Інкасація готівки: організація, оформлення, облік

Інкасація готівки: організація, оформлення, облік

Необхідність інкасації готівки у юросіб обумовлена не лише турботою власників про її зберігання, але і вимогами чинного законодавства. Згідно з п. 2.8 Положення №637 підприємства можуть тримати у позаробочий час у своїх касах готівкову виручку (готівку) в межах, що не перевищують установлений ліміт каси. Решта готівки обов’язково здається до банків для її зарахування на банківські рахунки. До фізосіб такі вимоги не висуваються, але ті з них, хто працює з великою готівковою виручкою, за власним бажанням також можуть скористатися послугами інкасаторів. Про те, як правильно організувати та відобразити інкасацію коштів в обліку, йтиметься у цій статті.

Організація інкасації готівки

Строки здавання готівки до банку визначаються підприємством за погодженням з банком, в якому відкрито рахунок підприємства, на який зараховуються кошти, згідно з п. 5.1 Положення №637. А ліміт каси визначається підприємством самостійно, згідно з пунктами 5.2 - 5.8 цього Положення. Здавання готівкової виручки (готівки) здійснюється юрособою самостійно (у т. ч. із застосуванням програмно-технічних комплексів самообслуговування) або через відповідні служби, яким згідно із законодавством України надане право на перевезення валютних цінностей та інкасацію коштів. Здавання готівки може здійснюватися для зарахування на будь-який банківський рахунок підприємства за його вибором (п. 2.8 Положення №637).

На практиці це означає, що підприємство може здавати готівку через касу банку через довірену особу, оформивши об’яву про здавання готівки. Квитанція, яка є частиною цього документа, надається банком підприємству і підтверджує господарську операцію — здавання готівки до банку.

Але є й інший шлях, зручніший для підприємств, що працюють із великими сумами готівки, — це інкасація коштів, що здійснюється за плату спеціалізованими службами банку. Порядок проведення інкасації готівки затверджено Iнструкцією №45. Відповідно до неї, інкасація коштів — це збір та доставка інкасаторами згідно з укладеними з клієнтами договорами валютних цінностей клієнтів до каси банківської установи та у зворотному напрямку. Тобто у деяких випадках інкасатори не лише забирають кошти, але і привозять їх підприємству з банку. Наприклад, у вигляді розмінної монети, наперед замовленої підприємством-клієнтом.

Зазначимо, що інкасація готівки вимагає від служб, що її здійснюють, відповідності певним умовам. Перелік таких умов наведено в Iнструкції №45. Зокрема, інкасаторські послуги можуть надавати лише ті банківські установи, які мають на це письмовий дозвіл НБУ (Розділ I Iнструкції №45).

Організаційні питання порядку інкасації готівки повністю обумовлюються у договорі про інкасаторське обслуговування. У такому договорі визначаються:

— зручний для обох сторін графік вивозу готівки;

— обсяги готівки, яку підприємство бажає здавати у банк;

— спосіб ідентифікації особи інкасатора, який отримує сумки з цінностями, та його повноваження для здійснення цієї операції;

— порядок приймання інкасатором сумок з готівкою від клієнта банку;

— інші питання проведення інкасації коштів та безпечної роботи інкасатора і забезпечення схоронності цінностей під час інкасації. Зокрема, наявність вільних та освітлених під’їзних шляхів, забезпечення мінімальної відстані, на яку переносяться цінності під час інкасації, тощо.

Iнкасація виручки, що надійшла у післяопераційний час або у святкові дні

Відповідно до п. 5.1 Положення №637, якщо підприємство в окремі дні не має перевищення ліміту каси, таке підприємство може в ці дні не здавати в установлені строки готівку.

Якщо підприємства працюють у вихідні та святкові дні і через відсутність відповідної домовленості з банком на інкасацію не мають змоги здати одержану ними за ці дні готівкову виручку (готівку), вона має здаватися підприємствами до банку протягом операційного часу наступного робочого дня банку та підприємства.

Якщо згідно з графіком інкасації, встановленим договором, інкасація проводиться не кожного дня, проте саме в той день, коли інкасація не здійснюється, підприємство має виручку більшу за встановлений ліміт, воно повинно або зв’язатися з інкасаторською службою і, якщо це можливо, замовити позапланову інкасацію, або самостійно здати готівку до банку у термін, визначений п. 5.1 Положення №637. Така готівка здається:

— або у день надходження готівки до каси;

— або для підприємств, у яких час закінчення робочого дня (зміни), встановлений правилами внутрішнього трудового розпорядку і графіками змінності, не дає змогу забезпечити здавання готівкової виручки (готівки) в день її надходження, — на наступний день після надходження готівкової виручки (готівки) до каси.

