Організація технологічного і логістичного процесів на складі

Основу внутрішньо-складської логістики складає технологічний процес, тобто система операцій по підготовці складу до приймання продукції, розвантаження транспортних засобів, приймання продукції, розміщення її на зберігання, організаціїзберігання, комплектації замовлень, підготовці до відпустки і відвантаження із складу. Від того, наскільки ефективно будуть виконані ці операції, залежить робота інших відділів компанії, рівень логістичного сервісу, що надається клієнтам, а отже, і рівень конкурентоспроможності компанії на ринку. У зв’язку з цим перед керівництвом складу кожного підприємства коштує завдання максимально оптимізувати технологічний процес.

У сучасній практиці сформувалися типові принципи і загальна логіка організації технологічного процесу, типовий порядок виконання операцій якого показаний в дод. А.

Правильно організований складський технологічний процес повинен відповідати оптимальним параметрам за швидкістю виконання операцій, забезпечувати збереження товарів, економічність витрат і високий рівень логістичного сервісу. Первинною операцією цього процесу є приймання продукції і пов’язані з нею операції по підготовці складу до приймання.

На багатьох складах допускаються помилки в прийманні продукції по кількості (масі), які наводять до недостачі багатьох товарів, невідповідності товарної номенклатури, також здійснюється приймання бракованої продукції (як з невідповідними споживчими властивостями, так і з порушеною оригінальною упаковкою виробника), складова від 3 до 8 відсотків загального об’єму одноразового постачання. В сукупності ці помилки наводили до серйозних фінансових втрат і погіршення стосунків з клієнтами, оскільки із-за виникаючого пересортування клієнтам даних компаній також частково поставлялася продукція, не відповідна умовам договору.

З метою унеможливити виникнення подібної ситуації був розроблений універсальний алгоритм здійснення процедури приймання продукції і суміжних операцій (дод. Б), який дозволяє істотно оптимізувати процес приймання продукції і пов’язаних з нею операцій.

Перейдемо до підготовки складу до приймання продукції. На більшості складів які-небудь операції по підготовці до приймання продукції не проводять взагалі. Як наслідок, вступ партій товару є повною несподіванкою для складського персоналу, що надалі наводить також до негативних наслідків: незапланований переклад співробітників з одних операцій на інших, наприклад розвантаження транспорту, переміщення товарів, затовареність проходів, проїздів та ін. Аби цього уникнути, рекомендується приймати ряд заходів:

1. Своєчасно отримувати інформацію про очікуване постачання товару з відділу постачання, а саме:

• перелік товарних позицій;
• кількість товару, що поступає (у тому числі по кожній товарній позиції);
• терміни вступу товару;
• найменування постачальника (-ів);
• тип тари (короби, палети);
• інформацію про додаткову супровідну документацію (сертифікати відповідності і т.д.).

Найзручніше створити форму документа (картка відомостей постачання), в яку ця інформація експортувалася б з інформаційної системи або яку заповнюють вручну, залежно від можливостей складу [58, c. 386].

2. Визначити число службовців, що беруть участь в розвантаженні і прийманні продукції; визначити склад техніки, необхідної для розвантаження транспорту.

3. Визначити потенційні місця зберігання продукції, що поступила.

У складській логістиці існує філософський принцип «все має своє місце і на цьому місці повинно зберігатися», тобто переважно, аби за кожною товарною групою (товарною позицією) від постачання до постачання була закріплена певна зона зберігання, що дозволить надалі спростити пошук і підбір товару з місць зберігання, а також дотримувати принципи товарного сусідства.

Операції, що виконуються в процесі приймання продукції:

