File – New – Blank Project –OK

 

3. Заполнить окно параметров проекта “Project information for...”, где:

Start date - Дата начала.

Finish date - Дата окончания (определяется MS Project).

Schedule from – Способ отсчета времени: с начала работ («начну работать сегодня и закончу, когда все сделаю») или от завершения работы («закончить надо к первому мая, а начинать можно хоть сейчас»). По умолчанию отсчет времени начинается с начала работ. Если поставить отсчет времени от завершения работ, то окно Finish date станет доступно для ввода, а Start date - вычислит компьютер.

Status date – Число, на которое назначена проверка выполнения проекта.

Calenda r - Календарь указывает, какое время считается рабочим, устанавливает выходные дни.

 

4. Ввести в область “Task name” название проекта «Закупка за границей», названия задач (операций) и продолжительность их выполнения в столбец “Duration” из таблицы 1.1.

Таблица 1.1.

Исходные данные проекта «Закупка за границей»

Обозна-чение работ	Наименование работ (задач)	Опорные работы	Срок выполне-ния, (дни)
а1	После анализа дилерских заявок и складских запасов менеджер принимает решение о закупке товаров.	-
а2	Менеджер составляет докладную директору относительно закупки.	а1
а3	Директор согласовывает цены и сроки с поставщиком.	а2
а4	Поставщик пересылает счет.	а3
а5	Бухгалтерия оплачивает счет.	а4
а6	Менеджер заказывает транспорт.	а3
а7	Транспорт едет в Финляндию.	а6
а8	Поставщик загружает транспорт и передает грузовые документы.	а7, a5
а9	Возвращение транспорта с товаром на территорию Украины.	а8
а10	Таможенный контроль товара (таможенная очистка).	а9
а11	Возвращение транспорта с товаром на склад фирмы заказчика.	а10
а12	Разгрузка транспорта.	а11
а13	Бухгалтерия оплачивает счета по перевозке товара.	а11
а14	Завершение проекта	а12, а13	-

 

5. Записать проект: File – Save – Import-1 – ok – Save “Import-1.mpp” without a baseline.

6. Объединить и объявить введенные задачи (работы) как общий проект:

Выделить курсором работы, которые необходимо сделать вложенными в общий проект (со 2 по 15). Вызвать контекстное меню (правой кнопкой мыши). Выбрать пункт Indent и щелкнуть на нем левой кнопкой мыши.

7. Связать задачи:

Согласно с данными таб.1.1 выделить одновременно опорную работу и связываемую работу, нажать Ctrl+F2 или на панели «Стандартная» пиктограмму “Link tasks”.

8. Определить ресурсы проекта.

Выбрать в столбце видов отображения (слева на экране) вид «Resource sheet» (Таблица ресурсов). Ввести названия всех ресурсов (таб.1.2.), которые необходимы.

 

 

 

Таблица 1.2.

Ресурсы проекта.

Наименование ресурса	Должность/тип/фирма
Пирогов П.С. Иванов А.С. Григорьева К.А. Ватулина И.О. Федосеев А. К. Грузчики склада, 4 чел. Автопогрузчик АП-190Э Степанов Л.К. Гриневич Г.С. Склад «ИталианЕкспедишн»	Директор Менеджер по закупкам Главный бухгалтер Второй бухгалтер Начальник склада Грузчики Техника Автоген-Транс Таможенный сервис Склад

9. Назначить ресурсы задачам.

Перейти в окно Gantt Chart (Диаграмма Гантта) - выбрать в столбце видов отображения вид Gantt Chart и щелкнуть на нем левой кнопкой мыши.

Выбрать курсором первую из задач и нажать одновременно клавиши Shіft+F2 – вызов окна “Task Information” - вкладка Resources.

Заполнить колонки Resource Name, Units (доля времени ресурса, отведенной для выполнения данной задачи) данными из таблицы 1.3 поочередно для каждой задачи.

Таблица 1.3.

Номер задачи	Resource Name	Units
2.	Иванов А.С.	100%
3.	Иванов А.С.	100%
4.	Пирогов П.С.	10%
5.	Склад «ИталианЕкспедишн» Иванов А.С.	50% 100%
6.	Григорьева К.А. Ватулина И.О. Иванов А.С.	50% 100% 100%
7.	Иванов А.С.	150%
8.	Степанов Л.К.	100%
9.	Склад «ИталианЕкспедишн»	100%
10.	Степанов Л.К.	100%
11.	Гриневич Г.С	100%
12.	Степанов Л.К.	100%
13.	Грузчики склада. Автопогрузчик АП-190Э. Федосеев А. К.	200% 100% 50%
14.	Григорьева К.А. Ватулина И.О.	10% 100%

 

15. Установка контрольных точек (Milestones).

