Методы деятельности информационно-консультационной службы

Методы деятельности информационно-консультационной службы

Лекция

Продолжительность – 4 часа

План лекции:

1. Массовые методы в деятельности ИКС.

Групповые методы в деятельности ИКС.

Индивидуальные методы в деятельности ИКС.

Деятельность сельскохозяйственных информационно-консультационных служб направлена прежде всего на развитие людских ресурсов и передачу достижений НТП товаропроизводителям. Одна из важнейших функций ИКС - научить сельских товаропроизводителей формировать свое мнение относительно возникающих или существующих проблем и принимать оптимальные решения по их преодолению.

Для успешной реализации своих функций работники ИКС должны хорошо владеть методами работы службы. Обладая знаниями об использовании в своей деятельности методов, работник информационно-консультационной службы сможет выбирать те из них, которые будут наиболее приемлемы с точки зрения решения стоящих перед товаропроизводителями задач и условий, в которых они работают. Методы работы ИКС подразделяются на массовые, групповые и индивидуальные.

Массовые методы в деятельности ИКС

Массовые методы деятельности ИКС представляют собой различные виды информирования товаропроизводителей с помощью средств массовой информации (СМИ), являющихся одним из важнейших инструментов в деятельности информационно-консультационной службы (публикации в прессе; сообщения, интервью, реклама и др. по радио и телевидению; информирование через Интернет; международные, федеральные и региональные выставки и т.п. Данные методы передачи информации потребителю включают в себя передачу информации с помощью радио, телевидения, аудио- и видеотехники, электронных средств, печатных изданий (специализированные журналы, газеты, брошюры, плакаты, буклеты, официальные сообщения), средств наглядной агитации.

С помощью массовых методов в деятельности ИКС можно быстро и сравнительно дешево донести информацию до большого количества людей. При этом они должны использоваться в тех целях, которым в наибольшей степени отвечают, а именно:

- для распространения новых идей и повышения интереса товаропроизводителей к новшествам;

- для консультирования товаропроизводителей по вопросам, интересующим многих из них;

- в целях предупреждения товаропроизводителей и работников специальных служб о возможных случаях распространения болезней, массовых появлениях вредителей, карантинных сорняках и т.п.;

- в случаях необходимости оказания помощи товаропроизводителям в чрезвычайных ситуациях;

- в целях организации обмена опытом между товаропроизводителями, работающими в данной местности и за ее пределами;

и др.

При работе со средствами массовой информации, как инструментами реализации массовых методов ИКС, следует иметь в виду их избирательное воздействие на товаропроизводителей. Это можно пояснить на следующих примерах.

СМИ не могут передавать всю имеющуюся в различных источниках информацию. Решение о том, какую информацию передавать по радио, телевидению или в газетах, принимает, как правило, редактор, владелец СМИ или правительственные органы. Сотрудники ИКС должны работать со СМИ так, чтобы они в своих передачах или статьях освещали вопросы, отвечающие потребностям товаропроизводителей. Только в том случае, если передаваемая информация будет удовлетворять потребностям товаропроизводителей, помогать им в решении их проблем, она будет востребована ими.

Вторая сторона «избирательности» информации заключается в том, что ни один человек не может читать или слушать все, что печатается или передается. Поэтому передаваемая информация должна отбираться очень строго. Информация «вообще» во многих случаях не вызывает интереса у отдельного товаропроизводителя. Основной подход к отбору информации должен заключаться в том, чтобы она вызывала у товаропроизводителей потребность читать, слушать или смотреть, побуждала их к обсуждению прочитанного или услышанного с окружающими, способствовала более энергичному использованию рекомендуемых перспективных приемов, методов, технологий, техники на практике.

Любое сообщение или публикация должны быть подготовлены таким образом, чтобы они правильно воспринимались слушателями. Поэтому такую информацию перед представлением на широкую аудиторию рекомендуется первоначально проверить на небольшой группе людей. Такая практика позволит убедиться в том, что информация подготовлена достоверно, вызывает интерес и воспринимается правильно.

