Механизм функционирования закупочной логистики

Традиционная система организации, материального снабжения в ФРГ, основано на принципе хранения запасов. В этом случае требуется оформление документа о получении необходимых для производства материалов на складе фирмы, где эти материалы подбираются и передаются получателю, либо доставляются прямо на рабочие места. В случае если требуемые предприятию материалы отсутствуют на складе фирмы, делается запрос в орган закупок. На основе запроса закупочный орган, оформляет заказ и посылает его поставщику, поставщик принимает заказ и обеспечивает отправку товара. На предприятии- заказчик, отправляются крупные партии материала, как правило, автомобилем или ж. д. Транспортом. Заказанные грузы по их поступлению принимаются на центральном приемном пункте компании, здесь проверяют качество материала, их соответствие заявке по количеству и номенклатуре. После оформления соответствующего документа о поступлении товаров, они доставляются на отдельные производства.

Хранение запасов по традиционной системе закупок предполагает наличие комплекса складов, с присущими им административными издержками и затратами труда.

Основные статьи издержек по содержанию складов, можно сгруппировать следующим образом:

содержание складских помещений:

а) амортизация складских зданий;

б) амортизация складского оборудования;

в) затраты на профилактический ремонт;

г) расходы на отопление, электроэнергию и воду;

д) страхование зданий и земельный налог;

е) арендная плата.

затраты на обслуживающий персонал:

а) заработная плата складских рабочих и служащих;

б) расходы на социальные нужды рабочих и служащих.

затраты на транспортные средства:

а) амортизация;

б) расходы на топливо и энергию;

в) расходы на профилактический и текущий ремонт;

г) страхование и налоги на транспортные средства.

убытки от хранения запасов:

а) охрана складов и старение материалов;

б) коррозия и другие потери;

в) расхождение в результатах инвентаризаций (ошибки учета отпуска и приемки);

г) кража;

д) потери, вследствие понижения цен;

е) страхование запасов.

Перечисленные статьи издержек, могут достигать значительных сумм, поэтому система материально-технического снабжения постоянно оптимизируется, т. е. ведется поиск механизмов функционирования, которые снижали бы потребность в складах, до необходимого минимума, упрощали бы процедуру заказа и получение предметов снабжения, ускоряли быстродействие системы.

Хорошо зарекомендовала себя, система договоров с фирмами – посредниками, она была разработана в конце 1970 гг. начале 80 гг. в ФРГ.

Структуры и происхождение информационных и материальных потоков, показаны на рис.2. Как видно из схемы, потребитель прямо от производствен-ного участка, отправляет заявку на сырьё и материалы в пункт регистрации заявок.

Пункт регистрации заявок 1- 2 раза в день, направляет запросы поставщикам, объединенным системой договоров.

Поставщик рассылает на следующий день материалы запрошенные, которые в дальнейшем собираются и контролируются по каждой заявке, в пункте накопления. План-график поставок, составляется поставщиком и заказчиком совместно в форме месячной сводки по агрегированным показателям. Вместо 14 формуляров запроса, заполняется и фигурирует 1, который одновременно является и заказом, и документом, регистрирующим поставку и получение товара.

Система договор, имеет ряд преимуществ перед традиционной системой. Прежде всего, это прекращение делопроизводства, а следовательно, административных издержек.

Система договоров помогает высвободить капитал, замороженный в запасах.

Особенно важным моментом в материально- техническом снабжении по договорам, является возможность организации срочных поставок. Требуемый материал может быть доставлен заказчику в течение, 24 часов, через торговую организацию, располагающую широким ассортиментом образцов на складе.

Договорная документация включает в себя: договор, каталоги материалов, соглашение по организации процесса подачи заявок и выполнение поставок.

В последние десятилетия разработаны ряд методов снабжения, ориентированных на конкретную потребность производства:

- метод «канбан» (разработан в Японии, с целью управления поставками в условиях поточного производства);

- система планирования потребности в материалах (рис.3.), охватывающие планирование на трех уровнях: на 1 уровне - осуществляется программное планирование, затем – распределение материалов и управление закупками;

- метод «точно в срок», с помощью которого, в результате частых поставок, резко сокращаются накопленные запасы (рис.4);

- метод прогнозных показателей (спрос на большие партии закупок, формируется на определенном уровне, а затем конкретный объём поставок, приводится в соответствии со спросом).

Для своевременной закупке материалов, составляется прогноз сбыта, если он не обеспечен заказами клиента. Прогноз - это исходное звено, последующей плановой цепи на предприятии.

На основе прогноза, составляется план сбыта. Сбыт должен сбалансироваться таким образом, чтобы возникла этапная производственная программа. Затем эта программа, служит вводом для последующего определения потребности в материалах. На рис.5. представлена примерная схема работы программного планирования производства.

