Правовые аспекты служебной командировки

ПРАВОВЫЕ АСПЕКТЫ СЛУЖЕБНОЙ КОМАНДИРОВКИ

Служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

При этом не любая поездка работника по заданию работодателя является ко­мандировкой. Так, служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными команди­ровками не признаются (ч. 1 ст. 166 ТК РФ; абз. 3 п. 3 Положения о командиров­ках № 749; письма Минфина России от 18.08.2008 № 03-03-05/87, от 19.04.2007 № 03-06-06/1/250; письма, УФНС России по г. Москве от01.03.2010 № 16-15/020874, от 18.12.2007 № 19-11/120975).

При этом, если сотрудник, например, ежемесячно ездит в командировки, то сама по себе частота командировок не может служить основанием для признания того, что его работа имеет разъездной характер и не является основанием для выплаты сотруднику надбавки за разъездной характер работы (ст. 57, 166, 168.1 ТК РФ).

От командировок нужно отличать служебные поездки сотрудников, постоянная работа которых проходит в пути или имеет разъездной характер (например, водители регулярных междугородных перевозок, проводники поездов, курьеры, стюардессы и др.). Такие условия труда являются для них нормальными, так как изначально отражены в трудовом договоре (ч. 2 ст. 57, ст. 168.1 ТК РФ). В на­стоящее время действует постановление Совмина РСФСР от 12.12.1978 № 579, которым утверждены Перечни профессий, должностей и категорий работников (в частности, речного транспорта, автомобильного транспорта и автомобильных дорог), которым выплачиваются надбавки в размерах возмещения расходов, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер (ст. 423 ТК РФ). Поскольку в действующем законодательстве понятие «разъезд­ной характер работы» отсутствует, решение вопроса об отнесении той или иной работы к работе, подпадающей под действие ст. 168.1 ТК РФ, принимается в ор­ганизации. Поэтому в коллективном договоре или ином локальном нормативном акте организации нужно предусмотреть перечень работ, профессий, должностей сотрудников, работа которых проходит в пути или носит разъездной характер (письма Минфина России от 14.06.2011 № 03-03-06/1/341, от 18.08.2008 № 03-03-05/87, п. 1 письма Минфина России от 06.08.2010 № ШС-37-3/8488; п. 1 письма ФСС РФ от 02.04.2010 № 02-03-16/08-526П; письмо Минздравсоцразвития России от 18.09.2009 № 22-2-3644).

Из определения командировки (ч. 1 ст. 166 ТК РФ, п. 2, абз. 2 п. 3 Положения о командировках № 749) следует, что служебной командировкой считается та по­ездка, которая отвечает следующим условиям:

• данная поездка осуществляется работником по поручению работодателя;

• поручение выполняется вне места постоянной работы работника. При этом местом постоянной работы считается место расположения организации (ее обо­собленного подразделения), работа в которой обусловлена трудовым договором (ст. 57 ТК РФ, абз. 1 п. 3 Положения о командировках № 749);

• поездка ограничивается определенным сроком;

• работник не выполняет свою работу в пути, и его работа не носит разъездной характер.

В приведенном выше определении командировки говорится о работодателе и работнике, которые в силу норм ст. 20, 56 ТК РФ являются сторонами трудового договора. При этом в п. 2 Положения о командировках № 749 прямо предусмотре­но, что в командировки направляются работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем.

 