«Избирательность запоминания» отдельного человека заключается в том, что никто не запоминает всего того, что он когда-либо прочитал, услышал в передачах по радио или увидел по телевизору. Люди стараются не запоминать то, что расходится с их мнением. Обычно запоминаются те детали, которые прежде всего побуждают к обсуждению их со своими соседями, коллегами и т.п. Поэтому сообщения СМИ должны быть лаконичными, носить разъяснительный характер (лишняя информация в СМИ скоро забывается), написаны понятным языком, повторяющимися, чтобы их можно было понять и запомнить, иметь четко запоминающуюся структуру и быть согласованными с другими сообщениями ИКС. Важно, чтобы товаропроизводители находили в сообщениях, передаваемых с помощью СМИ, подтверждение рекомендациям работников ИКС. Эффективными массовыми методами для запоминания информации могут быть интервью с товаропроизводителями, обмен опытом работы и т.п.

Многочисленные исследования в области ИКС показывают, что для сельских товаропроизводителей массовые методы играют значительную роль с точки зрения создания осведомленности и принятия окончательного решения об использовании инноваций. Чаще всего именно через СМИ товаропроизводители получают первую информацию об инновациях.

Выбор конкретных массовых методов в деятельности ИКС необходимо осуществлять, учитывая положительные и отрицательные стороны использования различных СМИ. Рассмотрим их достоинства и недостатки на примере периодической печати:

Общегосударственная ежедневная печать

Положительные стороны	Отрицательные стороны
Помогает поднять авторитет организации	Слабое освещение технических вопросов, часто упрощенное изложение материала
Повышает уровень морального состояния персонала ИКС	Сообщение может быть не прочитано заинтересованными лицами.
Большой охват аудитории

Региональная и районная пресса

Положительные стороны	Отрицательные стороны
Более ориентированы на сельскохозяйственные проблемы в сельских регионах	Ориентированы на широкую читательскую аудиторию, недостаточно аграрной специфики
Более восприимчивы к новостям и документальным материалам
Более восприимчивы к продолжительному освещению	Более низкий уровень навыков у журналистов
Активно поддерживают товаропроизводителей на местах

Общегосударственная сельскохозяйственная пресса

Положительные стороны	Отрицательные стороны
Хорошее техническое содержание	Материалов для публикации бывает очень много, и они имеют коммерческую ориентацию
Узкая специализация
Широкая целевая аудитория

Региональная сельскохозяйственная пресса

Положительные стороны	Отрицательные стороны
Статьи близки местным сельхозпроизводителям	Материалы могут быть слишком упрощенными
Готовы вовлекать местных производителей

Лекционная работа

Чтение лекций представляет собой способ устного общения, при помощи которого один человек передает информацию группе слушателей (см. раздел 8. Организация обучения в ИКС).

Групповая дискуссия

Из всех групповых методов работы ИКС с сельскими товаропроизводителями дискуссия является самым многоцелевым и решает многие задачи. Ее используют для обмена идеями и знаниями, для решения проблем членов группы, для обсуждения мнений и разногласий, для нахождения приемлемых решений по спорным вопросам. Поэтому дискуссии в деятельности ИКС используются довольно часто. Однако не всегда задачи, стоящие перед участниками дискуссии выполняются, т.к. проведение дискуссии требует определенных навыков не только от ведущего, но и от всех ее участников.

Дискуссия - это обмен мыслями, идеями и мнениями между различными людьми. Однако не всякий обмен мнениями является дискуссией. Если говорящий ставит своей целью доказать, что он прав, а остальные не правы, то это спор, а не дискуссия. Если человек просто высказывает свои взгляды и не рассматривает мнения других людей, то это лекция, но не дискуссия и т.п.

Настоящая дискуссия отличается тем, что ее участник в ходе обсуждения получает для себя новую информацию. Он должен быть готов к тому, что правота может быть не на его стороне, и что обмен мнениями и получение новых знаний важнее личного авторитета в какой-либо области (подробнее данный метод рассмотрен в разделе 8. Организация обучения в ИКС).

