Запропонована схема, «кістяк довідки» — це той мінімум, який має бути присутній в будь-якому документі даного виду більше бути може, але менше — небажано.

Уявімо, що група управлінців провела всебічний, грамотний контроль певного напряму навчальної роботи й написала об’єктивну, доказову довідку. Адже все це зроблено врешті-решт не заради написання навіть дуже гарної довідки, а для того, аби розвинути позитивні тенденції, зазначені в документі, й усунути або частково виправити негативні. Простежимо шлях будь-якої довідки, тобто, простіше кажучи, подивимося, які можливості для роботи управлінців вона дає. Більшість довідок у школі роблять заступники директора з навчальної, з виховної та на­укової роботи, менше, та все ж пишуть завідувачі кафедрами циклу предметів або голови методичних комісій. Отже, на­писана ними довідка передусім потрапляє до директора школи. Він приймає рішення, що з нею робити далі.

Можуть бути такі варіанти рішень:

Обов’язкова бесіда як з авторами довідки, так і з учителями, прізвища яких фігурують у рекомендаціях.

У залежності від значущості для школи результатів даного контролю довідку можна обговорити на:

 

• засіданні методичного об’єднання, тобто в досить вузькому колективі вчителів даного чи суміжних предметів;

• нараді при директорі із запрошенням зацікавлених осіб;

• педагогічній раді;

• виробничій нараді;

• батьківських зборах, якщо, приміром, перевірялися чи­тацькі формуляри учнів або техніка читання.

Дуже бажано, щоб члени комісії або одна людина, що писала довідку, перш ніж вона вручить її директорові школи, довела до відома тих, кого перевіряли, текст документа, вислухала запере­чення та внесла виправлення, якщо це потрібно.

Після всіх запропонованих видів обговорень видається наказ директора школи за цією довідкою. Іншими словами, за довід­ною як підсумком контролю має слідувати управлінське рішення у формі наказу. Передбачаємо заперечення типу: «Уже саме об­говорення в колективі є вельми серйозною мірою і заохочення, і покарання». Із цим можна погодитися і не закликати роздавати наліво й направо дисциплінарні догани. Та досвід свідчить, що дуже часто обговорення навіть дуже гарних довідок перетворюється на балачки. Крім того, і педагогічний колектив повинен привчатися до того, що за такими документами, як довідка, вн­оситься управлінське рішення. Це сприяє підвищенню авторитету управлінської команди в школі.

Для зручності роботи всі можливі довідки можна умовно розділити за такими рубриками:

Довідки як результат контролю за всіма видами шкільної номенклатурної документації.

Довідки за змістом навчально-виховної роботи.

Довідки за результатами контролю за позакласною роботою.

Довідки за станом здоров’я учнів.

Довідки інспекції за окремими напрямами роботи шкіл.

Номенклатурна документація школи включає в себе класні журнали, книги наказів, книги видачі атестатів і свідоцтв за 9 й, 11-й класи, особові справи учнів, книгу руху учнів, алфавітну книгу учнів школи, трудові книжки співробітників ШКОЛИ, оси бові справи педпрацівників, книгу руху трудових книжок.

Крім того, є документи, які формально не відносяться дії номенклатурних, але які мають серйозне значення в організм ції навчально-виховного процесу — це зошити та щоденники учнів.

Отже, під час перевірки зошитів учнів адміністрація можи встановити:

• обсяг класних робіт;

• обсяг домашніх завдань;

• чи має місце диференціація завдань на уроках і в домашніх роботах;

• чи даються індивідуальні та творчі домашні завдання;

• частоту перевірки зошитів;

• наявність і якість роботи над помилками;

• дотримання єдиного орфографічного режиму;

• охайність ведення зошитів;

• естетику оформлення робіт і зошитів.

 

Київська середня школа № 25

Д о в і д к а

17.03.95 № 86

м. Київ

Коваленку Юрію Леонтійовичу в тому, що він працює вчителем фізкультури. Його посадовий оклад 120 грн. на місяць. Видано для подання до Інституту фізкультури.

Директор школи	(п і д п и с)	О. С. Самійленко
Секретар	(п і д п и с)	К. Г. Моторна

***

Жек № 601 м. Києва

Д о в і д к а

15.07.95 № 7

Журавльовій Олені Сидорівні в тому, що вона мешкає в м. Києві з 5 травня 1975 року за адресою: вул. Обсерваторна, буд. 10, кв. 13. Займає загальну житлову площу 20 м2.

Видано для подання до Шевченківської райдержадміністрації.

Головний інженер житлово-експлуатаційної контори

(п і д п и с)

Ф. С. Захар'їн

Доповідна записка

Доповідна — це документ на ім’я керівника установи, у якому повідомляється про певний факт, подію, подається звіт про виконання службових доручень або взятих на себе зобов’язань. Зміст доповідної записки повинен бути точним і лаконічним; для зручності поділяється на частини. У кінці подаються висновки й пропозиції.

Реквізити доповідної записки:

1. Назва виду документа.

2. Заголовок.

3. Посада, прізвище, ініціали керівника, якому вона подається.

4. Текст.

5. Посада, прізвище, ініціали особи, яка подає записку (може розташовуватися після адресата).

6. Дата складання.

7. Підпис.

 

ВНУТРІШНЯ ДОПОВІДНА ЗАПИСКА

Внутрішню доповідну записку адресують керівникові підприємства чи керівникові структурного підрозділу, якому безпосередньо підпорядковується працівник — автор записки. У разі якщо внутрішню доповідну записку складає керівник структурного підрозділу на ім’я керівника підприємства, її оформлюють на бланку відповідногоструктурного підрозділу, а якщо такий бланк не заведено, то на чистих арку-

шах паперу з відтворенням основних реквізитів бланка структурного підрозділу згідно з ДСТУ 4163–20031

:

✒ 08 — назва структурного підрозділу підприємства;

✒ 10 — назва виду документа (ДОПОВІДНА ЗАПИСКА);

✒ 11 — дата документа;

✒ 12 — реєстраційний індекс документа;

✒ 14 — місце складання або видання документа;

✒ 16 — адресат;

✒ 19 — заголовок до тексту документа;

✒ 21 — текст документа;

✒ 22 — відмітка про наявність додатків

(за наявності документів, що додаються до доповідної записки);

✒ 23 — підпис;

✒ 29 — відмітка про виконання документа і направлення його до справи;

✒ 30 — відмітка про наявність копії документа в електронній формі

(за потреби).

У разі якщо внутрішню доповідну записку складає працівник структур-

ного підрозділу на ім’я керівника цього підрозділу, її оформлюють на чистих

аркушах паперу. До того ж згідно з пунктом 18 Типової інструкції з діловод-

ства у центральних органах виконавчої влади, місцевих органах виконав-

чої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 року № 1242 (далі — Типова інструкція), доповідні записки, авторами яких є посадові та інші фізичні особи, дозволяється оформлювати

рукописним способом.У доповідній записці обов’язково оформлюють заголовок до тексту документа. Він має містити короткий виклад змісту доповідної записки й бути максимально стислим.

Текст доповідної записки поділяють на дві частини, кожну з яких друкують з

абзацу, зокрема:

✒ у першій — наводять факти чи описують ситуацію, що стала приводом для написання доповідної записки;

✒ у другій — містяться аналіз ситуації, пропозиції щодо можливих варіантів

її вирішення, висновки щодо конкретних дій, яких, на думку автора, необхідно вжити.Відповідно до пункту 162 Типової інструкції, доповідні записки підлягають реєстрації.

Зауважимо, внутрішні доповідні записки реєструють окремо від зовнішніх,

як правило, у журналі реєстрації внутрішніх документів.

У разі якщо впродовж року на підприємстві чи в конкретному структурному

підрозділі створюється багато доповідних записок, доцільно вести окремий

журнал реєстрації внутрішніх доповідних записок.

Дату й реєстраційний індекс внутрішньої доповідної записки проставляють у

день її підписання.

Підписує внутрішню доповідну записку, відповідно, керівник структурного

підрозділу чи працівник

.

ЗОВНІШНЯ ДОПОВІДНА ЗАПИСКА

Зазвичай зовнішню доповідну записку адресують керівнику організації

вищого рівня. Її оформлюють на загальному бланку підприємства формату А4 або А5 (залежно від обсягу тексту) з відтворенням таких реквізитів:

✒ 06 — назва організації вищого рівня;

✒ 07 — назва підприємства;

✒ 10 — назва виду документа (ДОПОВІДНА ЗАПИСКА);

✒ 11 — дата документа;

✒ 12 — реєстраційний індекс документа;

✒ 14 — місце складання або видання документа;

✒ 16 — адресат;

✒ 19 — заголовок до тексту документа;

✒ 21 — текст документа;

✒ 22 — відмітка про наявність додатків

(за наявності документів, що додаються до доповідної записки);

✒ 23 — підпис;

✒ 28 — прізвище виконавця і номер його телефону.

Зовнішня доповідна записка також може оформлюватися на чистих арку-

шах паперу. До того ж, згідно з пунктом 25 Типової інструкції, доповідні

записки, що створюються від імені кількох підприємств

 

Зразок:

Уніфікована форма внутрішньої доповідної записки

Назва структурного підрозділу Адресат організації

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА

00.00.0000 № __________

Місце складення

Заголовок до тексту

(Текст доповідної записки поділяють на дві частини - констатуючу та заключну.

У першій частині наводять факти чи описують ситуацію, що стала приводом для написання доповідної записки.

У другій — надають аналіз ситуації, пропонують можливі варіанти її рішення, роблять висновки щодо конкретних дій, яких, на думку автора, необхідно вжити.)

Відмітка про наявність додатків (за потреби).

Назва посади керівника

структурного підрозділу Особистий підпис Ініціал(и), прізвище

 

______________________________________

Уніфікована форма зовнішньої доповідної записки

Зображення Державного герба України

або емблеми організації (за потреби)

 

Назва організації вищого рівня Адресат

Назва організації

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА

00.00.0000 № _________

Місце складення

Заголовок до тексту

(Текст доповідної записки поділяють на дві частини — констатуючу та заключну.

У першій частині наводять факти чи описують ситуацію, що стала приводом для написання доповідної записки.

У другій — надають аналіз ситуації, пропонують можливі варіанти її рішення, роблять висновки щодо конкретних дій, яких, на думку автора, необхідно вжити.)

 

Відмітка про наявність додатків (за потреби).

 

Назва посади

керівника організації Особистий підпис Ініціал(и), прізвище

 

Прізвище виконавця й номер його телефону (за потреби).