ПРИМЕР: ЗАО «Норд» оплатило расходы (стоимость проезда в оба конца, проживания в месте командирования, суточные), связанные с участием в семинаре за границей председателя совета директоров, не состоящего в штате компании. Такие расходы ЗАО «Норд» не сможет учесть для целей исчисления налога на прибыль. В командировку может быть направлен только работник — физическое лицо, с которым заключен трудовой договор. С председателем совета директоров трудовой договор не заключается. На это прямо указано в ст. 11 ТК РФ. При этом трудовое законодательство не запрещает заключать трудовые договоры с председателем и членами совета директоров по любой иной должности в данной компании. Должность «председатель совета директоров», «член совета директоров» Квалификационным справочником должностей руко­водителей, специалистов и других служащих, утвержденным Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37, не предусмотрена. Таким образом, поездка председателя совета директоров ЗАО «Норд», свя­занная с участием в семинаре за границей, не является командировкой. ЗАО «Норд» не имеет права включать в расходы, уменьшающие нало­гооблагаемую прибыль, затраты, связанные с оплатой поездок лиц, не со­стоящих с ним в трудовых отношениях (письма Минфина России от 05.03.2010 № 03-03-06/1/116, от 13.11.2006 № 03-03-04/1/755, УМНС России по г. Москве от 09.08.2002 №26-12/36998).Бо лее того, как указано в п. 48.8 ст. 270 НК РФ, вознаграждения и иные выплаты членам совета директоров не признаются расходами в целях налогообложения прибыли (письма Минфина России от 22.05.2009 № 03-03-07/12, от 19.03 2009 №03-03-06/1/166).

Если же в поездку направляется лицо, с которым у организации заключен гражданско-правовой договор, то такая поездка командировкой не является (пись­ма Минфина России от 30.03.2011 №03-03-06/4/24, от 19.12.2006№03-03-04/1/844; письмо УМНС России по г. Москве от 27.09.2004 № 28-11/62835; постановление ФАС Поволжского округа от 16.06.2011 по делу № А55-13458/2010).

 

ПРИМЕР:Для защиты своих интересов при рассмотрении спора в ФАС Уральского округа ООО «Сфера» направило начальника своего юридического департамента, а ООО «Импульс» — стороннего представителя — налогового адвоката, с которым за­ключен договор возмездного оказания услуг на оказание юридической помощи в арбитражном суде. В данном случае командировкой может быть признана только поездка в место расположения ФАС Уральского округа начальника юридического департамента ООО «Сфера» (см. постановление ФАС Волго-Вятского округа от 09.04.2010 по делу № А79-3654/2008; Определение ФАС Восточно-Сибирского округа от 02.11.2005 по делу № АЗЗ-402/05-Ф02-4932/05-С1).

 

 

Поездка работника, направляемого в командировку по распоряжению работода­теля или уполномоченного им лица в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой (абз. 2 п. 3 Положения о командировках № 749).

 

ОБЩИЙ ПОРЯДОК ДОКУМЕНТАЛЬНОГО ОФОРМЛЕНИЯ КОМАНДИРОВОК

Как и любые другие затраты, командировочные расходы могут учитываться в целях налогообложения прибыли только в том случае, если они носят про­изводственный характер (т.е. произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода), являются обоснованными (экономически оправданными), документально подтвержденными и, таким образом, соответ­ствующими требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ.

ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

 

Направление работника в командировку осуществляется работодателем (ст. 166 ТК РФ, абз. 2 п. 3 Положения о командировках № 749) и сопровождается оформ­лением документов, без которых нахождение работника вне места постоянной работы не будет считаться командировкой, а произведенные ему выплаты, соот­ветственно, в целях налогообложения не будут признаваться командировочными расходами.

Как и любые другие затраты, командировочные расходы могут учитываться в целях налогообложения только в том случае, если они носят производственный характер (т.е. произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода), являются обоснованными (экономически оправданными), документально подтвержденными и, таким образом, соответствующими требо­ваниям п. 1 ст. 252 НК РФ.

ПРОЖИВАНИЕ КОМАНДИРОВАННОГО РАБОТНИКА

 

ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ РАСХОДОВ НА ТАКСИ

 

Фактическую оплату услуг такси на территории России надо подтвердить кви­танцией в форме бланка строгой отчетности или кассовым чеком. Основание — ч. 5 ст. 31 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта», п. 1 ст. 2 Фе­дерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с ис­пользованием платежных карт».

Положением об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утвержденным постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359 (далее — Положение № 359), установлены порядок осуществления организациями и инди­видуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники в случае оказания услуг населению при условии выдачи документа, оформленного на бланке строгой отчетности, приравненного к кассовому чеку, а также порядок утверждения, учета, хранения и уничтожения таких бланков.

Пунктом 5.1 Положения № 359 установлено, что документы, используемые при оказании услуг по перевозке пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, должны содержать реквизи­ты, установленные Правилами перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, утвержден­ными постановлением Правительства РФ от 14.02.2009 № 112 (далее — Правила перевозок).

Согласно п. 102 Правил перевозок перевозка пассажиров и багажа легковым такси осуществляется на основании публичного договора фрахтования, заклю­чаемого фрахтователем непосредственно с водителем легкового такси или путем принятия к выполнению фрахтовщиком заказа фрахтователя. При этом в соот­ветствии сп. 111 Правил перевозок фрахтовщик выдает фрахтователю кассовый чек или квитанцию в форме бланка строгой отчетности, подтверждающие оплату пользования легковым такси. Квитанция на оплату пользования легковым такси Должна содержать обязательные реквизиты, которые представлены в Приложении № 5 к Правилам перевозок (см. письмо Минфина России от 04.10.2011 № 03-03-06/1/621). К ним относятся:

• наименование, серия и номер квитанции на оплату пользования легковым

такси;

• наименование фрахтовщика;

• дата выдачи квитанции на оплату пользования легковым такси;

• стоимость пользования легковым такси;

• фамилия, имя, отчество и подпись лица, уполномоченного на проведение расчетов.

В указанной квитанции допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особые условия осуществления перевозок пассажиров и багажа легковыми такси.

[

НАЛОГ НА ПРИБЫЛЬ

 

В соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль организаций налогоплательщик вправе учесть в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, расходы на командировки, в частности, расходы на наем жилого помещения.

При этом все виды командировочных расходов должны соответствовать тре­бованиям ст. 252 НК РФ.

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и докумен­тально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 Н К РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтверж­денные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.

Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Если понесенные расходы не соответствуют этим требованиям, то на основании п. 49 ст. 270 НК РФ такие расходы не учитываются для целей налогообложения по налогу на прибыль.

• Таким образом, если расходы по найму жилого помещения команди­рованным работником не подтверждены первичными учетными документами, то компания не вправе на указанные затраты уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль. Основание — п. 1 ст. 252, п. 49 ст. 270 НК РФ; письмо Минфина России от 28.04.2010 № 03-03-06/4/51.

Расходы на командировки подрядчика: организация заключила с частным лицом договор подряда. Для выполнения работ по договору он будет ездить в командировки в подразделения организации, расположенные в других городах. Можно ли учесть его расходы на командировку (суточные, проезд, проживание) при расчете налога на прибыль как командировочные расходы?

Нет, как командировочные такие расходы учесть нельзя. Это связано с тем, что служебной командировкой признают поездку по распоряжению работодателя именно штатных сотрудников организации, а также совместителей. Такое определение дано в статье 166 ТК. Подтверждают это и судьи: постановление ФАС Северо-Западного округа от 21.12.09 №А42-5562/2008.

Однако для заказчика возмещение командировочных расходов подрядчика в любом случае является расходом по гражданско-правовому договору. Ведь цена договора подряда включает в себя компенсацию всех издержек контрагента (ст.709 ГК). Поэтому когда в договоре и смете расходов прямо предусмотрены затраты на командировку подрядчика и есть копии документов, на основании которых организация их возмещает, затраты можно учесть (постановление ФАС Западно-сибирского округа от 12.03.09 №Ф04-1010/2009(961-А27-31)). Но чтобы избежать возможных споров, эти затраты лучше заложить в общую стоимость договора.

Если в договоре подряда предусмотрены регулярные ежемесячные платежи, налоговики могут признать отношения трудовыми. Запрета на оплату работ и услуг ежемесячно равными долями нет (ст.711, 781 ГК). Однако безопаснее, когда сроки выплаты вознаграждения по договору не привязаны ко дню зарплаты. А размер ежемесячной суммы зависит от объема выполненных работ, а не количества отработанных часов.

 

 

«Об учете расходов на проезд работника в командировку». Письмо Минфина России от 03.02.10 №03-03-06/1/41

Расходы на проезд сотрудника в командировку организация может учесть, даже если работник отправляется в служебную поездку не из города, в котором находится офис, а из города, где живет. Главное, чтобы были документы, подтверждающие проезд, а его стоимость была экономически обоснована.

