Представление данных в форме

Структура формы:

Создавая формы автоматическими средствами, можно не задумываться над их структурой, но при разработке формы вручную со структурой приходиться иметь дело. Структуру формы составляют ее разделы, содержащие элементы управления.

 

III.Объекты Базы данных:

1 способ. Создание формы в режиме Конструктора
2 способ. Создание формы в режиме Автоформа
3 способ. Создание формы с помощью Мастера форм.

ПРИМЕЧАНИЕ. Изменение макета формы и редактирование осуществляется в режиме Конструктора форм. Выделяется нужный объект и изменяется его положение, размеры, применяется форматирование и оформление к данному объекту.

ТЕХНОЛОГИЯ СОЗДАНИЯ ФОРМЫ С РИСУНКОМ

1 шаг. Создать таблицу в режиме конструктора (см. Алгоритм создания таблиц с помощью Конструктора)
2 шаг. Создать форму с помощью Мастера форм. В качестве источника данных выберите созданную вами таблицу.
3 шаг. С помощью меню Вид перейти в режим Конструктора форм.
4 шаг. В режиме Конструктора выделить поле OLE (где будет располагаться рисунок),
- щелкнуть правой клавишей мыши Свойства,
- в открывшемся окне “ Присоеденненая рамка объекта: рисунок ” на вкладке Макет установить следующие свойства объекта:

· Установка размеров - Вписать в рамку

· Вывод на экран- да

· Режим вывода- всегда

· От левого края - по умолчанию

· От правого края - по умолчанию

· Ширина - по умолчанию

· Высота - по умолчанию

· Цвет фона - по умолчанию

· Оформление- обычное

5 шаг. С помощью меню Вид перейти в режим формы, заполните форму данными.
6 шаг. В режиме формы выделить поле объекта OLE (рисунок);
- ЩП (щелчок правой клавишей мыши) - Добавить объект;
- в окне Вставка объекта выбрать тип объекта Microsoft Clip Gallery - ОК.
- Из коллекции Microsoft Clip Gallery выбрать необходимый рисунок - Вставить.
7 шаг. Заполните форму, используя данную таблицу

 

Отчеты

Структура отчета в режиме Конструктора

Microsoft Access отображает в отчете данные из запроса или таблицы, добавляя к ним текстовые элементы, которые упрощают его восприятие.

К числу таких элементов относятся:

· Заголовок. Этот раздел печатается только в верхней части первой страницы отчета. Используется для вывода данных, таких как текст заголовка отчета, дата или констатирующая часть текста документа, которые следует напечатать один раз в начале отчета. Для добавления или удаления области заголовка отчета необходимо выбрать в меню Вид команду Заголовок/примечание отчета.

· Верхний колонтитул. Используется для вывода данных, таких как заголовки столбцов, даты или номера страниц, печатающихся сверху на каждой странице отчета. Для добавления или удаления верхнего колонтитула необходимо выбрать в меню Вид команду Колонтитулы. Microsoft Access добавляет верхний и нижний колонтитулы одновременно. Чтобы скрыть один из колонтитулов, нужно задать для его свойства Высота значение 0.

· Область данных, расположенная между верхним и нижним колонтитулами страницы. Содержит основной текст отчета. В этом разделе появляются данные, распечатываемые для каждой из тех записей в таблице или запросе, на которых основан отчет. Для размещения в области данных элементов управления используют список полей и панель элементов. Чтобы скрыть область данных, нужно задать для свойства раздела Высота значение 0.

· Нижний колонтитул. Этот раздел появляется в нижней части каждой страницы. Используется для вывода данных, таких как итоговые значения, даты или номера страницы, печатающихся снизу на каждой странице отчета.

· Примечание. Используется для вывода данных, таких как текст заключения, общие итоговые значения или подпись, которые следует напечатать один раз в конце отчета. Несмотря на то, что в режиме Конструктора раздел "Примечание" отчета находится внизу отчета, он печатается над нижним колонтитулом страницы на последней странице отчета. Для добавления или удаления области примечаний отчета необходимо выбрать в меню Вид команду Заголовок/примечание отчета. Microsoft Access одновременно добавляет и удаляет области заголовка и примечаний отчета

Способы создания отчета

В Microsoft Access можно создавать отчеты различными способами:

· Конструктор

· Мастер отчетов

· Автоотчет: в столбец

· Автоотчет: ленточный

· Мастер диаграмм

· Почтовые наклейки

Мастер позволяет создавать отчеты с группировкой записей и представляет собой простейший способ создания отчетов. Он помещает выбранные поля в отчет и предлагает шесть стилей его оформления. После завершения работы Мастера полученный отчет можно доработать в режиме Конструктора. Воспользовавшись функцией Автоотчет, можно быстро создавать отчеты, а затем вносить в них некоторые изменения.

Для создания Автоотчета необходимо выполнить следующие действия:

· В окне базы данных щелкнуть на вкладке Отчеты и затем щелкнуть на кнопке Создать. Появится диалоговое окно Новый отчет.

· Выделить в списке пункт Автоотчет: в столбец или Автоотчет: ленточный.

· В поле источника данных щелкнуть на стрелке и выбрать в качестве источника данных таблицу или запрос.

· Щелкнуть на кнопке ОК.

· Мастер автоотчета создает автоотчет в столбец или ленточный (по выбору пользователя), и открывает его в режиме Предварительного просмотра, который позволяет увидеть, как будет выглядеть отчет в распечатанном виде.

· В меню Файл щелкнуть на команде Сохранить. В окне Сохранение в поле Имя отчета указать название отчета и щелкнуть на кнопке ОК.