Документация, ее сущность и значение. Классификация документов.

Документация – способ сплошного непрерывного первичного отображения объектов бухгалтерского учета путем их документального оформления. Документы – это письменные свидетельства об осуществлении хозяйственной операции, дающие юридическую силу данным бухгалтерского учета. Обязательным условием отражения хозяйственных операций в бухгалтерском учете является оформление их соответствую­щими документамиДокументация является важным элементом метода бухгалтерского учета: она служит для пер­вичного наблюдения за хозяйственными операциями и является обязательным условием для отражения их в учете. При помощи документов осуществляется первичная регистрация совершаемых хозяйственных операций. При составлении документов используют типовые бланки. Все операции, совершаемые на предприятии оформляются определенными документами. По документам можно установить сроки совершения операций и лиц, участвовавших в оформлении этой операции. На основании документов осуществляется контроль за работой отдельных подразделений и должностных лиц. По данным документов проводят аудиторские проверки и документальные ревизии. В учете отражается все то, что подтверждено бухгалтерскими документами. От своевременности составления и качества документов в значительной мере зависит качество самого учета и составляе­мой на его основе отчетности. Документация имеет важное значение в управлении деятельностью предприятий В форме соответствующих документов (платежных поручений, кассовых ордеров, нарядов, требова­ний и др.) даются распоряжения на совершение хозяйственных операций (перечисление или выдачу денежных средств, отпуск материалов, выполнение работы и т.д.). Для работников, вы­полняющих эти распоряжения (кассиров, материально ответст­венных лиц, рабочих и др.), документы служат обоснованием осу­ществленных ими операций. Особенно велико значение документов для предварительного и последующего контроля за законностью и целесообразностью хозяйственных операций, соблюдением государственной дисциплины. Предварительный контроль осуществляют руководя­щие работники предприятия: подписывая.документ, они берут на себя ответственность за законность операции, оформленной этим документом. Последующий контроль осуществляют работ­ники бухгалтерии при приемке и обработке документов, а также работники налоговых, финансовых и ревизионных органов. Важное значение документы имеют в обеспечении контроля за сохранностью имущества предприятия, рациональном его использовании. Строгое соблюдение порядка приемки и отпус­ка материальных ценностей и денежных средств, осуществле­ние расчетных отношений только на основании, надлежаще оформленных документов предупреждает злоупотребления до­лжностных лиц. Практика свидетельствует, что недостачи, рас­траты и бесхозяйственность, различные злоупотребления чаще всего бывают там, где документы оформляются несвоевремен­но и неправильно, учет ведется неудовлетворительно. Документы имеют и правовое (юридическое) значение как письменное доказательство осуществления хозяйственных опе­раций, а поэтому используются судебными органами при рас­смотрении хозяйственных исков. Судебные органы признают за документами доказательную, юридическую силу только в том случае, если они составлены своевременно и правильно оформлены

Документы классифицируются по следующим признакам: По назначению: 1. Распорядительные – содержат приказ, распоряжение или задание руководителя предприятия о совершении определенной операции, эти документы служат основанием для приема-выдачи денег и материальных ценностей. К таким документам относят: распоряжения о проведении инвентаризации; приказ об учетной политике; приказ о предоставлении отпуска. Распорядительные документы сами по себе не подтверждают того факта, что операция совершена, и, следовательно, не являются основанием для отражения в бухгалтерском учете. 2. Оправдательные (исполнительные) – удостоверяют факт совершения операции. Они составляются в момент совершения операции и свидетельствуют о ее выполнении. К ним относятся: письменные акты; акты ликвидации объектов основных средств; приходные и расходные кассовые ордера. Эти документы служат основанием для последующей бухгалтерской регистрации совершившихся операций. 3. Документы бухгалтерского оформления – составляются работниками бухгалтерии по данным распорядительных и оправдательных документов. На практике часто пользуются документами, сочетающими в себе признаки трех вышеперечисленных видов. Такие документы называются комбинированными. По порядку отражения в них операций. Все документы, кроме чисто распорядительных делятся на: 1. Первичные – составляются в момент совершения операции или сразу после нее: накладные, акты приемы и выбытия. 2. Вторичные (сводные) – отражают операции, уже зафиксированные в первичных документах. Они обобщают первичные документы: отчеты материально ответственных лиц, авансовые отчеты. По способу составления первичные и сводные документы делятся на: 1. Разовые – составляются единовременно в один прием для отражения одной или нескольких операций. К их числу относятся большинство первичных документов. 2. Накопительные – их составляют постепенно для отражения систематически повторяющихся операций. Эти документы окончательно формируются лишь по истечении установленного срока и только после этого они служат основанием для бухгалтерских записей. К ним относятся: наряды на сдельную работу, лимитно-заборные карты. По месту составления: 1. Внутренние – документы, составляющиеся на данном предприятии. 2. Внешние – составляются на другом предприятии и поступают на данное

 

дополнит запись (способ исправления ошибки) – составл в тех случаях когда необходимо внести изменен в состал ранее проводки. С помощ дополн проводки увел сумма ранее составл проводки.

Сторнированная запись – составл если: сумма указана больше чем следует, составл проводка неверно

Исправл. ошибки в случае неправильно указанной проводки.

