Заглавная страница Избранные статьи Случайная статья Познавательные статьи Новые добавления Обратная связь КАТЕГОРИИ: АрхеологияБиология Генетика География Информатика История Логика Маркетинг Математика Менеджмент Механика Педагогика Религия Социология Технологии Физика Философия Финансы Химия Экология ТОП 10 на сайте Приготовление дезинфицирующих растворов различной концентрацииТехника нижней прямой подачи мяча. Франко-прусская война (причины и последствия) Организация работы процедурного кабинета Смысловое и механическое запоминание, их место и роль в усвоении знаний Коммуникативные барьеры и пути их преодоления Обработка изделий медицинского назначения многократного применения Образцы текста публицистического стиля Четыре типа изменения баланса Задачи с ответами для Всероссийской олимпиады по праву Мы поможем в написании ваших работ! ЗНАЕТЕ ЛИ ВЫ?
Влияние общества на человека
Приготовление дезинфицирующих растворов различной концентрации Практические работы по географии для 6 класса Организация работы процедурного кабинета Изменения в неживой природе осенью Уборка процедурного кабинета Сольфеджио. Все правила по сольфеджио Балочные системы. Определение реакций опор и моментов защемления |
Культура составления документа
Вся деятельность организации, предприятия, фирмы связана с документацией, Документ – это деловая бумага, оформленная с учетом соответствующих норм и правил, служащая доказательством чего–либо, подтверждающая право на что–либо и имеющая юридическую силу. Документ является основанием или средством регуляции управленческих, организационных, финансовых действий организаций или отдельных должностных лиц. Документация весьма разнообразна по выполняемым ею функциям, по содержанию и назначению, по степени доступности содержащейся в ней информации. По фактору адресации документы разделяют на внутреннюю и внешнюю деловую переписку. Внутренняя деловая переписка ведется между должностными лицами, подразделениями одной организации, учреждения. При этом адресант и адресат состоят в отношениях должностного соподчинения, Документацию этого типа называют служебной. Внешняя деловая переписка ведется между разными организациями, учреждениями, должностными и частными лицами, не состоящими в прямом подчинении по отношению друг м другу Документы, которыми обмениваются организации называют официальными письмами. По содержанию и назначению выделяют распорядительные, отчетные, справочные, плановые и другие виды документов, каждый из которых характеризуется общностью требований, предъявляемых к содержанию и языковому оформлению документов. В зависимости от того, к какой сфере человеческой деятельности относится документируемая информация, различают управленческие, научные, технические, производственные, финансовые и другие виды документов. По фактору доступности документируемой информации документы могут быть открытого пользования (доступа), ограниченного доступа и конфиденциального характера. Документы разделяют по срокам исполнения на срочные, второстепенные; итоговые и периодические, а по критерию первичности происхождения различают оригинал и копию документа. Ядро учрежденческой (служебной) документации составляют управленческие документы. Именно они обеспечивают управляемость объектов как в рамках всего государства, так и в отдельной организации Этот тип документов, в свою очередь, представлен комплексом систем, основными из которых являются:
- организационно–правовая документация; - плановая документация; - распорядительная документация; - информационно–справочная и справочно-аналитическая документация; - отчетная документация; - документация по обеспечению кадрами (по личному составу); - финансовая документация; - документация по материально–техническому обучению; - договорная документация и другие системы документации, включая и те, которые отражают основную деятельность учреждения. Общим для всех видов и типов служебных бумаг является требование четкого соблюдения правил оформления документов в соответствии с действующими ГОСТами и стандартами. Документируемая информация должна излагаться предельно ясно, четко и недвусмысленно это основное требование письменного делового общения. Следовательно, к языковым средствам и стилю изложения информации в документе предъявляют особые требования: - однозначность используемых слов и терминов; - нейтральный тон изложения; - соблюдение лексических, грамматических, стилистических норм, - обеспечивающих точность и ясность изложения; - смысловая достаточность и лаконичность текста. Невыполнение этих требований, с одной стороны, затрудняет работу с документами, а с другой – лишает или снижает их юридическую и практическую значимость. Смысловая точность письменного высказывания в значительной степени обусловлена точностью словоупотребления, то есть использованием слов согласно их значениям. Слово в тексте документа должно употребляться только в одном значении, принятом в официально–деловой письменной речи. В связи с этим затруднения в употреблении могут вызывать слова–паронимы (слова, близкие по звучанию, родственные, однокоренные слова, различающиеся значением). Крайне нежелательно использование в текстах деловой документации профессионализмов. Область применения профессионализмов – это, как правило, устная речь, их использование в письменной речи делового общения является стилистической ошибкой. При употреблении терминов в деловой документации необходимо следить за тем, чтобы термин был понятен как автору, так и адресату. Если термин является малоупотребительным и его значение может быть непонятным, следует прибегнуть к одному из предлагаемых способов:
- дать официальное определение термина, например: факторинг – продажа права на взыскание долгов; - уточнить, расширить содержание термина словами нейтральной лексики, например: невыполнение договора вызвано форс-мажорными обстоятельствами (ливневыми дождями размыло пути сообщения с заводом); - убрать термин и заменить его общепонятным словом или выражением. Трудности в восприятии текста документа может вызвать неоправданное использование заимствование слов. Наиболее типичная ошибка немотивированное употребление иноязычных слов вместо уже существующих для обозначения понятий привычных слов, например: - паблисити вместо реклама; - эксклюзивный вместо исключительный. В документах не должны употреблять слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы и историзмы). Основное требование к информационному насыщению документа – это целесообразное количество включаемой коммуникативной задачи – убедить, побудить, привлечь внимание, выразить несогласие и так далее. Избыточность, разнородность включаемой в документ информации затрудняет его восприятие, а следовательно, снижает его эффективность, убедительно. Наиболее рациональна структура текста документа, состоящая из двух частей. В первой излагаются мотивы, факты и события, послужившие поводом для составления бумаги, во второй – выводы, просьбы, решения, распоряжения и так далее. Например, структуру сопроводительного письма составляют два смысловых аспекта: сообщение о высылаемом материале и уточняемые сведения: Направляем подробное описание автоматических систем управления. Получение просим подтвердить. В многоаспектных документах изложение каждого аспекта содержания следует начинать с нового абзаца, выделять красной строкой. При этом абзац служит показателем перехода от одной мысли (темы) к другой. К стандартным аспектам языка деловой письменной речи относится унификация сокращений, широко используемых в деловых письмах. Сокращения, используемые в текстах документов, подчиняются определенным правилам: 1. Сокращения должны быть единообразны на протяжении всего документа. Недопустимо сокращать одно и то же слово (словосочетание) по–разному или писать его в одном месте полностью, а в другом сокращенно. 2. Нельзя сокращать слово, если оно является единственным членом предложения. 3. Не допускается сокращение, если оно может повлечь за собой инотолкование, двусмысленность в восприятии фразы. 4. Сокращение слова до одной буквы не допускается, кроме традиционных текстовых сокращений. Правила и стандарты сокращений приведены в ГОСТ 7. 2–77 (СТСЭВ2012–79). Деловой этикет – это порядок поведения, установленный в сфере делового общения. В основе правил делового этикета лежит: - вежливое, уважительное и доброжелательное отношение к деловому партнеру; - соблюдение определенной дистанции между работниками; - умение говорить «да» и «нет», не обижая партнера, не задевая его самолюбия; - терпимость к чужому мнению, не совпадающему с вашим; - умение признать свои ошибки, быть самокритичным; - умение использовать в споре аргументы, а не авторитеты.
