ІІ. Финансовое управление проектом в MS Project.

22. Изучить методы финансового управления проектом в MS Project и самостоятельно выполнить расчет бюджета проекта, представив распечатку одного из видов описанных ниже финансовых отчетов проекта.

 

Теоретические аспекты темы

К типичным задачам финансового управления проектом, которые могут решаться в среде MS Project, относятся:

• предварительная оценка финансовой состоятельности проекта;

• управление финансовыми ресурсами на основе сопоставления и анализа фактических и плановых затрат.

Оценка предполагаемых потребностей в финансовых ресурсах основывается на • исходной информации о графике проекта. При этом могут быть учтены компоненты трех типов:

• затраты, обусловленные фактом существования некоторой операции, или так называемые постоянные затраты на операцию;

• затраты, связанные с фактом использования ресурса некоторого вида (например, плата за заказ);

• затраты, пропорциональные количеству используемого ресурса.

Таким образом, формально затраты на некоторую операцию і определяются как

Cost_і = FixedCost_і +PerUseCost_j + åStandartRate_j (Work_іj – OvtWork_іj) + +åOvertimeRate_j OvtWork_іj , где:

Cost_і — суммарные финансовые затраты на операцию і;

FixedCost_і — постоянные затраты на выполнение i -й операции (расходы не связанные со стоимостью ресурса);

PerUseCost_j — плата за факт использования j-го ресурса – ресурсные издержки (плата за заказ);

StandardRate_і — тарифная ставка за использование j-гo ресурса в рамках плановой работы (например, рублей в день);

OvertimeRate_і — тарифная ставка за использование j-го ресурса на условиях сверхурочной работы (Overtime Work);

Work_іj — трудоемкость работы (использования) j-го ресурса для i-й операции (в единицах времени);

OvtWork_іj — трудоемкость работы (использования) j-го ресурса для – i-й операции на условиях сверхурочной работы (в единицах времени).

 

Другие способы расчетов затрат по проекту выполняемые средствами MS Project представлены в таблице 1.5.

Таблица 1.5.

Способы расчетов затрат по проекту.

Наименование затрат	Описание выполнения расчетов
Аctual Cost	Себестоимость – все издержки, затраченные ресурсами на выполнение задания: Аctual Cost = FixedCost + PerUseCost+StandartRate *(Work – OvtWork) + OvertimeRate *OvtWork.
Baseline Cost	Базовая стоимость – не изменяется и является ориентиром действительных стоимостных отклонений во время выполнения проекта: Baseline Cost= StandartRate*(Work – OvtWork) + OvertimeRate* OvtWork+FixedCost+ PerUseCost.

Продолжение таблицы 1.5.

Total Cost	Спланированная (фактическая) стоимость задания: Total Cost= Аctual Cost+Remainig Cost +FixedCost
Remaining Cost	Остаточная стоимость проекта (стоимость незавершенных работ): Remainig Cost = StandartRate*(Remainig Work– OvtWork) + OvertimeRate *Remainig OvtWork.
Cost Variance	После завершения задания показывает разницу между базовыми издержками и фактическими затратами: Cost Variance= Baseline Cost - Total Cost

 

Валюта, в которой будут измеряться финансовые показатели, определяется при конфигурации параметров программы (меню Tools - Options..., вкладка View, секция Currency).

Основой для организации управления финансами проекта являются:

І - операции по формированию исходной информационной базы в виде таблиц тарифных ставок операций;

ІІ - основные методы решения задач финансового управления проектом.

 

I. Формирование таблиц тарифных ставок операций

 

Алгоритм формирования таблиц тарифных ставок:

1. Выбрать вид проекта Resource Sheet (либо другое представление проекта, содержащее перечень ресурсов).

2. Щелкнув левой кнопкой мыши на записи, соответствующей выбранному ресурсу, активизировать окно диалога Resource Information, в котором выбрать вкладку Costs.

3. Выбрать нужную таблицу тарифов от А до Е (по умолчанию используется первая таблица А).

4. В строке тарифной таблицы заполнить поля:

§ Standard Rate — ставка за использование ресурсов в рамках установленных лимитов;

§ OverTime Rate — ставка за использование ресурсов в рамках сверх установленных лимитов;

§ Per Use Cost — плата за факт использования ресурса (плата за заказ).

Поле рассматриваемой вкладки Cost actual определяет порядок вычисления затрат в процессе выполнения проекта, т.е. ценовая сумма, соответствующая % выполнения задания. Оно может принимать значения:

• Start — финансовые затраты привязываются к моменту начала операции (или фиксированная цена расходуется в 1-й день операции);

• End — финансовые затраты привязываются к моменту завершения операции;

• Prorated — финансовые затраты распределяются в процессе выполнения операции пропорционально интенсивности работы.

Для определения того, какую тарифную таблицу следует использовать при исчислении затрат, следует выполнить следующие действия:

1. Выбрать вид проекта Task Usage.

2. Если в таблице отсутствует колонка Cost Rate Table, то для того, чтобы ее вставить, необходимо:

§ выполнить команду меню Insert - Column;

§ в поле Field Name в появившемся окне Column Definition установить значение Cost Rate Table и нажать кнопку ОК.

3. Ввести в строку, соответствующую ресурсу, для которого меняется система цен, в поле Cost Rate Table код выбираемой тарифной таблицы (А, В, С, D или Е).

Объем сверхурочной работы по операции задается с помощью следующих действий:

1. Выбрать вид проекта Gantt Chart.

2. Окно представления должно быть составным и содержать дополнительную таблицу в нижней части. Если это не так, то выполнить команду меню Window - Split.

3. Для таблицы в нижней части экрана выбрать тип Task Form:

§ выполнить команду меню View > MoreViews...;

§ в появившемся диалоговом окне MoreViews выбрать представление проекта Task Form.

4. Выбрать Format - Details - Resource Work.

5. Настроенная данным образом таблица, расположенная в нижней части окна, содержит колонку Ovt.Work. В нее при необходимости могут вводиться объемы сверхурочных работ по соответствующим операциям

Ввод показателей прямых затрат.

Прямые (постоянные Fixed Cost) затраты на операцию - расходы, существование которых обусловливается самим фактом наличия данной операции в проекте, то есть они не связаны с такими ее характеристиками, как продолжительность и трудоемкость. Такой тип затрат присущ только определенным видам экономической деятельности. Наличие атрибута постоянных затрат позволяет на простейшем уровне вести учет невозобновляемых ресурсов проекта. (К возобновляемым ресурсам относятся рабочее время работников или некоторые постоян­но применяемые технические средства (основные фонды. Невозоб­новляемые ресурсы - финансы, материалы, энергия и т. п.)

Для задания значения постоянных затрат следует:

1. Выбрать вид View - Gantt Chart.

2. Выполнить команду View - Table и выбрать из меню таблицу Cost.

3. По умолчанию выбранная таблица Cost содержит колонку, в которую следует вводить значение постоянных затрат по операциям.

II. Основные методы решения задач финансового управления проектом.

 

Экранные формы и отчетызадач финансового управления проектом могут быть использо­ваны:

• на этапе предварительной оценки финансовой состоятельности проекта;

• при разработке плана финансовых затрат по проекту;

• при управлении финансовыми ресурсами в процессе выполнения проекта (со­поставление плановых и фактических показателей как в разрезе ресурсов, так и в разрезе исполнителей).

Для решения простейших задач финансового управления проектом могут эффективно применяться такие формы представления проекта, как Task Usage, Resource Usage, Resource Graph. Другим полезным инструментом являются отчеты группы Costs, в которую входят:

• Cash Flow — таблица распределения затрат по интервалам времени с разбивкой по операциям;

• Budget — таблица стоимостных показателей операций;

• Overbudget Tasks — отчет по операциям, затраты на выполнение которых превы­сили исходные показатели базового плана;

• Overbudget Resources — таблица ресурсов (в стоимостном исчислении), затраты на которые превысили исходные показатели базового плана;

• Earned Value — таблица сопоставления плановых стоимостных данных с отчетными.

Варианты индивидуальных заданий.

С помощью ППП MS Project и в зависимости от варианта построить проект и рассчитать стоимостные показатели процесса выполнения контракта с партнерами из Австрии на поставку лекарственных препаратов. При этом в контракте предусмотрена форма взаиморасчета, представленная в таблице 1.6.

Таблица 1.6.

Варианты индивидуального задания.

Вариант	Форма взаиморасчета
І	Аккредитив (на выставление аккредитива отводится 4 дня)
ІІ	Инкассо
ІІІ	Переводной вексель

 

В проекте учитывать, что финансовые операции осуществляются через Внешэконом Банк Украины (г.Киев) и банки поставщика и покупателя. Таблицу с исходными данными в виде табл.1.7 подготовить отдельно до начала выполнения ввода данных в MS Project.

Таблица 1.7.

Исходные данные проекта

Обозначе-ние работ	Наименование работ (задач)	Опорные работы	Срок выполне-ния, (дни)

 

 

Лабораторная работа №2.