Полевой день

Полевой день используется ИКС как один из методов передачи информации, распространения новых технологий.

По сравнению с другими методами работы полевой день имеет несколько особенностей:

1. Это эффективный метод изменения отношения сельского товаропроизводителя к достижениям науки и инновационному процессу.

2. В отличие от заранее подготовленной лекции или выставки, обучение на производственном объекте дает прямой доступ сельскому товаропроизводителю к имеющейся информации по определенной проблеме и позволяет на месте наблюдать за процессом. К полученной на производстве многообразной информации товаропроизводитель становится более восприимчив, чем на лекции, а сама информация становится более доказательной.

3. Полевой день предоставляет товаропроизводителю возможность более широкого знакомства и общения с людьми за пределами его хозяйства, улучшения взаимоотношений с другими товаропроизводителями, расширяет его кругозор, позволяет службе ненавязчиво влиять на мотивацию товаропроизводителя.

Полевой день является одним из самых универсальных методов в деятельности ИКС. Но такие практические занятия очень дороги с точки зрения затрат времени, человеческих сил, оборудования и материалов. Поэтому, проведение полевого дня должно быть хорошо продумано, и не должно проводиться просто для заполнения времени.

Для достижения наибольшей эффективности полевой день должен быть хорошо спланирован и организован. Важными шагами в планировании является определение цели полевого дня, места и времени проведения, выбор целевой группы, изучение потребностей и интересов участников полевого дня, организация подготовительных мероприятий и закрепление полученных результатов.

До проведения полевого дня необходимо провести с участниками индивидуальные и групповые дискуссии, выяснить их индивидуальные потребности в решении тех или иных вопросов, которые предполагается рассмотреть в период полевого дня, а также определить количество его участников. Принимая во внимание количество участников необходимо заказывать транспорт с соответствующим числом мест, где участники могли бы удобно разместиться.

Очень важно через определенный период времени после проведения полевого дня организовать повторную групповую встречу для того, чтобы оценить полезность его проведения.

Семинар

Данный метод подробно описан в разделе 8. Организация обучения в ИКС.

Посещения хозяйств

Посещения хозяйств - наиболее распространенная форма контактов между консультантом и товаропроизводителем. Поскольку такие посещения в целом требуют очень много времени, очень важно заранее знать цель визита и четко его планировать. Посещения хозяйств могут иметь цели:

• познакомить консультанта с товаропроизводителем;

• расширить знания консультанта о проблемах товаропроизводителя;

• реализовывать новейшие рекомендации или контролировать их применение и дать оценку полученным результатам;

• вызвать заинтересованность товаропроизводителей и стимулировать их принимать участие в контакте с консультационной службой и др.

Посещения хозяйств сотрудниками ИКС осуществляются на плановой основе или по вызову товаропроизводителя при возникновении у него каких-либо проблем.

Посещение хозяйства будет успешным при соблюдении сотрудником ИКС следующих правил:

· о встрече (если это возможно) договаривайтесь заранее;

· тщательно продумайте цель визита;

· предварительно просмотрите записи и информацию по хозяйству;

· заранее подготовьте рекомендации того или иного специалиста, если это необходимо;

· дату и время посещения внесите в общий график своей работы.

Полезно вести записи о посещении хозяйств. Записи можно заносить в обычный блокнот, в котором фиксируются самые необходимые детали всех визитов (дата, цель, проблемы, выводы и т.п.). Такая система очень помогает в работе, но особенно ценна при смене консультантов. Такие записи помогают четко оценить динамику развития хозяйства и сохранять преемственность в работе сотрудников ИКС. Исходя из этого положения сотрудникам ИКС рекомендуется вести специальные журналы учета посещения хозяйств с накоплением соответствующей информации за ряд лет.

3.3.2. Посещение товаропроизводителем офиса ИКС

Товаропроизводители часто сами посещают офис ИКС. Чем интереснее товаропроизводителю сотрудник информационно-консультационной службы, тем выше вероятность того, что товаропроизводитель его посетит в офисе. Такие визиты занимают у сотрудника ИКС меньше времени, чем если бы он сам посещал хозяйство.

