Изменение высоты и ширины ячеек, строк и столбцов

 

Для увеличения ширины столбца необходимо, установить курсор на границе между именами столбцов до превращения его в двунаправленную стрелку и, нажав левую клавишу мыши, передвинуть границу на нужное расстояние.

Увеличение высоты строки выполняется аналогично при установке курсора на границе между именами строк.

Кроме того, высота строк и ширина столбцов таблицы регулируется с помощью команд Строка и Столбец из меню Формат. Для изменения ширины столбца с помощью мыши надо выделить ячейку или весь столбец, выбрать команду Формат\Столбец\Ширина и ввести нужную ширину в миллиметрах в окне Ширина столбца. Команда Автоподборширины автоматически корректирует ширину столбца в соответствии с содержимым его ячеек, аналогично команде Автоподборширины действует двойной щелчок левой кнопкой мыши на границе имен столбцов. Команды Скрыть или Отобразить убирают или вставляют отмеченный столбец. Аналогично изменяется высота строки. Автоподбор, удаление или вставка строки происходит при использовании команды меню Формат\Строка.

 

Типы данных и форматы их представления

 

В любую ячейку можно ввести данные одного из типов:

– число (числа могут быть представлены в различных форматах: общем, числовом c различным количеством десятичных знаков, в денежном или финансовом, а также дробном или экспоненциальном форматах);

– текст (произвольное сочетание символов – в общем или текстовом форматах);

– дата (в специальном формате дата);

– время (формат время);

– формула для выполнения необходимых расчетов (формула – это произвольное математическое выражение, начинающееся со знака =). Формула может содержать вызовы функций, различные операторы и ссылки на ячейки. Например: =СУММ(А1:А4).

Форматом данных, введенных в ячейку, можно управлять с помощью команды меню Формат\Ячейки, которая дает возможность установить в ячейках необходимый формат данных. (Рис.3. Диалоговое окно Формат Ячеек Числовые форматы.).

При вводе чисел в Excel по умолчанию применяется формат Общий. При использовании формата Общий большая часть введенных чисел отображается в том виде, в котором они вводятся пользователем. Однако, если ширина ячейки недостаточна, чтобы отобразить число полностью, в Общем формате число округляется до определенного числа десятичных знаков. В Общем числовом формате также используется (экспоненциальное) представление для больших чисел (12 или более знаков). Уменьшить (или увеличить) разрядность числа можно также при помощи кнопок на панели инструментов Форматирование

 

рис.3. Диалоговое окно Формат Ячеек. Числовые форматы.

 

Как правило, в настройках табличного процессора установлено по умолчанию, что целая часть десятичной дроби отделяется от ее дробной части запятой. Если поставить точку, то Excel переведет десятичную дробь в дату и установит в этой ячейке числовой формат Дата.

Например:

В ячейку А1 ввести число 3.5, оно тут же преобразуется в дату и в ячейке А1 будет отображено 03.май. Даже если удалить эту дату и ввести целое число 365, оно будет преобразовано в дату и в ячейке А1 будет отображено 30.дек.

Для того чтобы вместо даты отображались числа, необходимо в этой ячейке изменить числовой формат с Даты на Общий или на Числовой.

 

Автозаполнение ячеек

 

Составление таблиц – процесс трудоемкий. Разработчики Excel упростили эту задачу с помощью механизма автозаполнения. Он может быть использован там, где некое количество смежных ячеек должно быть заполнено однородной информацией. В одну из ячеек вводится первый элемент ряда данных, в следующую – второй. Затем следует выделить обе ячейки (протаскиванием при нажатой левой кнопке мыши), установить указатель мыши на маркер автозаполнения (черный квадратик в правом нижнем углу ячейки или группы выделенных ячеек, при этом указатель мыши принимает вид черного крестика), нажать левую кнопку мыши и тащить ее далее по строке или столбцу, которые надо автоматически заполнить. Заполнение будет происходить из имеющихся списков (см. меню Сервис – Параметры… – Списки), либо по принципу: следующее значение = предыдущее + шаг. Нужный список можно самостоятельно сформировать и добавить к перечню стандартных.

Примеры, показывающие возможности авто заполнения (Рис. 4):

 

Рис. 4 Автозаполнение, арифметическая прогрессия и автосуммирование, с использованием относительной ссылки на ячейку.

 

1. В первые две ячейки 2-ой строки введем даты 27.02.00 и 28.02.00. Выполнив описанную выше последовательность действий, получим ряд:

 

27.02.2000

28.02.2000

29.02.2000

01.03.2000

02.03.2000

03.03.2000

04.03.2000

Учитывается, что год високосный!

2. В первую ячейку 3-ей строки введем название месяца Апрель и применим механизм автозаполнения к одной ячейке. Получим ряд:

Апрель

Май

Июнь

Июль

Август

Сентябрь

Октябрь

 

3. Пусть Xmin=2, Xmin+h=2,2. Введем эти значения в соседние ячейки 4-ой строки и применим автозаполнение. Получим ряд:

2,2

2,4

2,6

2,8

3,2

 

Замечание. Если заполняемый ряд данных выходит за пределы рабочего экрана, удобнее использовать команду Правка – Заполнить Прогрессия…

 

4. Для создания цифровых списков (прогрессии) применяется команда Прогрессия подменю Заполнить меню Правка. Excel может работать с четырьмя типами прогрессии: арифметической (1,2,3,4,5,6,…), геометрической (5,10,20,40,…), дат (1995,1996,1997,1998,…) и автозаполнения. Создать прогрессию в последовательности ячеек можно так:

ü Ввести в ячейку А5 значение 1. Это значение станет начальным значением прогрессии.

ü Начиная с ячейки, содержащей введённое значение, выделить ячейки, в которых будет продолжена прогрессия - А5:K5.

ü

Выбрать команду Прогрессия подменю Заполнить меню Правка. Появится диалоговое окно Прогрессия (Рис. 5):

Рис. 5 Окно Прогрессия.

 

ü В группе Расположение этого окна установить соответствующий режим (по строкам).

ü В группе Тип выбрать тип прогрессии (арифметическая).

ü Ввести значение шага (оставить - 1).

ü Щёлкнуть на кнопку OK.

ü Прогрессия закончится, достигнув конца выделенного диапазона.

Можно и не выделять диапазон ячеек, но тогда в окне Прогрессия необходимо установить Предельное значение (например: 11), щёлкнуть на кнопке OK и ячейки автоматически заполнятся до ячейки K5.