Таким чином, згідно з п. 5.10 Положення №637, готівкові кошти не вважаються понадлімітними в день їх надходження, якщо вони були здані в сумі, що перевищує встановлений ліміт каси, до обслуговуючих банків не пізніше наступного робочого дня банку. I не вважаються понадлімітними в день їх надходження ті готівкові кошти, що надійшли до кас підприємств у вихідні та святкові дні та були здані в сумі, що перевищує встановлений ліміт каси, до обслуговуючих банків наступного робочого дня банку та підприємства.

З огляду на норми Положення №637, НБУ у листі від 26.09.2005 р. №11-113/3262-9602 роз’яснив: якщо інкасація коштів відбулася після операційного часу роботи банку, незважаючи на те, що фактичне приймання цих коштів банківськими працівниками і зарахування їх на рахунок банку відбудеться лише наступного дня, він не вважає такі кошти понадлімітними.

Якщо підприємство порушить правила здавання готівки до банку і залишить понадлімітну виручку в касі, у разі виявлення цього порушення податковими органами під час перевірки підприємство сплатить штраф у двократному розмірі суми виявленої понадлімітної готівки за кожен день (ст. 1 Указу №436/95). Винні відповідальні особи також підлягатимуть адміністративній відповідальності (ст. 164-2 КпАП) і сплачуватимуть штраф у розмірі від 8 до 15 н. м. д. г. (136 - 255 грн) за перше порушення протягом календарного року, а в разі якщо їх вже було притягнуто до адміністративної відповідальності протягом календарного року за таке порушення — від 10 до 20 н. м. д. г. (170 — 340 грн).

Iнкасація готівки філіями підприємства

Відокремлені підрозділи підприємств можуть здавати готівку безпосередньо до кас таких підприємств на рахунок, що належить цим підприємствам, або до будь-якого банку для її переказу і зарахування на банківські рахунки зазначених юридичних осіб.

Таким чином, відокремлені підрозділи також можуть користуватися послугами інкасаторів у тому ж порядку, що і головне підприємство. Договір про інкасаторське обслуговування, залежно від прав, які надаються відокремленому підрозділу, може укладатися як між головним підприємством і банком, так і безпосередньо між відокремленим підрозділом і банком.

За відсутності банків готівкова виручка (готівка) для переказу на банківські рахунки підприємства може здаватися до операторів поштового зв’язку та небанківських фінансових установ, які мають ліцензію Державної комісії з регулювання ринків фінансових послуг України на здійснення переказу коштів.

Документальне оформлення інкасації готівки філіями відбувається в тому самому порядку, що і інкасація в головному підприємстві. На податковий облік інкасація не вплине. А от відображення цієї готівки у касовій книзі головного підприємства і кореспонденція рахунків діючим законодавством чітко не прописані. Пропонуємо щодо кожної філії завести субрахунок рахунка 301 «Каса». Тоді інкасація готівки філіями виглядатиме так, як показано в таблиці 1.

Таблиця 1

Відображення в бухобліку інкасації готівки філіями

№ з/п	Зміст операції	Бухгалтерський облік	Сума, грн	Податковий облік
Д-т	К-т	ВД	ВВ
1.	Кошти здано інкасатору		301/Філія	1000,00	—	—
2.	Кошти зараховано на поточний рахунок			1000,00	—	—

Нормативна база

• КпАП — Кодекс України про адміністративні правопорушення.
• Указ №436/95 — Указ Президента України від 12.06.95 р. №436/95 «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки».
• Положення №637 — Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. №637.
• Iнструкція №45 — Iнструкція з організації перевезення валютних цінностей та інкасації коштів у банківських установах в Україні, затверджена постановою Правління НБУ від 14.02.2007 р. №45.

Інкасація готівки: організація, оформлення, облік

Необхідність інкасації готівки у юросіб обумовлена не лише турботою власників про її зберігання, але і вимогами чинного законодавства. Згідно з п. 2.8 Положення №637 підприємства можуть тримати у позаробочий час у своїх касах готівкову виручку (готівку) в межах, що не перевищують установлений ліміт каси. Решта готівки обов’язково здається до банків для її зарахування на банківські рахунки. До фізосіб такі вимоги не висуваються, але ті з них, хто працює з великою готівковою виручкою, за власним бажанням також можуть скористатися послугами інкасаторів. Про те, як правильно організувати та відобразити інкасацію коштів в обліку, йтиметься у цій статті.