Сотрудник ИКС не всегда может знать, когда именно товаропроизводитель посетит его офис, однако нужно сделать так, чтобы посетитель чувствовал себя достаточно комфортно. Для этого офис должен быть оборудован специальным местом для посетителей, на дверях сотрудников ИКС должны быть таблички с их должностями, фамилиями и именами, на досках объявлений должна быть актуальная информация, на журнальном столике для посетителей специальная периодическая литература и т.п.

Записи о визитах товаропроизводителей необходимо заносить в базу данных и периодически обрабатывать их.

Приведем несколько рекомендаций по правильной организации этого мероприятия:

· с посетителем необходимо приветливо поздороваться;

· необходимо узнать имя посетителя, какую организацию он представляет и какую должность в ней занимает;

· необходимо узнать у посетителя интересующий его вопрос или кого он хотел бы видеть;

· желательно уточнить, была ли встреча с посетителем назначена предварительно;

· следует пригласить посетителя присесть и подождать, пока о его прибытии не будет доложено, не освободится соответствующий сотрудник ИКС и т. п.;

· желательно иметь в офисе ИКС специальную книгу посетителей и попросить посетителя занести в нее сведения о себе;

· смотря по обстоятельствам, можно предложить посетителю просмотреть буклеты, каталоги, газеты, журналы и т. п., выпить кофе или чай и др.;

· по возможности необходимо дать посетителю необходимые пояснения; проводить посетителя к месту встречи или объяснить, как к нему пройти.

Письма

Работники консультационной службы общаются с товаропроизводителями в ряде случаев с помощью писем (по почте, по факсу, по электронной почте). Письма могут последовать за визитом сотрудника ИКС в хозяйство, а могут также посылаться из-за того, что товаропроизводитель по какой-либо причине не смог посетить офис ИКС и т.п.

Рекомендации по правильной подготовке писем представлены в разделе 7. Психологические аспекты деятельности ИКС.

Другими индивидуальными методами деятельности ИКС являются беседы по телефону (см. в разделе 7. Психологические аспекты деятельности ИКС), которыми пользуются очень часто в ИКС и неформальные контакты, которые возникают, как правило, при посещении всевозможных выставок, ярмарок, семинаров и т.п.

А. Методы деятельности ИКС

Цели занятий: Изучить методы работы ИКС.

Задачи занятий:

1. Изучить классификацию методов ИКС.

2. Изучить содержание методов ИКС.

В результате занятий слушатели смогут использовать массовые, групповые и индивидуальные методы ИКС, будут знать их достоинства и недостатки.

Вспомогательные и технические средства:проектор, доска, экран, прозрачные пленки, фломастеры.

Структура и содержание занятий.

В основном все занятия построены таким образом, что целесообразней их проводить в небольших группах студентов.

Вариант 1

Руководителя ЗАО «Достижение» интересует вопрос смены специализации хозяйства.

Вариант 2

До 1998 года «Доры» имели организационно-правовую форму – закрытое акционерное общество. На данный момент – это частное предприятие. Настоящая организационно-правовая форма имеет множество недостатков с точки зрения налогообложения. Руководитель хозяйства обратился в районную информационно-консультационную службу с вопросом о смене организационно-правовой формы хозяйствования, достоинствах и недостатках отдельных форм.

Вариант 3

Фермера Байкова Ю.И., который занимается картофелеводством, интересует вопрос возможности применения в его хозяйстве новой голландской технологии выращивания картофеля и приобретения техники для применения данной технологии.

Вариант 4

В ЗАО «Шошинский» зафиксирована вспышка заболевания скота, которая угрожает распространиться на другие хозяйства района. Местная ветеринарная служба не была готова к вспышке эпидемии и не может справиться с данной ситуацией.

