Документальне оформлення інкасації

Документом, що свідчить про здавання виручки до банку через інкасаторів, є копія супровідної відомості до сумки з готівковою виручкою (готівкою), засвідчена підписом та відбитком печатки інкасатора-збирача (п. 3.7 Положення №637). Форму цієї супровідної відомості затверджено додатком 6 до Iнструкції №45.

Супровідна відомість складається у трьох екземплярах, підписується касиром і керівником підприємства (або підрозділу, який здає кошти до банку). У ній зазначається загальна сума готівки, яка складається у сумку. При цьому на зворотному боці перших двох примірників відомості ця загальна сума розшифровується «покупюрно», тобто наводиться кількість і номінал банкнот, покладених до сумки.

Крім того, під час інкасації коштів використовується явочна картка (її форму затверджено додатком 8 до Iнструкції №45) та інші документи, визначені в Iнструкції №45 (п. 2 гл. 5 Розділу III Iнструкції №45). Явочна картка — документ, який складається інкасаторами та перевіряється і затверджується начальником підрозділу інкасації. У ній зазначаються найменування клієнта, якому надаються послуги з інкасації, маршрут інкасації, номери сумок, які перевозяться, дата і час інкасації, сума грошей, що знаходяться у сумці. Відповідальна особа підприємства-клієнта обов’язково засвідчує в явочній картці своїм підписом інформацію щодо кожної проведеної інкасації.

Особливістю здавання коштів до банку через інкасацію є використання спеціальної сумки, в якій їх перевозять. Кошти складаються до цієї сумки у встановленому банком порядку, до них долучається перший примірник супровідної відомості, після чого сумка пломбується за допомогою спеціального пристрою — пломбіра. Цей пломбір також надається банком, що проводить інкасацію коштів, і зберігається в сейфі у касира підприємства. Кожен пломбір має свій номер, який видно на відбитку пломби.

Як саме має провадитися інкасація коштів у клієнтів, в Iнструкції №45 майже не йдеться. Проте визначено, що вона має здійснюватися «з дотриманням вимог цієї Iнструкції, Положення та на підставі договорів, укладених відповідно до вимог законодавства». Отже, дії інкасатора і відповідальної особи підприємства повинні бути максимально наближеними до правил, за якими відбувається інкасація валютних цінностей, наприклад, у банківських установах (гл. 2 Розділу III Iнструкції №45).

Касир віддає інкасатору запломбовану сумку. Приймаючи, інкасатор повинен її перевірити.

Після цього інкасатор ставить відбиток печатки і підпис на копії супровідної відомості, що залишається у касира, і залишає йому замість опломбованої сумки іншу, порожню, для наступної інкасації. Другий примірник супровідної відомості віддається інкасатору.

Якщо інкасатору передаються дві чи більше сумок або касир одержує від нього дві порожні сумки чи більше, робиться відмітка в явочній картці (додаток 8 до Iнструкції №45) у колонці «Номер сумки з грошовою виручкою» та «Номер прийнятої від інкасатора порожньої сумки», де кількість сумок проставляється не цифрами, а словами.

На підставі копії супровідної відомості касир підприємства складає видатковий касовий ордер, до якого ця копія додається. У ньому як одержувач коштів зазначається найменування банку, до якого інкасатори повинні відвезти готівку. В рядку «Підстава» пишеться «Iнкасація виручки».

Відображення інкасації в обліку

На податковий облік інкасація коштів ніяк не вплине, оскільки підприємство здає їх на свій власний рахунок у банку. Відбувається зміна не власника коштів, а лише місця їх зберігання.

У бухобліку на підставі наведених вище документів здійснюється кореспонденція рахунків, яку показано у таблиці 2.

Таблиця 2

Відображення в обліку здавання виручки до банку

№ з/п	Зміст операції	Бухгалтерський облік	Сума, грн	Податковий облік
Д-т	К-т	ВД	ВВ
1.	Кошти здано інкасатору			1000,00	—	—
2.	Кошти зараховано на поточний рахунок			1000,00	—	—

Приклад Підприємство здало через інкасаторів 1000,00 грн виручки до банку.

Якщо банк при прийманні готівкових коштів виявив неплатіжні купюри та монети, працівник банку в акті на супровідній відомості зазначає серію, номер і номінал кожної банкноти, суми монет. На підставі цього акта неплатіжні банкноти та монети вилучаються і пересилаються на дослідження до відповідної установи Національного банку.

