Пути совершенствования организации хозяйственных связей

Разработка предложений по расширению базы данных поставщиков и заказчиков

 

В результате анализа состояния и развития хозяйственных связей по закупке продукции и услуг на ООО «Кайрос Транс», проведенных во второй главе данной работы было выявлено, что работой по организации хозяйственных связей занимается зам. директора, деятельность которого, однако не ориентирована в должной мере на принципы маркетинга. В частности, не отлажена система выбора поставщиков; нет специалистов по стоимостному анализу и изучению рынка сырья и закупаемой продукции; основной задачей которого должно являться снижение затрат на материальные ресурсы; повышения их качества благодаря смене поставщиков, концентрации объема закупок.

Основными поставщиками являются предприятия-производители. Кроме того, ООО «Кайрос Транс» работает с посредниками.

Таким образом, в зависимости от участия посредников в организации хозяйственных связей на ООО «Кайрос Транс» действуют:

- прямые хозяйственные связи;

- опосредованные связи.

В ходе сбора информации для проведения анализа хозяйственных связей, были выявлены существенные недостатки в области организации учета поступления товаров. Огромный массив данных по поставкам товаров представлен только в первичных документах, а именно, товарно-транспортных накладных.

Анализируемая организация получает основной доход хозяйственной деятельности в сфере организации грузоперевозок, поэтому отсутствие систематизированного учета приводит к значительным трудностям в оценке целесообразности и эффективности хозяйственных связей. Учет хозяйственных связей также призван обеспечивать не только отражение и систематизацию объемов поступления, но и одновременный учет выполнения договорных обязательств в разрезе отдельных поставщиков.

Современное программное обеспечение позволяет с наименьшими затратами времени и ресурсов организации обеспечивать систематизацию и интеграцию различных экономических данных и показателей как хозяйственно-экономической деятельности в целом, так и, в частности, данных, характеризующих организацию хозяйственных связей по поставкам товаров. В качестве массивов информации, включаемой в учет по хозяйственным связям, могут выступать:

- фактические объемы поступления товаров в натуральном и денежном выражении;

- фактические объемы поставок в ассортиментном разрезе по каждому поставщику;

- объемы поставок, в том числе и по ассортиментным группам, предусмотренные договором в разрезе поставщиков;

- данные о поставщиках (цены на продукцию, удаленность и др.);

- условия поставки товаров и т.д.

Систематический учет данных позволит гибко реагировать на изменения, происходящие в хозяйственных отношениях между организациями, поставляющими товары и продукцию, и организацией-заказчиком путем оперативного расчета системы показателей эффективности хозяйственных связей, их анализа и выработки на этой основе экономически обоснованных управленческих решений [24].

Так, например, учет поступления топлива и ГСМ может производиться путем специально разработанной формы согласно таблице 3.1.

Таблица 3.1 - Форма учета поступления продукции по конкретному поставщику

Дата поставки	Наимен. продук.	Цена	Объем поставки	Доля поставки
по граф.	факт.			в натур. выраж.	в стоим. выраж.
				по дог.	факт.	по дог.	факт.	по дог.	факт.
хх.хх.	хх.хх	Товар 1	Цена 1	х кг	х кг	х тыс. р.	х тыс. р.	х %	х %
		Товар 2	Цена 2	х кг	х кг	х тыс. р.	х тыс. р.	х %	х %
		Товар 3	Цена 3	х кг	х кг	х тыс. р.	х тыс. р.	х %	х %
Итого	?	?	?	?	?	?

Примечание - Источник: собственная разработка

 

Такую форму учета целесообразно вести по каждой отдельной организации-поставщика. По графе 1 и 2 необходимо отражать дату поступления, предусмотренную графиком поставки, и фактическую дату поступления соответственно. Наличие этих данных обеспечит расчет таких показателей как коэффициент ритмичности поставок и интервал между поставками:

 

, (1)

где

К_ритм - коэффициент ритмичности поставок и интервал между поставками;

П_граф - поставка по графику;

П_общ - общее количество поставок.

 

 

, (2)

 

где

- абсолютное линейное отклонение поставок от условий договора;

g_iф - поставка i-го ассортиментного товара фактически;

g_iд - поставка i-го ассортиментного товара по договору.

 

Третий и четвертый столбцы предназначены для ввода данных наименований продукции в ассортиментном разрезе и уровня цен приобретения поступивших товаров.

Информация, представленная в графах 5 - 8 позволяет обеспечить расчет следующих показателей, характеризующих степень выполнения заключенных между сторонами договоров на поставку товаров:

- коэффициент выполнения объема поставки согласно формуле:

 

, (3)

 

где

- коэффициент выполнения объема поставки;

К_ф - количество (стоимость) фактически поступивших товаров;

К_д - количество (стоимость) объема поступления товаров по договору.

 

- абсолютное отклонение объема поставки от условий договора в соответствии с формулой (4):

 

, (4)

 

где

- абсолютное отклонение объема поставки от условий договора;

К_ф - количество (стоимость) фактически поступивших товаров;

К_д - количество (стоимость) объема поступления товаров по договору.

 

- коэффициент выполнения договорных обязательств по формуле:

 

, (5)

 

где

- коэффициент выполнения договорных обязательств;

- плановый объем продукции для заключения договоров;

- недопоставка продукции по договорам.

