Структура тэк по перевозке сборных грузов, общая.

Цель

1. создание транспортно экспедиционной компании с образованием региональных представительств (филиалов, обособленных подразделений) доставка сборных грузов
2. организация комплексного обслуживания мелкопартионных отправлений потенциальных клиентов, включающих в себя экспедирование, страхование, складские услуги, доставка «дверь в дверь»
3. ориентированность на малый и средний бизнес (ЧП, ПБЮЛ, ООО, ОАО, ЗАО)
4. увеличение доли на рынке транспортно экспедиционных и складских услуг

Описание Структура.

Структура ТЭК по перевозке сборных грузов, общая.

Офис Офис

Склад Склад

Парк авто Парк авто

 

 

1. Требования к головному офису.

Офис от 60 до 120 м²- 3-5 комнат, минимум 4 телефонных №, а так же мини АТС.

Требования к автотранспорту: Hyundai- г/п до 1т, объем -9м³- 2 единицы,

Hyundai - г/п., до 3,5 т, объем до 20 м³- 2 единицы- с гидролифтом, высота кунга не менее 2м50см., Авто типа(ВИС) - до 500 кг., и 3м³- 2-3 ед.

ü Описание отделов:

Коммерческий отдел - работа с клиентами, прием заявок, оформление документов, на перевозку (накладная, счет, с/ф., акт выполненных работ), формирование общей накладной на сборные машины по направлениям, отправка по электронной почте этих накладных в филиалы, поименно по клиентам, так же эти накладные несут информационную нагрузку по оплате, т.е. к прибытию машины в филиале уже имеют представление по оплаченным услугам, кому делать доставку до дверей, кто из клиентов сам забирает груз. Оформление путевых листов, региональным перевозчикам. Привлечение новых клиентов. Кол-во человек не менее количества филиалов.

Юридический отдел - работа по претензиям, взаимодействие с региональными представительствами по юридическим вопросам, а так же подготовка и ведение договоров, как с клиентами, так и с транспортными компаниями, вопросы страхования груза и т.д.

Бухгалтерия - бухгалтера, нал., безнал, а так же бухгалтерский документооборот, не менее 2-х человек на первом этапе, далее увеличение штата до 5 чел. Выделенная единица Финансовый контролер- 1 чел. Обязанности- командировки по филиалам, их ревизия, а так же головной офис, подчиняется непосредственно Ген. Директору.

Бюджет менеджер- 1чел.

Отдел регионального развития - открытие новых представительств(филиалов)- 1-2 человека, командировки, поиск складов, офисов, а так же региональных перевозчиков, маркетинговые исследования регионального грузопотока, рекламные компании, акции в регионах. Привлечение клиентов, участие в выставках и т.д.

Транспортно- экспедиционный отдел -работа с собственным подвижным составом, обеспечение выполнения заявок по забору/доставке грузов от /до клиентов со сдачей его на склад. Так же работа с региональными перевозчиками по полно-груженным и сборным фурам. Техническое обслуживание собственного автопарка в том числе прохождение техосмотра, получения разрешительных документов(пропуск в центр и т.д.). Оказание дополнительных услуг по перевозкам грузов другими видами транспорта - ж/д, авиа, контейнерные перевозки, а так же организация и контроль международной экспедиции грузов.- до 5 человек.

 

ü Описание склада:

 

Склад - до 600м²- с внутренним делением по направлениям, 1 этаж (уровень земли или эстакада), теплый, выделенная линия Интернет(или локальная сеть). Наличие специального принтера для распечатки ярлыков, электронные весы напольные г/п свыше 1 т., рохли, желательно погрузчик свой или наемный. Несколько приемных «окон».

Штат: Зав. Складом -1 чел., грузчики- 4-6 человек.

 

Общее требование к головному офису и представительствам:

Склад и офис – одно здание или одна территория.

2. Требования к филиалам (представительствам)

ü Описание офиса: (50 м²- 2-3 тел. №, по возможности выделенная линия Интернет, а так же местная локальная сеть).