Пример: часть прибыли направлен на формирование уставного фонда – 100р. бухгалтер отразил запись

Отражение хоз операций одновременно по дебету 1 и по кредиту 2 счета в одинаков сумме назыв 2-й записью. Через 2-ю запись счета б/у вступают в определ взаимосвязь. Такая взаимосвязь назыв корреспонденцией. Счета на котор дел-ся записи хоз опер назыв корреспондирующими. Проводка – запись на 2-х корреспон счетах с указан суммы.

Виды проводок:

1.Реальные – отраж изменен в величине ср-в и источников. Поступ ден ср-ва с р/счета в кассу 100р.

2.условн – связ с особен методологии б/у и не влияют на вел-у ср-в и ист-в: начисл аммартиз, переведена прибыль.

3.простые – состоят из 2-х и не более счетов

4.Сложные – предполаг корреспонденцию по 1 хоз операц неск-х счетов. При этом 1 счет дебетуется, а неск-ко кредит-ся и наоборот.

5.дополнит запись(способ исправления ошибки) – составл в тех случаях когда необходимо внести изменен в состал ранее проводки. С помощ дополн проводки увел сумма ранее составл проводки. Прим – часть нераспр прибыли напр на формиров резервн фонда – 100р, а надо – 150р.

Сторнированная запись – составл если: сумма указана больше чем следует, составл проводка неверно

17. Требования, предъявляемые к содержанию и оформлению документов.

 

Основным требованием, предъявляемым к представлению ин­формации в финансовых отчетах, является правдивое отраже­ние деятельности предприятия. Необходимым условием такого отражения является обеспечение качественной характеристики информации: достоверность, доходчивость, уместность и со­поставимость. Достоверность информации означает, что она не содержит ошибок и предвзятых суждений. Показатели отчетности долж­ны быть объективными, обоснованы проверенными данными текущего учета и подтверждены соответствующими документами. .Доходчивость — информация, которая приводится в фи­нансовых отчетах, должна быть доходчивой, рассчитана на по­нимание и однозначное толкование ее пользователями при условии, что они имеют достаточные знания и заинтересованы в восприятии этой информации. Финансовая отчетность должна полностью освещать все на­правления деятельности предприятия и вместе с тем содержать только уместную информацию, которая влияет на принятие ре­шений пользователями, дает возможность своевременно оце­нить прошедшие, настоящие и будущие события, подтвердить и скорректировать их оценки, сделанные в прошлом. Для того чтобы финансовая отчетность была понятной по­льзователям, она должна содержать данные о: предприятии (название, организационно-правовую форму и место нахождения, краткое описание основной деятельности, на­звание органа управления, в ведении которого находится предпри­ятие, или название его материнской (холдинговой) компании и др.); дате отчетности или отчетном периоде. Если период, за который составлен финансовый отчет, отличается от отчетного периода, предусмотренного Положением (стандартом), то при­чины и последствия этого должны быть раскрыты в примеча­ниях к финансовой отчетности; валюте отчетности и единице измерения. Если валюта от­четности отличается от валюты, в которой ведется бухгадтерский учет, то предприятие должно раскрыть причины этого и методы, которые были использованы для перевода финансо­вых отчетов с одной валюты в другую; учетной политике предприятия и ее изменениях (принци­пов оценки статей отчетности, методов учета относительно от­дельных статей отчетности); другой информации, раскрытие которой предусмотрено соответствующими положениями (стандартами). Информация, подлежащая, раскрытию, а также информация, которая не приведена непосредственно в финансовых отчетах, но является обязательной по соответствующим положениям (стандартам) или же содержащая дополнительный анализ ста­тей отчетности, необходимый для обеспечения ее понятности и уместности, приводится в примечаниях к финансовым отчетам. Сопоставимость информации характеризует возможность пользователям отчетности сравнивать: финансовые отчеты предприятия за разные периоды; финансовые отчеты разных предприятий. Такое сравнение позволяет оценить динамику развития предприятия, определить его место на рынке. Предпосылками сопоставимости являются приведение соот­ветствующей информации предыдущего периода и раскрытие информации об учетной политике предприятия и ее изменени­ях. Для обеспечения сопоставимости в каждом финансовом от­чете необходимо приводить всю числовую информацию за пре­дыдущий период способом, позволяющим сопоставить ее с данными за отчетный период. Если, например, классификация статей в финансовых отчетах изменилась, то соответствующие суммы за предыдущий период необходимо переквалифициро­вать для обеспечения их сопоставимости с отчетным периодом. При этом в примечаниях к финансовым отчетам следует пояс­нить характер любой переквалификации, указать ее сумму и причину. Неотъемлемым условием полезности финансовой отчетнос­ти является своевременность ее составления и представления. Самая достоверная информация теряет свое значение, если она представлена пользователям несвоевременно. Поэтому финан­совые отчеты должны представляться пользователям в сроки, обеспечивающие их эффективное использование. Излишняя детализация усложняет составление отчетности и ее анализ, использование в управлении. Поэтому государственным и об­щественным органам запрещается требовать, а подчиненным предприятиям представлять отчетность по неутвержденным формам.