В письменном деловом общении этикет проявляет себя в форме и содержании документов и, прежде всего, в формулах обращения, выражения просьб, отказов, претензий, способах аргументации, формулировке поручений и так далее. В деловой переписке использование этикетных средств также носит регламентированный характер. Обращение – это апелляция к личности адресата. Задача обращения установить контакт с адресатом, привлечь его внимание, заинтересованность. Обращение – обязательный элемент коммерческой переписки. В последнее время обращение нередко используется и в служебной переписке, если ситуация требует обратиться непосредственно к должностному лицу Правила делового этикета требуют: если текст документа начинается с формулы личного обращения к адресату, то в конце текста, перед подписью, должна быть заключительная формула вежливости: С уважением. Как подчеркивают специалисты в области делового этикета, тональность деловых писем должны определять корректность и оптимизм. Кроме того, убедительность делового послания, его воздействующая сила зависят от выбранной формы, стиля письма. Убеждает не только информация, но и тональность, в которой ведется переписка, во многих случаях именно она определяет характер делового диалога между фирмами, организациями. ЗАКЛЮЧЕНИЕ Составление текста делового документа – всегда акт речевого творчества, каким бы письмо не было – регламентированным или нерегламентированным. Это труд, предполагающий достаточно высокий уровень языковой компетентности. Нельзя научится писать деловые документы правильно и убедительно, не практикуясь и не обучаясь этому нелегкому искусству, не зная особенностей официально–делового стиля речи. Русский литературный язык, один из богатейших и выразительнейших языков мира, накопил в сфере письменного делового общения бесценный опыт, представленный унифицированными и трафаретными языковыми формами, традициями использования этикетных средств. Сегодня важно не растерять эти сокровища, с уважением относится к нашим предкам, веками отшлифовывавшим форму и стиль делового письма, и плодотворно развивать отечественные традиции составления деловых документов – вот та задача, которая стоит перед сегодняшним и будущими поколениями деловых людей в России. ТРЕНИРОВОЧНЫЕ УПРАЖНЕНИЯ ОРФОГРАФИЯ
ПУНКТУАЦИЯ 1. Поставьте, где нужно, знаки препинания 1. Было грустно в этом маленьком... уже тронутом осенью саду. Он был мастер на все руки... слесарь, столяр, плотник и даже механик. Холодный... металлический свет блеснул на тысячах мокрых листьев. Скоро он превратился в типичного... уездного чиновника. Для преступника мучительна не столько минута возмездия... сколько ожидание его. 2. Я или заплачу... или захохочу... или в обморок упаду. Все эти цветы... блески... звуки и запахи возбуждали... и бодрили. Он стоял... ни жив... ни мертв. Поворчал он... да не посмел ослушаться. Неодолимая... хотя и тихая сила увлекала меня. 3. Сонливый... да ленивый... родные братья. Русский народ смышлен... и понятлив... усерден... и горяч ко всему благому. И сегодня рифма поэта... ласка... и лозунг... и щит... и кнут. Они были готовы работать... и день... и ночь. Они не сказали ни слова... и мрачно смотрели друг на друга. 4. Татьяна верила преданьям простонародной старины... и снам... и карточным гаданьям. Блестел на солнце пруд, мелкий... глинистый. Даже старые... серыми листьями покрытые ветви шептали о прошлых днях. Вдруг две большие... лохматые собаки бросились на меня. Он видел не только огороды... но и прекрасные сады. 5. Пускай послужит он в армии... да потянет лямку... да понюхает пороху. Местами пересыхающая летом... небольшая речушка широко разлилась. Ветер приносит холод... ясность и некую пустоту всего тела. На их лицах выражалась... если не боязнь... то беспокойство. Старый... черный... шелковый платок окутывал его шею. 6. Комната была оклеена старыми... полосатыми обоями. В комнату ворвался высокий... чрезвычайно возбужденный молодой человек. За дождем не видно было... ни моря... ни неба. Он любил степи... и широкие реки... и дремучие леса своей родины. На защиту родины встал и стар... и млад. 2. Поставьте, где нужно, запятые в предложениях с обособленными определениями 1. Человек... не помнящий прошлого... лишает себя грядущего. Отрезанные от всего мира... уральцы с честью выдержали казачью осаду. Мудрость и красота литературы открываются только перед человеком... просвещенным и знающим. Коля выкупался и... свежий... с мокрыми волосами... вскарабкался по обрыву. Чистые звуки музыки... похожие на голоса серебряных труб... привели его в восхищение. 