Закони розвитку організації праці. Критерії оптимізації трудових процесів.

УП – це вид суспільної праці, основним завданням якого є забезпечення цілеспрямованої, скоординованої діяльності як окремих учасників спільного трудового процесу, так і трудових колективів в цілому.

Трудовий процес – сукупність дій працівника на робочому місці, спрямованих на виконання певного завдання або трудова діяльність одного або групи працівників, спрямована на досягнення поставленої цілі. Існує інше визначення трудового процесу: сукупність трудових дій і прийомів, які здійснюються в певній послідовності виконавцем при виробництві матеріальних благ або виконанні інших функцій в інших сферах діяльності людини.

Процес праці включає наступні елементи: праця людини, предмет праці та засоби праці. Поняття «процес праці» більш вузьке, ніж поняття «процес виробництва», до якого включають цілий комплекс трудових та природних процесів. В цілях проектування раціональних методів праці та її нормування трудовий процес розчленовують на складові частини (трудові рухи, дії та прийоми).

Під процесом УП розуміють трудову діяльність одного чи групи працівників, спрямовану на досягнення поставленої мети.

Процеси УП являють собою сукупність різних робіт і операцій, виконуваних керівниками, фахівцями і технічними виконавцями для здійснення ефективного управління діяльністю підрозділів і служб підприємства (організації).

Організація процесів праці тісно зв'язана з поділом праці. Але якщо поділ праці вирішує питання, що повинен робити працівник, організація процесів праці — як виконати доручену роботу.

Організація процесів праці включає:

• визначення раціонального змісту процесів праці;

• установлення найбільш раціональних систем і методів їхнього виконання;

• технологічну регламентацію трудової діяльності працівників по виконанню покладених на них функцій.

Процес управління складається з виконання комплексу різноманітних функцій, кожна з який включає різні за технологічним змістом види робіт. Вони, у свою чергу, складаються з різних операцій. Тому зміст процесів праці визначається шляхом послідовного виділення по кожній функції управління, робіт, що входять до її складу, операцій і їхніх елементів.

Визначення раціонального змісту процесів праці по кожній функції управління досягається проведенням спеціального аналізу, спрямованого на усунення дублювання робіт і операцій з іншими функціями управління, після чого складаються блок-схеми складу робіт з функції і видів робіт, що входять до її складу. Наприклад, блок-схема складу робіт по функції “Техніко-економічне планування” має такий вигляд:

 

 

Техніко-економічне планування

 

Стосовно конкретного працівника зміст виконуваних ним процесів праці залежить від поділу праці, що визначає спеціалізацію працівника. Поділ праці розмежовує функції і задачі, визначає спеціалізацію працівника на виконання визначеного виду робіт, чи операції комплексу операцій з урахуванням посади, складності робіт і необхідної для цього кваліфікації.

Основним елементом процесу праці з технологічної точки зору є управлінська трудова операція. Тому, визначаючи зміст процесів праці, необхідно установити, з яких трудових операцій він складається.

Як відзначалося, управлінські операції можна розділити на первинні елементи, що представляють собою ті чи інші дії, за допомогою яких сприймається інформація, здійснюється її переробка, осмислення і реалізація. Раціоналізація виконання первинних елементів є основою для удосконалювання методів виконання управлінських операцій.

При визначенні шляхів раціоналізації первинних елементів розумової праці варто розглядати їх із двох точок зору: по-перше, по призначенню і змісту, по-друге, по формах і способам здійснення. Зміст, як правило, диктує вибір форми і методу виконання того чи іншого елемента.

Вибираючи форми і способи здійснення елементів, варто керуватися наступними критеріями:

• повнотою витягу достатньої інформації, необхідної для рішення задачі;

• мінімальними витратами часу на виконання тієї чи іншої дії.

Виділяють наступні первинні елементи сприйняття інформації: слухання, читання, спостереження.

Зміст елемента «слухання» дуже різноманітний. Слухаються оперативні вказівки, завдання, доповіді, лекції, виступи і т.д. По формах і способам слухання виділяються: участь у диспетчерських, координаційних нарадах, слухання по чи телефоні в усній бесіді, по звукозаписі й ін. При цьому варто керуватися рекомендаціями і правилами, диктуемыми вимогами культури розумової праці: слухати уважно, не перебиваючи, робити замітки, особливо уважно слухати критику підлеглого, не відразу висловлювати заперечення, щоб краще зрозуміти, що викликає критику.

