Создание шаблона для новых книг

' Пошаговые инструкции

1. Создать книгу, содержащую листы, стандартный текст (например, заголовки страниц, подписи строк и столбцов), формулы, макросы, стили и другие элементы форматирования, которые должны быть в книгах, основанных на шаблоне.

2. Выбрать команду «Сохранить как» в меню «Файл».

3. В окне «Тип файла» выбрать пункт «Шаблон» (*.xlt).

4. В окне «Папка» указать папку, в которой должен быть сохранен шаблон.

 

L Примечания

· Для создания шаблона по умолчанию выбрать или папку XLStart, или дополнительную папку автозагрузки.

· Для создания пользовательского шаблона выбрать папку «Шаблоны»

5. В поле «Имя файла» введите Книга, чтобы создать стандартный шаблон книги.

LДля создания пользовательского шаблона введите любое допустимое имя файла. В качестве стандартного шаблона книги Excel использует шаблон Book.xlt

6. В меню «Файл» выбрать команду «Сохранить», а затем— «Закрыть».

@ Для просмотра рисунка первой страницы шаблона в поле «Просмотр» диалогового окна «Создать» (меню «Файл»), в меню «Файл» выбрать команду «Свойства», нажать вкладку «Документ», а затем установить флажок «Создать рисунок для предварительного просмотра».

Создание шаблона для новых листов

' Пошаговые инструкции

1. Создать книгу, содержащую один лист. Поместить на этот лист элементы форматирования, стили, текст и другие данные, которые должны появляться на всех новых листах того же типа.

2. Выбрать команду «Сохранить как » в меню «Файл».

3. В поле «Тип файла » выбрать пункт «Шаблон » (*.xlt).

4. В поле «Папка » указать папку, в которой должен быть сохранен шаблон.

5. Чтобы создать шаблон для стандартных листов, в поле «Имя файла » ввести: Лист.

LДля создания пользовательского шаблона листа введите любое допустимое имя файла. В качестве стандартного шаблона листа Excel использует шаблон Sheet.xlt

6. В меню «ФАЙЛ» выбрать команду «Сохранить », а затем— «Закрыть».

L Если в книгах используются листы различных типов, можно создать дополнительные пользовательские шаблоны листов.

Изменение формата или содержимого существующего шаблона

' Пошаговые инструкции

1. Нажать кнопку «Открыть», а затем открыть шаблон, который необходимо изменить.

2. Внести необходимые изменения в содержимое, формат, макросы и другие параметры шаблона.

3. Нажать кнопку «Сохранить».

L Примечания

· Эти изменения влияют только на новые книги или листы, созданные после смены шаблона. На существующие книги или таблицы, основанные на предыдущей версии шаблона, никакого влияния не оказывается.

· Существует возможность ввода данных в лист настройки встроенных шаблонов в папке «Решения», расположенной в папке «Шаблоны». Не следует изменять шаблоны другими способами, так как последующие изменения могут отрицательно повлиять на корректность работы формул и макросов

Сохранение книги

' Пошаговые инструкции

1. Выбрать команду «Сохранить как» в меню «ФАЙЛ».

2. В поле «Папка» указать диск и папку, в которую будет помещена книга.

@ Для сохранения книги в новой папке, щелкнуть на панели инструментов кнопку « Создать папку» 0.

3. В поле «Имя файла» ввести имя книги.

L Примечания

· При первом сохранении книги указывается имя файла и место, куда он будет помещен. Во время каждого последующего сохранения книга будет обновляться в соответствии с внесенными в нее изменениями.

· Разрешается использовать длинные, описательные имена файлов.

4. Нажать кнопку «Сохранить».

@Советы

· Чтобы к книге иметь быстрый доступ, необходимо сохранить ее в папке «Избранное». Для просмотра этой папки нажать кнопку Избранное на панели адресов. Для сохранения книги в другой папке поместить ярлык для нее в папке «Избранное», чтобы иметь возможность быстрого доступа к ней.

· Для упрощения поиска книги, в меню «ФАЙЛ» выбрать команду «Свойства». На вкладке «Документ» ввести заголовок книги, тему, автора, ключевые слова и примечания. Данные могут быть использованы для поиска файла с помощью команды «Найти» в меню «Сервис» диалогового окна «Открыть».

Создание резервной копии книги

'Пошаговые инструкции

1. В меню «ФАЙЛ» выбрать команду «Сохранить как».

2. На панели инструментов окна «Сохранение» в меню «Сервис» выбрать команду «Общие параметры».

3. Установить флажок «Всегда создавать резервную копию».

4. Нажать кнопки «OK», «Сохранить».

Автоматическое сохранение книг в процессе работы

'Пошаговые инструкции

1. Выбрать команду «Автосохранение» в меню «Сервис».

@ Если в меню «Сервис» команда «Автосохранение» отсутствует, то необходимо установить надстройку «Автосохранение». Выбрать меню «Сервис», команду «Надстройки», установить флажок «Автосохранение».

