Підстави для видання наказів з кадрових питань

Зміст

Вступ…………………………………………..…. 2

Розділ 1. Облік кадрів. Класифікація кадрових документів ……………………………………… 3

Розділ 2. Кадрові накази. Їх види та правила

написання………………………………………. 8

Розділ 3. Порядок прийняття на роботу. Накази про зарахування працівників………………… 15

Розділ 4. Порядок звільнення з роботи. Накази про звільнення працівників……………………….. 21

Розділ 5. Стимулювання праці. Дисциплінарні стягнення……………………….………………. 29

Список використаної літератури…………….. 39

Додатки………………………………………… 40

Вступ

Даний навчальний посібник на тему «Кадрові документи: накази про зарахування та звільнення працівників, стимулювання праці» розроблений для використання учнями, викладачами та майстрами виробничого навчання з професії «Адміністратор».

В посібнику подано інформацію про облік кадрів на підприємстві, класифікацію кадрових документів, а також правила та особливості оформлення основних кадрових наказів.

Для кращого засвоєння матеріалу й індивідуальної роботи після кожного розділу вміщено запитання і завдання для перевірки знань. В додатках подано зразки основних кадрових наказів.

Посібник можна використовувати на уроках виробничого та теоретичного навчання, а також для самостійної підготовки учнів. Теоретичні відомості, що в ньому розміщено, можуть знадобитися і в майбутній професійній діяльності учнів.

 

 

Облік кадрів ведеться на всіх підприємствах, в установах, організаціях усіх форм власності, які мають право самостійно здійснювати прийняття та звільнення працівників. Обліку підлягають працівники усіх категорій незалежно від характеру роботи чи посади.

Безпосередньо організація обліку кадрів покладається на відділ кадрів, інспектора з кадрів, персонал-менеджера, секретаря чи іншого співробітника, який призначається наказом керівника чи власника підприємства.

Облік кадрів має забезпечувати достовірні відомості:

· Про кількість працівників за категоріями, професіями, кваліфікацією, освітою, стажем роботи, статтю, віком та іншими ознаками;

· про зміну кількості і складу працівників в установі у цілому та її підрозділах, а також про причини цих змін;

· про стан роботи з підвищення кваліфікації, підготовки та перепідготовки кадрів за фахом та категоріями;

· про кількісний та якісний склад кадрів, просування молодих працівників.

Правильна організація кадрового діловодства має велике значення. Саме у кадрових службах громадяни укладають трудовій договір, ознайомлюються з правилами внутрішнього розпорядку, умовами праці, побуту, відпочинку, перспективами професійного зростання. Кадрова служба є дзеркалом установи, і від того, як у ній організоване документаційне забезпечення упра-вління, складається враження про установу в цілому.

Під кадровою документацією маються на увазі документи, що регламентують порядок використання роботодавцем найманої праці, регістри обліку робочого часу, документи, що відображають факти прийняття на роботу, звільнення з роботи, надання відпустки, направлення у відрядження тощо.

Це документи, що містять інформацію про особовий склад підприємства, зафіксовану у заявах про прийняття, звільнення, переведення на іншу роботу, в наказах по особовому складу, автобіографіях, характеристиках, контрактах, трудових угодах, особових справах, особових листках з обліку кадрів, трудових книжках.

Комплекс документів за функціями управління кадрами включає такі основні групи документів:

ü особисті та особові документи працівників;

ü організаційно-розпорядча документація;

ü первинна облікова кадрова документація.

До групи особистих документів працівників відносяться паспорт, трудова книжка, військовий квиток, диплом, свідоцтво, атестат та інші документи, які являють собою юридичне підтвердження відомостей, котрі працівники повідомляють про себе. До них можна також віднести посвідчення особи, документи про сімейний стан, стаж роботи, заяви працівників про прийняття на роботу, звільнення чи переведення, автобіографію тощо.

Організаційно-розпорядча документація закріп-лює трудові правовідносини громадян з установами, підприємствами. Умовно її можна поділити на ті ж самі різновиди, що застосовуються у загальному діловодстві:

організаційні (положення, інструкції, правила, статути);

розпорядчі (накази, постанови, рішення, вказівки, розпорядження, ухвали);

довідково-інформаційні (доповідні та пояснюва-льні записки, листи, переліки, акти, протоколи, довідки, звіти, тощо).

Первинна облікова кадрова документація виконує функцію обліку працівників і є накопичувачем даних, які постачає первинна реєстрація і наступне оновлення необхідних відомостей про склад та переміщення кадрів. Сюди відносяться особовий листок з обліку кадрів, доповнення до особового листка, особова картка та інші спеціалізовані облікові документи.

