Что можно узнать в органах загс.

ЗАГСы регистрируют и рождения, и смерти, и браки, и усыновления, и вся эта информация хранится систематизировано и часто даже в электронном виде, так что, чтобы найти недостающие сведения по двадцатому веку без обращения туда вам не обойтись. Но не стоит заранее рассчитывать, что там есть вся нужная вам информация. 18 декабря 1917 года был принят декрет СНК РСФСР "О гражданском браке, о детях и о ведении книг актов состояния", уничтоживший старый порядок ведения актовых записей. За церковью оставили культовые функции, то есть там и позже регистрировали крещения, венчания и отпевания, но рождения, браки и смерти с тех пор намеревалось регистрировать само государство, хотя и не имело пока для этого соответствующих органов. В результате часть метрических записей утеряна, часть рождений, браков и смертей не зарегистрирована, часть актовых записей написана задним числом и, в результате, даты, места и годы рождения в разных документах и источниках могут быть перепутаны.

Пойдем по порядку. Общая закономерность такая - во всех случаях, когда фонды реально передаются из одного места хранения в другое, они могут "застрять" где-то посередине. Так что процесс передачи нужно рассматривать подробно, это позволяет реально найти утраченные "по пути" документы.

Было решено не только изъять из церквей метрические книги и разместить их в архивах при отделах ЗАГС (которых пока не было), одновременно должны были передаваться церковное имущество и кладбища. Не слишком гладко это происходило. Например, в середине октября 1918 года в Петрограде состоялись переговоры по этому поводу с католиками. Позиция католиков по этому поводу состояла в том, что без согласия Святейшего Престола ни о какой передаче храмов речь идти не может. Внутренняя инструкция по поводу метрических книг состояла в том, чтобы форму договора игнорировать, один экземпляр метрических книг хранить вне храмов, а другой - в консистории, с 1919 года вести их на латинском языке. Есть немало случаев, когда, особенно в сельской местности, прихожане сопротивлялись изъятию церковного имущества, включая метрические книги, часть их при этом могла быть утеряна безвозвратно. Причины для сопротивления очевидны - в существовавших метрических книгах регистрировались именно культовые действия в первую очередь, нельзя было изъять, например, отдельно записи о рождении, вместе с ними изымались и записи о крещении. Кстати, многие исследователи говорят о недостоверности регистрации дат и мест рождений и смертей в метрических книгах - все-таки главный смысл при их заполнении был культовый, так что точно место, например, рождения не особо интересовало священника, его интересовало место крещения.

Итак, рассматриваем процесс передачи метрических книг. Сначала предполагалось, что функция регистрации будет передана земским органам. III Всероссийский съезд Советов в январе 1918 вынес решение о повсеместной ликвидации земств, но осуществлено это было не немедленно, 1 марта 1918, то есть, когда решение о ликвидации уже приняли, в нормативных документах предлагалось использовать "налаженный механизм" исполнительной власти - городскую или земскую управу, при условии признания ею власти Советов и ответственности за свою работу перед ними. В июле 1918 был созван съезд председателей губсовдепов и заведующие губернскими отделами управлений, и снова было сказано, что "первой задачей Советов в области управления является полная, скорая и беспощадная ликвидация всех без исключения органов прежнего государственного управления". Но чем дальше от Москвы, тем позже были ликвидированы земства. Чисто теоретически, вполне могли в каких-то регионах между 20 декабря 1917 и 1920 рождения и смерти регистрироваться в земских органах, и метрические книги могли туда попасть.

16 сентября 1918 года на заседании ВЦИК был принят Кодекс об актах гражданского состояния, семье и опеке. Согласно статье 246 Кодекса сеть органов ЗАГС должна была состоять из окружных и местных отделов ЗАГС при волостных, городских и районных органах управления, а руководить ими должен был Центральный отдел ЗАГС. Все эти органы в тот момент еще не существовали. Кстати, по тому Кодексу забеременевшая и не состоявшая в браке женщина не позднее 3 месяцев до родов ребенка подавала заявление в местный отдел записи актов гражданского состояния по месту жительства, указывая время зачатия, имя и место жительства отца. В 2-х недельный срок предполагаемый отец мог возбудить судебный спор против матери о неправильности ее заявления. В некоторых местах регистрацию вели при нотариальных отделах советов рабочих, крестьянских и красноармейских депутатов (смотрите соответствующие фонды), а в некоторых не вели вообще. В Москве, например, подотделы ЗАГС при административных отделах районных совдепов открылись 1 января 1919 года.