Елемент «читання» по змісту включає: читання спеціальної літератури, кореспонденції, документів, ознайомлення зі статистичне даними, читання креслень і інших графічних матеріалів. Вибір способів читання залежить від його цілей. Так, при читанні літератури можна використовувати суцільне чи вибіркове читання, ознайомлення може бути зі справжніми чи документами з мікрофотокопіями, безпосереднє читання може бути замінено переглядом відеозаписів і т.д. Приведемо кілька рекомендацій по культурі читання: зосереджувати увагу на тексті, що читається, з огляду на, що максимальний рівень концентрації досягається при безупинному читанні протягом 25 хв (потім 5 хв перерва у виді активного відпочинку), підкреслювати потрібні місця; робити замітки, виписки с наступною їхньою систематизацією.

Елемент «спостереження» виконується різними способами і методами в залежності від об'єкта спостереження і поставлених цілей: за роботою устаткування — за допомогою приладів, за витратами робочого часу - за допомогою СФРД, ФРД, чи хронометражу спеціальної апаратури (кінокамера), за погодженістю роботи різних співробітників — шляхом контролю за виконанням завдання у встановлений термін чи через диспетчерський контроль.

Первинними елементами реалізації інформації є: мова, лист, контакт із керуючим пристроєм матеріального об'єкта.

Елемент «мова» за цілями і змістом також дуже різноманітний (різного роду усні розпорядження, розуміння про що-небудь і т.п.) і реалізується в різних формах і способах: через участь у нарадах, засіданнях і інших формах колективного обговорення й обміну думками, у розмовах по телефоні, диктуванню тексту для запису й ін. При цьому керуються правилами культури мови, телефонного спілкування і т.п.

Елемент «письмова робота» включає написання різного роду текстів (наукових, методичних, проектних обґрунтувань і т.п.), листів, текстових документів, опис алгоритмів, програм для ЕОМ і ін. Форми і способи виконання — оригінальний чи типовий текст; диктування чи тексту безпосереднє написання вручну; машинописна робота. Яким із зазначених способів варто скористатися, залежить від конкретного змісту письмової роботи. Але є ряд відправних моментів, з обліком яких можна знайти правильне рішення: писати самому чи диктувати, який спосіб диктування кращий, як стандартизувати кореспонденцію.

По розрахунках деяких дослідників, ручна письмова робота в середньому складає 13% усіх витрат робочого часу службовців. Отже, раціоналізації письмових робіт необхідно приділити особливу увагу.

Зменшенню їхнього обсягу й економії часу сприяють наступні правила виконання письмових робіт:

1) ретельне вивчення можливостей скорочення зайвої письмової роботи, особливо це стосується статистичних даних, що збираються і записуються в різні журнали, але надалі не використовуються;

2) дотримання принципу однократного запису, використання копіювально-множної техніки;

3) стислість записів;

4) використання стандартних бланків, типових текстів листів (заявок) і т.п.

5) прискорення, удосконалення техніки листа, зокрема використання стенографії. Разом з тим не треба писати квапливо, це прискорює роботу незначно, але приносить негативні наслідки: квапливо написаний текст вимагає значних витрат часу на його розбір, може статися помилкова розшифровка і т.п.;

6) відповідна підготовка матеріалів, засобів листа, для того щоб вони завжди були під рукою. Великий вплив на економію часу при виконанні письмових робіт роблять організація робочого місця і його оснащення.

Названі правила можуть бути доповнені мірами технічного характеру, розробкою типових текстів, бланків і т.п.

Елемент «контакт із керуючим пристроєм матеріального об'єкта» по змісту охоплює дії, спрямовані на забезпечення нормального функціонування технічних засобів і систем з ручним введенням інформації. Способи контакту (натискання чи клавіш кнопок, поворот рукояток, сенсорне керування) визначені конструкцією керуючого пристрою.