Запитання для самоперевірки:

1. З якою метою ведеться облік кадрів на підприємстві?

2. Дайте визначення поняття «кадрова документація».

3. Охарактеризуйте основні групи кадрових документів.

Значну підгрупу документів по кадрах становлять накази. Оформлення таких документів має свої особливості.

Наказ – це документ, який видається керівником установи і стосується організаційних та кадрових питань.

За змістом накази поділяють на три основні групи:

Ø накази з основної діяльності (з основних питань);

Ø накази з адміністративно-господарських питань;

Ø накази з кадрових питань (особового складу).

Кадровими наказами оформляють призначення, звільнення, переміщення працівників, відрядження, відпустки, заохочення, стягнення.

До наказів з кадрових питань належать накази про:

· прийняття на роботу (призначення на посаду);

· переведення (переміщення) на іншу посаду (роботу);

· звільнення (припинення трудового договору);

· сумісництво;

· зміну біографічних даних (прізвища, імені тощо);

· заохочення (нагородження, преміювання);

· накладення дисциплінарного стягнення;

· надання матеріальної (благодійної) допомоги;

· надання відпусток (основної, додаткової, навчальної, для догляду за дитиною тощо);

· відрядження.

 

Обов’язковою, але не завжди основною підставою для видання більшості видів наказів з особового складу є заява працівника, подана на ім’я керівника підприємства. Але для видання наказу з кадрових питань не завжди достатньо однієї заяви.

 

Зміст

Вступ…………………………………………..…. 2

Розділ 1. Облік кадрів. Класифікація кадрових документів ……………………………………… 3

Розділ 2. Кадрові накази. Їх види та правила

написання………………………………………. 8

Розділ 3. Порядок прийняття на роботу. Накази про зарахування працівників………………… 15

Розділ 4. Порядок звільнення з роботи. Накази про звільнення працівників……………………….. 21

Розділ 5. Стимулювання праці. Дисциплінарні стягнення……………………….………………. 29

Список використаної літератури…………….. 39

Додатки………………………………………… 40

Вступ

Даний навчальний посібник на тему «Кадрові документи: накази про зарахування та звільнення працівників, стимулювання праці» розроблений для використання учнями, викладачами та майстрами виробничого навчання з професії «Адміністратор».

В посібнику подано інформацію про облік кадрів на підприємстві, класифікацію кадрових документів, а також правила та особливості оформлення основних кадрових наказів.

Для кращого засвоєння матеріалу й індивідуальної роботи після кожного розділу вміщено запитання і завдання для перевірки знань. В додатках подано зразки основних кадрових наказів.

Посібник можна використовувати на уроках виробничого та теоретичного навчання, а також для самостійної підготовки учнів. Теоретичні відомості, що в ньому розміщено, можуть знадобитися і в майбутній професійній діяльності учнів.

 

 

Облік кадрів ведеться на всіх підприємствах, в установах, організаціях усіх форм власності, які мають право самостійно здійснювати прийняття та звільнення працівників. Обліку підлягають працівники усіх категорій незалежно від характеру роботи чи посади.

Безпосередньо організація обліку кадрів покладається на відділ кадрів, інспектора з кадрів, персонал-менеджера, секретаря чи іншого співробітника, який призначається наказом керівника чи власника підприємства.

Облік кадрів має забезпечувати достовірні відомості:

· Про кількість працівників за категоріями, професіями, кваліфікацією, освітою, стажем роботи, статтю, віком та іншими ознаками;

· про зміну кількості і складу працівників в установі у цілому та її підрозділах, а також про причини цих змін;

· про стан роботи з підвищення кваліфікації, підготовки та перепідготовки кадрів за фахом та категоріями;

· про кількісний та якісний склад кадрів, просування молодих працівників.

Правильна організація кадрового діловодства має велике значення. Саме у кадрових службах громадяни укладають трудовій договір, ознайомлюються з правилами внутрішнього розпорядку, умовами праці, побуту, відпочинку, перспективами професійного зростання. Кадрова служба є дзеркалом установи, і від того, як у ній організоване документаційне забезпечення упра-вління, складається враження про установу в цілому.

Під кадровою документацією маються на увазі документи, що регламентують порядок використання роботодавцем найманої праці, регістри обліку робочого часу, документи, що відображають факти прийняття на роботу, звільнення з роботи, надання відпустки, направлення у відрядження тощо.

Це документи, що містять інформацію про особовий склад підприємства, зафіксовану у заявах про прийняття, звільнення, переведення на іншу роботу, в наказах по особовому складу, автобіографіях, характеристиках, контрактах, трудових угодах, особових справах, особових листках з обліку кадрів, трудових книжках.