Описание отделов

Коммерческий отдел - работа с клиентами, прием заявок, оформление документов, (накладная, счет, с/ф, акт выполненных работ). Оповещение Клиентов о прибытии груза, отслеживание дебеторки, предоставление информации в головной офис по вопросам оплаты, доставке груза Клиентам. Оформление путевых листов, региональным перевозчикам. Вопросы страхования груза, работа по претензиям, Привлечение новых клиентов. Кол-во человек – 2-3.

Бухгалтерия - бухгалтера, нал., безнал, а так же бухгалтерский документооборот, 2- чел.

Транспортно- экспедиционный отдел -работа с собственным(наемным) подвижным составом, обеспечение выполнения заявок по забору/доставке грузов от /до клиентов со сдачей его на склад. Так же работа с региональными перевозчиками по полно-груженным и сборным фурам. Техническое обслуживание собственного автопарка в том числе прохождение техосмотра. Оказание дополнительных услуг по перевозкам грузов другими видами транспорта - ж/д, авиа, контейнерные перевозки. Кол-во человек- 2.

Описание склада:

Склад - до 200м²-, 1 этаж (уровень земли или эстакада), теплый. Наличие радио сканера, для считывания информации с ярлыков и формирования партий для выдачи/доставки груза, рохли, желательно погрузчик свой или наемный. Несколько «окон» приема /выдачи груза.

Штат: Зав. складом – 1 человека, грузчики- 4 человека.

4. Основные требования к корпоративному программному обеспечению

Основные принципы:

ü Данное программное обеспечение должно регистрировать: договора и заявки на предоставление логистических услуг, Клиентам, так же должно отражать согласованные с клиентом принципы и ставки расчета стоимости оказываемых услуг. Клиентские заявки должны заноситься в систему, как сотрудниками компании, так и импортироваться на основании утвержденного формата. В дальнейшем все клиентские грузы и затраты по ним ассоциируются с зарегистрированной заявкой клиента.

ü Управление складом и цепочками поставок: регистрация рейса и формирование сопроводительных транспортных документов на доставку груза, регистрация информации о прибытии груза на склад по сопроводительным документам и по факту, по сопроводительным документам в системе регистрируется информация о прибытии груза и формируется сличительная ведомость. После разгрузки груза и его цифровые(по мере необходимости)фотоизображения фиксируются в системе. Регистрация размещения груза на складе и формирование требуемых документов(задание на размещение груза, а так же информация о всех выполненных складских работах. Отражение в системе информации о хранении груза, регистрация ордера (задания) на доставку груза и формирование инструкции на загрузку, формирование сопроводительных документов для транспортировки груза клиенту.

ü Финансовый учет: система должна отражать первичные документы по прямым и косвенным расходам по обработке грузопотока и уметь сопоставлять их с рейсами, грузами или заявками клиентов. На основании условий договора с клиентом, выполненных работ и оплаченных накладных сторонних организаций в системе обязательно формируется счет клиенту за оказанные услуги. Данная система должна давать возможность рассчитывать себестоимость и прибыльность услуг по каждому клиенту, рейсу, грузу и заявке. Должна быть реализована возможность формирования документации и отчетных форм (разгрузочный лист, загрузочный лист, оборотно - сальдовая ведомость по номенклатурам, в разрезе различных аналитик, номенклатурных единиц и контрагентов).

Практическая ценность данного программного обеспечения:

Ø Повышения качества оказываемых услуг и оперативности информирования клиента по всем вопросам, связанным с движением грузов, сокращение времени на приемку, комплектацию и отправку грузов, повышение эффективности взаимодействия между филиалами/представительствами, улучшение исполнительской и финансовой дисциплины.

5. Технология обработки грузопотока.

А) Клиент сам доставляет груз на наш склад

КлиентКоммерческий отдел

 

 

Бухгалтерия

Склад Филиал

Б) Получение заявки от Клиента на доставку груза «дверь в дверь»

КлиентКом. ОтделБухгалтерия

 

 

Склад

 

 

Устав общества должен содержать сведения, о его филиалах и представительствах. Сообщение об изменениях в уставе общества сведений о его филиалах и представительствах представляются в орган, осуществляющий государственную регистрацию юридических лиц.

Сезонность.

