Техніка та форми передання розпоряджень. Ключові принципи розпорядчої діяльності.

Розпорядження – це адміністративний метод, за допомогою якого управлінець впливає на підпорядкованих йому функціонально управлінських працівників у межах посадової інструкції. Це більш вагомий, порівняно з методичною порадою та вказівкою адміністративний метод керівництва, але він не має юридичної сили, які несуть у собі наказ керівника, рішення, ухвала або постанова колегіального органу управління.

За своїм змістом розпорядження є рішенням управлінця, виконання якого передається іншим працівникам. Для його виконавців розпорядження є службовою інформацією.

Завдання, яке видається керівником, за своєю складністю і об’ємом повинно вимагати від виконавця напруження його сил і умінь.

Тому, хто віддає розпорядження, слід пересвідчитись, що виконавець має достатню кваліфікацію, щоб вчасно і якісно виконати це розпорядження.

Деякі підлеглі не вміють апелювати до свого керівника і беруться за виконання завдань, які не відносяться до їх компетенції або перевищують їхні можливості. Таким чином підлеглі потрапляють у стресову ситуацію, в результаті чого знижується продуктивність праці та погіршується морально-психологічний клімат у колективі.

Комунікаційно-інформаційні аспекти розпорядчої діяльності. Розпорядження повинні чітко узгоджуватися з розділом «Права» посадової інструкції тієї особи, що віддає розпорядження.

Здійснюйте своє право вимагати від підлеглих якісного виконання завдань.

Розпорядження як рішення має бути сформульовано гранично повно, тобто містити відповіді на п’ять запитань: хто, що, коли, де і як мусить робити, але, водночас, чітко й коротко.

Розпорядження повинні доводитись до виконавця завчасно, щоб він міг включити їх до свого плану роботи, уникаючи таким чином «пожежних ситуацій».

Тому, хто віддає розпорядження, слід пересвідчитись, що виконавець достатньо і правильно зрозумів зміст розпорядження.

Будьте рівними з усіма підлеглими, пам’ятайте ім’я та по-батькові кожного з них.

Першим вітайтеся з усіма.

Дорожіть часом і думкою кожного підлеглого.

Не переносьте особисті образи на ділові відносини. Не майте улюблинців.

Техніка й форми передачі розпоряджень – автократичні та демократичні; письмові та усні. Перед тим як віддавати серйозне розпорядження, обов’язково порадьтеся з виконавцем.

Віддавати розпорядження слід спокійним, доброзичливим, твердим та впевненим тоном. При будь-яких обставинах не слід забувати про ввічливість, культуру поведінки, поважати гідність підлеглого.

При видачі завдання слід визначати одного відповідального і тверді строки виконання завдання.

В процесі видачі розпорядження слід:

підкреслювати ділові достоїнства працівника;

висловлювати впевненість у його можливостях;

довіряти у виконанні важливих невідкладних завдань;

надавати перевагу в порівнянні з іншими працівниками;

підкреслювати ініціативу та ретельність працівника;

переконувати, що він може зробити більше, ніж думає сам;

відзначати його попередні успіхи;

сприяти посиленню значимості роботи в розвитку професійних якостей працівника;

заохочувати прагнення до престижу.

Розпорядження усне – це таке розпорядження, яке видається під час безпосереднього спілкування і не фіксується письмово.

Розпорядження письмове – це таке розпорядження, яке фіксується письмово і видається або під час безпосереднього спілкування, або передається через третіх осіб (резолюція на вхідній кореспонденції).

В оптимальних умовах розпорядження доцільно висловлювати доброзичливо, тактовно, лояльно, коректно, діалогічно в «м‘якій» формі (зауваження, звернення уваги, прохання тощо) і усно.

Саме прохання є найбільш прийнятною формою передачі розпоряджень. В залежності від ступеня добросовісності та компетентності працівників ця форма розпорядження може варіювати у вигляді поради старшого або поради керівника.

За умов низької виконавської дисципліни та в екстремальних ситуаціях (стихійне лихо, трагічний випадок) розпорядження видаються в гранично офіційній і категоричній формі, письмово і монологічно.

Виходячи з різниці в характерах підлеглих, можна використовувати наступні форми звернення:

Перша – вища категорія добросовісності та працелюбності – звернення будуються у формі: ”Прошу Вас”.

Друга категорія – “Я б Вам порадив вчинити так”.

Третя категорія – Вам доручається виконати”.

Четверта категорія – Вам наказано виконати”.

П’ята – “Вам категорично наказано виконувати наступну роботу, і у випадку невиконання по відношенню до Вас будуть прийняті такі-то міри”.

Об’єктивізація доручень. Кожному керівнику слід застосовувати правило, згідно якого він повинен уміти поставити себе у положення свого підлеглого і зважити можливості виконання завдання. Дотримання цього правила дозволить не ставити людей у ситуації, в яких вони не в змозі справитися з покладеними на них непосильними обов’язками.

Не давайте доручень, результати виконання яких ніде не будуть використовуватись.

Після видачі розпорядження, забезпечте умови, необхідні для його виконання.

Рівномірність, конкретність завдань, свобода дії. Недоцільно давати одночасно багато розпоряджень одному працівнику, бо їх виконання може бути нереальним.

Не допускайте виконання підлеглими несанкціонованих завдань.

