Склад и Офис – одно здание или одна территория.

2. Требования к филиалам (представительствам)

ü Описание офиса: (50 м²- 2-3 тел. №, по возможности выделенная линия Интернет, а так же местная локальная сеть).

Описание отделов

Коммерческий отдел - работа с клиентами, прием заявок, оформление документов, (накладная, счет, с/ф, акт выполненных работ). Оповещение Клиентов о прибытии груза, отслеживание дебеторки, предоставление информации в головной офис по вопросам оплаты, доставке груза Клиентам. Оформление путевых листов, региональным перевозчикам. Вопросы страхования груза, работа по претензиям, Привлечение новых клиентов. Кол-во человек – 2-3.

Бухгалтерия - бухгалтера, нал., безнал, а так же бухгалтерский документооборот, 2- чел.

Транспортно- экспедиционный отдел -работа с собственным(наемным) подвижным составом, обеспечение выполнения заявок по забору/доставке грузов от /до клиентов со сдачей его на склад. Так же работа с региональными перевозчиками по полно-груженным и сборным фурам. Техническое обслуживание собственного автопарка в том числе прохождение техосмотра. Оказание дополнительных услуг по перевозкам грузов другими видами транспорта - ж/д, авиа, контейнерные перевозки. Кол-во человек- 2.

Описание склада:

Склад - до 200м²-, 1 этаж (уровень земли или эстакада), теплый. Наличие радио сканера, для считывания информации с ярлыков и формирования партий для выдачи/доставки груза, рохли, желательно погрузчик свой или наемный. Несколько «окон» приема /выдачи груза.

Штат: Зав. складом – 1 человека, грузчики- 4 человека.

4. Основные требования к корпоративному программному обеспечению

Основные принципы:

ü Данное программное обеспечение должно регистрировать: договора и заявки на предоставление логистических услуг, Клиентам, так же должно отражать согласованные с клиентом принципы и ставки расчета стоимости оказываемых услуг. Клиентские заявки должны заноситься в систему, как сотрудниками компании, так и импортироваться на основании утвержденного формата. В дальнейшем все клиентские грузы и затраты по ним ассоциируются с зарегистрированной заявкой клиента.

ü Управление складом и цепочками поставок: регистрация рейса и формирование сопроводительных транспортных документов на доставку груза, регистрация информации о прибытии груза на склад по сопроводительным документам и по факту, по сопроводительным документам в системе регистрируется информация о прибытии груза и формируется сличительная ведомость. После разгрузки груза и его цифровые(по мере необходимости)фотоизображения фиксируются в системе. Регистрация размещения груза на складе и формирование требуемых документов(задание на размещение груза, а так же информация о всех выполненных складских работах. Отражение в системе информации о хранении груза, регистрация ордера (задания) на доставку груза и формирование инструкции на загрузку, формирование сопроводительных документов для транспортировки груза клиенту.

ü Финансовый учет: система должна отражать первичные документы по прямым и косвенным расходам по обработке грузопотока и уметь сопоставлять их с рейсами, грузами или заявками клиентов. На основании условий договора с клиентом, выполненных работ и оплаченных накладных сторонних организаций в системе обязательно формируется счет клиенту за оказанные услуги. Данная система должна давать возможность рассчитывать себестоимость и прибыльность услуг по каждому клиенту, рейсу, грузу и заявке. Должна быть реализована возможность формирования документации и отчетных форм (разгрузочный лист, загрузочный лист, оборотно - сальдовая ведомость по номенклатурам, в разрезе различных аналитик, номенклатурных единиц и контрагентов).

Практическая ценность данного программного обеспечения:

Ø Повышения качества оказываемых услуг и оперативности информирования клиента по всем вопросам, связанным с движением грузов, сокращение времени на приемку, комплектацию и отправку грузов, повышение эффективности взаимодействия между филиалами/представительствами, улучшение исполнительской и финансовой дисциплины.

5. Технология обработки грузопотока.

А) Клиент сам доставляет груз на наш склад

КлиентКоммерческий отдел

 

 

Бухгалтерия

Склад Филиал

Б) Получение заявки от Клиента на доставку груза «дверь в дверь»

КлиентКом. ОтделБухгалтерия

 

 

Склад