Вариант 5

В кооперативном хозяйстве «Заветы Ильича» планируется построить ирригационную систему. От консультанта требуется представить товаропроизводителю возможные преимущества, выгоды и недостатки от строительства данной системы.

Вариант 6

Фермер Высоковская И.А. пригласила консультанта для проведения оценки почвы своего хозяйства и разработки системы применения удобрений.

Вариант 7

Рыбокомбинат Лотошинского района имеет проблемы с реализацией рыбы. Существующий канал реализации (частный магазин в поселке Лотошино) его не устраивает, и руководитель комбината заинтересован в поиске других каналов реализации продукции.

Вариант 8

Фермера Иванова Г.И. интересует вопрос возможности получения кредита на закупку нетелей в ЧП «Доры»

Задача :

Для сотрудников ИКС - подготовить встречу: уточнить цель визита, проработать информацию о посещаемом хозяйстве; если возможно, подготовить мнения специалистов по вопросу, интересующему клиента.

Для товаропроизводителей – подготовиться к встрече с сотрудником ИКС: сформулировать вопрос, причины, побудившие его обратиться в информационно-консультационную службу и т.п.

Все члены подгруппы распределяют между собой роли сотрудников ИКС и товаропроизводителей.

По результатом выполнения данного задания участники подгрупп презентуют встречи товаропроизводителей и сотрудников ИКС. Студенты, не занятые в деловой игре, являются наблюдателями и по окончании презентации встречи высказывают свои мнения о ходе проведения конкретного посещения хозяйства.

Преподаватель подводит итоги занятия и оценивает работу студентов.

Занятие 4.2.

Задание: Деловая игра.

Деловая игра «Незапланированное посещение хозяйства (офиса ИКС)».

Преподаватель делит студентов на несколько подгрупп. Студентам дается задание провести незапланированное посещение хозяйства или офиса ИКС, разыграв в каждой подгруппе одну из предложенных ситуаций:

А.

Ситуация 1. В АО «Лотошино» зарегистрировано заражение картофеля нематодой. Препараты, имеющие в наличии у Агропромхимии, не принесли желаемого результата.

Главный агроном обратился в районную ИКС с вопросом о выходе из сложившейся ситуации.

Ситуация 2. Направление деятельности ЗАО «Савостино» – молочное скотоводство. По продуктивности скота хозяйство находится на одном из первых мест в районе. Использование в рационах КРС кормовой свеклы повышает молокоотдачу коров. До 1996 года ЗАО «Савостино» выращивало кормовую свеклу. С 1996 года возделывание этой культуры в хозяйстве прекратилось из-за низкой эффективности ее производства: урожайность была низкая, площади посева небольшие, выращивание свеклы производилось практически вручную.

Посоветовавшись с главным зоотехником хозяйства, руководитель ЗАО «Савостино» решил поставить вопрос о возобновлении возделывания кормовой свеклы, но с применением новой технологии. С этим вопросом руководитель и обратился в районную ИКС.

Ситуация 3. Фермер Смирнов И.И., находясь в Лотошинском филиале банка «Возрождение», узнал о выходе новой бухгалтерской инструкции по ведению учета основных средств. Он обратился в районную консультационную службу для разъяснения отдельных положений данной инструкции.

Ситуация 4. Фермер Минаева Г.А. имеет информацию об открывшейся в Лотошинском районе информационно-консультационной службе. Она пришла в офис ИКС с тем, чтобы ей объяснили организацию взаимодействия ИКС с такими же товаропроизводителями, как она сама.

Консультант Валеева Н.И. должна выяснить у фермера Минаевой Г.А. ее проблемы по ведению сельского хозяйства, потребности в информации, обучении и других услугах ИКС, убедить фермера в необходимости и полезности службы, установить первые контакты.

В.

Ситуация 1. Разработана новая технология выращивания кормовой свеклы.

Консультант Лотошинской районной службы Матвеев Н.А. анализирует данные АО «Савостино» и знает, что до 1996 года хозяйство выращивало кормовую свеклу для добавления в рационы коров. В 1996 году возделывание кормовой свеклы прекратилось из-за невыгодности. Матвеев Н.А. в НИИ кормопроизводства изучил новую технологию производства этой культуры и приехал предложить ее руководству хозяйства.