При інформуванні керівника про хід виконання завдання, виконавці отримують від нього дозвіл на виконання певного виду робіт, однак іноді цей дозвіл є результатом неповного «включення в проблему» (бо у керівника за день буває від 30 до 50 переключень з одного виду діяльності на інший). В результаті отримують не той результат, що очікують. Тому звертатися до керівника слід лише у випадках, коли відхилення виходить за заплановані межі. В інших випадках виконавцю слід самостійно приймати міри. Інформація про виконання завдання має надходити до керівника лише тоді, коли потрібно його втручання (допомога, рішення, відміна рішення).

Не бійтесь йти на ризик і спонукайте до цього своїх підлеглих.

Відкрито визнавайте свої помилки. Зробіть так, щоб підлеглі не очікували, що найменша помилка може означати крах всієї кар’єри.

Якщо те, що пропонує Ваш підлеглий у принципі не протирічить Вашій думці, не стримуйте ініціативу.

Не опікуйте підлеглих; дайте їм можливість «розвернутись».

Довіряйте підлеглим: відповідальність має розподілятись по усім щаблям службової драбини.

Авторові розпоряджень належить завжди контролювати їх виконання.

Інструктування підлеглих. Пам’ятайте, що навіть поганий керівник знає, що треба робити, але гарним є лише той керівник, який здатний показати, як це треба зробити, а головне, не забуває про необхідність такого інструктажа.

Урахування суб’єктивних факторів у розпорядчій діяльності. Письмові чи то усні розпорядження за формою викладу (рівень категоричності, твердості) повинні у повній мірі враховувати особливості виконавця: його вік, досвід, старанність у роботі тощо.

Якщо немає впевненості, що доручення буде виконано, не слід віддавати розпорядження.

Завдання має бути цікавим для підлеглого. Інтерес породжує творчість і покращує якість роботи. Доведено, що 70 – 80 %% всіх невдач відбувається через недостатньо психологічно обгрунтованого і нечітко сформульованого завдання.

Слід доручати роботу тому підлеглому, здібності якого гарантують успішне завершення початого. Якщо такого працівника немає, то це завдання слід виконати самому, але обов’язково, якщо мова йде про часто повторюване, а не одноразове завдання, підготувати виконавця на майбутнє. Знаходьте час для навчання підлеглих новим обов’язкам! Не робіть все самі!

Пам’ятайте, що доручення повинні розвивати у підлеглих самостійність і ініціативу. При видачі розпорядження використовуйте бажання виділитися, виявити здібності, підкресліть особливу роль виконавця, важливість його зусиль, значимість завдання, практичну користь для колективу і особисто для виконавця.

 

2.3 Методи нормування управлінської діяльності. Порядок розрахунку нормативів трудо­місткості управління. Особливості часу як ресурсу. Тайм-менеджмент. Управління потоком відвідувачів, техніка їх прийому, особливості прийому з особистих питань.

 

Серед заходів, спрямованих на раціоналізацію управлінської праці, особливе місце займає його нормування.

Нормування праці - це встановлення міри витрат праці на виконання визначеного обсягу робіт у даних організаційно-технічних умовах.

Задачею нормування праці є визначення трудомісткості робіт і необхідної для їхнього виконання чисельності працівників.

Без обґрунтованих норм неможлива раціоналізація процесів розподілу і кооперації праці, розробка прогресивних технологій, удосконалення методів роботи апарату управління.

Відсутність твердих нормативів на виконання окремих видів робіт веде до того, що одні виконавці не мають нормального навантаження протягом робочого дня, а інші, навпаки, перевантажені. Це породжує конфліктні ситуації, веде до нераціонального використання знань і досвіду працівників апарату управління.

Особливості управлінської праці помітно звужують можливості впровадження в практику роботи норм і нормативів. Однак зміни у функціях керівництва, викликані переходом до ринкової економіки, свідчать про те, що значна частина управлінських робіт підлягає нормуванню.

До нормування управлінської праці пред'являються наступні вимоги:

- встановлення науково обґрунтованої системи нормування праці;

- розширення сфери застосування нормування праці;

- удосконалення норм і нормативів на основі досягнень наукової організації праці;

- зниження витрат праці на розробку нормативних матеріалів.

З урахуванням специфіки праці менеджера доцільно виділити наступні види норм:

1) норми керованості (кількість працівників, якими найбільш ефективно може управляти начальник) - для керівників;

Вважається, що для вищої ланки управління норма керованості повинна встановлюватися згідно із "законом 7 плюс-мінус 2", тобто не менше 5 і не більше 9 чоловік (в середньому - 7 чоловік).

2) укрупнені нормативи чисельності (типові структури апарату управління), тобто чисельність працівників, необхідна для повного і якісного виконання робіт у визначених організаційно-технічних умовах - для фахівців;

3) нормативи часу й обслуговування (визначаються у залежності від трудомісткості робіт) - для технічних виконавців.

Нормативи чисельності і норми керованості можуть розроблятися для широкого кола керівників усіх рангів. За допомогою перших визначається загальна чисельність працівників по функції управління, а за допомогою норм керованості можна здійснити оптимальне розставлення працівників.

Норма обслуговування передбачає якісне обслуговування даним працівником апарату управління певної кількості працюючих. Вона встановлюється для фахівців і технічних виконавців, що мають нерівномірне навантаження у різні періоди часу.