Форми організаційної побудови та структура бухгалтерії

Організація регламенту

Загальні положення

Обліковий, контрольний та аналітичний процеси здійснюються в бухгалтерії та інших функціональних підрозділах апарату управління, що потребує чіткого визначення завдань і функцій як кожного з цих підрозділів, так і окремих посадових осіб. Із цією метою слід побудувати організаційно-функціональну модель бухгалтерії та інших підрозділів.

Для організації обліку, контролю і аналізу господарської діяльності як функцій управління необхідно визначити структурні підрозділи, їх завдання, побудувати організаційну структуру бухгалтерської служби, регламентувати роботу облікового апарату (положення про бухгалтерію, графіки виходу на роботу тощо), процеси обліку, контролю, аналізу (інструкції з обліку матеріалів, коштів та ін.), технології цих процесів на ПК (наприклад, робочі інструкції оператора з окремих завдань обліку).

Визначити характер роботи необлікових служб з виконання ними бухгалтерських робіт.

Зазначені види організації обліку, контролю та аналізу господарської діяльності і є організаційним забезпеченням цих функцій управління. Отже, організаційне забезпечення обліку, контролю та аналізу — це структура облікового апарату, зміст його завдань і функцій, регламентація облікового, контрольного й аналітичного процесів та роботи самого апарату.

Форми організаційної побудови та структура бухгалтерії

Організаційна побудова апарату бухгалтерської служби — це форма поділу та кооперування праці, яка передбачає розподіл усього комплексу облікових, контрольних та аналітичних робіт між виконавцями. Є дві форми організаційної побудови апарату облікової служби: централізована і децентралізована.

У централізованій формі весь апарат облікової служби як методично, так і адміністративно підпорядкований одному керівнику — головному бухгалтеру (головному економісту). У децентралізованій формі організаційної побудови частина апарату з методичних питань підпорядкована одній особі — головному бухгалтеру, а з адміністративних — господарському керівникові (начальнику цеху, виробництва і т. ін.).

Організаційна побудова апарату облікової служби залежить від структури. Структура апарату бухгалтерії виражає форму організації виконавців, безпосередньо зайнятих бухгалтерським обліком, контролем і аналізом господарської діяльності у системі управління.

На форму організаційної побудови та структуру апарату облікової служби впливають такі фактори:

• обсяг виробництва;

• загальна чисельність працюючих;

• кількість структурних підрозділів;

• види діяльності;

• характер організації технології виробництва;

• характер функціональних обов’язків;

• кількість філій (дочірніх господарств).

Значний вплив на структуру апарату бухгалтерського обліку, контролю та аналізу мають поширення економічних зв’язків, процеси централізації, розвиток форм внутрішньогосподарської самостійності виробничих підрозділів тощо. На побудову структури апарату облікової служби впливає також застосування автоматизації, тобто використання ЕОМ.

В умовах господарських формувань структура апарату облікової служби має відображувати специфічні умови технології й організації управління виробництвом і відповідати таким вимогам:

• виключати елементи дублювання та паралелізму;

• бути максимально простою;

• регламентувати чисельність на основі норм керованості;

• враховувати досягнення науки і техніки;

• відповідати досягненням наукової організації праці;

• забезпечувати самостійність та повноцінність кожного підрозділу.

Варіантом децентралізованої форми організацій бухгалтерської служби є поділ на фінансову та внутрішньогосподарську (управлінську) бухгалтерію.

В апараті облікової служби створюються здебільшого самостійні підрозділи у вигляді груп, секторів, підвідділів, бюро тощо. У цих підрозділах організація робіт здійснюється за такими принципами поділу праці:

• оперативно-виробничим;

• функціональним.

Оперативно-виробничий принцип організації розподілу облікової праці застосовується, коли структурні підрозділи створюються за топологічною ознакою: сектор обліку оплати праці, сектор обліку матеріалів та ін. Цей принцип поділу облікової праці характерний для ручного варіанта та варіанта в разі використання ПК.

Функціональний принцип поділу облікової праці потребує такого формування структурних підрозділів, коли групи, сектори утворюються за ознаками однорідності роботи — приймання документів, таксування тощо. Цей принцип застосовують у разі використання ПК.

Самостійними організаційними підрозділами бухгалтерії можуть бути окремі машинолічильні підрозділи. У цих випадках обчислювальні центри передбачають мішані форми поділу та кооперування праці.