Ситуация 2. Фермер Смирнов занимается разведением прудовой рыбы. Сотрудник районной ИКС Соломатина А.О. занимается подготовкой проведения полевого для, посвященного передовым технологиям рыбоводства. Соломатина А.О. предлагает главе фермерского хозяйства принять участие в полевом дне.

Все члены подгрупп получают роли сотрудников ИКС или товаропроизводителей. Обыгрываются два варианта:

A. Товаропроизводители посещают офис ИКС с целью получить информацию по интересующему их вопросу и узнать мнение сотрудника ИКС.

B. Сотрудники ИКС посещают хозяйство с целью ознакомить производителей со своей информацией.

В конце занятия преподаватель подводит итоги игры и оценивает работу студентов.

Занятие 4.3.

Преподаватель предлагает студентам пройти тест «Умеете ли Вы вести беседу по телефону».

Дайте ответы «да» и «нет» на следующие вопросы:

1. Уверены ли вы в том, что набираете правильный номер телефона, а не приблизительно вспомненный (в последнем случае вы побеспоко­ите незнакомых людей)?

2. Делаете ли вы разговоры с занятыми людьми по возможности краткими?

3. Когда вы звоните близким друзьям, которые вдруг не узна­ют ваш голос, сопротивляетесь ли искушению поиграть в игру «отгадай, кто это» или сразу же называете себя?

4. Пытаетесь ли выбирать время своих звонков так, чтобы не мешать занятиям тех людей, которым звоните чаще всего?

5. Если вы часто звоните молодой маме, знаете ли вы время, когда она кормит и купает ребенка, чтобы избежать звонков в эти часы?

6. Если вы намерены разговаривать долго, спрашиваете ли у собеседника, свободен ли он или ему лучше перезвонить в дру­гое время?

7. Когда вы набрали номер неправильно, считаете ли вы это взаимным неудобством и говорите: «Извините, я ошибся номером» в вежливом тоне, а не проявляете при этом раздра­жение и досаду.

8. Если вы нежный родитель, понимаете ли вы, что очаро­вательный лепет малюток, так счастливо мчащихся ответить по телефону, может вызвать не только восторг, но и раздраже­ние позвонившего человека, особенно если он звонит изда­лека?

9. Когда вы заказываете междугородный разговор, находясь в доме друга, всегда ли вы узнаете счет и оставляете соответствующую сумму?

10. Когда вы слышите голос, которого не ожидали, спрашива­ете ли сразу же. «Это номер 12345?» вместо того, чтобы осве­домляться: «А какой это номер телефона»?

11. Если вы не можете прервать работу, которой занимаетесь в настоящий момент, объясняете ли вы это и предлагаете пере­звонить, и не говорите: «Я вернусь через минуту», и оставляете собеседника ждать гораздо дольше, чем обещали?

12. Объясняете ли вы тому, кто звонит, что у вас находится гость и вы сами перезвоните позже, не позволяя пришедшему к вам сидеть и слушать половину разговора, что бывает утоми­тельно?

13. Когда номер, по которому вы звоните, не отвечает бы­стро, ждете ли вы достаточное время, чтобы не получилось так, что пока человек доберется до телефона, вы уже повеси­те трубку?

14. Если вы выполняете многочисленные деловые звонки, распределяете ли вы их таким образом, чтобы и у других оста­вался шанс пользоваться телефоном?

15. Когда вам на работу звонят друзья, расположенные к дли­тельной беседе, говорите ли вы им, что позвоните сами через несколько часов?

Оценка результатов

Число раз, когда вы смогли ответить «да» на предложенные вопросы, покажет оценку умения вести беседу по телефону:

14 - 15 положительных ответов: не так ли много Вы уделяете вниманию КАК вести разговор, а не предмету обсуждения?