• перевірка супровідної документації. При приході транспортних засобів на склад одержувача в першу чергу перевіряють наявність супровідних документів (товарно-транспортної накладної, рахунку-фактури, технічного паспорта, сертифікату відповідності ГОСТу, посвідчення про якість і ін.) і їх вміст на предмет відповідності умовам (кількість, асортимент, упаковка і т.д.), зафіксованим в договорі постачання. Якщо основні товарно-супровідні документи для приймання продукції відсутні, необхідно скласти акт про фактичну наявність продукції, який згодом підписують обоє сторони, що бере участь в прийманні. Якщо відсутні додаткові документи, роблять відповідну відмітку в товарно-транспортній накладній;
• визначення збереження зовнішнього вигляду транспортного засобу, тари і упаковки. Слід перевірити наявність на транспортних засобах або на контейнерах пломб відправника або пункту відправлення, справність пломб, відтиски на них, стан транспортного засобу, справність тари. В разі виявлення зовнішніх або внутрішніх механічних або технологічних (наприклад, порушення температурного режиму в рефрижераторі) пошкоджень транспортних засобів, а також відсутності або несправності пломб, необхідно зробити відмітку про це в товарно-транспортній накладній або, що зручніше, скласти акт про огляд стану транспортних засобів. Також, якщо є можливість, рекомендується сфотографувати явно видимі пошкодження транспортних засобів (панорамна і детальна зйомка). Зроблені таким чином фотографії мають великий вплив на поведінку постачальника або транспортно-експедиторської компанії в разі вимоги заміни бракованого товару або грошової компенсації;
• розвантаження транспортних засобів. В процесі розвантаження одночасно проводять підрахунок кількості товару, що поступив. Підрахунок необхідно вести в одиницях, вказаних в товарно-супровідній документації;
• перевірка кількості товару, що поступив. При необхідності перевірку кількості проводять в кожному вантажному місці. При виявленні недостачі складають акт про приймання продукції, в якому вказують: номер транспортної накладної і рахунку-фактури, кількість невистачаючого товару, його загальну вартість, передбачувані причини недостачі, осіб, що беруть участь в прийманні, їх підписи і дату складання акту. Якщо одна із сторін не згодна з вмістом акту, їй надається право додатково зафіксувати в акті свою думку. Після виявлення недостачі і складання акту необхідно повідомити постачальника про результати приймання;
• приймання продукції за якістю і комплектності. Залежно від умов, зафіксованих в договорі постачання, приймання продукції за якістю може проводитися із застосуванням часткової або повної вибірки товарів. Вибіркова (часткова) перевірка якості продукції з поширенням результатів перевірки якості якої-небудь частини продукції на всю партію допускається у випадках, коли це передбачено стандартами, технічними умовами, особливими умовами постачання, іншими обов’язковими правилами або договором. При виявленні невідповідності якості продукції, що поступила, склад зобов’язаний припинити подальше приймання продукції і скласти акт, в якому вказується кількість оглянутої продукції і характер виявлених при прийманні дефектів.

Після цього одержувач повинен повідомити постачальника про виявлення при прийманні продукції неналежної якості. Залежно від вирішення постачальника подальше приймання може проводитися за участю представника постачальника, з незалежним експертом або одержувачем в однобічному порядку. Після складання акту складають претензійний лист (з метою допоставки товару з належною якістю або відшкодування в грошовому еквіваленті), який повинен містити: найменування і адресу підприємства, якому адресована претензія, вказівку партії товару, кількість бракованого товару, вартість бракованого товару, номер і дату акту про приймання продукції, вміст самої вимоги (допоставити товар замість бракованого, сплатити вартість бракованого товару, ін.). У додатку до листа необхідно надати копію акту про приймання, копію рахунку-фактури, копію товарно-транспортної накладної, копію телеграми (листи) про повідомлення підприємства-постачальника. Завершальна частина претензійного листа містить дату, підпис керівника підприємства, повне найменування підприємства;

• приховані недоліки продукції. Серед більшості співробітників складів і відділів постачання існує думка, що претензії по неналежній якості продукції, що поступила, можна пред’являти лише в процесі приймання продукції або безпосередньо після її закінчення, але це далеко не так. Прихованими визнаються такі недоліки, які не могли бути виявлені при звичайній для даного вигляду продукції перевірці і які виявлені лише в процесі обробки, підготовки до монтажу, в процесі монтажу, випробування, використання і зберігання продукції на складі.

У зв’язку з цим склади підприємств мають право незалежно від перевірки якості товарів, проведеної ними в терміни, вказані в договорі або іншому документі, актувати приховані недоліки продукції, якщо такі будуть виявлені в певний термін після здобуття товарів.

Після завершення всіх операцій, пов’язаних безпосередньо з прийманням продукції, оформляють товар на зберігання із занесенням всієї необхідної інформації в інформаційну систему. Далі проводять операції по ідентифікації продукції і розміщенню продукції на зберігання.