Как и в любом бизнесе, в предлагаемой схеме существуют свои достоинства и недостатки. Что понимается под сезонностью? Это в первую очередь так называемые пики активности и затухания. Даже при выходе на проектную мощность(объем перевозок) в своей деятельности необходимо учитывать пики сезонности, т.е., создаваемое предприятие должно предусмотреть дополнительные расходы по созданию страховых запасов, определить их объем и структуру, это необходимо для того что бы в период наименьшей активности обеспечить стабильность в своей деятельности.

- период наибольшей активности - сентябрь – декабрь

- период средней активности - февраль- май

- период спада активности - июнь- август

- «мертвый» период - январь

8. Финансовое планирование.

Финансовое планирование предлагается вести посредством бюджетирования.

Во-первых, хорошо проработанный бюджет обеспечивает успех в работе. Бюджетирование помогает оценить свою деятельность, корректировать стратегические цели компании, определить свою позицию на рынке, задействовать свободные ресурсы, усилить мотивацию персонала на высокоэффективный труд. Бюджетирование выявляет роль каждого из факторов в достижении корпоративных целей, т.е. выработку управленческих решений, а также помогает увидеть прозрачную для анализа картину.

1. Общие понятия и определения

1.1 Бюджетный процесс – процедура формирования, утверждения и исполнения бюджетов, обеспечивающая:

- разграничение прав и обязанностей всех участвующих сторон (это очень важно, т.к. все за все отвечают и в конечном счете никто ни за что не несет персональной ответственности перед компанией).

Øруководителей центров финансовой ответственности и т.д.

-единообразие форм информации и сроков ее предоставления;

- ответственность руководителей филиалов за неисполнение или ненадлежащие исполнение своих обязанностей.

Целью бюджетного процесса является организация единой системы планирования, контроля и анализа показателей финансово- хозяйственной деятельности, а также построение такой системы управления, которая основывается в принятии управленческих решений на соответствующих бюджетах.

1.2 Бюджет- метод распределения ресурсов на предстоящий период, представленных в количественной форме.

1.3 Центр финансовой ответственности- филиал (либо отдельный менеджер), полностью отвечающий за величину, целесообразность и экономическую обоснованность затрат (доходов).

1.4 Текущие затраты- формируют затратную часть бюджета доходов и расходов. К текущим затратам относятся расходы на ведение основной и иной операционной деятельности, а также управленческие расходы. Капитальные затраты можно приводить к текущим через величину амортизации.

1.5 Капитальные затраты- часть расходов, обеспечивающая его инновационную и инвестиционную деятельность, и формирующая бюджет капитальных затрат. Под капитальными понимаются затраты на создание, увеличение размеров, и приобретение в необоротных активов длительного пользования(свыше одного года), не предназначенных для продажи.

1.6 Бюджетная заявка- документ установленной формы, заполняемый руководителями центров ответственности и предоставляемый на рассмотрение руководству компании.

1.7 Бюджетный период- период времени, на который разрабатывается конкретный бюджет(неделя, месяц, квартал, год)

1.8 Защищенные статьи бюджета- статьи, невыполнение которых может поставить под угрозу выполнение бюджета в целом. К защищенным статьям относятся такие как, налоги, фонд оплаты труда, а также иные статьи, относимые к защищенным по решению руководства компании на очередной бюджетный период.

1.9 Финансовый директор и гл. бухгалтер- непосредственно координирующее деятельность всех центров финансовой ответственности в рамках бюджетного процесса. Руководители филиалов несут полную ответственность за подготовку документов, для формирования Сводного бюджета.

Бюджетный период

4.1. Универсальными периодами для всех видов бюджетов признается год, квартал и месяц.

4.2.Бюджет на месяц составляется для БДР, БДДС

Формирование бюджетов

5.1. Началом процедуры формирования всех видов бюджетов является Бюджетное уведомление рассылаемое по электронной почте всем руководителям центров финансовой ответственности за 5 дней до срока представления Бюджетных заявок.

5.2. Руководители центров ответственности представляют бюджетные заявки в рамках месячного бюджета не позднее 10 числа месяца, предшествующего началу бюджетного периода:

5.3. Руководители центров ответственности формируют бюджетные показатели по статьям, непосредственно к ним относящимся.

5.4.Сформированные бюджетные показатели заносятся в Бюджетные заявки, подписываются руководителями центров ответственности и предоставляются руководству компании не позднее 10 числа, с полным расшифровками по каждой статье бюджета.