Согласно циркуляру НКВД и Центрозагс N 87 от 7 февраля 1919 года для отделов ЗАГС было установлено официальное название "Местный отдел записей актов гражданского состояния… района". Как видите, раньше для них даже названия не было. Организовать работу всей сети ЗАГСов на территории РСФСР должен был Центральный отдел ЗАГС при НКВД. Губернские отделы ЗАГС при административных управлениях исполнительных органов губернских Советов должны были в основном тоже заниматься организацией. Уездные отделы ЗАГС подчинили исполнительным комитетам уездных Советов, а непосредственно они находились в ведении уездных отделов милиции. В волостных центрах должны были создавать волостные отделы ЗАГС при волостных исполнительных комитетах местных Советов. Вот именно уездных и волостных отделах ЗАГС и должны были регистрировать акты гражданского состояния. 14 октября 1919 года Центрозагс разослал циркуляр о законной силе метрических свидетельств. Признавались законными все документы о рождениях, смертях и разводах, выданные религиозными или соответствующими им организациями не позднее 31 декабря 1917 года, а также метрические документы (с той же ограничительной датой выдачи) о религиозных браках, совершенных не позднее 20 декабря 1917 года. После этого циркуляра, то есть в конце 1919 года, органы ЗАГС более активно занялись концентрацией у себя метрических церковных книг, забирая к себе соответствующие книги из церквей своей территории. То есть обратите внимание: в какой ЗАГС могла попасть метрическая книга, зависело от административно-территориального деления на момент ее изъятия. Как правило, при изменении административно-территориального деления, все соответствующие фонды передают, но часть их может (вовсе не по злому умыслу) остаться и на старом месте.

В уездных и волостных отделах ЗАГС в первые годы их деятельности записи актов гражданского состояния проводили почти по тому же принципу, как и в метрических книгах - в общих книгах, разделенных на разделы, в рукописном исполнении. По мере полного заполнения в отделах ЗАГС заводились новые книги. Такая практика существовала, в основном, до середины 20-ого года. И хотя по декретам 1917 года книги должны были вести в двух экземплярах, на практике это, как правило, не соблюдалось - бумаги не хватало. В связи с острой нехваткой бумаги во всем госаппарате развернулась компания по упрощению делопроизводства, статистической отчетности и экономии бумаги.

Во многих регионах местным отделам ЗАГС приказано было зарегистрировать факты рождения и смертей с начала 1918 года, то есть предписывалось произвести эти записи задним числом. В результате записи, включая и место рождения, делались "со слов" и вполне могли содержать в себе данные, не соответствующие действительности. Не успели во всех волостях создать отделы ЗАГС, как волостным Советам предложили в целях экономии технических сил упразднить их самостоятельность и слить с волостными отделами управления в качестве подотделов, но имеющих свои отдельные штемпеля и печати. Должности заведующих и секретарей возлагались на заведующих волостными отделами управления и секретарей. Расходы по содержанию служащих и хозяйственные расходы включались в смету расходов волостных отделов управления. В 1920 году отделы (подотделы) ЗАГС передали в отделы управления районных совдепов. После этого акты гражданского состояния регистрировали в волисполкомах и уездных городах. В волисполкомы идти далеко, да и специалистов не было. По этой причине многие акты оставались не зарегистрированными, или в лучшем случае составлялись неграмотные актовые книги. Записи вели небрежно, акты в книгах не подписывались должностными лицами, записи аннулировались техническими сотрудниками без указания причины и основания аннулирования. Никаких оговорок об исправлении слов текста не делалось.

Примерно в середине 1920 года вместо книг ввели специальные формы записей актов гражданского состояния. На каждый факт изменения гражданского состояния составляли отдельный акт в двух экземплярах, которые юридически имели одинаковую силу. Бланки отпечатали типографским способом в виде анкеты, которая должна была заполняться от руки и затем должным образом оформляться (подписями должностных лиц и печатью). Впрочем, задерживалась не только организация отделов ЗАГС на местах, но и обеспечение их книгами записей и бланками.