Безумовно, немає необхідності пояснювати значущість такої операції, як ідентифікація продукції, що поступає, адже якщо її не проводити, будь-який склад просто «задихнеться», оскільки надалі неможливо буде здійснювати ні облік і контроль за рухом і станом продукції на складі, ні його пошук при комплектації і інвентаризації. Проте до вибору методу ідентифікації слід личити, ретельно зваживши завдання, що стоять перед складом, його техніко-технологічні і фінансові можливості, природу товарного асортименту і багато що інше. У своїй практиці ми зустрічали об’єкти, де ідентифікація практично не проводилася взагалі, а точніше, до періодично присутніх ярликів виробника на коробах і палетах вантажники підручними засобами домальовували їм одним зрозумілі символи і позначення, що, природно, надалі наводило до плутанини. Як правило, проблему намагалися вирішити різким, необдуманим введенням штрихового кодування, що в 80% випадків наводило до неефективних витрат, оскільки склади спочатку не були підготовлені до впровадження цього методу – не було техніко-технологічних можливостей для виконання даних операцій. Було відсутнє і належне програмне забезпечення. Таким чином, ефективність операцій по ідентифікації продукції на складах зводилася до нуля.

Ще однією дуже важливою операцією є розміщення товарів на зберігання. Його необхідно виконувати так, щоб при подальших технологічних операціях число переміщень складських службовців було мінімальним. З цією метою ділять всі товарні позиції на три групи, після чого для їх зберігання виділяють «гарячі» і «холодні» складські зони.

Другим завданням при розміщенні продукції на зберігання є оптимальне розділення складських запасів. Безумовно, оптимальним є такий варіант, коли весь товарний запас зберігається на стелажах (виключаючи наливні, насипні і негабаритні вантажі), при якому відібраний запас знаходиться в нижніх ярусах стелажів, а резервний – у верхніх. Проте склади з недостатнім фінансуванням частенько не мають можливості придбати стелажне устаткування для зберігання всього товарного запасу. Для них можливе вживання варіанту з розділенням товарного запасу на дві категорії і зберіганням їх в двох зонах. У зоні відібраного запасу на стелажах зберігають лише мінімальний одно-, дводенний запас по кожній товарній позиції. У резервній зоні зберігання весь запас, що залишився, зберігається штабельним способом. Поповнення запасу відібраної зони зберігання виробляється, як правило, в третю зміну, аби виключити пересічення потоків. Даний спосіб дозволяє у декілька разів скоротити кількість стелажного устаткування і площу комплектації, а отже, і число переміщень між місцями прийому.

На більшості складів оптових торгівельних і виробничих підприємств, а також на складах логістичних центрів комплектація замовлень є ключовою, оскільки саме від неї залежить рівень логістичного обслуговування (швидкість виконання замовлення, відсутність помилок при збірці і т.д.). При всім тім ця операція є одній з самих трудомістких в складському технологічному процесі.

На рис. 1.5 відображено типову схему процесу комплектації замовлень.

Рис. 1.3. Система комплектації замовлення

Процедура комплектації починається із здобуття накладної на відпустку товару (заявка, лист комплектації і т.д.). Обов’язковою умовою є розташування в документі товарних позицій відповідно до розміщення продукції на складі, інакше створюється ситуація, коли накладна складається в тому порядку, як вона існує в інформаційній системі, і той, що комплектує вимушений проходить неефективну дорогу, тобто неодноразово повертатися до раніше пройденим місць і так далі [34, c. 177].

Наступним етапом є складання маршрутної карти. У роботі більшості складів ця процедура не використовується зовсім, проте оптимально продумана дорога руху того, що комплектує дозволяє істотно скоротити час на збірку замовлення. Критерієм складання маршрутної карти буде не лише розміщення адрес знаходження товару відповідно до їх розташування на складі, але і, що важливіше, облік принципу «товарного сусідства». Наприклад, на складі компанії з оптового продажу канцтоварів той, що комплектує з платформним візком відбирає відповідно до замовлення декілька видів ватману, після чого у нього в листі комплектації знаходиться позиція «папір для принтера». Це призводить до того, що той, що комплектує вимушений витрачати значний час на перекладання товару у візку, а крім того, ця операція, як правило, проводиться в непідготовлених умовах (пил від бетонної підлоги і ін.), що часто наводить до погіршення зовнішнього вигляду товару.

Далі здійснюється відбір вантажу з місць зберігання та комплектація зібраного замовлення, його упаковка і маркування.

Диференціація у виконанні останніх двох операцій залежатиме від вигляду комплектації – індивідуальною або комплексною. Індивідуальна комплектація замовлення полягає в послідовній відбірці одного замовлення одним складальником. Комплексна комплектація – це збірка одного замовлення, яке різними частинами комплектують в окремих секторах складу. При індивідуальній збірці той, що комплектує, вимушений проходити значні відстані, а отже, витрачати велику кількість часу при переміщеннях між місцями відбірки. Більш того, зростає імовірність перетинання потоків, тобто виникнення ситуацій очікування звільнення технологічної зони іншими службовцями.