Пометим как контрольные точки следующие моменты плана:

§ Начало выполнения проекта.

§ Уход автомашины в рейс за товаром.

§ Приход автомашины с товаром на склад под разгрузку.

Первой контрольной точкой пометим задачу, с которой начинается проект («Решение о закупке»): Shift+F2 - вкладка Advanced - поставить пометку в квадрате «Mark task as Milestone».

Вторая и третья контрольные точки приходятся на протяженные задачи. Создадим фиктивные задачи, чтобы обозначить их контрольные точки. Для этого - выделим задачу «Рейс Украина — Италия» и щелкнем на ее номере правой кнопкой мыши - выбрать New Task - ввести название задачи — «Отправка автомашины в рейс за товаром». В столбце «Duration» поставить 0. Новая задача автоматически будет отображена на диаграмме как контрольная точка. Осталось привязать ее к моменту начала следующей задачи — «Рейс Украина — Италия». Как это сделать, подробно описано выше. Так же создать фиктивную задачу для третьей контрольной точки.

 

16. Проверить загрузку сотрудников:

Перейти поочередно в окна Resource Graph (Диаграмма загрузки ресурсов), Resource Usage (Таблица загрузки ресурсов) – значение, выделенное красным, - показатель перезагруженности ресурса.

По таблице Resource Usage просмотреть, кто свободен в этот момент, и перераспределить загруженность через окно Gantt Chat - Tasks information – Resources.

 

17. Сохранить базовый план.

 

 

Нажмите клавиши Alt+S. Сохраните текущий проект без записи базовой линии.

Сохранение базовой линии проекта – File - Save As - ввести имя для сохраняемого файла введите слово «Import_base» - Enter «Save 'Import_base.MPP' with baseline» - ОК.

 

18. Ввод оперативной информации.

Отслеживание выполнения проекта - окно Tracking Gantt.

Установка реальной даты начала работ - меню Project - Project Information.

Ввод сведений о выполнении задач – Выделить первую выполненную или начавшую выполняться задачи (в нашем примере это задача «Решение о закупке») - Tools - Tracking (Отслеживание). Вам предлагается четыре возможности. Можно изменить условия выполнения отдельной задачи (Update Tasks) или проекта (Update Project), можно показать на диаграмме текущую линию исполнения (Progress Lines) или изменить установки базовой линии проекта (Save Baseline).

 

Изменять процент выполнения задач можно и через окно Task Information: General - Percent Complete - поставьте 100% - ОК.

Однако более правильно вносить изменения через пункт Tracking:

Tools - Tracking - Update Tasks - ввести процент выполнения или, для задач с постоянным временем исполнения, — затраченное на это время. В этом окне при необходимости производится также смещение времени начала и конца задач.

 

19. Внесение изменений в план.

Внесем изменения в план, изменив срок согласования цены (работа а3) с 3 дней на 7. Выделить «Согласование цен» - Tasks information – General - Duration — «1 w» - ОК. Длина линии, соответствующей задаче «Согласование цен» на диаграмме Гантта, увеличилась. Меню Tools – Tracking - изменить установки базовой линии проекта, выбрав в подменю второго уровня пункт Save Baseline. Откроется окно диалога Save Baseline, где будет предложено с помощью переключателя записать или базовую линию целиком, или только ее часть, относящуюся к одной из задач. Записать базовую линию целиком.

Длина линии, соответствующей проекту в целом, увеличилась. Теперь согласование цен длится неделю. Проставьте вновь проценты выполнения для законченных или выполняемых задач. Перед нами — новый, измененный план.

 

20. Печать отчета об общих сведениях о проекта:

Меню “View” - “Reports” – “Overview”…

Существующие группы отчетов: Overview

• Overview — общие сведения о проекте;

• Current Activities — выполняемые работы;

• Costs — затраты;

• Assignments — назначение ресурсов;

• Workload—загрузка ресурсов;

• Custom — созданные пользователем:

Custom Reports – Edit - Task Report

 

21. Определить работы, имеющие свободный резерв времени 1день и включить их в критический путь (в этом случае в проекте часто появляется сразу несколько «параллельных» критических путей). Для этого необходимо выполнить следующую последовательность действий:

1). Вызвать команду меню Tools - Options.

2). Выбрать вкладку Calculation.

3). В поле Tasks are critical if slack is less than or equal to ввести значение - 1, определяющее предел, после которого в случае снижения значения свободного резерва времени операция будет включаться в критический путь.

4). Установить переключатель Calculate multiple critical paths, что позволит контролировать одновременно несколько критических путей.

5). Нажать кнопку ОК.