2. Установить флажок «Сохранять каждые»и в поле «минут» ввести интервал времени, через который Microsoft Excel периодически будет сохранять книги.

Изменение стандартного формата файлов для сохранения книг

'Пошаговые инструкции

1. При необходимости работы с более ранними версиями Microsoft Excel или с другими электронными таблицами в меню Сервис выбрать команду «Параметры», открыть вкладку «Переход».

2. Выбрать нужный формат файла из списка «Сохранять файлы Excel как».

L После установления стандартного формата файлов все книги будут сохраняться в этом формате, если только при сохранении книги в диалоговом окне «Сохранить как» меню «ФАЙЛ» не будет указан другой формат.

Закрытие окон книг

 

Чтобы закрыть	Сделать следующее
Окно текущей книги	Нажать кнопку «Закрыть» в правом верхнем углу окна. Если это единственное открытое окно книги, книга будет закрыта.
Все открытые окна книги	Выбрать команду «Закрыть» в меню «ФАЙЛ».
Все открытые книги	Удерживая клавишу «SHIFT», выбрать команду «Закрыть все» в меню «ФАЙЛ».

Закрытие книги

'Выбрать команду «Закрыть» в меню «ФАЙЛ».

@ Чтобы закрыть все открытые книги без выхода из программы, необходимо нажать клавишу «SHIFT» и, не отпуская ее, выбрать команду «Закрыть все» в меню «ФАЙЛ».

L Примечания

· Цифры 1 или 2 в заголовке книги означают, что для текущей книги открыто более одного окна. Необходимо перейти в окно, которое нужно закрыть, и нажать кнопку «Закрыть» x в правом верхнем углу окна книги.

· Кнопка «Закрыть» окна книги может находиться в правой части меню (при развернутом окне) или в строке заголовка книги.

· Число окон при открытии книги остается таким же, каким оно было на момент ее сохранения и закрытия. Чтобы в открываемой книге было всего одно окно, перед ее сохранением и закрытием необходимо предварительно закрыть все окна, оставив открытым только одно из них.

Открытие книги на жестком диске или в сети

' Пошаговые инструкции

1. В меню «ФАЙЛ» в ыбрать команду «Открыть» или нажать кнопку 1.

2. В поле «Папка» выбрать диск, папку, где находится книга, которую требуется открыть, и затем найти и дважды щелкнуть папку, содержащую книгу.

3. Дважды щелкнуть книгу, которую нужно открыть.

L Примечания

· Чтобы открыть недавно использовавшийся файл, необходимо нажать кнопку «Журнал» на панели адресов.

· При открытии файла HTML, созданного или сохраненного в программе Office, он будет открыт в той программе, в которой было выполнено последнее сохранение файла. Чтобы открыть этот файл в Microsoft Excel, нажать стрелку справа от кнопки «Открыть» и выбрать команду «Открыть в Microsoft Excel».

Задание режима доступа открытия книги «Только для чтения»

L Примечания

· При попытке открыть книгу Microsoft Excel предложит открыть книгу только для чтения, если в ней не требуется сохранять изменения. Excel не запрещает изменение и сохранение изменений в книге.

· Для предотвращения внесения и сохранения другими пользователями изменений в файл книги можно сделать файл доступным только для чтения.

' Пошаговые инструкции

1. Выбрать команду «Сохранить как» в меню «ФАЙЛ».

2. Выбрать в меню «Сервис» команду «Общие параметры».

3. Установить флажок «Рекомендовать доступ только для чтения» и нажать кнопку «OK».

4. Нажать кнопку «Сохранить».

5. При появлении диалогового окна нажать кнопку «Да», чтобы заменить существующую книгу текущей.

Открытие копии книги

' Пошаговые инструкции

1. В меню «ФАЙЛ»выбрать команду «Открыть» или нажать кнопку 1.

2. В поле «Папка» выбрать диск, папку, где находится книга, которую требуется открыть, найти и дважды щелкнуть папку, содержащую книгу.

3. Выбрать книгу, копию которой требуется открыть.

4. Щелкнуть стрелку рядом с кнопкой «Открыть» и выбрать команду «Открыть как копию».

LПри открытии книги в качестве копии в папке, содержащей исходную книгу, создается новая копия книги.

Одновременное открытие нескольких книг

' Пошаговые инструкции

1. В меню «ФАЙЛ»выбрать команду «Открыть » или нажать кнопку 1

2. В поле «Папка » выбрать диск, папку, где находятся книги, которые требуется открыть, дважды щелкнув папку, содержащую нужные книги.

3. Для выбора файлов из списка в произвольном порядке щелкнуть имя какого-либо файла. Затем нажать клавишу CTRL и, не отпуская ее, щелкнуть оставшиеся файлы.

@ Для выбора файлов, стоящих подряд в списке, щелкнуть имя первого файла. Удерживая клавишу SHIFT, щелкнуть имя последнего файла.

4. Нажать кнопку «Открыть».

Выделение листов в книге

LЕсли выделено несколько листов, изменения, сделанные на текущем листе, повторяются на всех остальных листах. Это может привести к потере данных.