Логістичний процес на складі досить складний, оскільки вимагає повної узгодженості функцій постачання запасами, переробки вантажу і фізичного розподілу замовлень. Практично логістика на складі охоплює всі основні функціональні області, що розглядаються на мікро рівні. Тому логістичний процес на складі набагато ширший за технологічний процес і включає [63]:

• постачання запасами;
• контроль за постачаннями;
• розвантаження і приймання вантажів;
• внутрішньо-складське транспортування;
• складування і зберігання;
• комплектація замовлень і відвантаження;
• транспортування і експедиція замовлень можуть здійснюватися як складом, так і самим замовником;
• збір і доставка порожніх тoвapних нocіїв;
• інформаційне обслуговування складу;
• контроль за виконанням замовлень і забезпечення обслуговування клієнтів.

Функціонування всіх складових логістичного процесу повинне розглядатися у взаємозв’язку і взаємозалежності. Такий підхід дозволяє не лише чітко координувати діяльність служб складу, він є основою планерування і контролю за просуванням вантажу на складі з мінімальними витратами. Умовно весь процес можна розділити на три частини [62]:

1) операції, направлені на координацію служби закупівлі;

2) операції, безпосередньо пов’язані з переробкою вантажу і

його документацією;

3) операції, направлені на координацію служби продажів. Координація служби закупівлі здійснюється в ході операцій по постачанню запасами і за допомогою контролю за веденням постачань. Основне завдання постачання запасами полягає в забезпеченні складу товаром (або матеріалом) відповідно до можливостей його переробки на даний період при повному задоволенні замовлень споживачів. Тому визначення потреби в закупівлі запасів повинне вестися в повній узгодженості із службою продажів і наявною потужністю складу.

Облік і контроль за вступом запасів і відправкою замовлень дозволяє забезпечити ритмічність переробки вантажопотоків, максимальне використання об’єму складу і необхідні умови зберігання, скоротити терміни зберігання запасів і тим самим збільшити оборот складу.

При здійсненні розвантаження і приймання вантажів необхідно орієнтуватися на умови постачання укладеного договору. Відповідно готуються місця розвантаження під вказаний транспортний засіб (трейлер, хура, контейнер) і необхідне навантажувально-розвантажувальне устаткування. Розвантаження на сучасних складах здійснюється на розвантажувальних автомобільних або залізничних рампах і контейнерних майданчиках. Спеціальне оснащення місць розвантаження і правильний вибір навантажувально-розвантажувального устаткування дозволяють ефективно проводити розвантаження (у найкоротші терміни і з мінімальними втратами вантажу), у зв’язку з чим скорочуються простої транспортних засобів, а отже, і знижуються витрати звернення.

Операції, що проводяться на даному етапі, включають:

• розвантаження транспортних засобів;
• контроль документальної і фізичної відповідності замовлень постачання;
• документальне оформлення прибулого вантажу через інформаційну систему;
• формування складської вантажної одиниці.

Внутрішньо-складське транспортування передбачає переміщення вантажу між різними зонами складу: з розвантажувальної рампи в зону приймання, звідти в зону зберігання, комплектації і на вантажну рампу. Ця операція виконується за допомогою підйомно-транспортних машин і механізмів.

Транспортування вантажів усередині складу повинне здійснюватися при мінімальній протяжності в часі і просторі по прямих маршрутах. Це дозволить уникнути повторного повернення в будь-яку із складських зон і неефективного виконання операцій. Число перевалок (з одного вигляду устаткування на інше) має бути мінімальним.

Процес складування і зберігання полягає в розміщенні і укладанні вантажу на зберігання. Основний принцип раціонального складування – ефективне використання об’єму зони зберігання. Передумовою цього є оптимальний вибір системи складування і, в першу чергу, складського устаткування. Устаткування під зберігання повинне відповідати специфічним особливостям вантажу і забезпечувати максимальне використання висоти і площі складу. При цьому простір під робочі проходи має бути мінімальним, але з врахуванням нормальних умов роботи підйомно-транспортних машин і механізмів. Для впорядкованого зберігання вантажу і економічного його розміщення використовують систему адресного зберігання за принципом твердого (фіксованого) або вільного (вантаж розміщується на будь-якому вільному місці) вибору місця складування.