До сих пор чиновники из финансового ведомства однозначно считали стоимость билета на проезд в командировку не с места постоянной работы личным доходом сотрудников (письмо Минфина России от 11.06.08 №03-04-06-01/164). Соответственно и учесть такие расходы при расчете налога на прибыль запрещали. Правда, специалисты финансового ведомства уточнили, что затраты на проезд работника можно учесть только при их экономической обоснованности. То есть если, например, билет из дома до места командировки сотруднику обойдется дешевле, чем билет из офиса в тот же пункт назначения. Доказывать экономическую оправданность затрат обязаны налоговики (согласно данному письму).

ПРАВОВЫЕ АСПЕКТЫ СЛУЖЕБНОЙ КОМАНДИРОВКИ

Служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

При этом не любая поездка работника по заданию работодателя является ко­мандировкой. Так, служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными команди­ровками не признаются (ч. 1 ст. 166 ТК РФ; абз. 3 п. 3 Положения о командиров­ках № 749; письма Минфина России от 18.08.2008 № 03-03-05/87, от 19.04.2007 № 03-06-06/1/250; письма, УФНС России по г. Москве от01.03.2010 № 16-15/020874, от 18.12.2007 № 19-11/120975).

При этом, если сотрудник, например, ежемесячно ездит в командировки, то сама по себе частота командировок не может служить основанием для признания того, что его работа имеет разъездной характер и не является основанием для выплаты сотруднику надбавки за разъездной характер работы (ст. 57, 166, 168.1 ТК РФ).

От командировок нужно отличать служебные поездки сотрудников, постоянная работа которых проходит в пути или имеет разъездной характер (например, водители регулярных междугородных перевозок, проводники поездов, курьеры, стюардессы и др.). Такие условия труда являются для них нормальными, так как изначально отражены в трудовом договоре (ч. 2 ст. 57, ст. 168.1 ТК РФ). В на­стоящее время действует постановление Совмина РСФСР от 12.12.1978 № 579, которым утверждены Перечни профессий, должностей и категорий работников (в частности, речного транспорта, автомобильного транспорта и автомобильных дорог), которым выплачиваются надбавки в размерах возмещения расходов, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер (ст. 423 ТК РФ). Поскольку в действующем законодательстве понятие «разъезд­ной характер работы» отсутствует, решение вопроса об отнесении той или иной работы к работе, подпадающей под действие ст. 168.1 ТК РФ, принимается в ор­ганизации. Поэтому в коллективном договоре или ином локальном нормативном акте организации нужно предусмотреть перечень работ, профессий, должностей сотрудников, работа которых проходит в пути или носит разъездной характер (письма Минфина России от 14.06.2011 № 03-03-06/1/341, от 18.08.2008 № 03-03-05/87, п. 1 письма Минфина России от 06.08.2010 № ШС-37-3/8488; п. 1 письма ФСС РФ от 02.04.2010 № 02-03-16/08-526П; письмо Минздравсоцразвития России от 18.09.2009 № 22-2-3644).

Из определения командировки (ч. 1 ст. 166 ТК РФ, п. 2, абз. 2 п. 3 Положения о командировках № 749) следует, что служебной командировкой считается та по­ездка, которая отвечает следующим условиям:

• данная поездка осуществляется работником по поручению работодателя;

• поручение выполняется вне места постоянной работы работника. При этом местом постоянной работы считается место расположения организации (ее обо­собленного подразделения), работа в которой обусловлена трудовым договором (ст. 57 ТК РФ, абз. 1 п. 3 Положения о командировках № 749);

• поездка ограничивается определенным сроком;

• работник не выполняет свою работу в пути, и его работа не носит разъездной характер.

В приведенном выше определении командировки говорится о работодателе и работнике, которые в силу норм ст. 20, 56 ТК РФ являются сторонами трудового договора. При этом в п. 2 Положения о командировках № 749 прямо предусмотре­но, что в командировки направляются работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем.