У великих господарствах (об’єднаннях, асоціаціях та ін.) самостійними підрозділами бухгалтерської служби можуть бути:

• сектор (або група) методології обліку, контролю тааналізу;

• контрольно-ревізійна група (сектор);

• група (сектор) економічного аналізу;

• група (сектор) фінансової звітності тощо

Особливості побудови структури підрозділів бухгалтерського обліку у великих господарствах

Виробничо-організаційна структура великих господарств — об’єднань, фірм, концернів тощо — має значний вплив на бухгалтерську службу, її побудову. Розрізняють три форми організаційної побудови таких господарств: 1) підприємства мають госпрозрахункову самостійність, утворюють систему дочірніх підприємств (філій); 2) підприємства є внутрішньогосподарськими підрозділами і працюють на засадах внутрішньогосподарського розрахунку, підряду або оренди; 3) використовується мішана система відносин.

Для першого типу характерна децентралізована організація побудови апарату бухгалтерських служб. На кожному з цих підприємств бухгалтерський облік має закінчену систему з балансовим завершенням робіт та складанням фінансової звітності. При цьому створюється центральна бухгалтерія, де здійснюють зведення витрат та консолідаційний баланс.

Другий тип децентралізованого обліку, контролю та аналізу застосовують в об’єднаннях, асоціаціях, коли дочірні підрозділи (філії) або господарства втратили права юридичної особи, але зберегли внутрішньогосподарську самостійність. У такому разі в бухгалтерії головного господарства здійснюють бухгалтерський облік усіх господарських підрозділів, кожного зокрема, виконують зведений облік. У філіях ведуть тільки оперативний облік витрат та деякі операції з контролю за поточними операціями для оперативного керівництва.

Незважаючи на відмінності у побудові бухгалтерського обліку, контролю та аналізу, в окремих типах об’єднань (фірм, асоціацій тощо) бухгалтерія є самостійною структурною одиницею управління.

Залежно від обсягів облікових, контрольних та аналітичних робіт, віддаленості окремих дочірніх (філій) та інших підрозділів, а також інших факторів можлива така побудова структури апарату служби: обліково-контрольна група, сектор обліку з підрозділом на групи, бухгалтерія із самостійною структурою.

Розробка організаційних регламентів

Види організаційних робіт

В системі управління діють дві організаційні засади: формальна та неформальна. Тому як у теорії, так і на практиці визнають два види організаційних засад — формальну та неформальну.

Під формальною розуміють таку організацію робіт, яка виконується у системі, зміст якої зафіксовано, заздалегідь визначено в різних організаційних документах, нормативах, правилах і т. ін.

Неформальна організація — навпаки — не має офіційних атрибутів, які визначають побудову управління та порядок його функціонування. Наявність її зумовлена специфікою соціальних систем, обмеженими можливостями формалізації.

Між ознаками формальної та неформальної організації можна провести паралель.

Кожний позитивний прояв неформальної організації може бути зіставлений з еквівалентною йому ознакою формальної організації, або навпаки.

Розглянемо кілька прикладів.

Ознаки неформального	Ознаки формального
Переконання	Примушення
Особисті інтереси, мотиви	Показники та умови стимулювання
Вплив, авторитет	Символ влади, службове положення
Лідерство	Керівництво
Усвідомлена справа	Посадові обов’язки
і т. д.	і т. д.

Акти формальної організації мають упорядкувати службову діяльність, бо в противному разі настає безладдя, що призводить до конфліктності в роботі.

Тому до регламентів — формальної організації — висуваються певні вимоги, а саме:

• закріплення не будь-якого, а лише такого положення, яке забезпечує раціональне функціонування служби в цілому;

• за наявності типових положень регламент має доповнювати його виходячи з конкретних умов роботи підприємства;

• наявність повного переліку розділів регламенту;

• регламент не може містити суб’єктивну думку керівника як норми поведінки або дії

Організація регламенту

Загальні положення

Обліковий, контрольний та аналітичний процеси здійснюються в бухгалтерії та інших функціональних підрозділах апарату управління, що потребує чіткого визначення завдань і функцій як кожного з цих підрозділів, так і окремих посадових осіб. Із цією метою слід побудувати організаційно-функціональну модель бухгалтерії та інших підрозділів.

Для організації обліку, контролю і аналізу господарської діяльності як функцій управління необхідно визначити структурні підрозділи, їх завдання, побудувати організаційну структуру бухгалтерської служби, регламентувати роботу облікового апарату (положення про бухгалтерію, графіки виходу на роботу тощо), процеси обліку, контролю, аналізу (інструкції з обліку матеріалів, коштів та ін.), технології цих процесів на ПК (наприклад, робочі інструкції оператора з окремих завдань обліку).

Визначити характер роботи необлікових служб з виконання ними бухгалтерських робіт.

Зазначені види організації обліку, контролю та аналізу господарської діяльності і є організаційним забезпеченням цих функцій управління. Отже, організаційне забезпечення обліку, контролю та аналізу — це структура облікового апарату, зміст його завдань і функцій, регламентація облікового, контрольного й аналітичного процесів та роботи самого апарату.

Форми організаційної побудови та структура бухгалтерії

Організаційна побудова апарату бухгалтерської служби — це форма поділу та кооперування праці, яка передбачає розподіл усього комплексу облікових, контрольних та аналітичних робіт між виконавцями. Є дві форми організаційної побудови апарату облікової служби: централізована і децентралізована.

У централізованій формі весь апарат облікової служби як методично, так і адміністративно підпорядкований одному керівнику — головному бухгалтеру (головному економісту). У децентралізованій формі організаційної побудови частина апарату з методичних питань підпорядкована одній особі — головному бухгалтеру, а з адміністративних — господарському керівникові (начальнику цеху, виробництва і т. ін.).

Організаційна побудова апарату облікової служби залежить від структури. Структура апарату бухгалтерії виражає форму організації виконавців, безпосередньо зайнятих бухгалтерським обліком, контролем і аналізом господарської діяльності у системі управління.

На форму організаційної побудови та структуру апарату облікової служби впливають такі фактори:

• обсяг виробництва;

• загальна чисельність працюючих;

• кількість структурних підрозділів;

• види діяльності;

• характер організації технології виробництва;

• характер функціональних обов’язків;

• кількість філій (дочірніх господарств).

Значний вплив на структуру апарату бухгалтерського обліку, контролю та аналізу мають поширення економічних зв’язків, процеси централізації, розвиток форм внутрішньогосподарської самостійності виробничих підрозділів тощо. На побудову структури апарату облікової служби впливає також застосування автоматизації, тобто використання ЕОМ.

В умовах господарських формувань структура апарату облікової служби має відображувати специфічні умови технології й організації управління виробництвом і відповідати таким вимогам:

• виключати елементи дублювання та паралелізму;

• бути максимально простою;

• регламентувати чисельність на основі норм керованості;

• враховувати досягнення науки і техніки;

• відповідати досягненням наукової організації праці;

• забезпечувати самостійність та повноцінність кожного підрозділу.

Варіантом децентралізованої форми організацій бухгалтерської служби є поділ на фінансову та внутрішньогосподарську (управлінську) бухгалтерію.

В апараті облікової служби створюються здебільшого самостійні підрозділи у вигляді груп, секторів, підвідділів, бюро тощо. У цих підрозділах організація робіт здійснюється за такими принципами поділу праці:

• оперативно-виробничим;

• функціональним.

Оперативно-виробничий принцип організації розподілу облікової праці застосовується, коли структурні підрозділи створюються за топологічною ознакою: сектор обліку оплати праці, сектор обліку матеріалів та ін. Цей принцип поділу облікової праці характерний для ручного варіанта та варіанта в разі використання ПК.

Функціональний принцип поділу облікової праці потребує такого формування структурних підрозділів, коли групи, сектори утворюються за ознаками однорідності роботи — приймання документів, таксування тощо. Цей принцип застосовують у разі використання ПК.

Самостійними організаційними підрозділами бухгалтерії можуть бути окремі машинолічильні підрозділи. У цих випадках обчислювальні центри передбачають мішані форми поділу та кооперування праці.

У великих господарствах (об’єднаннях, асоціаціях та ін.) самостійними підрозділами бухгалтерської служби можуть бути:

• сектор (або група) методології обліку, контролю тааналізу;

• контрольно-ревізійна група (сектор);

• група (сектор) економічного аналізу;

• група (сектор) фінансової звітності тощо