Создание шаблона для новых книг

' Пошаговые инструкции

1. Создать книгу, содержащую листы, стандартный текст (например, заголовки страниц, подписи строк и столбцов), формулы, макросы, стили и другие элементы форматирования, которые должны быть в книгах, основанных на шаблоне.

2. Выбрать команду «Сохранить как» в меню «Файл».

3. В окне «Тип файла» выбрать пункт «Шаблон» (*.xlt).

4. В окне «Папка» указать папку, в которой должен быть сохранен шаблон.

 

L Примечания

· Для создания шаблона по умолчанию выбрать или папку XLStart, или дополнительную папку автозагрузки.

· Для создания пользовательского шаблона выбрать папку «Шаблоны»

5. В поле «Имя файла» введите Книга, чтобы создать стандартный шаблон книги.

LДля создания пользовательского шаблона введите любое допустимое имя файла. В качестве стандартного шаблона книги Excel использует шаблон Book.xlt

6. В меню «Файл» выбрать команду «Сохранить», а затем— «Закрыть».

@ Для просмотра рисунка первой страницы шаблона в поле «Просмотр» диалогового окна «Создать» (меню «Файл»), в меню «Файл» выбрать команду «Свойства», нажать вкладку «Документ», а затем установить флажок «Создать рисунок для предварительного просмотра».

Создание шаблона для новых листов

' Пошаговые инструкции

1. Создать книгу, содержащую один лист. Поместить на этот лист элементы форматирования, стили, текст и другие данные, которые должны появляться на всех новых листах того же типа.

2. Выбрать команду «Сохранить как » в меню «Файл».

3. В поле «Тип файла » выбрать пункт «Шаблон » (*.xlt).

4. В поле «Папка » указать папку, в которой должен быть сохранен шаблон.

5. Чтобы создать шаблон для стандартных листов, в поле «Имя файла » ввести: Лист.

LДля создания пользовательского шаблона листа введите любое допустимое имя файла. В качестве стандартного шаблона листа Excel использует шаблон Sheet.xlt

6. В меню «ФАЙЛ» выбрать команду «Сохранить », а затем— «Закрыть».

L Если в книгах используются листы различных типов, можно создать дополнительные пользовательские шаблоны листов.

Изменение формата или содержимого существующего шаблона

' Пошаговые инструкции

1. Нажать кнопку «Открыть», а затем открыть шаблон, который необходимо изменить.

2. Внести необходимые изменения в содержимое, формат, макросы и другие параметры шаблона.

3. Нажать кнопку «Сохранить».

L Примечания

· Эти изменения влияют только на новые книги или листы, созданные после смены шаблона. На существующие книги или таблицы, основанные на предыдущей версии шаблона, никакого влияния не оказывается.

· Существует возможность ввода данных в лист настройки встроенных шаблонов в папке «Решения», расположенной в папке «Шаблоны». Не следует изменять шаблоны другими способами, так как последующие изменения могут отрицательно повлиять на корректность работы формул и макросов

Сохранение книги

' Пошаговые инструкции

1. Выбрать команду «Сохранить как» в меню «ФАЙЛ».

2. В поле «Папка» указать диск и папку, в которую будет помещена книга.

@ Для сохранения книги в новой папке, щелкнуть на панели инструментов кнопку « Создать папку» 0.

3. В поле «Имя файла» ввести имя книги.

L Примечания

· При первом сохранении книги указывается имя файла и место, куда он будет помещен. Во время каждого последующего сохранения книга будет обновляться в соответствии с внесенными в нее изменениями.

· Разрешается использовать длинные, описательные имена файлов.

4. Нажать кнопку «Сохранить».

@Советы

· Чтобы к книге иметь быстрый доступ, необходимо сохранить ее в папке «Избранное». Для просмотра этой папки нажать кнопку Избранное на панели адресов. Для сохранения книги в другой папке поместить ярлык для нее в папке «Избранное», чтобы иметь возможность быстрого доступа к ней.

· Для упрощения поиска книги, в меню «ФАЙЛ» выбрать команду «Свойства». На вкладке «Документ» ввести заголовок книги, тему, автора, ключевые слова и примечания. Данные могут быть использованы для поиска файла с помощью команды «Найти» в меню «Сервис» диалогового окна «Открыть».

Создание резервной копии книги

'Пошаговые инструкции

1. В меню «ФАЙЛ» выбрать команду «Сохранить как».

2. На панели инструментов окна «Сохранение» в меню «Сервис» выбрать команду «Общие параметры».

3. Установить флажок «Всегда создавать резервную копию».

4. Нажать кнопки «OK», «Сохранить».

Автоматическое сохранение книг в процессе работы

'Пошаговые инструкции

1. Выбрать команду «Автосохранение» в меню «Сервис».

@ Если в меню «Сервис» команда «Автосохранение» отсутствует, то необходимо установить надстройку «Автосохранение». Выбрать меню «Сервис», команду «Надстройки», установить флажок «Автосохранение».

2. Установить флажок «Сохранять каждые»и в поле «минут» ввести интервал времени, через который Microsoft Excel периодически будет сохранять книги.

Изменение стандартного формата файлов для сохранения книг

'Пошаговые инструкции

1. При необходимости работы с более ранними версиями Microsoft Excel или с другими электронными таблицами в меню Сервис выбрать команду «Параметры», открыть вкладку «Переход».