 

- абсолютное линейное отклонение поставок от условий договора согласно формуле:

, (6)

 

где

- абсолютное линейное отклонение поставок от условий договора;

g_iф - поставка i-го ассортиментного товара фактически;

g_iд - поставка i-го ассортиментного товара по договору.

 

- удельный вес (доля) ассортиментного вида товара в общем объеме поставки, отражаемый по графам 9 и 10, в соответствии с формулой:

 

, (7)

 

где

- вес (доля) ассортиментного вида товара в общем объеме поставки;

- поставка i-го ассортиментного товара.

 

- показатель аритмичности - антагонист коэффициента ритмичности по формуле:

, (8)

 

где

- коэффициент аритмичности;

П_ф - фактическая поставка (в натуральных или стоимостных показателях) за i-ый промежуток времени (период);

П_д - поставка (в натуральных или стоимостных показателях) по договору за i-ый промежуток времени (период).

 

- средний размер поставки за период:

 

, (9)

 

где

- средний размер поставки за весь период;

П_i - поставка за отрезок времени;

n - число отрезков времени

 

- среднеквадратическое отклонение объемов поставки по формуле:

 

, (10)

 

где

- среднеквадратическое отклонение объемов поставки за каждый равный отрезок времени от среднего уровня за весь период;

- средний размер поставки за весь период;

П_i - поставка за отрезок времени;

n - число отрезков времени.

 

- коэффициент вариации:

, (11)

 

где

- коэффициент вариации;

- среднеквадратическое отклонение объемов поставки за каждый равный отрезок времени от среднего уровня за весь период;

- средний размер поставки за весь период.

 

- коэффициент равномерности в соответствии с формулой:

 

, (12)

 

где

- коэффициент равномерности;

- коэффициент вариации.

 

- показатель количества поставок по договору по формуле:

 

, (13)

 

где

- количество поставок по договору;

- объем поставок по договору;

- средний размер партии.

 

Перечисленные показатели могут быть рассчитаны как в целом по объему поставки, так и по ассортиментным группам.

Далее для обеспечения наглядности, простоты и легкости сравнения показателей по отдельным поставщикам, входящих в систему расчета эффективности взаимодействия с ними, необходимо рассчитанные данные, имеющие наибольшую значимость в анализе, включить в интегрированную форму, представленную в таблице 3.2.

Чем больше фактические объемы поставок соответствуют объемам, оговоренным в договоре, тем ближе значение коэффициента выполнения договорных обязательств (КД) к единице. Снижение данного показателя обусловлено увеличением абсолютного отклонения объемов поставок от условий договора (ΔК).

Таблица 3.2 - Основные показатели эффективности взаимодействия с поставщиками продукции

Наименование поставщика	ΔК	КД	Критм	Кравн.
Поставщик 1	?	?	?	?
Поставщик 2	?	?	?	?
Поставщик 3	?	?	?	?

Примечание - Источник: собственная разработка

 

Если коэффициент ритмичности (Критм) превышает значение равное единице, тогда число поступлений по факту было осуществлено поставщиком менее, чем было установлено графиком поставки. Это значит, что в случаях, игнорирования ООО «Кайрос Транс» подобных действий со стороны партнера, данная тенденция может привести к возникновению упущенных выгод при использовании поставляемой продукции для производства и реализации, и, соответственно к недополучению прибыли. Если же данный показатель не достигает значения единицы, то незапланированные по графику поставки товаров могут привести к накоплению излишков запасов сырья и материалов, что, в свою очередь, приводит к порче товаров и росту расходов на их хранение. Однако и в первом и во втором случае необходимо учесть, что сокращение или увеличение числа поставок может быть согласовано двумя сторонами по некоторым причинам. В таком случае заказчику товаров и стороне, поставляемой продукцию, необходимо пересмотреть график поставки, что позволит рассматриваемому коэффициенту достичь идеального значения, т.е. равного к единице.

Показатель равномерности (Кравн) должен стремиться к 100 %. Все большее его удаление от названной величины свидетельствует о сбоях в системе поставок с конкретным поставщиком и необходимости урегулирования возникающих проблем. Также необходимо учитывать факторы сезонности некоторых видов, которые могут оказывать влияние на отрицательное изменение данного показателя. В таком случае необходимо провести корректировку показателей на фактор сезонности, что исключит возможное искажение результата.

Исходя из выше описанного очевидно, что всего одна разработанная форма учета, которая может быть заполнена выборкой необходимой информации из первичных документов (товарно-транспортных накладных, договоров поставки, графиков поставки) является фундаментом для осуществления анализа большого спектра показателей эффективности взаимодействия с поставщиками продукции.

Необходимость ведения учета в области организации хозяйственных связей автоматически вызывает необходимость введения отдельной структурной единицы, на функции которого будет возложена данная работа. В настоящее время учетом поставок товаров и возникающих вследствие их отношений зам.директора ООО «Кайрос Транс».

Организация хозяйственных связей по поставкам товаров, их анализ по различным направлениям, выявление проблем и разработка конкретных управленческих решений, способствующих повышению эффективности взаимодействия с поставщиками продукции, не представляются возможными без разработки оптимальной системы учета информации по хозяйственным связям [30].