Вторые экземпляры регистрационных книг за 1919-1925 из-за отсутствия денежных средств производилась уже после 1925 года. При этом постоянно менялось административное подчинение органов ЗАГС, что вносило в этот процесс еще большую путаницу, поскольку одновременно постоянно менялась форма актовых записей. В июле 1934 года органы ЗАГС как ведомство, хранящее первостепенную информацию по текущему учету населения, были включены в структуру подразделений Наркомата внутренних дел. Отделы ЗАГС Москвы попали в непосредственное подчинение Управления НКВД по Московской области. Сотрудников отделов ЗАГС ранжировали по милицейским чинам, начальники отделов получили лейтенантские погоны. И вот тогда, в работе органов ЗАГС попытались навести порядок. 27 июня 1936 года было принято Постановление ВЦИК о своевременной регистрации актов рождения и смерти. 29 августа 1937 года Приказом НКВД была утверждена Инструкция о порядке регистрации актов гражданского состояния.

Но тут началась война. Во время войны акты гражданского состояния во многих местах вообще не регистрировали. Например, в Ленинграде во время блокады мало кто ходил в органы загса оформлять смерти, потому что там были огромные очереди. Постепенно смерти перестали регистрировать вообще. Чтобы установить число погибших ленинградцев из числа жителей до войны вычитают число эвакуированных и т.д. Получаемая цифра очень сильно отличается от сведений о числе похороненных и кремированных. И, безусловно, получить сведения по персоналиям о смерти во время блокады очень трудно. Умершие в процессе эвакуации так же во многих случаях не регистрировались. 8 сентября 1943 года был принят Указ Президиума Верховного Совета СССР об усыновлении, в котором предусматривалась возможность записи усыновленных детей в качестве родных детей. Актовые записи при этом исправлялись. Все супружеские пары, состоящие в фактических брачных отношениях, для их официального признания (узаконения) обязаны были зарегистрировать брак в органах ЗАГС. Если фактический брак не был зарегистрирован, он сохранял правовую силу только до 8 июля 1944 г. Для тех случаев, когда фактические брачные отношения не могли быть зарегистрированы вследствие смерти или пропажи без вести одного из фактических супругов в период Великой Отечественной войны, другому фактическому супругу было предоставлено право обратиться в суд с заявлением о признании его (ее) супругом умершего или пропавшего без вести на основании ранее действовавшего законодательства (Указ Президиума Верховного Совета СССР от 10 ноября 1944 г. "О порядке признания фактических брачных отношений в случае смерти или пропажи без вести на фронте одного из супругов"). Поскольку этот Указ не предусмотрел сроков для обращения в суд с целью установления нахождения в фактическом браке, заявление об установлении факта состояния в фактических брачных отношениях с умершим или пропавшим без вести лицом в указанный период могут быть поданы и в настоящее время.

В ряде регионов, затронутых Великой Отечественной войной, есть пробелы в актовых записях за 10, 20 и более лет. В 1945-1950 годах в связи с обменом паспортов в отделах ЗАГС резко увеличилось количество дел по восстановлению актовых записей и их изменению, то есть существенная часть актовых записей восстановлены, возможно, изначально они были совсем другие.

В соответствии с законодательством, актовые книги, собранные из первых экземпляров записей актов гражданского состояния, и метрические книги по истечении семидесяти пяти лет со дня их составления передают на постоянное хранение в государственные архивы. Далеко не все актовые записи передаются в архивы вовремя и часть даже метрических книг до сих пор хранится на местах, в местных органах ЗАГС - при отсутствии их в областном архиве, пошлите запрос туда. Актовые книги с мест передают в орган ЗАГСа соответствующего субъекта Российской Федерации, чтобы сверить актовые книги с их вторыми экземплярами, а потом передать в государственный архив. (Кстати, вы не забыли, что эти вторые экземпляры составлялись задним числом? При сверке путаница только возрастает). Там тоже они могут задержаться, можно поискать их и там, но вряд ли вам оттуда будут отвечать на запросы. После сверки второй экземпляр уничтожают, на местах в органах ЗАГС не остается ничего, все только "в центре". Впрочем, выписки из актовых записей могут храниться и в ведомственных архивах, но об этом потом. Если поступил запрос на выдачу повторного свидетельства, а записи уже переданы на хранение в государственный архив, орган ЗАГСа запрашивает из государственного архива копию соответствующей записи акта гражданского состояния либо архивную справку, на основании которой повторное свидетельство и выдают. Поэтому писать запрос все равно нужно в ЗАГС, даже если со дня рождения прошло 75 лет.