Первинним елементом творчої складової розумової діяльності є продумування, чи власне розумова робота, спрямована на пошук ефективних рішень тих чи інших задач. Вона зводиться до аналізу і синтезу. Реалізуються вони в різних формах, таких як класифікації різного роду, систематизація, типізація, узагальнення і т.п. Питома вага творчої складової залежить від характеру новизни і складності розв'язуваної задачі. Методи виконання різних дій залежать від змісту роботи. Головним критерієм їхнього вибору є ' не мінімальні витрати часу на пошук рішення, а його ефективність, оскільки прагнення до мінімізації витрат часу може перешкоджати пошуку найбільш ефективного рішення.

Необхідною умовою ефективного виконання управлінських процесів є розробка раціональної технології їхнього виконання, що включає:

1) визначення мети роботи і засобів її досягнення, указівка підрозділу і робочого місця, на якому виконується робота, складу і змісту необхідної і розроблювальної документації;

2) побудова схеми управлінського процесу, поділ його на операції. (Досліджується необхідність кожної операції. Для забезпечення безперервності процесу в часі і просторі необхідно розглядати не окремі частини процесу, а процес цілком із указівкою місця і часу дії.);

3) вибір найбільш достовірних джерел інформації для виконання процесу. При цьому необхідно дотримувати принцип єдності джерел первинної інформації, розрахунки інформаційних показників як результат виконання управлінського процесу повинні вироблятися однократно;

4) установлення кваліфікаційного рівня виконавців, вибір найбільш доцільного складу інформаційних і технічних засобів, а також раціонального варіанта виконання кожної операції процесу для різних ситуацій, що забезпечить високу надійність виконання процесу.

Раціональне виконання кожного трудового процесу впливає на кінцевий результат діяльності управлінського підрозділу (відділу, служби і т.п.) і підприємства в цілому.

Спроектована технологія виконання управлінських процесів підлягає регламентації, тобто закріпленню в нормативній формі, що вимагає обов'язкового виконання. Як форми регламентації можуть виступати блок-схеми складу робіт з функцій керування, процедури виконання управлінських робіт, операційно-технологічні карти, інструкції користувача при роботі на ПЭВМ і т.п.

Можливість раціоналізації процесів праці керівників нерідко викликає сумнів, і найчастіше це порозумівається безліччю задач, що змінюються, що неможливо заздалегідь передбачати. Але проте раціоналізація процесів праці керівників можлива і необхідна. Питання тільки в тім, по яких напрямках вона повинна йти й у якій формі.

Виходячи з вітчизняного і закордонного досвіду можна виділити наступні основні напрямки раціоналізації процесів праці керівників:

• визначення раціонального змісту праці і вибір методів виконання однорідних процесів праці, операцій, елементів;

• розподіл робочого часу на виконання головних функцій;

• розробка типових процедур підготовки і прийняття рішень.

Зупинимося на названих напрямках більш докладно.

Без визначення раціонального змісту процесів праці неможлива раціоналізація їхнього виконання, оскільки насамперед треба виявити види виконуваних керуючим робіт, що входять у них операції й елементи. Починати цю роботу треба з чіткого встановлення мети і задачі керованого колективу (чи підприємства, структурного підрозділу), за рішення яких керівник несе персональну відповідальність. При цьому потрібно розмежувати внутрішній і зовнішній аспекти роботи керівника.

Внутрішній аспект зв'язаний із забезпеченням ефективної роботи колективу, коли зусилля керівника спрямовані на рішення таких задач, як організація праці, виробництва і керування (комплексно і у всьому обсязі), формування раціонального типу організаційної структури керування, виробничих і функціональних підрозділів, підбор кваліфікованих співробітників, упровадження найбільш сучасних засобів і методів контролю за проведенням намічених мір. Тут від керівника виходить організуючий початок.

Зовнішній аспект роботи керівника складається у формуванні і підтримці важливих для чи підприємства підрозділу виробничих і комерційних зв'язків, у відповідальності перед споживачами за своєчасний і якісний випуск продукції. Зовнішня сторона діяльності має для керівників особливу значимість, оскільки саме вона в значній мірі створює репутацію підприємства. Особливо це важливо в умовах ринкових відносин. Раз утративши репутацію, її важко відновити надалі, а отже, і важко розраховувати на ділові успіхи.