У разі якщо касир банку під час розпломбування сумки знайде в ній неплатіжні купюри, кореспонденція буде такою, як показано у таблиці 3.

Таблиця 3

Відображення в обліку вилучення пошкоджених банкнот під час розпломбування сумки в банку

№ з/п	Зміст операції	Бухгалтерський облік	Сума, грн	Податковий облік
Д-т	К-т	ВД	ВВ
1.	Кошти здано інкасатору			1000,00	—	—
2.	Кошти зараховано на поточний рахунок			950,00	—	—
3.	Суму вилучених банкнот віднесено на витрати			50,00	—	—
4.	Витрати віднесено на фінансовий результат			50,00	—	—

Під час розпломбування сумки рідко, але трапляються випадки недостачі або надлишку. Виявлені касиром банку розбіжності в сумі готівки оформляються актом на лицьовому боці супровідної відомості. На підставі акта розбіжностей на поточний рахунок підприємства зараховується фактично отримана сума виручки, а не заявлена в супровідній відомості до інкасаторської сумки.

У разі виявлення недостачі роблять проведення, показані в таблиці 4.

Таблиця 4

Відображення в обліку недостачі в сумі зданої до банку готівки

№ з/п	Зміст операції	Бухгалтерський облік	Сума, грн	Податковий облік
Д-т	К-т	ВД	ВВ
1.	Кошти здано інкасатору			1000,00	—	—
2.	Кошти зараховано на поточний рахунок			900,00	—	—
3.	Списано суму недостачі коштів на матеріально відповідальну особу	947, 375, 072		100,00	—	—
4.	Відшкодовано суму недостачі матеріально відповідальною особою		947, 375, 072	100,00	—	—
5.	Доходи віднесено на фінансовий результат			100,00	—	—
6.	Витрати віднесено на фінансовий результат			100,00	—	—

Якщо при розпломбуванні виявлено надлишок коштів, це є підставою для перевірки касиром підприємства залишку коштів у касі.

Якщо надлишок інкасованої виручки спричинив недостачу у касі, це фіксується актом інвентаризації наявності грошових коштів (ф. №инв-15, затверджена Постановою Держкомстату СРСР від 28.12.89 р. №241). З відповідальної особи — касира береться письмове пояснення щодо виявлених недостачі і надлишку коштів, зданих до банку. Якщо виявиться, що касир поклав до сумки невраховану у супровідній відомості і видатковому касовому ордері готівку помилково, він повинен переробити видатковий касовий ордер і виправити помилку у касовій книзі (таблиця 5).

Таблиця 5

Відображення в обліку зайвого інкасування, що спричинило недостачу у касі

№ з/п	Зміст операції	Бухгалтерський облік	Сума, грн	Податковий облік
Д-т	К-т	ВД	ВВ
1.	Кошти здано інкасатору			1000,00	—	—
2.	Кошти зараховано на поточний рахунок			1020,00	—	—
3.	Суму надлишків зараховано на банківський рахунок. У касі виявлено недостачу. Помилку виправлено в касовій книзі			20,00	—	—

Видатковий касовий ордер слід буде оформити наново, із правильними на цей раз цифрами, бо виправлення у такому документі не дозволяються (п. 3.10 Положення №637). Виправлення у касовій книзі, як правило, також не допускаються. Але якщо виправлення все ж таки робляться, то вони засвідчуються підписами касира, а також головного бухгалтера або особи, що його заміщує (п. 4.2 Положення № 637). Як і в інших первинних документах, помилки, допущені при заповненні касової книги, виправляють коректурним способом, тобто неправильний запис закреслюється і над ним надписується правильний текст або цифри. Закреслення роблять однією рисою так, щоб можна було прочитати виправлене.

Якщо надлишок інкасованої виручки не спричинив недостачу в касі, така сума в обліку підлягає включенню не лише до доходів, але і до складу валових доходів, оскільки в цьому випадку вона є безоплатно отриманими коштами (таблиця 6).

Таблиця 6

Відображення в обліку надлишку інкасованої виручки, що не призвела до недостачі

№ з/п	Зміст операції	Бухгалтерський облік	Сума, грн	Податковий облік
Д-т	К-т	ВД	ВВ
1.	Кошти здано інкасатору			1000,00	—	—
2.	Кошти зараховано на поточний рахунок			1000,00	—	—
3.	Суму надлишків зараховано на банківський рахунок			20,00	20,00	—
4.	Доходи віднесено на фінансовий результат			20,00	—	—

Нормативна база