Документ, который человек получает на руки, включает в себя далеко не все сведения, которые хранятся в актовых записях в органах ЗАГС. До конца 1960-х - начала 1970-х годов информация в актовых записях была крайне скудна. Дату и место рождения, как правило, не указывали в записях о брачующихся и умерших, только возраст. Мало того, в записях о разводе не указывали места, где был брак заключен. (Только год, без полной даты). Форма бланка свидетельства многократно менялась, то добавляя сведения, то урезая. Тем не менее обратиться туда нужно обязательно.

В запись акта о рождении сейчас вносятся следующие сведения:

фамилия, имя, отчество, пол, дата и место рождения ребенка;

 

количество родившихся детей (один, двойня или более детей);

 

сведения о документе, подтверждающем факт рождения ребенка;

 

фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, гражданство, национальность (вносится по желанию заявителя), место жительства родителей (одного из родителей);

 

сведения о документе, являющемся основанием для внесения сведений об отце;

 

фамилия, имя, отчество и место жительства заявителя либо наименование и юридический адрес органа или организации, заявивших о рождении ребенка;

 

серия и номер выданного свидетельства о рождении.

 

Свидетельство о рождении содержит следующие сведения:

 

фамилия, имя, отчество, дата и место рождения ребенка;

 

фамилия, имя, отчество, гражданство родителей (одного из родителей);

 

дата составления и номер записи акта о рождении;

 

место государственной регистрации рождения (наименование органа записи актов гражданского состояния);

 

дата выдачи свидетельства о рождении.

То есть, если у вас есть свидетельство о рождении какого-то вашего предка (или копия свидетельства), обратившись в органы ЗАГС вы можете получить сведения о дате и месте рождения его родителей и месте их жительства на момент регистрации.

В запись акта о заключении брака вносятся следующие сведения:

фамилия (до и после заключения брака), имя, отчество, дата и место рождения, возраст, гражданство, национальность (вносится по желанию лиц, заключивших брак), место жительства каждого из лиц, заключивших брак;

 

сведения о документе, подтверждающем прекращение предыдущего брака, в случае, если лицо (лица), заключившее брак, состояло в браке ранее;

 

реквизиты документов, удостоверяющих личности заключивших брак;

 

дата составления и номер записи акта о заключении брака;

 

наименование органа записи актов гражданского состояния, которым произведена государственная регистрация заключения брака;

 

серия и номер выданного свидетельства о браке.

Правилом, требующим указать сведения о документе, подтверждающем прекращение предыдущего брака, в случае, если лицо, заключившее брак, состояло в браке ранее, часто пренебрегали. Если вы знаете, что предок неоднократно состоял в браке, можно запросить ЗАГС о его бракосочетании (первом), в одном или нескольких населенных пунктах, где он мог проживать, на период пять лет (только в этом случае будут искать), потом за следующие пять лет и так далее.

По современному законодательству свидетельство о заключении брака содержит следующие сведения:

фамилия (до и после заключения брака), имя, отчество, дата и место рождения,

 

гражданство и национальность (если это указано в записи акта о заключении брака) каждого из лиц, заключивших брак;

 

дата заключения брака;

 

дата составления и номер записи акта о заключении брака;

 

место государственной регистрации заключения брака (наименование органа записи актов гражданского состояния);

 

дата выдачи свидетельства о заключении брака.

Таким образом, если у вас есть свидетельство о браке предка или копия свидетельства, из актовой записи в органах ЗАГС вы можете получить сведения о предыдущих браках, о месте жительства обоих супругов до этого и о реквизитах документов, подтверждающих их личности, что может пригодиться при наведении справок в других местах.

В запись акта о расторжении брака вносятся следующие сведения:

фамилия (до и после расторжения брака), имя, отчество, дата и место рождения,

 

гражданство, национальность (вносится по желанию заявителя), место жительства каждого из лиц, расторгнувших брак;

 

дата составления, номер записи акта о заключении брака и наименование органа записи актов гражданского состояния, в котором произведена государственная регистрация заключения брака;

 

сведения о документе, являющемся основанием для государственной регистрации расторжения брака;

 

дата прекращения брака;

 

реквизиты документов, удостоверяющих личности расторгнувших брак;

 

серия и номер свидетельства о расторжении брака.