5.5. Руководство получив бюджетные заявки с Расшифровками, проверяет их на предмет соответствия:

Øполноты представляемой структуры показателей тем показателям, которые закреплены за данным центром;

Øбюджетными заданиями, контрольным и т.п. показателям, определяемым руководством в отношении той или иной статьи (группы статей) доходов и расходов.

Кроме того, проверке по существу подвергается каждый факт существенного изменения планируемой величины расходов по сравнению с аналогичной величиной расходов отчетного периода.

5.6. В случае выявления несоответствий, руководство компании направляет руководителям соответствующих центров предложения по устранению указанных несоответствий. Руководители в однодневный срок представляют скорректированные бюджетные заявки.

5.7. После окончательного получения заявок Финансовый директор составляет сводный бюджет и представляет руководству компании, в рамках месячного бюджета не менее чем за 7 дней до начала периода.

5.8. Руководство компании:

Ø утверждает представленный проект бюджета без изменений. В этом случае финансовый директор рассылает руководителям ЦФО уведомление о факте утверждения представленных ими показателей:

Øутверждает представленный проект бюджета с изменениями(корректировками отдельных статей). В этом случае финансовый директор уведомляет руководителей ЦФО, чьи статьи изменены, о фактической величине вновь утвержденных статей:

Øнаправляет бюджет на доработку с указанием новых сроков представления его проекта. В этом случае финансовый директор организует бюджетный процесс в соответствии с настоящим регламентом.

5.9. В случае если в начале очередного календарного месяца центр финансовой ответственности не имеет утвержденного руководством компании бюджета, то выбытие и поступление средств осуществляется по недельно исходя из одной четвертой от соответствующих сумм предыдущего месяца.

 

6.Исполнеие бюджета

6.1. Исполнение бюджета заключается в учете и накоплении фактических величин доходов или расходов, а также их сопоставлении с плановыми(бюджетными)величинами.

6.2. Основная работа по исполнению бюджета осуществляется одним из бухгалтеров в период подачи распоряжений на платеж в соответствии с регламентом проведения безналичных платежей и Регламентом платежей наличными денежными средствами.

6.3.Суммы осуществленных платежей автоматически вычитаются бухгалтером из утвержденных показателей статей расходов. Формирования ежедневного платежного календаря и распределение платежей по дням недели осуществляется финансовым директором по согласованию с руководством компании.

6.4. В случае невыполнения бюджета по поступлению денежных средств, руководство компании имеет право на автоматическое сокращение незащищенных статей бюджета, о чем уведомляется руководитель соответствующего центра ответственности.

7. Отчетность по исполнению бюджета

7.1. Еженедельно, по понедельникам, финансовый директор готовит для руководства компании расчет по оперативному исполнению расходов и доходов.

7.2. До 5 числа месяца следующего за отчетным месяцем финансовый директор готовит полный отчет об исполнении БДР и БДДС за месяц и выносит руководству компании. В отчете указывается плановая сумма статьи доходов(расходов), фактические доходы(расходы) за отчетный период, а также % выполнения данной статьи.

 

Примерный вид дисконтной карты

Внешняя сторона Внутренняя сторона

Экономьте с намиКарточка постоянного клиента

ООО «______________________» 1. Предъявляется на кассе при оплате,

действует во всех филиалах

ДИСКОНТНАЯ КАРТА 2. Наши филиалы:

1,5 % наименование филиалов и их № тел

Право бронирования места и первоочередной доставки

№ 000000001

 

Все дисконтные карты в обязательном порядке должны регистрироваться в базе компании.

9.1. Ценообразование при доставке груза «дверь в дверь»

В отличии от ценообразования когда клиент сам доставляет груз, услуга «дверь в дверь» должна на первый взгляд для Клиента выглядеть привлекательной. Ценообразование при доставке груза самим Клиентом, выглядит просто. Берется с клиента стоимость услуг связанных непосредственно с перевозкой груза, т.е. цена рассчитывается исходя из тарифной сетки по тому или иному направлению.

Что происходит, когда клиент покупает комплекс услуг?

Минимальная оплата по Москве за наем автотранспорта до 1500 кг, составляет в среднем от 1200 до 1500 руб. Но выставлять счет клиенту за перевозку груза, по тому или иному направлению включая минимальную оплату за наем машины, нецелесообразно, с одной лишь поправкой, что груза у клиента не более 1000 кг.