После того, как, определены, объём потребностей в сырье и комплектующих изделиях, фирмы выбирают способ действия и организуют поставки.

Условно их все, можно поделить на традиционные и оперативные.

Смысл оперативно снабжения, это закупка по долгосрочному контракту и поставка предметов снабжения, минуя промежуточные склады, прямо на производственные линии.

Наибольшее распространение метод поставок «точно в срок» получил в машиностроении, при сборочном производстве.

В американских компаниях обычно используются следующие основные виды снабженческой деятельности по закупкам:

· определение закупаемой партии;

· выбор поставщиков;

· оценка поставщиков;

· процесс переговоров и заключение контракта;

· определение способа транспортировки;

· определение технической характеристики изделия;

· оформление документов;

· упаковка.

Все эти виды деятельности в традиционном американском снабжении, используются совсем иначе, чем в оперативном.

Традиционный метод – закупка, осуществляется большими партиями, с менее частыми поставками, внимание уделяется качеству товара, организации поставки и цене (при этом допускается до 2 % брака), главная цель переговоров и заключения контракта – минимально возможная цена. Выбор поставщика предполагает наличие множество источников, приемочный контроль организует покупатель, он же несет за него ответственность.

Способ транспортировки - это обеспечение низко цены на транспорт и надежность вывоза, при этом график вывоза, составляет поставщик. Декларируется «жестокое определение» технической характеристики изделия с учетом того, что покупатель требует строго выполнения изделия по чертежам и схемам, соответствующим ТЗ.

Оформление документов - процедура, требующая много времени и согласования, когда изменение даты и размера поставки, влекут за собой новый заказ на поставку. Упаковка каждого вида деталей и их нумерация, обычно производится при отсутствии четкой характеристики содержания товаров.

Оперативный метод - закупка сырья, осуществляется мелкими партиями и частыми поставками. При оценке поставщика, брак, совершенно недопустим, но уделяется внимание качеству товаров, организации поставки и цене. Главная цель переговоров и заключение контракта, достижение высокого качества товаров, путем подписания долгосрочного контракта и установления приемлемой цены. Имеется единственный источник поставки данной детали, по долгосрочному контракту. Счетный и приемочный контроль сокращены, а в идеале - ликвидированы вовсе. Поставки осуществляются в рассрочку, график поставок составляет покупатель. Покупатель ориентируется на эксплуатационные показатели, проект изделия отодвинут на второй план. Нововведения поставщика поощряются. Документов мало, время и размер поставок согласуются по телефону. Для упаковки, используются стандартные контейнеры, небольшого размера, которые содержат точное количество материала или деталей и их точные эксплуатационные характеристики.

Метод оперативного снабжения через единственного поставщика вызывает оживленные дискуссии среди западных специалистов. При этом под словом «единственный» понимается не уникальный поставщик, монопольно производящий товар, а один источник удовлетворения запроса покупателя. Какие же аргументы приводят противники такого подхода? Во-первых, ссылаются на ненадежность системы, когда из-за забастовки или другого срыва производства, могут возникнуть проблемы с поставками.

Второй аргумент заключается в безвариантности позиции потребителя, в отношениях с единственным партнером, в результате чего покупатель может оказаться «во власти» поставщика.

Как уже отмечалось при традиционной схеме отношений, организация- покупатель, получает возможное количество необходимых материалов из нескольких источников. В основе такой стратегии, лежит стремление гарантировать, бесперебойное снабжение, в случае затруднений с одним из поставщиков, а также расчет на естественную оптимизацию цен под влиянием сил рыночной конкуренции. Опыт свидетельствует о том, что в условиях, сложившихся на современных западных рынках, установление механизмов поставок из одного источника позволяет сократить издержки, которые несет поставщик, снизить цену, которую платят покупатели и повысить качество, в чем заинтересованы обе стороны.

Причины снижения издержек - в уменьшении затрат поставщика на выполнение заказов, транспортировку и погрузочно–разгрузочные работы. Снижение затрат может также наступить вследствие реализации программ повышения качества, которые часто предваряют установление партнерских отношений.

Потребитель, изучающий возможности поставок из одного источника, как правило, озабочен отсутствием в этой системе фактора конкуренции, влияющего на издержки.

При партнерстве с компанией, выступающей единственным источником снабжения, главную роль играет фактор стоимости. Цены долгосрочных контрактов, устанавливают именно на основе себестоимости, а никаких- либо других показателей. Это не означает, что цена отражает только себестоимость. Однако себестоимость является главным компонентом цены и, как правило, декларируется покупателю.

Рост потока деталей и комплектующих изделий, через национальные границы, в основном обусловлен пятью отдельными причинами:

· наименьшими издержками производства за рубежом;

· сближением технических параметров деталей, благодаря чему создаются возможности для увеличения масштабов производства в пределах узких классов деталей и товаров;

· пониженными налоговыми ставками в развивающихся странах;

· международным кооперированием промышленных фирм, отпускающих конечную продукцию;

· международным кооперированием фирм - поставщиков деталей в поисках технологий, распределительных структур и дешевой производственной базы.

В качестве типовой схемы поставки продукции в Россию, от поставщика, за рубежом, до заказчика внутри страны, можно рассмотреть пример поставки продукции компанией «ГЛОБАЛ». Схема продукции данной компанией, условно разделена на несколько этапов следующим образом:

· заключение контракта между поставщиком продукции и Российской компанией;

· выбор перевозчиков за рубежом и по России заключение с ними контрактов;

· отгрузка продукции поставщиком;

· транспортировка за рубежом до таможни России;

· таможенное оформление в РФ и работа с таможенными брокерами при импорте;

· транспортировка от таможни РФ до склада компании или до заказчика в России;

· транспортировка от склада, до заказчика в России.

 

Планирование закупок

Логистика закупок - представляет собой процесс движение сырья, материалов, комплектующих и запасных частей с рынка закупок до складов предприятий. Для эффективного функционирования логистики закупок, необходимо знать, какие именно материалы необходимо для производства продукта. Составить план закупок, обеспечивающий согласованность действий всех отделов и должностных лиц предприятия по решению следующих задач снабжения:

· анализ и определение потребности, расчет количества заказываемых материалов;

· определение метода закупок;

· согласованность цены и заключение договора;

· установление контроля за количеством, качеством и сроками поставок

· организация размещения товаров на складе;

· Анализ, определение потребности и расчеты количества заказываемых материалов.

В процессе планирования закупок необходимо определить:

· какие материалы требуются;

· количество материалов, которые понадобятся для производства продукции;

· время, когда они понадобятся;

· возможности поставщиков, у которых могут быть куплены товары;

· требуемые площади складских помещений предприятий;

· издержки на закупки;

· возможности организации самостоятельного производства некоторых деталей на предприятии.

Существует множество методик определения того, сколько необходимо закупать материалов для производства продукции и с какой периодичностью они должны поступать от поставщиков, но все они, требуют информации о том, как использовались аналогичные материалы в прошлом. Например: в прошлом году было использовано- 1000 ед. сырья, что за неделю составило- 1000: 52 = 19 ед. Это количество может быть использовано в будущем.

В логистике используются и другие методы определения потребности в материалах:

1-детерминированный - когда известны определенный период выполнения заказа и потребность в материалах, по количеству и срокам.

2-стохастический - когда основой для расчета являются математико-статистические методы, дающие ожидаемую потребность.

3-эвристический - потребность определяется, на основе опыта работников.

Все рассмотренные методы определения количества, сроков и периодичности закупок имеют свои достоинства и недостатки с точки зрения точности, затрат времени, стоимости услуг или определение потребности в материалах. Их выбор зависит от профиля фирмы, возможности заказчика, типа изделий, наличия и вида складов, системы контроля за состоянием запасов.

Определение метода закупок

Основными методами закупок являются оптовые закупки, регулярные закупки мелкими партиями, закупки по мере необходимости.

Закупка товара одной партией. Метод предполагает поставку товаров большой партии за один раз. Его преимущества: простота оформления документов, гарантия поставки всей партии и повышенные торговые скидки. Недостатки - большая потребность в складских помещениях, замедление оборачиваемости капитала.

Регулярные закупки мелкими партиями. Покупатель заказывает необходимое количество товаров, которое поставляется ему партиями в течение определенного периода. Преимущества: ускоряется оборачиваемость капитала, т. к. товары оплачиваются по мере поступления отдельных партий. Достигается экономия площади складских помещений, сокращаются затраты на документирование. Недостатки: вероятность заказа избыточного количества товаров, необходимость оплаты всего количества товара, который есть в заказе.

Получение товара по мере необходимости. Этот метод похож на регулярную поставку товаров, но есть некоторые особенности:

-количество поставляемых товаров не устанавливается, а определяется приблизительно

-поставщики перед выполнением каждого заказа связываются с покупателем

-оплачивается только поставленное количество товара

-по истечении срока контракта, заказчик не обязан принимать и оплачивать товары, которые еще только должны быть поставлены.

Преимущества: отсутствие твердых обязательств при покупке определенного количества товаров, ускорение оборота капитала, минимум работы по оформлению документов.

Документальное оформление заказа.

Целесообразно разработать стандартные бланки, в которых рекомендуется включить следующие позиции:

· название документа;

· порядковый номер;

· название и адрес компании;

· ответственность за заказ;

· дата, наименование и адрес поставщика;

· сроки поставки и количество поставляемых товаров;

· описание товаров;

· адрес поставки;

· цена;

· расчетный счет.