часть, соответствующая понятиям пункта и подпункта, получает свой номер (используются арабские цифры), после которого ставится точка. Номер каждой составной части включает все номера соответствующих составных частей более высоких ступеней деления. Например:

1. Общие положения.

1.1. Лицо, ответственное за радиационную безопасность, назначается и освобождается приказом Генерального директора.

1.2. Лицо, ответственное за радиационную безопасность, подчиняется непосредственно начальнику службы радиационной безопасности.

При дальнейшем дроблении текста на подпункты количество знаков, обозначающих нумерацию, будет увеличиваться:

1.1.1. 1.1.2. 1.1.3. 2.1.1. 2.1.2. 2.1.3.

При формально–логической организации текста текстообразующую функцию выполняют заголовки и подзаголовки.

Заглавие документа – его обязательная принадлежность: Приказ, Должностная инструкция, Договор, Распоряжение и т.д.

Только в деловой переписке не указывается название документа.

Заголовок, как правило, конкретизирует тип документа, отражает основную его тематику. Поэтому так желательны заголовки в тексте делового письма, договора, приказа.

В деловых письмах содержательный заголовок выносится не всегда. В ряде этикетных деловых писем и в письмах информационного характера заголовок не используется. Однако он совершенно необходим в коммерческой переписке:

О поставке груза по контракту №...

Иногда заголовок сливается с заглавием, конкретизируя тип документа. Например:

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Составление текста делового документа – всегда акт речевого творчества, каким бы письмо не было – регламентированным или нерегламентированным. Это труд, предполагающий достаточно высокий уровень языковой компетентности. Нельзя научится писать деловые документы правильно и убедительно, не практикуясь и не обучаясь этому нелегкому искусству, не зная особенностей официально–делового стиля речи. Русский литературный язык, один из богатейших и выразительнейших языков мира, накопил в сфере письменного делового общения бесценный опыт, представленный унифицированными и трафаретными языковыми формами, традициями использования этикетных средств. Сегодня важно не растерять эти сокровища, с уважением относится к нашим предкам, веками отшлифовывавшим форму и стиль делового письма, и плодотворно развивать отечественные традиции составления деловых документов – вот та задача, которая стоит перед сегодняшним и будущими поколениями деловых людей в России.

ТРЕНИРОВОЧНЫЕ УПРАЖНЕНИЯ

ОРФОГРАФИЯ