Для клиента это дорого. Поэтому предлагается использовать собственный подвижной состав следующим образом. Как говорилось выше, коммерческий отдел принимает заявки от клиентов на забор и доставку груза в регионы, систематизирует их, составляет маршрут для собственного автотранспорта. Т.е.по заявкам клиента / клиентов составляется наиболее рентабельный маршрут по Москве, это один район, или административный округ. Далее предоставляется транспортному отделу задание на забор и доставку груза.

С клиента берется за фактический вес забираемого груза.

Т.е. сквозная ставка: забор груза до 100кг- 350 руб., доставка его в пункте назначения 350 руб., + стоимость самой перевозки исходя из стоимости 1 кг.

 

до 100 кг	от 101 до 300 кг	от 301 до 500 кг	от 501 до 700 кг	от 701 до 1000 кг
350 руб.	500 руб.	650 руб.	800 руб.	950 руб.

В любом случае клиенту выгодней заплатить 350 руб., за 100 кг., нежели делать заказ заказывая машину за минимальную оплату.

Политика ценообразования должна быть единой и принимаемой во всех филиалах (представительствах).

Доставка груза за пределы того или иного города, где располагается филиал, должна базироваться на обще принятых принципах в транспорте, т.е. 1 км.,= 6 руб. (как пример)+ минимальная оплата по тарифной сетке.

 

 

Нюансы

 

При выборе транспортно экспедиционной компании, которая занимается сборными грузами, клиент в первую очередь ориентируется на срочность доставки, а так же на соотношение цена качество. Это, пожалуй, одни из самых важных критериев, по которому клиент делает свой выбор. Даже если компания предлагает клиенту гораздо более низкие тарифы, но не соблюдает заявленный график перевозок, то, как следствие клиент уходит в компанию, которая по тарифам пусть и дороже, но с регулярной частотой отправок, т.е., прогнозируемая по срокам доставки груза.

Поэтому, чтобы изначально избежать допущенных ошибок «коллегами» по рынку, необходимо показать клиенту прогнозируемую частоту отправок, а как следствие скорость доставки и ее качество при открытии филиальной сети, придется пользоваться услугами «коллег» по рынку, но забор груза его доставку осуществлять силами филиала. При этой схеме первоначально придется работать в «0» или даже в убыток. Но это неизбежные, но и необходимые расходы, без которых развития транспортно экспедиционной деятельности не возможно.

Или осуществлять доставку груза собственным парком авто, да это на первом этапе тоже будет нерентабельно.

Но другого пути завоевания рынка не представляется возможным.

Инвестиции

Ø Затраты по элементам- постоянные

№ п/п	Показатель, общий по всем филиалам	∑- $.
	Фонд оплаты труда(черная)
	Фонд оплаты труда (белая)
	Налоги на ФОТ
	Амортизация автотранспорта
	Аренда офисов
	Аренда складов
	Охрана
	Связь, в том числе и Интернет
	Расходные материалы
	ГСМ + ЗЧ
	Поддержка программного обеспечения
	Рекламные мероприятия через СМИ, в том числе региональные
	Себестоимость

 

Ø Единовременные затраты- капитальные затраты

№ п/п	Показатель, общий по всем филиалам	∑- $.
	Командировочные расходы
	Покупка автотранспорта
	Покупка оргтехники, в том числе тел /факс
	Покупка офисной мебели
	Работы по монтажу оборудования, мебели
	Поиск подбор персонала
	Покупка готовой фирмы- регион
	Организация и разработка документооборота/форм документов
	Покупка складского оборудования(весы, рохли, погрузчик)
	Покупка/разработка ПО
	Страховой резерв

Погашение долга

 

Ø Расходы по обслуживанию долга: расходы по обслуживанию долга включают как текущие % платежи, так и средства погашения долга, которые предусматривают- срок займа, продолжительность льготного периода, уровень и вид % ставки, методы уплаты % и способы погашения основной суммы долга. В льготный период основной долг не погашается, обычно выплачиваются %, впрочем, нельзя исключать возможность присоединения % к сумме основного долга.