Процес складування і зберігання включає:

а) закладку вантажу на зберігання

б) зберігання вантажу і забезпечення відповідних для цього умов

в) контроль за готівкою запасів на складі, здійснюваний через інформаційну систему.

Процес комплектації замовлень і відвантаження зводиться до підготовки товару відповідно до замовлень споживачів. Вони включають:

а) здобуття замовлення клієнта (відбірковий лист);

б) відбір товару кожного найменування за замовленням клієнта;

в) комплектацію відібраного товару для конкретного клієнта відповідно до його замовлення;

г) підготовку товару до відправки (укладання в тару, на товароносій);

д) документальне оформлення підготовленого замовлення і контроль за підготовкою замовлення;

е) об’єднання замовлень клієнтів в партію відправки і оформлення транспортних накладних;

ж) відвантаження вантажів в транспортний засіб.

Комісіювання замовлень клієнтів проводиться в зоні комплектації. Підготовка і оформлення документації здійснюється через інформаційну систему. Адресна система зберігання дозволяє вказувати у відбірковому листі місце відібраного товару, що значно скорочує час відбору і допомагає відстежувати відпустку товару із складу.

При комплектації відправки завдяки інформаційній системі полегшується виконання функції об’єднання вантажів в економічну партію відвантаження, що дозволяє максимально використовувати транспортний засіб. При цьому вибирається оптимальний маршрут доставки замовлень. Відвантаження ведеться на вантажній рампі (вимога до проведення ефективного відвантаження аналогічні вимогам до розвантаження).

Транспортування і експедиція замовлень можуть здійснюватися як складом, так і самим замовником. Останній варіант виправдовує себе лише у тому випадку, коли замовлення здійснюється партіями, рівними місткості транспортного засобу, і при цьому запаси споживача не збільшуються. Найбільш поширена і економічно вигідна централізована доставка замовлень складом. В цьому випадку завдяки унітизации вантажів і оптимальним маршрутам доставки досягається значне скорочення транспортних витрат і з’являється реальна можливість здійснювати постачання дрібними і частішими партіями, що наводить до скорочення непотрібних страхових запасів у споживача.

Збір і доставка порожніх товароносіїв відіграють істотну роль в статті витрат. Товароносії (піддони, контейнери, тара, устаткування) при внутрішньо-міських перевезеннях найчастіше бувають багатооборотні, а тому вимагають повернення відправникові. Ефективний обмін товароносіїв можливий лише в тих випадках, коли достовірно визначена їх оптимальна кількість і чітко виконується графік обміну ними із споживачами.

Інформаційне обслуговування складу передбачає управління інформаційними потоками і є єднальним стержнем функціонування всіх служб складу. Залежно від технічної оснащеності управління інформаційними потоками може бути як самостійною системою (на механізованих складах), так і складеною підсистемою загальної автоматизованої системи управлінняматеріальними і інформаційними потоками (на автоматизованих складах).

Інформаційне обслуговування охоплює:

• обробку вхідної документації;
• пропозиції по замовленнях постачальників;
• оформлення замовлень постачальників;
• управління прийомом і відправкою;
• контроль готівки на складі;
• прийом замовлень споживачів;
• оформлення документації відправки;
• диспетчерську допомогу, включаючи оптимальний вибір партій відвантаження і маршрути доставки;
• обробку рахунків клієнтів;
• обмін інформацією з оперативним персоналом і верхнім ієрархічним рівнем;
• різну статистичну інформацію.

На забезпечення координації діяльності служби продажів в першу чергу направлені операції контролю за виконанням замовлень і надання послуг клієнтам, від виконання яких залежить рівень обслуговування. Успішно здійснюване логістичне обслуговування покупців може легко стати найважливішою, до того ж стратегічною ознакою, що вигідно відрізняє дану фірму від конкурентів.

Виділяють три основні категорії елементів обслуговування: до купівлі, під час продажу і після продажу. Здійсненням до підкупних послуг займається служба продажів (маркетингова служба). Склад забезпечує виконання як підкупних послуг:

• сортування товарів;
• повну перевірку якості товарів, що поставляються;
• фасування і упакування;
• заміну замовленого товару (зміна замовлення);
• експедиторські послуги із здійсненням розвантаження;
• інформаційні послуги;
• укладення договорів з транспортними агентствами;
• так і післяпродажних послуг;
• установку виробів;
• гарантійне обслуговування;
• забезпечення запчастинами;
• тимчасову заміну товарів;
• прийом дефектної продукції і заміну її.