Создание гиперссылки на определенное место в книге

LДля связывания места в текущей или другой книге можно присвоить ячейкам имя или использовать ссылку на ячейку.

' Пошаговые инструкции

1. Для использования имени присвоить имя указываемым ячейкам в связываемой книге.

2. Щелкнуть правой кнопкой мыши текст или рисунок, которые будут представлятьгиперссылку, а затем выбрать пункт «Гиперссылка» в контекстном меню.

3. Выполнить одно из следующих действий:

3.1. Для связывания места в текущей книге в разделе «СВЯЗАТЬ» с выбрать пункт «Место в этом документе».

3.2. Для связывания места в другой книге в разделе «СВЯЗАТЬ» с выбрать пункт «Имеющийся файл или Web-страница».

4. Если на шаге 3 выбран «Имеющийся файл или Web-страница», найти и выделить связываемую книгу и нажать кнопку «ЗАКЛАДКА» в разделе «Найти».

5. Выполнить одно из следующих действий:

5.1. В списке в разделе «Адрес ячейки» выбрать лист, который нужно связать, и ввести ссылку на ячейку в поле «Введите адрес ячейки». Нажать кнопку «OK».

5.2. В списке «Определенные имена» выбрать имя, которое представляет связываемую ячейку или ячейки. Нажать кнопку «OK».

6. Для назначения подсказки, которая будет отображаться при фиксации указателя мыши на гиперссылке, нажать кнопку «Подсказка» и затем ввести требуемый текст в поле «Текст подсказки». Нажать кнопку «OK».

L Примечания

· Если подсказка не определена, в качестве подсказки будут использоваться имя книги, имя листа, адрес ячейки или имя.

· Нельзя создавать гиперссылку из элемента управления, созданного при помощи панели инструментов «Формы» или из кнопки и рисунка, которые имеют прикрепленный макрос.

· Путь к новому файлу по умолчанию устанавливается относительно положения активной книги. Можно задать другой путь, используемый по умолчанию, установкой базового адреса гиперссылки.

Отмена гиперссылки

'Выбрать правой кнопкой мыши гиперссылку, которую необходимо отменить, выбрать в контекстном меню «Гиперссылка», «Удалить гиперссылку».

 

:тренинг умений практической работы с Excel

З адание 1. Создание документа на рабочем листе

 

1. Создать таблицу, с помощью которой можно рассчитать объем продаж за промежуток времени, например: с января по март текущего года.

2. Установить итоговые суммы продаж макаронных изделий за каждый месяц и вычислить сумму, полученную в результате продажи всех товаров на протяжении всех месяцев.

3. Добавить в таблицу еще один столбец, в котором указать в процентах, какая часть общей суммы продаж приходится на данную группу продуктов.

4. Вычислить общую сумму, полученную за продажу всех продуктов за три месяца.

5. Провести анализ полученных суммарных результатов, отметив продажи, превышающие продажи за предыдущий месяц.

6. Отформатировать документ с помощью возможностей быстрого форматирования и команд форматирования.

7. Дать название рабочему листу «ПРОДАЖИ».

Таблица представлена на рис1.

П ример выполнения задания

 

Алгоритм	Действия
Ввод данных.	Щелчком мыши активизировать ячейку А2. Набрать на клавиатуре текст: «Отчет опродажах за I квартал» нажать клавишу «Enter». Введите с клавиатуры в ячейки таблицы следующую информацию, используя для перехода в соседнюю ячейку клавишу ТАБ, для перехода на нижнюю строку - клавишу «Enter»: в А3 – Лапша в В3 – 25000 в С3 – 34000 в D3– 6521 в Д4 – Рожки в В4– 20000 в С4 – 76548 в D4 – 87654 в А5 –Ушки в В5- 14000 в С5 – 12876 в D5- 11113 в А6 – Макароны в В6 – 987650 в С6 –7654 в D6- 90870 в А7 – Спагетти в В7 – 9876 в С7 – 875432 в D7 – 870965 в А8 - Ракушки в В8 - 112233 в С8 - 65743 в D8 - 654
Добавление строк	Выделить строки 3 и 4, установив указатель мыши на полосе с адресом строки 3 и, удерживая нажатой кнопку мыши, переместить указатель на одну строку вниз. Выбрать в меню «ПРАВКА» команду «Добавить»
Автоматическое заполнение строк названиями месяцев	В ячейке В4набрать текст: «янв.»Установить указатель мыши в правый нижний угол ячейки, и удерживая нажатой левую кнопку, протащить маркер заполнения (черный плюс) по заполняемым ячейкам В4..Е4.Следует отметить, что в таблице добавился лишний месяц – «апр.»
Удаление ячеек таблицы	Выделить столбец Е, установив указатель мыши на строке с названием столбца. Выбрать в меню «ПРАВКА» команду «Удалить». Удалится лишний столбец с названием месяца – «апрель»
Редактирование ячеек таблицы	Предварительно перейдя в режим редактирования, дважды щелкнув соответствующие ячейки, ввести текст в ячейку В3 – «Продажи», в ячейку А4 – «Наименование товара», в ячейку А8 – «Вермишель», вячейку D10 - число 10000000000, в ячейку А11 - текст «Итого»,в ячейку Е4 - текст «Сумма продаж»,отредактировать текст в ячейке С4: «фев» на «февр», в ячейке D4: «мар» на «март».
Форматирование текста в ячейке	Текст в ячейке А4 после ввода оказался обрезанным. Необходимо установить расположение текста в ячейке в две строки: Активизировать ячейки А4, Е4,в меню «ФОРМАТ»выбрать команду «Ячейка», вкладка «ВЫРАВНИВАНИЕ» и установить значение «Перенос по словам».Текст расположится в несколько строк.
Выравнивание текста (по умолчанию текст выравнивается по левому краю, числа выравниваются по правому краю)	Выделить ячейки с названиями месяцев B4..D4. Щелкнуть мышью на пиктограмме центрированного текста. Названия месяцев расположатся по центру ячейки. Выделить ячейкиВ3:D3и щелкнуть мышью на пиктограмме для объединения и размещения по центру заголовка столбцов. Выделить ячейки А4..А3,выбрать в меню «ФОРМАТ» команду «Ячейка», вкладка «ВЫРАВНИВАНИЕ»и установить выравнивание «По центру», «Объединить» ячейки для оформления заголовка столбца.
Изменение высоты строк, ширины столбцов	В ячейках А4..А3видны не все строки текста. Установить указатель мыши в столбец адресов строк на горизонтальной линии, разделяющей 4 и 5 строки. Когда вид указателя мыши изменится на жирную горизонтальную двунаправленную стрелку, нажать и, удерживая нажатой левую кнопку мыши, переместить мышь вниз. Текст в ячейке А8 после ввода оказался обрезанным – изменить ширину столбца таблицы, установив указатель мыши в ячейке А8,выбрав в меню «ФОРМАТ» команды «Столбец», «Автободбор Ширины». В ячейке D10 число появится на экране в экспоненциальной форме – 1Е+09. Выбрать в меню «ФОРМАТ» команды «Столбец», «Ширина» и указать число 13, чтобы число 10000000000оказалось видимым полностью.
Вычисление формул и функций.	Выделить блок В5..D5 и щелкнуть на пиктограмме суммы . В пустой ячейке Е5 появится результат суммы продаж рожков. Активизировать ячейку В11. Выбрать в мастере функцию суммы (SUM). В открывшемся окне задать аргумент, щелкнув на красную стрелку, выделить диапазон (В5:В10) и нажать клавишу «Enter». В ячейке В11появится значение суммы продаж за январь.
Копирование формул	Для вычисления суммы продаж всех товаров за каждый месяц активизировать ячейку В11 и удерживая нажатой левую кнопку мыши, переместить указатель вправо до ячейки D11. Активизировать ячейку Е5 и удерживая нажатой левую кнопку мыши, переместить указатель вниз до ячейки Е11 Адреса ячеек при копировании формул изменились, так как была применена относительная адресация.
Копирование с абсолютной адресацией	В ячейку F4 ввести текст «Процент вклада продажи в общий доход». Активизировать ячейку F5 и ввести формулу Е5*100/Е11. В ячейке F5 появится результат вычисления процента, а в строке ввода – сама формула. Скопировать формулу из ячейки F5 в ячейку F6. В результат копирования программа выдает сообщение об ошибке, так как значение ячейки Е11 не должно изменяться при вычисления процентного содержания продажи отдельного продукта в общей сумме продаж. Необходимо изменить в формуле относительный адрес ячейки Е11 на абсолютный $Е$11с помощью клавиши F4в строке формул.
Вычисление условных функций	Активизировать ячейку С12 и ввести в нее формулу ЕСЛИ(С11>B12; «выше»; «ниже»), означающую, что если продажа за февраль больше, чем за январь, то в ячейке С12 появится слово «выше», иначе - «ниже». Скопировать формулу из ячейки С11 в ячейку D11.
Форматирование таблицы	Выделить блок F5:F12и выбрать в меню «ФОРМАТ» команду «ЯЧЕЙКИ», вкладку «Число» и установить значение «Процентный формат», задав 5 знаков после запятой. В ячейке F5 отредактировать формулу, убрав число 100 (процентный формат автоматически умножает на 100). В ячейке F5 Выделить область таблицы A2..Е12. Выбрать в меню «ФОРМАТ» команду «Автоформат». Открыть окно «Параметры» и задать параметры изменения форматирования таблицы (формат чисел, шрифт, выравнивание, рамки и т.д.). Нажать кнопку «ОК».
Оформление бланка документа	Выделить блок ячеек A2..Е4, щелкнуть на пиктограмме с буквой «Ж», для задания жирного начертания, увеличить размер букв заголовка с помощью стрелок, находящихся рядом со списком «Размер шрифта". Выделить ячейкиА2:F2и щелкнуть мышью на пиктограмме для объединения и размещения по центру заголовка документа Выделить ячейки А2:F12щелкнуть мышью на пиктограмме для оформления рамками бланка документа.
Присвоение названия рабочему листу	Активизировать корешок рабочего листа, щелчком правой кнопки мыши и в контекстном меню выбрать строку «Переименовать».Ввести с клавиатурыназвание«ПРОДАЖИ». Щелкнуть мышью на свободном месте рабочего листа для сохранения нового названия.

 

Рис. 1. Таблица к заданию 1

Задание 2. Построение и обработка диаграмм по табличным данным

 

Таблицу с числами удобно использовать в качестве документа, но на ее основании трудно определить тенденции именения данных и связи между ними. Наглядность результатов достигается построением диаграмм. Диаграмма графически показывает количественное соотношение между сопоставляемыми данными.

1. Представить данные построенной таблицы в виде диаграммы.

2. Для анализа тенденции данных изменить тип диаграммы и внести дополнительные данные из таблицы.

Описание всех операций по построению графиков см. в [8].

П ример выполнения задания

 

Алгоритм	Действия
Построение диаграммы	Выделить область таблицы А5..D10 и щелкнуть на пиктограмме мастера построения диаграммы. Следовать инструкциям мастера диаграмм. На экране появится диаграмма. Щелкнуть вне диаграммы для завершения построения диаграммы на листе.
Перемещение и изменение размеров диаграммы	Установить указатель мыши в области диаграммы. Вокруг диаграммы появится восемь квадратиков - маркеров. Установить указатель мыши на верхнюю границу области диаграммы. Вид указателя мыши изменится на изображение креста. Перемещать мышь, удерживая кнопку зажатой. Установить указатель мыши на угловой нижний маркер (квадратик превращается при этом в двунаправленную стрелку), нажать левую кнопку мыши, и не отпуская ее, перемещать указатель мыши вниз. В результате рамка, а с ней и диаграмма изменяют размеры. Разместить диаграмму под таблицей так, чтобы она не перекрывала содержание таблицы

 

Редактирование диаграммы (См. рис. 2)	Изменить число в ячейке D10 на 100000. Щелкнуть дважды левой кнопкой мыши в поле диаграммы для перехода в режим редактирования диаграммы (рамка с маркерами). Для редактирования надписей под осью X, установить указатель мыши на ось X в начале координат и нажать правую кнопку мыши. В открывшемся меню выбрать команду «Формат оси» вкладки «Шрифт», «Выравнивание», «Вид», указать требуемые параметры и нажать кнопку «ОК». Для редактирования заголовка диаграммы дважды щелкнуть на надписи левой кнопки мыши и ввести название «Продажи за первый квартал». Для форматирования надписи щелкнуть на названии правой кнопкой мыши и выбрать команду «Формат» заголовка диаграммы, установить параметры оформления надписи. Щелкнуть мышью вне окна диаграммы для снятия выделения.
Вставка новых данных	Выбрать изменяемую диаграмму. В меню «Диаграмма» выбрать команду «Исходные данные», вкладку «Диапазон данных». Щелкнуть на красной стрелке рядом с окном «Диапазон» и на рабочем листе выбрать диапазон F5:F10, вторично щелкнуть на красной стрелке, «ОК». Данные о процентах должны появиться в диаграмме на основной оси значений.
Изменение типа диаграммы (См. рис. 3)	Щелкнуть дважды левой кнопкой мыши в поле диаграммы, выбрать в меню «Диаграмма» команду «Тип диаграммы». Выбрать тип «график с 2 осями», нажать кнопку «ОК». Выделить ряд 4 в области построения диаграммы, в меню «Диаграмма» выбрать команду «Формат ряда», вкладка «Ось», пункт «Разместить ряд на вспомогательной оси», «ОК».Добавить необходимое оформление.

 

:Задания для самостоятельной работы с табличным процессором Excel

1. Скопировать таблицу из приведенного примера на другой лист книги Excel, используя специальную вставку, абсолютные ссылки, ссылки на лист для копирования формул.

2. Добавить в документ справа ячейки для расчета среднего значения продаж каждого вида товара за три месяца. Внести заголовок столбца «Средняя продажа» и выполнить форматирование заголовка.

2.1. Вычислить среднее значение продаж лапши, записав формулу для расчета с помощью клавиатуры.

2.2. Вычислить средние значения продаж остальных продуктов с помощью функции СРЗНАЧ(). Аргументами будут являться адреса ячеек.

3. Выполнить форматирование полученных значений, наложив на ячейки денежный формат.

4. Внести заголовок столбца «Средняя продажа» и выполнить форматирование заголовка.

5. С помощью функции ЕСЛИ() определить продукты, процент продажи которых больше 30%, разместив в самой правой колонке пометку «Хорошо».

6. На отдельных листах построить диаграммы, показывающие зависимости средних значений от продаж по месяцам, соотношение суммарных продаж каждого товара.

7. Выполнить оформление диаграмм, добавив подписи, легенду.

8. Дать названия созданным листам. Сохранить изменения в книге.

 

 

&список Рекомендуемой литературы

 

1. Амелина Н.И., Мачулина Л.А., Чердынцева М.И. Практикум по электронным таблицам в экономике. – М.: Изд-во «ПРИОР», 2000. – 128 с.

2. Блатнер П., Ульрих Л. и др. Использование Microsoft Excel 2000. Специальное издание: Учеб. пособие. Пер. с англ.: – М.: Издательский дом «Вильямс», 2000. – 1024 с.

3. Губанова О.В. Основы работы с программой Excel. Методические указания – Иркутск: Изд-во ИГЭА, 1998. – 55 с.

4. Информатика: Практикум. Под ред. Н.В. Макаровой. – М.: Финансы и статистика, 2000. – 654 с.

5. Компьютерные информационные технологии: Учеб. пособие / Бурдуковская А.В., Ведерникова Т.И., Деревяшкина Н.М., Пешкова О.В. – Иркутск: Изд-во БГУЭП, 2002. – 173 с.

6. Кротова Е.Н. Графические возможности EXCEL – Иркутск: Изд-во ИГЭА, 1999. – 37 с.

7. Рейзер Т. Освой самостоятельно Microsoft Excel 2000 за 24 часа: Учеб. пособие. Пер. с англ.: – М.: Издательский дом «Вильямс», 2000. – 480 с.

8. Хэлворсон М., Янг М. Эффективная работа с Microsoft Office 2000. – СПб:, 2001. – 1232с.

 

 

Теоретические и практические рекомендации по изучению курса компьютерных

информационных технологий

Часть 3

основы обработки табличных данных

 

Методические указания

для студентов всех форм обучения всех специальностей

 

Составители: Кротова Елена Новомировна

Кузнецова Ирина Альфредовна

 

Издается в авторской редакции