Ø Создание погасительного фонда: погасительный фонд создается из последовательных взносов должника(например, на специальный счет в банке), на которые начисляются %. Таким образом имеется возможность, последовательно инвестировать средства для погашения долга. Сумма взносов в фонд вместе с начисленными %, накопленная в погасительном фонде к концу срока, должна быть равна его сумме. Взносы могут быть как постоянными, так и переменными во времени.

 

 

Соколов Валерий

Источник: http://www.logist.ru/forum/YaBB.cgi?board=admin;num=1109846728;start=all

 

Цель

1. создание транспортно экспедиционной компании с образованием региональных представительств (филиалов, обособленных подразделений) доставка сборных грузов
2. организация комплексного обслуживания мелкопартионных отправлений потенциальных клиентов, включающих в себя экспедирование, страхование, складские услуги, доставка «дверь в дверь»
3. ориентированность на малый и средний бизнес (ЧП, ПБЮЛ, ООО, ОАО, ЗАО)
4. увеличение доли на рынке транспортно экспедиционных и складских услуг

Описание Структура.

Структура ТЭК по перевозке сборных грузов, общая.

Офис Офис

Склад Склад

Парк авто Парк авто

 

 

1. Требования к головному офису.

Офис от 60 до 120 м²- 3-5 комнат, минимум 4 телефонных №, а так же мини АТС.

Требования к автотранспорту: Hyundai- г/п до 1т, объем -9м³- 2 единицы,

Hyundai - г/п., до 3,5 т, объем до 20 м³- 2 единицы- с гидролифтом, высота кунга не менее 2м50см., Авто типа(ВИС) - до 500 кг., и 3м³- 2-3 ед.

ü Описание отделов:

Коммерческий отдел - работа с клиентами, прием заявок, оформление документов, на перевозку (накладная, счет, с/ф., акт выполненных работ), формирование общей накладной на сборные машины по направлениям, отправка по электронной почте этих накладных в филиалы, поименно по клиентам, так же эти накладные несут информационную нагрузку по оплате, т.е. к прибытию машины в филиале уже имеют представление по оплаченным услугам, кому делать доставку до дверей, кто из клиентов сам забирает груз. Оформление путевых листов, региональным перевозчикам. Привлечение новых клиентов. Кол-во человек не менее количества филиалов.

Юридический отдел - работа по претензиям, взаимодействие с региональными представительствами по юридическим вопросам, а так же подготовка и ведение договоров, как с клиентами, так и с транспортными компаниями, вопросы страхования груза и т.д.

Бухгалтерия - бухгалтера, нал., безнал, а так же бухгалтерский документооборот, не менее 2-х человек на первом этапе, далее увеличение штата до 5 чел. Выделенная единица Финансовый контролер- 1 чел. Обязанности- командировки по филиалам, их ревизия, а так же головной офис, подчиняется непосредственно Ген. Директору.

Бюджет менеджер- 1чел.

Отдел регионального развития - открытие новых представительств(филиалов)- 1-2 человека, командировки, поиск складов, офисов, а так же региональных перевозчиков, маркетинговые исследования регионального грузопотока, рекламные компании, акции в регионах. Привлечение клиентов, участие в выставках и т.д.

Транспортно- экспедиционный отдел -работа с собственным подвижным составом, обеспечение выполнения заявок по забору/доставке грузов от /до клиентов со сдачей его на склад. Так же работа с региональными перевозчиками по полно-груженным и сборным фурам. Техническое обслуживание собственного автопарка в том числе прохождение техосмотра, получения разрешительных документов(пропуск в центр и т.д.). Оказание дополнительных услуг по перевозкам грузов другими видами транспорта - ж/д, авиа, контейнерные перевозки, а так же организация и контроль международной экспедиции грузов.- до 5 человек.

 

ü Описание склада:

 

Склад - до 600м²- с внутренним делением по направлениям, 1 этаж (уровень земли или эстакада), теплый, выделенная линия Интернет(или локальная сеть). Наличие специального принтера для распечатки ярлыков, электронные весы напольные г/п свыше 1 т., рохли, желательно погрузчик свой или наемный. Несколько приемных «окон».

Штат: Зав. Складом -1 чел., грузчики- 4-6 человек.

 

Общее требование к головному офису и представительствам: