Эффективный управленческий контроль

В процедуре контроля есть три четко различимых этапа: выработка стандартов и критериев, сопоставление с ними реальных результатов и принятие необходимых корректирующих действий. На каждом этапе реализуется комплекс различных мер. Для того чтобы контроль мог обеспечить достижение целей, он должен обладать несколькими важными свойствами.

 

Характеристики эффективного управленческого контроляВ процедуре контроля есть три четко различимых этапа:

 

1. Выработка стандартов и критериев.

 

2. Сопоставление с ними реальных результатов.

 

3. Принятие необходимых корректирующих действий.

 

На каждом этапе реализуется комплекс различных мер.

Первый этап процедуры контроля — выработка стандартов и критериев, демонстрирует, насколько близко, слиты функции контроля и планирования. Стандарты — это конкретные цели, прогресс в отношении которых поддается измерению. Эти цели явным образом вырастают из процесса планирования. Все стандарты, используемые для контроля, должны быть выбраны из многочисленных целей и стратегий предприятия.

 

Второй этап процесса контроля состоит в сопоставлении реально достигнутых результатов с установленными стандартами. На этом этапе менеджер должен определить, насколько достигнутые результаты соответствуют его ожиданиям. При этом он принимает и еще одно очень важное решение: насколько допустимы или относительно безопасны обнаруженные отклонения от стандартов. На второй стадии процедуры контроля дается оценка, которая служит основой для решения о начале действий. Деятельность, осуществляемая на этой стадии контроля, зачастую является наиболее заметной частью всей системы контроля. Эта деятельность заключается в определении масштаба отклонений, измерении результатов, передаче информации и ее оценке.

 

Третий этап процесса контроля — принятие необходимых корректирующих действий — осуществляется после вынесения оценки процесс контроля. Менеджер должен выбрать одну из трех линий поведения:

 

1. Ничего не предпринимать. Основная цель — добиться такого положения, при котором процесс управления организацией действительно заставлял бы ее функционировать в соответствии с планом.

 

2. Устранить отклонения. Смысл корректировки во всех случаях состоит в том, чтобы понять причины отклонения и добиться возвращения организации к правильному образу действий.

 

3. Пересмотреть стандарт. Не все заметные отклонения от стандартов следует устранять. Иногда сами стандарты могут оказаться нереальными, потому что они основываются на планах, а планы — это лишь прогнозы будущего. При пересмотре планов должны пересматриваться и стандарты.

 

Характеристики эффективного контроля

 

Для того чтобы контроль мог обеспечить достижение целей, он должен обладать несколькими важными свойствами.

 

Для того чтобы быть эффективным, контроль должен иметь стратегический характер, т.е. отражать общие приоритеты организациии поддерживать их. Относительная сложность оценки какого-либо вида деятельности в количественном виде или измерения ее результативности по принципу «затраты — эффект» никогда не должна служить критерием для решения, нужно ли вводить механизм контроля. Деятельность в областях, которые не имеют стратегического значения, следует измерять не очень часто, и о полученных результатах можно никому и не сообщать до тех пор, пока отклонения не станут необычно большими. Абсолютный контроль над обычными операциями (такими, как мелкие расходы) не имеет смысла и будет только отвлекать силы от более важных целей. Открытое неповиновение требованиям вести детальную бухгалтерскую отчетность по всем видам расходов, которое можно часто наблюдать в торговых организациях, это фактически единственный способ, с помощью которого коммивояжеры могут донести до своего руководства ту мысль, что огромные отчеты о расходах — нонсенс, а не разумный контроль.

ля эффективности контроля данный процесс должен соответствовать следующим принципам.

 

1. Ориентация на результаты. Конечная цель контроля состоит не в том, чтобы собрать информацию, установить стандарты и выявить проблемы, а в том, чтобы решить задачи, стоящие перед организацией или управленцем. Проведение измерений и оповещение об их результатах важно только как средство достижения этой цели. Если вы хотите сделать контроль эффективным, вы должны тщательно следить за тем, чтобы эти самоочевидные средства контроля не заняли более важного места, чем подлинные цели организации.

 

Более того, бессмысленно провозглашать, что ваша система направлена на получение конкретных результатов, если фактически она не может их достичь. Бесполезно иметь обширную и точную информацию о различных отклонениях от намеченных целей, если эта информация не используется для осуществления необходимых корректирующих действий. Это означает, что информация о результатахконтроля важна только тогда, когда доходит до тех лиц, которые обладают правом произвести на ее основании соответствующие изменения. Когда контрольный механизм не срабатывает, то чаще всего причина кроется в том, что необходимо усовершенствовать структуру прав и обязанностей, а не процедуру измерений. Таким образом, чтобы быть эффективным, контроль должен быть интегрирован с другими функциями управления.В итоге контроль можно назвать эффективным только тогда, когда организация фактически достигает желаемых целей и в состоянии сформулировать новые цели, которые обеспечат ее выживание в будущем.

 

2. Соответствие делу. Для того чтобы быть эффективным, контроль должен соответствовать контролируемому виду деятельности. Он должен объективно измерять и оценивать то, что действительно важно. Неподходящий механизм контроля может скорее маскировать, а не собирать критически важную информацию. Так, например, общепринято оценивать эффективность торговли путем установки некоторой квоты и сопоставления с нею реального объема продаж в долларах. Но это может привести предприятие к огромным потерям, потому что на самом деле успех определяется не объемом продаж, а уровнем прибылей. Многие факторы могут привести к выполнению квоты при фактически низком уровне результативности торговли. Так, например, фирма может предложить необычно высокие скидки или необычайно большой объем послепродажного обслуживания, чтобы тем самым получить новые заказы, или же цены могут возрастать вследствие инфляции. В подобных ситуациях предприятие будет терять деньги на каждой продаже, а не зарабатывать их.

 

3. Своевременность контроля. Для того чтобы быть эффективным, контроль должен быть своевременным. Своевременность контроля заключается не в исключительно высокой скорости или частоте его проведения, а во временном интервале между проведением измерений или оценок, который адекватно соответствует контролируемому явлению. Значение наиболее подходящего временного интервала такого рода определяется с учетом временных рамок основного плана, скорости изменений и затрат на проведение измерений и распространение полученных результатов.

4. Гибкость контроля. Если нечто непредвиденное можно спрогнозировать, то контроль становится ненужным. Контроль, как и планы, должен быть достаточно гибким и приспосабливаться к происходящим изменениям. Незначительные изменения планов редко бывают сопряжены с необходимостью серьезных изменений в системе контроля. Так, например, предприятие, производящее 100 различных товаров, должно использовать методы контроля запасов с тем, чтобы контролировать любое относительно большое увеличение или уменьшение количества товаров, а также количество каждого из них, имеющегося в данный момент времени. Без достаточной (и весьма значительной) степени гибкости система контроля будет недейственна в тех ситуациях, для которых она предназначалась. Так, например, если неожиданно возникает новый фактор издержек, вызванный, скажем, необходимостью адаптации к недавно принятому новому законодательству, то до тех пор, пока он не будет встроен в систему контроля предприятия, система контроля не сможет отслеживать производственные издержки.

 

5. Простота контроля. Как правило, наиболее эффективный контроль — это простейший контроль с точки зрения тех целей, для которых он предназначен.Простейшие методы контроля требуют меньших усилий и более экономичны. Но самое важное состоит в том, что если система контроля слишком сложна и люди, взаимодействующие с ней, не понимают и не поддерживают ее, то такая система контроля не может быть эффективной. Избыточная сложность ведет к беспорядку, являющемуся синонимом потери контроля над ситуацией. Для того чтобы быть эффективным, контроль должен соответствовать потребностям и возможностям людей, взаимодействующих с системой контроля и реализующих ее.

 

6. Экономичность контроля. Очень редко стремятся достичь при помощи контроля полного совершенства в работе организации, поскольку прогрессирующие усовершенствования и улучшения на последних этапах требуют непропорционально больших затрат усилий и средств. Так, например, количество отгрузок продукции, получаемых каким-либо обычным предприятием, почти наверняка не очень велико. И поэтому, если только груз не очень ценный или если его достаточно легко подсчитать, лучше оприходовать всю поставку в целом и примириться с возможными хищениями, чем проверять содержание каждого ящика — это будет стоить очень дорого. [18, с. 81]

 

Никогда не следует забывать, что все затраты, совершаемые предприятием, должны приводить к увеличению ее преимуществ и доходов. Затраты средств должны приближать предприятие к поставленным целям. Таким образом, если суммарные затраты на систему контроля превосходят создаваемые ею преимущества, предприятию лучше не использовать эту систему контроля вообще или же ввести менее тщательный контроль. Вообще, поскольку в контроле скрыто много побочных затрат, таких, как затраты рабочего времени и отвлечение ресурсов, которые могли бы быть затрачены на решение других задач, то, для того чтобы контроль был экономически оправдан, отношение затрат к возможной прибыли у него должно быть довольно низким.

 

Контроль в ОАО «СКБ-банк»

Внутренний контроль в Банке осуществляется в целях обеспечения:

 

- эффективности и результативности финансово-хозяйственной деятельности при совершении банковских операций и других сделок, эффективности управления активами и пассивами, включая обеспечение сохранности активов, управления банковскими рисками;

 

- достоверности, полноты, объективности и своевременности составления и представления финансовой, бухгалтерской, статистической и иной отчетности (для внешних и внутренних пользователей), а также информационной безопасности (защищенности интересов (целей) Банка в информационной сфере;

 

- соблюдения нормативных правовых актов Российской Федерации, стандартов саморегулируемых организаций, учредительных и внутренних документов Банка;

 

- исключения вовлечения Банка и участия его сотрудников в осуществлении противоправной деятельности, в том числе легализации (отмывания) доходов, полученных преступным путем, и финансирования терроризма, а также своевременного представления в соответствии с законодательством Российской Федерации сведений в органы государственной власти и Банк России.

 

Система органов внутреннего контроля в Банке включает органы управления Банка, предусмотренные настоящим Уставом, а также подразделения, на которые возложены полномочия по осуществлению внутреннего контроля в соответствии с внутренними документами Банка.

 

Внутренний контроль в Банке осуществляется:

 

- Общим собранием акционеров Банка, Советом директоров Банка, Правлением Банка, Председателем Правления Банка в соответствии с полномочиями, определенными Уставом и внутренними документами Банка;

 

- Ревизионной комиссией Банка в соответствии с полномочиями, определенными Уставом и внутренними документами Банка;

 

- Главным бухгалтером Банка и его заместителями в соответствии с полномочиями, определенными их должностными инструкциями и внутренними документами Банка;

 

- Руководителями филиалов Банка и их заместителями в соответствии с полномочиями, определенными Положениями о филиалах, их должностными инструкциями и внутренними документами Банка;

 

- Главными бухгалтерами филиалов Банка и их заместителями в соответствии с полномочиями, определенными их должностными инструкциями и внутренними документами Банка;

 

- Службой внутреннего контроля Банка в соответствии с полномочиями, определенными нормативными правовыми актами Российской Федерации, настоящим Уставом и внутренними документами Банка;

 

- Подразделением Банка по противодействию легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма в соответствии с полномочиями, определенными нормативными правовыми актами Российской Федерации и внутренними документами;

 

- Иными подразделениями и (или) ответственными сотрудниками Банка в соответствии с полномочиями, определенными внутренними документами Банка.

 

Совет директоров Банка:

 

- рассматривает и решает вопросы создания и функционирования эффективного внутреннего контроля, его соответствия характеру, масштабам и условиям деятельности Банка;

 

- регулярно рассматривает вопросы организации и эффективности внутреннего контроля и совместно с исполнительными органами Банка принимает меры по повышению его эффективности;

 

- рассматривает и утверждает внутренние документы по организации системы внутреннего контроля в Банке;

 

- осуществляет меры, обеспечивающие выполнение исполнительными органами Банка рекомендаций, замечаний и предложений службы внутреннего контроля Банка, аудиторской организации проводящей (проводившей) аудит, и надзорных органов;

 

- контролирует своевременное осуществление проверок соответствия внутреннего контроля характеру, масштабам и условиям деятельности Банка в случае их изменения.

 

Правление Банка:

 

- организует систему внутреннего контроля и принимает решения об изменении организации системы внутреннего контроля с учетом меняющихся обстоятельств и условий деятельности Банка;

 

- организует проведение проверок соответствия внутреннего контроля характеру, масштабам и условиям деятельности Банка в случае их изменения;

 

- организует создание эффективных систем передачи и обмена информацией, обеспечивающих поступление необходимых сведений к заинтересованным в ней пользователям;

 

- принимает внутренние документы по вопросам взаимодействия службы внутреннего контроля с подразделениями и сотрудниками Банка и контролирует их соблюдение;

 

- рассматривает материалы и результаты периодических оценок эффективности внутреннего контроля.

 

Председатель Правления Банка:

 

- определяет обязанности подразделений и сотрудников Банка, отвечающих за конкретные направления (формы, способы осуществления) внутреннего контроля в Банке;

 

- организует выполнение решений Совета директоров Банка по реализации стратегии, политики Банка по организации и повышению эффективности внутреннего контроля, выполнение рекомендаций, замечаний и предложений службы внутреннего контроля Банка, аудиторской организации проводящей (проводившей) аудит, и надзорных органов;

 

- организует систему контроля за устранением выявленных нарушений и недостатков внутреннего контроля и выполнением мер, принятых для их устранения.

 

Служба внутреннего контроля Банка создается для осуществления внутреннего контроля и содействия органам управления Банка в обеспечении эффективного функционирования Банка и действует под непосредственным контролем Совета директоров Банка.

 

Служба внутреннего контроля действует на основании настоящего Устава и Положения о службе внутреннего контроля, утверждаемого Советом директоров Банка. Руководитель службы внутреннего контроля назначается на должность и освобождается от должности решением Совета директоров Банка.

 

Численный состав службы внутреннего контроля определяется с учетом масштабов деятельности Банка, характера совершаемых банковских операций и сделок.

 

Служба внутреннего контроля Банка осуществляет следующие функции:

 

- проверка и оценка эффективности системы внутреннего контроля;

 

- проверка полноты применения и эффективности методологии оценки банковских рисков и процедур управления банковскими рисками (методик, программ, правил, порядков и процедур совершения банковских операций и сделок, управления банковскими рисками);

 

- проверка надежности функционирования системы внутреннего контроля за использованием автоматизированных информационных систем, включая контроль целостности баз данных и их защиты от несанкционированного доступа и (или) использования, наличие планов действий на случай непредвиденных обстоятельств;

 

- проверка достоверности, полноты, объективности и своевременности бухгалтерского учета и отчетности и их тестирование, а также надежности (включая достоверность, полноту и объективность) и своевременности сбора и представления информации и отчетности;

 

- проверка достоверности, полноты, объективности и своевременности представления иных сведений в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации в органы государственной власти и Банк России;

 

- проверка применяемых способов (методов) обеспечения сохранности имущества Банка;

 

- оценка экономической целесообразности и эффективности совершаемых Банком операций;

 

- проверка соответствия внутренних документов Банка нормативным правовым актам Российской Федерации, стандартам саморегулируемых организаций (для профессиональных участников рынка ценных бумаг);

 

- проверка процессов и процедур внутреннего контроля;

 

- проверка систем, созданных в целях соблюдения правовых требований, профессиональных кодексов поведения;

 

- оценка работы службы управления персоналом Банка;

 

- другие вопросы, предусмотренные внутренними документами Банка.

 

Руководитель и сотрудники службы внутреннего контроля имеют право:

 

- входить в помещения проверяемого подразделения, а также в помещения, используемые для хранения документов (архивы), наличных денег и ценностей (денежные хранилища), обработки данных (компьютерные залы) и хранения данных на машинных носителях, с соблюдением процедур доступа, определенных внутренними документами Банка;

 

- получать документы и копии с документов и иной информации, а также любых сведений, имеющихся в информационных системах Банка, необходимых для осуществления контроля, с соблюдением требований законодательства Российской Федерации и требований Банка по работе со сведениями ограниченного распространения;

 

- привлекать при осуществлении проверок сотрудников Банка и требовать от них обеспечения доступа к документам, иной информации, необходимой для проведения проверок.

 

Для осуществления своих функций служба внутреннего контроля составляет планы проведения проверок, которые согласовываются с Правлением и Председателем Правления Банка, и утверждаются Советом директоров Банка.

 

Отчеты о выполнении плана проверок представляются службой внутреннего контроля не реже двух раз в год Совету директоров Банка. Отчеты и предложения по результатам проверок представляются службой внутреннего контроля Совету директоров Банка, Правлению и Председателю Правления Банка, а также руководителям проверяемых подразделений Банка.

 

Порядок представления Совету директоров Банка текущей информации по вопросам, возникающим в ходе осуществления службой внутреннего контроля своих функций, и предложений по их решению, а также раскрытия этой информации Правлению и Председателю Правления Банка определяется внутренними документами Банка.

 

ГЛАВА 6. ГРУППОВАЯ ДИНАМИКА