Свидетельство о расторжении брака содержит следующие сведения:

фамилия (до и после расторжения брака), имя, отчество, дата и место рождения,

 

гражданство, национальность (если это указано в записи акта о расторжении брака) каждого из лиц, расторгнувших брак;

 

сведения о документе, являющемся основанием для государственной регистрации расторжения брака;

 

дата прекращения брака;

 

дата составления и номер записи акта о расторжении брака;

 

место государственной регистрации расторжения брака (наименование органа записи актов гражданского состояния, которым произведена государственная регистрация расторжения брака);

 

фамилия, имя, отчество лица, которому выдается свидетельство о расторжении брака;

 

дата выдачи свидетельства о расторжении брака.

Таким образом, обратившись в органы ЗАГС по поводу актовой записи о расторжении брака, вы можете получить сведения о регистрации брака, чтобы затем, из актовой записи о регистрации брака, получить информацию, указанную в предыдущем пункте.

В запись акта об усыновлении вносятся следующие сведения:

фамилия, имя, отчество, дата и место рождения ребенка (до и после усыновления);

 

фамилия, имя, отчество, гражданство, национальность (при наличии в записи акта о рождении или в свидетельстве о рождении ребенка) родителей (одного из родителей);

 

дата составления, номер записи акта о рождении и наименование органа записи актов гражданского состояния, которым произведена государственная регистрация рождения ребенка;

 

фамилия, имя, отчество, гражданство, национальность (вносится по желанию усыновителя), место жительства усыновителя (усыновителей);

 

дата составления, номер записи акта о заключении брака усыновителей и наименование органа записи актов гражданского состояния, которым произведена государственная регистрация заключения брака усыновителей;

 

реквизиты решения суда об установлении усыновления ребенка;

 

серия и номер выданного свидетельства об усыновлении.

Свидетельство об усыновлении содержит следующие сведения:

фамилия, имя, отчество, дата и место рождения ребенка (до и после усыновления);

 

фамилия, имя, отчество, гражданство, национальность (если это указано в записи акта об усыновлении) усыновителей (усыновителя);

 

дата составления и номер записи акта об усыновлении;

 

место государственной регистрации усыновления (наименование органа записи актов гражданского состояния);

 

дата выдачи свидетельства об усыновлении.

Таким образом, имея свидетельство об усыновлении или его копию, вы можете получить из актовой записи в органах ЗАГС дату составления и номер записи акта о рождении ребенка, а уже потом, из актовой записи о рождении, получить сведения о родителях (см. выше). Свидетельство о рождении усыновленному ребенку выдается новое и актовая запись по желанию усыновителей (усыновителя) может быть составлена новая, тогда сведения о составлении новой записи акта о рождении ребенка вносятся в ранее произведенную запись акта о его рождении. Необходимо отметить, что работники органов записи актов гражданского состояния не вправе без согласия усыновителей (усыновителя) сообщать какие-либо сведения об усыновлении и выдавать документы, из содержания которых видно, что усыновители (усыновитель) не являются родителями (одним из родителей) усыновленного ребенка, но все эти записи существуют.

В запись акта о перемене имени вносятся следующие сведения:

фамилия, собственно имя, отчество, дата и место рождения, гражданство, национальность (вносится по желанию заявителя), место жительства лица до перемены имени;

 

фамилия, собственно имя, отчество лица после перемены имени;

 

дата и номер записи акта о рождении и наименование органа записи актов гражданского состояния, которым произведена государственная регистрация рождения;

 

серия и номер выданного свидетельства о перемене имени.

Свидетельство о перемене имени содержит следующие сведения:

фамилия, собственно имя, отчество (до и после их перемены), дата и место рождения, гражданство, национальность (если это указано в записи акта о перемене имени) лица, переменившего имя;

 

дата составления и номер записи акта о перемене имени;

 

место государственной регистрации перемены имени (наименование органа записи актов гражданского состояния, которым произведена государственная регистрация перемены имени);

 

дата выдачи свидетельства о перемене имени.