2. Выбрать нужный формат файла из списка «Сохранять файлы Excel как».

L После установления стандартного формата файлов все книги будут сохраняться в этом формате, если только при сохранении книги в диалоговом окне «Сохранить как» меню «ФАЙЛ» не будет указан другой формат.

Закрытие окон книг

 

Чтобы закрыть	Сделать следующее
Окно текущей книги	Нажать кнопку «Закрыть» в правом верхнем углу окна. Если это единственное открытое окно книги, книга будет закрыта.
Все открытые окна книги	Выбрать команду «Закрыть» в меню «ФАЙЛ».
Все открытые книги	Удерживая клавишу «SHIFT», выбрать команду «Закрыть все» в меню «ФАЙЛ».

Закрытие книги

'Выбрать команду «Закрыть» в меню «ФАЙЛ».

@ Чтобы закрыть все открытые книги без выхода из программы, необходимо нажать клавишу «SHIFT» и, не отпуская ее, выбрать команду «Закрыть все» в меню «ФАЙЛ».

L Примечания

· Цифры 1 или 2 в заголовке книги означают, что для текущей книги открыто более одного окна. Необходимо перейти в окно, которое нужно закрыть, и нажать кнопку «Закрыть» x в правом верхнем углу окна книги.

· Кнопка «Закрыть» окна книги может находиться в правой части меню (при развернутом окне) или в строке заголовка книги.

· Число окон при открытии книги остается таким же, каким оно было на момент ее сохранения и закрытия. Чтобы в открываемой книге было всего одно окно, перед ее сохранением и закрытием необходимо предварительно закрыть все окна, оставив открытым только одно из них.

Открытие книги на жестком диске или в сети

' Пошаговые инструкции

1. В меню «ФАЙЛ» в ыбрать команду «Открыть» или нажать кнопку 1.

2. В поле «Папка» выбрать диск, папку, где находится книга, которую требуется открыть, и затем найти и дважды щелкнуть папку, содержащую книгу.

3. Дважды щелкнуть книгу, которую нужно открыть.

L Примечания

· Чтобы открыть недавно использовавшийся файл, необходимо нажать кнопку «Журнал» на панели адресов.

· При открытии файла HTML, созданного или сохраненного в программе Office, он будет открыт в той программе, в которой было выполнено последнее сохранение файла. Чтобы открыть этот файл в Microsoft Excel, нажать стрелку справа от кнопки «Открыть» и выбрать команду «Открыть в Microsoft Excel».

Задание режима доступа открытия книги «Только для чтения»

L Примечания

· При попытке открыть книгу Microsoft Excel предложит открыть книгу только для чтения, если в ней не требуется сохранять изменения. Excel не запрещает изменение и сохранение изменений в книге.

· Для предотвращения внесения и сохранения другими пользователями изменений в файл книги можно сделать файл доступным только для чтения.

' Пошаговые инструкции

1. Выбрать команду «Сохранить как» в меню «ФАЙЛ».

2. Выбрать в меню «Сервис» команду «Общие параметры».

3. Установить флажок «Рекомендовать доступ только для чтения» и нажать кнопку «OK».

4. Нажать кнопку «Сохранить».

5. При появлении диалогового окна нажать кнопку «Да», чтобы заменить существующую книгу текущей.

Открытие копии книги

' Пошаговые инструкции

1. В меню «ФАЙЛ»выбрать команду «Открыть» или нажать кнопку 1.

2. В поле «Папка» выбрать диск, папку, где находится книга, которую требуется открыть, найти и дважды щелкнуть папку, содержащую книгу.

3. Выбрать книгу, копию которой требуется открыть.

4. Щелкнуть стрелку рядом с кнопкой «Открыть» и выбрать команду «Открыть как копию».

LПри открытии книги в качестве копии в папке, содержащей исходную книгу, создается новая копия книги.

Одновременное открытие нескольких книг

' Пошаговые инструкции

1. В меню «ФАЙЛ»выбрать команду «Открыть » или нажать кнопку 1

2. В поле «Папка » выбрать диск, папку, где находятся книги, которые требуется открыть, дважды щелкнув папку, содержащую нужные книги.

3. Для выбора файлов из списка в произвольном порядке щелкнуть имя какого-либо файла. Затем нажать клавишу CTRL и, не отпуская ее, щелкнуть оставшиеся файлы.

@ Для выбора файлов, стоящих подряд в списке, щелкнуть имя первого файла. Удерживая клавишу SHIFT, щелкнуть имя последнего файла.

4. Нажать кнопку «Открыть».

Выделение листов в книге

LЕсли выделено несколько листов, изменения, сделанные на текущем листе, повторяются на всех остальных листах. Это может привести к потере данных.

Чтобы выделить	Сделать следующее
Отдельный лист	Указать ярлычок листа.
Два или более смежных листа	Щелкнуть ярлычок первого листа, удерживая клавишу «SHIFT», щелкнуть ярлычок последнего листа.
Два или более несмежных листа	Щелкнуть ярлычок первого листа, затем, удерживая клавишу «CTRL», щелкнуть ярлычки остальных листов.
Все листы книги	Установить указатель на произвольный ярлычок листа и нажать правую кнопку мыши. Затем выбрать команду «Выбрать все листы» в контекстном меню.