10 - 13 положительных ответов: Вы несомненно умеете вести беседы по телефону и всегда добиваетесь необходимых Вам результатов.

менее 10 положительных ответов: Беседы по телефону Вам не всегда удаются. Обратите на это внимание!

Далее преподаватель предлагает студентам провести деловую игру: Телефонный звонок в районную информационно-консультационную службу.

Студенты делятся на подгруппы и распределяют отдельные ситуации.

Предмет разговора: товаропроизводителю необходимо договориться о встрече с районным консультантом по его проблемам.

Задача студентов – провести беседу и договориться о встрече, используя данные хозяйств Лотошинского района.

Примерные ситуации для обсуждения:

Ситуация 1. Проведение почвенного анализа в недавно созданном фермерском хозяйстве «Фаворит».

Ситуация 2. Звонок от главного зоотехника ЧП «Доры» по вопросу возможности закупки КРС гибридов зебу.

Ситуация 3. Звонок от главного инженера колхоза «Заветы Ильича» о возможности получения кредита на закупку нового комбайна.

И т.п.

В конце занятия студенты по подгруппам проигрывают свои ситуации.

Преподаватель подводит итоги занятия и оценивает работу студентов.

 

4. Управление информационно-консультационной службой

Лекция

План лекции

1. Организационная структура ИКС.

2. Норма управляемости в ИКС.

3. Функции управления ИКС.

4. Принятие управленческих решений сотрудниками ИКС.

5. Мотивация труда в ИКС.

6. Контроль в деятельности ИКС.

7. Совершенствование управления ИКС.

Процесс управления информационно-консультационной службой - это достижение желаемых результатов, направленных на повышение эффективности сельскохозяйственного производства, посредством эффективного использования ее людских, материальных и финансовых ресурсов. Задачей любого работника управления ИКС является создание условий, при которых совместно работающие в подразделениях службы люди могут эффективно функционировать, достигая поставленных перед ними целей.

Норма управляемости в ИКС

При формировании организационной структуры и структуры управления информационно-консультационной службы важным является вопрос о норме управляемости (сколькими подчиненными может непосредственно управлять один руководитель эффективно). В этом вопросе у ученых нет единства (норма управляемости у разных авторов варьирует от 3 до 30), но в целом они соглашаются, что есть предел числу подчиненных, которыми отдельный руководитель может эффективно и действенно управлять.

Существует тесная связь между нормой управляемости и количеством уровней управления: организация с высокой нормой управляемости имеет, как правило, небольшое число уровней управления, в то время, как организация с низкой нормой управляемости - много уровней в управленческой иерархии.

Однако, увеличение числа уровней управления увеличивает время на доведение информации от высшего уровня к низшему и обратно, увеличивается вероятность искажения информации, что оказывает негативное влияние на эффективность управления в организации. Наиболее приемлемая норма управляемости и соответствующее ей число уровней управления для конкретного случая будет зависеть от:

· личных факторов руководителя и подчиненных;

· факторов, связанных с работой;

· факторов, связанных со «средой» в организации.

Личные факторы могут следующим образом влиять на норму управляемости: если руководитель является сильной личностью, он может предпочесть иметь большее число подчиненных; высококвалифицированный и опытный руководитель может управлять большим количеством подчиненных; хорошо подготовленных и имеющих опыт подчиненных нет необходимости постоянно контролировать, таким образом норма управляемости для руководителя таких подчиненных будет выше; чем больше физические и психологические требования по данной работе, тем меньше должна быть норма управляемости (так как физическая и интеллектуальная усталость ограничивают способность руководителя осуществлять контроль).

Факторы, связанные с работой: чем выше уровень активности и сложности работы руководителя, тем меньше должна быть норма управляемости; сложность и однообразие работы подчиненных также влияют на норму управляемости (если их работа проста и однообразна, от руководителя требуется меньше усилий, и норма управляемости для руководителя таких подчиненных будет выше).