По змісту і характеру процеси праці керівника дуже різноманітні. Він виступає в ролі організатора, адміністратора, фахівця, вихователя, суспільного діяча. Співвідношення між цими функціями і їхній конкретний зміст різно в керівників різного рангу і залежить від масштабів і особливостей керованого об'єкта (підприємства, підрозділу). Помітний вплив роблять і методи керування. Так, з переходом від командно-адміністративних до переважно економічних методів, з розширенням самоврядування зростає частка організаційної роботи, зокрема роботи з переходу на нові умови і подальше удосконалювання ринкових відносин.

Організаторська робота керівників сполучається з творчої, спрямованої на пошук і вибір найбільш раціональних управлінських рішень. Як організатор, він ставить задачі перед колективом, як фахівець — визначає шляхи її рішення.

Адміністративні функції керівника зв'язані з адміністративним впливом на підлеглих виходячи з діючих правових норм. Перехід до економічних методів керування звужує цю сферу діяльності керівників, оскільки адміністративні методи впливу на підлеглих поступаються місцем економічним, за винятком тих випадків, коли керівник зіштовхується з прямим порушенням чи закону коли необхідні тільки адміністративні міри.

Виховні функції керівника спрямовані на формування в колективі цивільних, морально-етичних якостей, виховання взаємної відповідальності і співробітництва, принциповості, нетерпимості до недоліків. Значне місце повинне бути відведене пошуку форм стимулювання творчої активності працівників, спрямованих на досягнення цілей, поставлених перед колективом, і високого рівня культури праці в колективі. Тут особливого значення набувають психологічні аспекти взаємин керівників і підлеглих.

У кожнім з розглянутих вище видів діяльності, настільки різних по своєму цільовому призначенню і змісту, керівник виконує однорідні види робіт:

• аналізує стан справ, приймає рішення по їх удосконалюванню;

• планує роботу колективу, виходячи з задач, що коштують перед колективом;

• визначає участь підлеглих у виконанні поставлених задач і міру відповідальності кожного;

• контролює хід роботи;

• оцінює і стимулює діяльність працівників.

При визначенні змісту праці керівників необхідно проаналізувати зміст кожного виду діяльності, виділивши саме головне. По термінології, використовуваної за рубежем, це означає: треба виділити "ключові області" і вхідні в них задачі. При цьому доцільно виходити з наступного критерію: керівник повинний залишати за собою коло питань, що бідують у глибокому і всебічному проробленні. Лише такий підхід дозволить зберегти і розвити здатність до творчої роботи, рішенню перспективних задач, тобто займатися роботами, що, власне, і роблять керівника керівником.

Однак колись необхідно ретельно вивчити, з чого складається робота керівника. Таке дослідження прогресивне мислячий керівник може провести сам. Найбільш прийнятний засіб для подібного аналізу — так називаний робочий щоденник. Ведення його дозволяє визначити, з яких елементів складається робота керівника, установити періодичність їхнього виконання, виявити епізодичні роботи, як часто вони случаються і яких витрат часу і засобів вимагають, а отже, вирішити, як краще їх упорядкувати. Необхідно фіксувати всі дріб'язки, з яких складається робота. Інакше не з'ясуєш усі незліченні випадки, коли керівник сам "краде" у себе час і дозволяє "красти" його іншим.

Аналізуючи записи в щоденнику, керівник може зробити висновки з наступних питань:

1) чи обов'язково весь контроль аж до останнього ступеня здійснювати безпосередньо йому самому чи досить розробити детальний план контролю і методи його здійснення, виділивши при цьому питання, що повинне перевіряти керівник;

2) чи доцільні дії, здійснювані при виконанні робіт;

3) є чи непродуктивні витрати і з яких причин вони виникають;

4) які витрати часу на чисто канцелярську роботу, чи можливо передати її іншій посадовій особі і що для цього треба зробити;

5) по яких елементах роботи можуть бути використані більш прогресивні методи виконання і раціональні засоби канцелярської техніки.

Іншими словами, ведення щоденника відкриває широке поле для раціоналізації процесів праці керівника у відповідності з досягненнями сучасної науки про організацію праці. Як уже відзначалося, головна роль тут належить самому керівнику, але, безумовно, до проведення цієї роботи доцільно залучити фахівців з організації праці для відповідальних консультацій і розробки необхідних рекомендацій.

Визначивши зміст процесів праці керівників, необхідно вибрати найбільш раціональні, прогресивні методи виконання різних операцій і елементів роботи.