 

ПРИМЕР: ЗАО «Норд» оплатило расходы (стоимость проезда в оба конца, проживания в месте командирования, суточные), связанные с участием в семинаре за границей председателя совета директоров, не состоящего в штате компании. Такие расходы ЗАО «Норд» не сможет учесть для целей исчисления налога на прибыль. В командировку может быть направлен только работник — физическое лицо, с которым заключен трудовой договор. С председателем совета директоров трудовой договор не заключается. На это прямо указано в ст. 11 ТК РФ. При этом трудовое законодательство не запрещает заключать трудовые договоры с председателем и членами совета директоров по любой иной должности в данной компании. Должность «председатель совета директоров», «член совета директоров» Квалификационным справочником должностей руко­водителей, специалистов и других служащих, утвержденным Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37, не предусмотрена. Таким образом, поездка председателя совета директоров ЗАО «Норд», свя­занная с участием в семинаре за границей, не является командировкой. ЗАО «Норд» не имеет права включать в расходы, уменьшающие нало­гооблагаемую прибыль, затраты, связанные с оплатой поездок лиц, не со­стоящих с ним в трудовых отношениях (письма Минфина России от 05.03.2010 № 03-03-06/1/116, от 13.11.2006 № 03-03-04/1/755, УМНС России по г. Москве от 09.08.2002 №26-12/36998).Бо лее того, как указано в п. 48.8 ст. 270 НК РФ, вознаграждения и иные выплаты членам совета директоров не признаются расходами в целях налогообложения прибыли (письма Минфина России от 22.05.2009 № 03-03-07/12, от 19.03 2009 №03-03-06/1/166).

Если же в поездку направляется лицо, с которым у организации заключен гражданско-правовой договор, то такая поездка командировкой не является (пись­ма Минфина России от 30.03.2011 №03-03-06/4/24, от 19.12.2006№03-03-04/1/844; письмо УМНС России по г. Москве от 27.09.2004 № 28-11/62835; постановление ФАС Поволжского округа от 16.06.2011 по делу № А55-13458/2010).

 

ПРИМЕР:Для защиты своих интересов при рассмотрении спора в ФАС Уральского округа ООО «Сфера» направило начальника своего юридического департамента, а ООО «Импульс» — стороннего представителя — налогового адвоката, с которым за­ключен договор возмездного оказания услуг на оказание юридической помощи в арбитражном суде. В данном случае командировкой может быть признана только поездка в место расположения ФАС Уральского округа начальника юридического департамента ООО «Сфера» (см. постановление ФАС Волго-Вятского округа от 09.04.2010 по делу № А79-3654/2008; Определение ФАС Восточно-Сибирского округа от 02.11.2005 по делу № АЗЗ-402/05-Ф02-4932/05-С1).

 

 

Поездка работника, направляемого в командировку по распоряжению работода­теля или уполномоченного им лица в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой (абз. 2 п. 3 Положения о командировках № 749).

 

ОБЩИЙ ПОРЯДОК ДОКУМЕНТАЛЬНОГО ОФОРМЛЕНИЯ КОМАНДИРОВОК

Как и любые другие затраты, командировочные расходы могут учитываться в целях налогообложения прибыли только в том случае, если они носят про­изводственный характер (т.е. произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода), являются обоснованными (экономически оправданными), документально подтвержденными и, таким образом, соответ­ствующими требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ.

ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

 

Направление работника в командировку осуществляется работодателем (ст. 166 ТК РФ, абз. 2 п. 3 Положения о командировках № 749) и сопровождается оформ­лением документов, без которых нахождение работника вне места постоянной работы не будет считаться командировкой, а произведенные ему выплаты, соот­ветственно, в целях налогообложения не будут признаваться командировочными расходами.

Как и любые другие затраты, командировочные расходы могут учитываться в целях налогообложения только в том случае, если они носят производственный характер (т.е. произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода), являются обоснованными (экономически оправданными), документально подтвержденными и, таким образом, соответствующими требо­ваниям п. 1 ст. 252 НК РФ.