Таким образом, имея свидетельство о перемене имени или его копию, из актовой записи вы можете узнать дату и номер записи акта о рождении, откуда, через соответствующую актовую запись, получите сведения о родителях (см. ранее).

Если человек поменял имя, изменения вносятся во все записи актов гражданского состояния, его касающиеся, в том числе изменяются фамилия и отчество ребенка, не достигшего возраста четырнадцати лет, в записи акта о его рождении и выдается новое свидетельство о его рождении, но сведения о произведенном изменении в органах ЗАГС все равно сохраняются.

В запись акта о смерти вносятся следующие сведения:

фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, пол, гражданство, национальность (если сведения о национальности указаны в документе, удостоверяющем личность умершего), дата и место смерти умершего;

 

причина смерти (на основании документа, подтверждающего факт смерти);

 

реквизиты документа, подтверждающего факт смерти;

 

фамилия, имя, отчество, место жительства заявителя либо наименование и юридический адрес органа, организации или учреждения, сделавших заявление о смерти;

 

серия и номер выданного свидетельства о смерти;

 

фамилия, имя, отчество, место жительства лица, которому выдано свидетельство о смерти.

Свидетельство о смерти содержит следующие сведения:

фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, гражданство, дата и место смерти умершего;

 

дата составления и номер записи акта о смерти;

 

место государственной регистрации смерти (наименование органа записи актов гражданского состояния, которым произведена государственная регистрация смерти);

 

дата выдачи свидетельства о смерти.

Таким образом, обратившись в органы ЗАГС по поводу актовой записи о смерти вы можете дополнительно узнать причину смерти, которую тоже предполагается указывать при генеалогических исследованиях, кто получил свидетельство о смерти и где он в это время жил - поскольку почти наверняка это был родственник, возможно, эта информация пригодится для "расширения" древа.

Кому и при каких условиях дают информацию. Сведения, полученные при регистрации, относятся к категории конфиденциальной информации, имеют ограниченный доступ и разглашению не подлежат. Не каждому органы ЗАГС выдают информацию, а только самому человеку, о котором сделана запись, а после его смерти родственникам, представителю органа опеки и попечительства или человеку, имеющему нотариально удостоверенную доверенность от кого-то из них. Свое родство с тем, про кого посылаете запрос, нужно доказать. ЗАГС может не раскрыть информацию из актовых записей, заявить, что она предоставляется только в юридических случаях (например по запросу суда), хотя на самом деле это не так. В этом случае, важен личный контакт и договоренность с работником ЗАГСа. Зато многие провинциальные ЗАГСы слыхом не слыхивали о "подтверждении (доказательстве) родства" и на любого дадут свидетельство, если знаешь ФИО, дату и место.

Вот, например, какое сообщение было на форуме сайта ВГД: "В ЗАГСы Москвы (я в третьем поколении москвичка и огромное количество документов находится в Москве) иду за очередными свидетельствами и справками только вооружившись всеми необходимыми документами (благо, механизм получения документов достаточно ясен), чтобы повода для отказа не было. Если уж совсем начинают идти в штыки, то интересуюсь, как закон регламентирует данную ситуацию. А если уж ищу сестер, братьев (пра)бабушек и (пра)дедушек, иду с коробкой конфет. Работницы ЗАГСа сразу же проникаются вниманием к вашей проблеме. Самое большое удовольствие получаю общаясь с работниками ЗАГСов и архивов в провинции. Чем дальше от мегаполиса, тем лучше люди. И что немаловажно, там более лояльны к отсутствию каких-либо доверенностей, справок".

Если вы живете в том же месте, где регистрировалась интересующая вас запись, в ЗАГС можно сходить и при личном общении просто объяснить, кем вы приходитесь тому, о ком наводите справки, и, возможно, копию вам и так дадут. А вот если вы живете далеко и пишете запрос, то в нем вы должны не только указать, что вам нужно, но и то, что человек, о котором вы спрашиваете, ныне умер, или что вы от него имеете доверенность. Тут все зависит от работника ЗАГСа - кто-то может попросить подтвердить все документально, а кто-то поверит на слово. В запросе нужно указать и для чего нужна справка. Как это ни печально, генеалогический поиск, как занятие несерьезное, может вызвать раздражение, поэтому напишите причину "для представления в контору кладбища", "взамен утерянной" или "для вступления в права наследования".