2. Мрачный молодой человек... худощавый и стройный... обратил на себя мое внимание. На берегу не осталось следов разыгравшейся между двумя людьми... драмы. Налево был холм... кудрявый от мелкого кустарника. Маленький... он обладал страшной силой в руках. Сад цвел поздним цветом... красивый и ухоженный. 3. А он... мятежный... просит бури, как будто в бурях есть покой. По широкой улице... упиравшейся в ворота парка... бежал человек. Ум... направленный на одно отрицание... бледнеет, сохнет. Созданный молодым автором... роман вызвал оживленные споры. Не тающий даже в самое жаркое лето... снег покрывает высокие вершины. 4. Солнце... только что державшееся над головой... упало близко к закату. Смотреть на нее... спокойную и сильную... было приятно. Он говорил о кавказской жизни... полной дикой красоты. Под ногами шуршат желтые листья... покрывающие слоем дорожку. Облитая солнцем стена утеса... горела желтоватым пламенем. 5. Муравейник состоит из множества помещений... расположенных правильными ярусами. Она... неподвижная, как статуя, стояла молча. На небе замерли легкие облака... розовые от заката. Другой берег... высокий, гористый... был безлюдным. Он прожил жизнь... долгую и трудную. 6. Настала ночь... лунная, ясная. Тополи... покрытые росой... наполняли воздух нежным ароматом. Мы... утомленные... только к восьми часам вернулись. Оглушенный ударом кулака... человек упал. Луна взошла... багровая и хмурая. 3. Поставьте, где нужно, запятые в предложениях 1. Радищев... рабства враг... цензуры избежал. Там соловей... весны любовник... всю ночь поет. Мы... артиллеристы... хлопотали около орудий. Уже не раз доходили до меня слухи о Яшке Турке... как о лучшем певце. Человек не суеверный... Максимыч готов был приписать матушке Волге любые сверхъестественные силы. 2. Онегин... добрый мой приятель... родился на брегах Невы. Красавица... она привлекала всеобщее внимание. Мы... прислуга... для них не были людьми. У него был сын... гимназист по имени Виктор. Они очень разные... эти строки... они противостоят друг другу. 3. И тут он... этот мальчуган... сказал странную вещь. Жухрай... матрос... с ними не разговаривал. Мне... человеку в костюме босяка... трудно было вызвать его на разговор. Добрый и отзывчивый человек... Федор быстро завоевал сердца родных. Из барышниных комнат прибежала горничная... Дуняша. 4. Агроном... он великолепно знал свое дело. В комнату наконец вошла и его жена... Анна Петровна. Иван Дмитриевич... человек средний... любил читать газеты. Его спутник... молодой человек... полулежит и пиликает на гармонике. Храм Василия Блаженного был возведен в царствование царя... Ивана Грозного, 5. Гоша... семнадцатилетний юноша... сидел один и скучал. Обе старшие девочки... Катя и Соня... стали зорко следить за мальчиками. Доктор... веселый и покладистый малый... раз был в гостях. Бедняжка... она лежала неподвижно, и кровь лилась из раны ручьями. Лось... этот лесной великан... способен преодолевать большие расстояния. 6. Задумчивость... ее подруга от самых колыбельных дней... теченье сельского досуга мечтами украшала ей. Звезды... живые цветы неба... горели над нами. Бутлер... охотник до лошадей... тотчас же оценил добрую силу первой лошади. Гости окружили... нашего соседа... Сергея Ивановича... и осыпали его вопросами. Его поддерживал Игошкин... молодой, недавно отделившийся от отца паренек. 4. Поставьте, где нужно, запятые в предложениях 1. Надышавшись на гумне ароматом соломы и мякины... бодро идешь домой к ужину. Смотришь на знакомую панораму Подмосковья... точно сквозь чисто вымытое стекло. У стола... одной рукой облокотившись на него... а другой потирая лоб... стоял издатель. Все слушали певицу... затаив дыхание. Длинные складки бежали от носа парохода и... все морщась да ширясь... наконец сглаживались. 2. Не надевая фуражки... вышел он на крыльцо. Обняв руками колени... и... положив на них подбородок... она смотрела на реку. Он говорил шепотом... и ни на кого не глядя. Заскрежетав... закрылись двери. Спустя несколько времени... пришел Весовщиков.
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Последнее изменение этой страницы: 2016-09-05; просмотров: 779; Нарушение авторского права страницы; Мы поможем в написании вашей работы! infopedia.su Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. Обратная связь - 3.142.200.226 (0.055 с.) |