Отсутствие документов, подтверждающих расходы на проживание

 

На практике случается, что командированный работник не может представить документы, подтверждающие наем жилья в командировке (например, по причи­не их утери и т.п.). Однако это совсем не означает, что он в командировке нигде не проживал и не нес таких расходов. Поэтому компания вправе возместить ему указанные расходы в любых размерах, установленных, как правило, в локальном нормативном акте.

 

НАЛОГ НА ПРИБЫЛЬ

 

В соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль организаций налогоплательщик вправе учесть в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, расходы на командировки, в частности, расходы на наем жилого помещения.

При этом все виды командировочных расходов должны соответствовать тре­бованиям ст. 252 НК РФ.

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и докумен­тально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 Н К РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтверж­денные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.

Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Если понесенные расходы не соответствуют этим требованиям, то на основании п. 49 ст. 270 НК РФ такие расходы не учитываются для целей налогообложения по налогу на прибыль.

• Таким образом, если расходы по найму жилого помещения команди­рованным работником не подтверждены первичными учетными документами, то компания не вправе на указанные затраты уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль. Основание — п. 1 ст. 252, п. 49 ст. 270 НК РФ; письмо Минфина России от 28.04.2010 № 03-03-06/4/51.

НАЛОГ НА ДОХОДЫ ФИЗИЧЕСКИХ ЛИЦ

 

В соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат налогообложению (освобожда­ются от налогообложения) все виды установленных действующим законодатель­ством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

При этом в абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ установлено, что при непредставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в соответствии с законодательством РФ, но не более 700 руб. за каждый день на­хождения в командировке на территории РФ и не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.

• Таким образом, расходы командированного работника по найму жи­лого помещения не облагаются налогом на доходы физических лиц, если они подтверждены документами (чеками ККТ или бланками строгой отчетности гостиницы, договором найма жилья и др.). По смыслу норм ст. 168 ТК РФ работодатель обязан возместить расходы ра­ботника по найму жилого помещения независимо от наличия или отсутствия Подтверждающих документов. Как отмечено выше, порядок и размеры такого возмещения определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (ч. 2 ст. 168ТКРФ).

 

Таким образом, работодатель возмещает указанные расходы в размере, утверж­денном в компании. В то же время эти суммы не облагаются налогом на доходы физических лиц только в определенных пределах. На сумму превышения уста­новленного лимита нужно начислить НДФЛ. Основание — абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ; письма Минфина России от 28.04.2010 № 03-03-06/4/51, от 31.10.2008 № 03-04-06-01/327, от 05.02.2008 № 03-04-06-01/30; письмо УФНС России по г. Москве от 01.11.2007 №28-11/105193®).

 

Вил командировки	Необлагаемые НДФЛ нормы командировочных расходов на проживание
Командировка на территории РФ	Не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке
Заграничные командировки	Не более 2500 руб. за каждый день нахождения в командировке

СТРАХОВЫЕ ВЗНОСЫ ВО ВНЕБЮДЖЕТНЫЕ ФОНДЫ

В соответствии с ч. 2 ст. 9 Закона № 212-ФЗ при непредставлении документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы таких расходов освобождаются от обложения страховыми взносами в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ.

Аналогичная норма предусмотрена и п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».

Как указано выше, в случае направления в служебную командировку рабо­тодатель обязан возмещать работнику, в частности, расходы по найму жилого помещения (абз. 2 ч. 1 ст. 168 ТК РФ). Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным дого­вором или локальным нормативным актом (ч. 2 ст. 168 ТК РФ).

• Таким образом, в случае, если работник документально не подтвердил произведенные в командировке расходы по найму жилого помещения, то данные расходы могут быть освобождены от обложения страховыми взносами в государственные внебюджетные фонды, а также от обложения страховыми взносами от несчастных случаев на производстве и профессиональных за­болеваний только в размере, определенном в коллективном договоре или в локальном нормативном акте (письмо Минздавсоцразвития России от 26.05.2010 №1343-19).

 

Командировочные расходы учитываются в периоде утверждения авансового отчета

Командировочные расходы при методе начисления признаются на дату утверждения авансового отчета, даже если подтверждающие документы датированы другим налоговым периодом. Например, сотрудника направили в командировку в конце декабря, авансовый отчет утвердили в январе и командировочные учитываются при расчете налога на прибыль за новый год. (Постановление ФАС Московского округа от 18.11.09 №КА-А-40/10898-09).

 

Расходы на командировки подрядчика: организация заключила с частным лицом договор подряда. Для выполнения работ по договору он будет ездить в командировки в подразделения организации, расположенные в других городах. Можно ли учесть его расходы на командировку (суточные, проезд, проживание) при расчете налога на прибыль как командировочные расходы?

Нет, как командировочные такие расходы учесть нельзя. Это связано с тем, что служебной командировкой признают поездку по распоряжению работодателя именно штатных сотрудников организации, а также совместителей. Такое определение дано в статье 166 ТК. Подтверждают это и судьи: постановление ФАС Северо-Западного округа от 21.12.09 №А42-5562/2008.

Однако для заказчика возмещение командировочных расходов подрядчика в любом случае является расходом по гражданско-правовому договору. Ведь цена договора подряда включает в себя компенсацию всех издержек контрагента (ст.709 ГК). Поэтому когда в договоре и смете расходов прямо предусмотрены затраты на командировку подрядчика и есть копии документов, на основании которых организация их возмещает, затраты можно учесть (постановление ФАС Западно-сибирского округа от 12.03.09 №Ф04-1010/2009(961-А27-31)). Но чтобы избежать возможных споров, эти затраты лучше заложить в общую стоимость договора.

Если в договоре подряда предусмотрены регулярные ежемесячные платежи, налоговики могут признать отношения трудовыми. Запрета на оплату работ и услуг ежемесячно равными долями нет (ст.711, 781 ГК). Однако безопаснее, когда сроки выплаты вознаграждения по договору не привязаны ко дню зарплаты. А размер ежемесячной суммы зависит от объема выполненных работ, а не количества отработанных часов.

 

 

«Об учете расходов на проезд работника в командировку». Письмо Минфина России от 03.02.10 №03-03-06/1/41

Расходы на проезд сотрудника в командировку организация может учесть, даже если работник отправляется в служебную поездку не из города, в котором находится офис, а из города, где живет. Главное, чтобы были документы, подтверждающие проезд, а его стоимость была экономически обоснована.

До сих пор чиновники из финансового ведомства однозначно считали стоимость билета на проезд в командировку не с места постоянной работы личным доходом сотрудников (письмо Минфина России от 11.06.08 №03-04-06-01/164). Соответственно и учесть такие расходы при расчете налога на прибыль запрещали. Правда, специалисты финансового ведомства уточнили, что затраты на проезд работника можно учесть только при их экономической обоснованности. То есть если, например, билет из дома до места командировки сотруднику обойдется дешевле, чем билет из офиса в тот же пункт назначения. Доказывать экономическую оправданность затрат обязаны налоговики (согласно данному письму).