По правилам вам должны выслать результат не домой, а тоже в ЗАГС. То есть нужно выбрать ближайший ЗАГС, в котором удобно получить свидетельство. Когда актовую запись найдут, гербовое свидетельство вышлют в указанный вами ЗАГС, а вам отправят извещение об этом. Если не найдут, об этом тоже должны сообщить извещением. Когда письмо с гербовым свидетельством дойдет до вашего ЗАГСа, вам надо будет пойти туда и получить его, при этом, возможно, придется доказывать свое родство или показывать доверенность.

По правилам вы должны явиться в ЗАГС по месту жительства, имея при себе паспорт и доказательства родства или заинтересованности в актовой записи. Если, например, вы наводите справку о своих родителях, то должны иметь копии свидетельства о рождении, свидетельства об их браке (если они меняли фамилию, а вы интересуетесь их "добрачными" временами), свидетельства о том, что вы меняли фамилию, если вы это делали, и так далее. Эти копии вы оставите в ЗАГСе, когда будете получать высланное вам свидетельство. В ЗАГСе не обязательно оставлять нотариально заверенную копию, можно просто ксерокопию, но тогда надо показать подлинник или нотариально заверенную копию. Для доказательств родства и смерти можно использовать не только актовые записи и соответствующие свидетельства, но и такие документы, как выписки из домовых книг, копии автобиографических документов, похозяйственных книг и т.д. Если человек, о котором вы наводите справки, жив, он должен или сам получать касающиеся его бумаги, или выдать вам доверенность. Если мертв, нужно иметь копию свидетельства о смерти.

Если вы хотите получить копию свидетельства о браке или актовой записи о ней для людей, ныне покойных, нужны копии двух свидетельств о смерти, хотя может хватить и одного. Если у вас нет документов, которыми вы можете подтвердить родство, сначала получите их копии.

Известны случаи, тем не менее, когда актовую запись высылали просто на дом человеку, пославшему запрос, не уточняя родство. Один из способов получения сведений бесплатно и не доказывая родство - попросить выслать вам не гербовое свидетельство, а просто сведения, а то и сообщить их вам по телефону. Безусловно, это не будет документом, и не будет иметь юридической силы, но если вы просто ищете способ найти "пропавшее звено" в родословной цепочке, результат получается вполне удовлетворительным. Например, желая получить дополнительные сведения о родителях отца, чья актовая запись о рождении утрачена, вы можете запросить сведения из актовой записи о рождении его родного брата или сестры, чтобы далее продолжить поиск

Посылая запрос о свидетельстве о смерти, просите выслать справку о смерти по форме 34, т.к. в отличие от справки о смерти по ф. 33, в ф. 34, указываются практически все данные из актовой записи о смерти, в т.ч. кто был заявителем, где заявитель и умерший проживал, ну и разумеется, возраст и место и дата рождения (если это есть в актовой записи). Если кто-либо из фигурантов использовал вариативное имя (например, Моисей-Михаил и т.п.), причем смена имени не была проведена через решение исполкома или ЗАГСа, то надо запастись соответствующей справкой из института русского языка РАН, которая выдается в момент обращения.

А что делать, если сведения о дате и месте рождения в разных источниках не совпадают, или актовые записи утеряны? Ну, для начала надо попробовать найти актовые записи. Если они, исходя из срока хранения, должны быть в областном архиве, они, тем не менее, могли задержаться в ЗАГСе. Если менялась административная подчиненность населенного пункта, актовые записи могли попасть в архив другой области, причем, как правило, в таких случаях найти их можно только если прямо посмотреть описи - в ответ на запрос обычно просто пишут, что интересующий вас населенный пункт находится в другой области и переадресуют запрос.

Ну а если они совсем не находятся? Тогда остается смириться с тем, что точной даты вы никогда не узнаете, искать косвенные сведения в ведомственных архивах и, на их основании, пытаться найти предыдущее поколение предков. То есть в вашем генеалогическом древе одно поколение будет неопределенным - родился около 1919 года, предположительно в таком-то населенном пункте. Но, зато, про его (или ее) родителей будет написано уже точно, потому что этих родителей, вместе с их местом рождения, человек 1919 года рождения наверняка где-то указывал, заполняя анкеты, например, при приеме на работу.