Особливості розробки графіків, інструкцій та інших документів

Поряд з положеннями про бухгалтерію, посадовими інструкціями про роботу облікового апарату широко використовують графіки, які їх конкретизують і деталізують. У графіках заздалегідь визначають види робіт, конкретних виконавців, заплановані і фактичні строки виконання.

Графіки розробляють керівники обліку (головні бухгалтери, завідуючі секторами), а затверджує або керівник підприємства (організації, установи) або головний бухгалтер, якщо вони розроблені структурним підрозділом бухгалтерії.

У практичній роботі бухгалтерія використовує різні графіки: як за періодом, на який їх складають, — постійні (графік облікових робіт по підприємству) і разові (графік впроваджування нормативного методу обліку витрат та калькулювання собівартості продукції), так і за технікою складання — таблично-текстові, лінійні.

Таблично-текстові графіки поділяють на зведені — у цілому по бухгалтерії або за іншим функціональним підрозділом апарату управління; структурні — за секторами, групами бухгалтерії та іншими підрозділами й індивідуальні (складають на виконувані роботи посадовою особою).

Зведений графік облікових робіт на одному з підприємств подано у табл. 8.1, аналітичних — у табл. 8.2, структурний графік роботи сектора з обліку та заробітної плати — у табл. 8.3, індивідуальний графік роботи бухгалтера з обліку праці і заробітної плати — у табл. 8.4.

Таблиця 8.1

ЗВЕДЕНИЙ ГРАФІК ОБЛІКОВИХ РОБІТ ПО БУХГАЛТЕРІЇ ПІДПРИЄМСТВА

Виконувана робота	Відповідальний	Запланована дата завершення роботи, число	Позначення про виконання
Складання таких облікових реєстрів
журналу-ордера 1, відомості 1	Старший бухгалтер
журналу-ордера 2, відомості 2	Старший економіст-фінансист
журналу-ордера 3	Заступник головного бухгалтера
журналу-ордера 7	Старший бухгалтер
журналу-ордера 8, відомості 8	Те саме
журналу-ордера 9	»
журналу-ордера 10, відомостей 12, 15	Заступник головного бухгалтера
журналу-ордера 10/1	Те саме
журналу-ордера 11, відомості 16	Старший бухгалтер
журналу-ордера 12, відомо-сті 13	Старший економіст-фінансист
журналу-ордера 13	Старший бухгалтер
журналу-ордера 15	Старший економіст-фінансист
журналу-ордера 16, відомостей 10, 18, 18/1	Старший бухгалтер
Головної книги	Заступник головного бухгалтера
Пробного балансу	Те саме
Фінансового звіту	»
Обговорення балансу на виробничій нараді	Головний бухгалтер
Підготовка проекту наказу за результатами аналізу і подання балансу	Те саме
Подання балансу	»

Таблично-текстові графіки складають найчастіше строком на місяць, проте вони можуть охоплювати і більш короткі (день) та тривалі (рік) періоди часу. Як правило, вони бувають постійними, але можуть бути і разовими.

Для організації разових робіт в основному застосовуються лінійні графіки. На відміну від таблично-текстового графіка, у лінійному за присудком подають не текст, а лінією позначають тривалість виконання робіт, зазначених у підметовій частині таблиці.

Таблиця 8.2

ЗВЕДЕНИЙ ГРАФІК АНАЛІТИЧНИХ РОБІТ ПО БУХГАЛТЕРІЇ ПІДПРИЄМСТВА

Виконувана робота	Відповідальний	Строк виконання, число	Позначення про виконання
Аналіз
витрат виробництва	Заступник головного бухгалтера	У міру надходження документів
собівартості продукції	Заступник головного бухгалтера	7-го, 8-го
виконання планів поставок та реалізації про-дукції	Економіст	10-го
використання прибутків, фондів економічного стимулювання	Те саме	9-го
стану дебіторської та кредиторської заборгованості	Головний бухгалтер	9-го
виконання фінансового плану та ін.	Те саме	10-го

Таблиця 8.3

СТРУКТУРНИЙ ГРАФІК РОБОТИ ОБЛІКОВОГО СЕКТОРАІЗ ЗАРОБІТНОЇ ПЛАТИ

Виконувана робота	Час завершення робіт	Посада виконавця	Позначення про виконання
число	час
Складання розрахункових відомостей з заробітної плати	2-ге	17.00	Старший бухгалтер
Складання розробної таблиці № 5	3-тє	13.00	Те саме
Складання довідки для банку	3-тє	17.00	Економіст
Складання платіжних відомостей за другу половину місяця	4-те	13.00	Старший бухгалтер
Складання розробної таблиці № 1 «Розподіл заробітної плати»	4-те	17.00	Те саме
Складання оперативного зведення з аналізу витрат фонду заробітної плати за минулий місяць	5-те	17.00	Економіст
Оперативний контроль за виплатою заробітної плати	5—7	9.00–17.00	Старший бухгалтер
Складання оперативного зведення аналізу розподілу заробітної плати за статтями витрат	6-те	17.00	Економіст-фінансист
Приймання первинної документації з нарахування заробітної плати та утримання з неї	8—31	До 11.00	Старший бухгалтер
Оперативний контроль за правильністю складання первинної документації	8—31	До 11.00
Розробка первинної документації з заробітної плати	18—31	14.00–17.00
Складання платіжних відомостей на виплату заробітної плати за першу половину місяця	18-те	17.00
Складання даних на отримання коштів для виплати заробітної плати та перерахування сум утриманих податків	18-те	17.00	Економіст-бухгалтер
Узагальнення та нагромадження первинної інформації із заробітної плати	31-ше	17.00	Старший бухгалтер
Підготовка банківської документації для перерахування податків із заробітної плати	31-ше	17.00	Економіст

Таблиця 8.4

ІНДИВІДУАЛЬНИЙ ГРАФІК РОБОТИ СТАРШОГО БУХГАЛТЕРА З ОБЛІКУ ПРАЦІ ТА ЗАРОБІТНОЇ ПЛАТИ

Найменування роботи	Строк виконання	Кому передається виконана робота	Примітка
День або число	Час
І. Графік робочого дня
Приймання первинної документації з нарахування відрядної заробітної плати від цехів	Понеділок, середа	9.00–11.00
Приймання оформлених листків тимчасової непрацездатності з витягами з протоколів засідань комісій соцстраху, профкому	Вівторок, четвер	9.00–11.00
Приймання інших первинних документів з нарахування заробітної плати	Те саме	9.00–11.00
Приймання документів з утримання із заробітної плати
Контроль за правильністю оформлення первинних документів	»	9.00–11.00
Видання довідок	П’ятниця	9.00–11.00
Обробка первинних документів	Щодня	11.00–13.00
Складання нагромаджувальних реєстрів, узагальнення інформації	Те саме	14.00–17.00
ІІ. Графік місяця
Складання облікових відомостей із заробітної плати	2-ге	14.00–17.00	Економісту-фінансисту
Складання розробленої таблиці № 5	3-тє	14.00–17.00	—
Складання та оформлення платіжних відомостей за другу половину минулого місяця	4-те		Старшому касиру
Складання розробленої таблиці № 1 «Розподіл заробітної плати»	4-те	9.00–11.00	Заступник головного бухгалтера
Складання і оформлення платіжних відомостей на виплату заробітної плати за першу половину поточного місяця	15—18	9.00–11.00	Старшому касиру
Підготовка облікових відомостей	25—31	9.00–11.00

Організація роботи виконавців необлікових підрозділів з виконання ними облікових робіт

На підприємствах велика кількість працівників лінійних служб — завідуючі складами, бригадири, начальники цехів, експедитори та ін. — виконують значну частину бухгалтерської роботи. Ця робота являє собою важливу частину та об’єкт організації.

Для кожного працівника необлікової служби з виконання ним облікових робіт має бути створено два нормативних документа:

• робоча інструкція;

• графік здавання документів у бухгалтерію.

Робочі інструкції складаються з виконання окремих облікових робіт — заповнення первинних документів, звітів тощо.

Графік здавання документів до бухгалтерії має містити назви, строки та порядок здавання.

Структура робочої інструкції має містити такі розділи:

• загальна частина;

• методика та техніка складання звітів;

• методика та техніка перевірки даних;

• обов’язки;

• відповідальність;

• графік здачі документів (табл. 8.5).

Таблиця 8.5

ГРАФІК ЗДАЧІ ДОКУМЕНТІВ ПО СКЛАДУ _______________

№з/п	Назва документів	Строк здачі:дні, години	Кому потрібно здати	Примітки
	Звіт про рух матеріалів	11, 21, 01, 12, 00	Старшому бухгалтеру сектора обліку матеріалів
	і т. д.