Факторы, связанные со «средой» в организации: изменчивость среды в организации (новые программы, клиенты, методы и др.) предполагает склонность подчиненных выносить возникающие проблемы на рассмотрение руководства, а это значит, что, чем изменчивее условия, тем ниже будет приемлемая норма управляемости для руководителя; несмотря на развитие транспорта и коммуникации, территориальная рассредоточенность влияет на норму управляемости (для руководителя, чьи сотрудники разбросаны по всему региону она будет существенно ниже, чем для руководителя, все подчиненные которого располагаются в одном здании). Поддержка, получаемая руководителем от своих сотрудников может повышать норму управляемости (руководители могут предоставить сотрудникам, которым они доверяют, полномочия действовать без предварительного согласования деталей).

4.3. Функции управления ИКС

Для правильного построения системы управления информационно-консультационной службой, определения ее структуры, степени централизации и децентрализации, установления круга прав и обязанностей подразделений и отдельных работников важное значение имеет определение функций управления, их четкая, обоснованная классификация.

Функции управления ИКС вытекают из содержания ее деятельности, определяются своими объектами и составом решаемых задач. Каждая из конкретных функций управления обеспечивает целевое воздействие на тот или иной объект. Происходит обособление различных функций, таких, как управление кадрами, финансами, техническим обеспечением и т.д. Специфика управляемого объекта определяет содержание этих функций. Каждая функция объединяет те виды управленческих работ, которые характеризуются общностью объекта, цели и результатов. Функции управления - это специфические виды деятельности, обладающие единством цели, характера выполняемых работ и операций, направленные на определенную часть управляемого объекта для достижения поставленной цели.

Для выполнения функций ИКС создается аппарат управления, а отдельные структурные подразделения - для выполнения той или иной конкретной функции (или ряда функций). Только в совокупности функции обеспечивают нормальное функционирование и развитие управляемого объекта.

Функция управления подразделяется на составные части: работы, операции, элементы. Чаще всего всю функцию выполняет большее или меньшее число работников, каждый из которых в процессе повседневного труда выполняет отдельные виды работ. Правильное выделение функций позволяет близкие и сходные по характеру работы объединять в одно звено управления, тем самым упрощая структуру и облегчая координацию деятельности функциональных подразделений ИКС.

На основе состава и объема работ по функциям управления определяют рациональное построение системы управления и численность работников по каждой функции, разрабатываются документы организационного регламентирования. Функциональное разделение процессов управления имеет большое значение для их организации, поскольку оно определяет цели, задачи и направления деятельности работников управления информационно-консультационной службы.

Существует множество классификаций функций управления, но, по нашему мнению, основополагающее значение имеет классификация функций, отражающая содержание процесса управления, его стадии:

· планирование;

· организация;

· регулирование (координирование, распорядительство);

· контроль;

· учет и анализ.

В этих общих (основных) для работников управления функциях отражаются целевая направленность и те задачи, которые должна решать система управления. Общие функции присущи любой управляющей системе, свойственны как общему, так и специализированному виду управленческой деятельности. Процесс управления начинается с постановки целей (планирования) и заканчивается учетом и анализом их выполнения. Только всей совокупностью этих функций реализуется цель, для достижения которой и создается управляющая система, обеспечивается нормальное функционирование управляемого объекта. Общие функции управления строго взаимосвязаны и, поэтому, деятельность любого работника управления достигает высшей эффективности тогда, когда всем основным функциям уделяется необходимое внимание и каждая реализуется в соответствии с ее местом и содержанием.

Планирование как функция управления заключается в определении целей (задач) управляемого объекта и разработки программы его действий по их достижению. Действия всех других функций управления так или иначе подчинены задачам, определенным в плановых заданиях. Поэтому данная функция является основополагающей среди других основных функций. Деятельность ИКС должна планироваться на всех уровнях управленческой иерархии от федерального уровня до планирования своей работы отдельными работниками службы (консультантами, специалистами и др.).

Функция организации призвана обеспечить реализацию намеченной в плане цели путем установления пропорций между элементами трудовой деятельности и порядка их взаимодействия: формирование управляемой и управляющей систем; определение места и роли кажд