Комплекс документів за функціями управління кадрами включає такі основні групи документів:

ü особисті та особові документи працівників;

ü організаційно-розпорядча документація;

ü первинна облікова кадрова документація.

До групи особистих документів працівників відносяться паспорт, трудова книжка, військовий квиток, диплом, свідоцтво, атестат та інші документи, які являють собою юридичне підтвердження відомостей, котрі працівники повідомляють про себе. До них можна також віднести посвідчення особи, документи про сімейний стан, стаж роботи, заяви працівників про прийняття на роботу, звільнення чи переведення, автобіографію тощо.

Організаційно-розпорядча документація закріп-лює трудові правовідносини громадян з установами, підприємствами. Умовно її можна поділити на ті ж самі різновиди, що застосовуються у загальному діловодстві:

організаційні (положення, інструкції, правила, статути);

розпорядчі (накази, постанови, рішення, вказівки, розпорядження, ухвали);

довідково-інформаційні (доповідні та пояснюва-льні записки, листи, переліки, акти, протоколи, довідки, звіти, тощо).

Первинна облікова кадрова документація виконує функцію обліку працівників і є накопичувачем даних, які постачає первинна реєстрація і наступне оновлення необхідних відомостей про склад та переміщення кадрів. Сюди відносяться особовий листок з обліку кадрів, доповнення до особового листка, особова картка та інші спеціалізовані облікові документи.

Запитання для самоперевірки:

1. З якою метою ведеться облік кадрів на підприємстві?

2. Дайте визначення поняття «кадрова документація».

3. Охарактеризуйте основні групи кадрових документів.

Значну підгрупу документів по кадрах становлять накази. Оформлення таких документів має свої особливості.

Наказ – це документ, який видається керівником установи і стосується організаційних та кадрових питань.

За змістом накази поділяють на три основні групи:

Ø накази з основної діяльності (з основних питань);

Ø накази з адміністративно-господарських питань;

Ø накази з кадрових питань (особового складу).

Кадровими наказами оформляють призначення, звільнення, переміщення працівників, відрядження, відпустки, заохочення, стягнення.

До наказів з кадрових питань належать накази про:

· прийняття на роботу (призначення на посаду);

· переведення (переміщення) на іншу посаду (роботу);

· звільнення (припинення трудового договору);

· сумісництво;

· зміну біографічних даних (прізвища, імені тощо);

· заохочення (нагородження, преміювання);

· накладення дисциплінарного стягнення;

· надання матеріальної (благодійної) допомоги;

· надання відпусток (основної, додаткової, навчальної, для догляду за дитиною тощо);

· відрядження.

 

Обов’язковою, але не завжди основною підставою для видання більшості видів наказів з особового складу є заява працівника, подана на ім’я керівника підприємства. Але для видання наказу з кадрових питань не завжди достатньо однієї заяви.

 

Підстави для видання наказів з кадрових питань

Для видання наказу про переведення працівника на іншу посаду (роботу) в межах одного підприємства, крім заяви, підставою може бути також подання безпосереднього керівника, в якому наводяться відомості про працівника (прізвище, ім’я, по батькові; освіта; посада, яку працівник обіймає;

назва структурного підрозділу; стаж роботи, оцінка ділових і моральних якостей), мотиви переведення і посада, на яку пропонується перевести працівника.

Для видання наказу про відрядження працівника підставою може бути доповідна записка керівника структурного підрозділу, якому безпосередньо підпорядковується цей працівник.

Для видання наказу про заохочення працівника підставою може бути доповідна записка або подання керівника структурного підрозділу. Подання про заохочення, як правило, оформлюють у разі нагородження працівника, а доповідну записку — у випадку оголошення подяки чи преміювання.

Для оформлення наказу про застосування дисциплінарного стягнення у формі догани підставою є доповідна записка керівника структурного підрозділу, якому безпосередньо підпорядковується працівник, і письмове пояснення порушника — пояснювальна записка на ім’я керівника підприємства.

У разі відмови працівника написати пояснювальну записку оформляється акт про відмову надати письмове пояснення, який буде однією з підстав для видання наказу.

Для видання наказів про надання матеріальної допомоги працівникам у зв’язку з одруженням, народженням дитини, нещасним випадком, витратами на лікування у разі тривалої хвороби працівника або його родичів першого ступеня споріднення, смертю близьких тощо підставами є свідоцтва, видані відповідними органами, що засвідчують факт події, яка відбулася, медичні довідки, фінансові документи, що підтверджують витрати на лікування, інші довідки. Наприклад, підставою для видання наказу про надання матеріальної допомоги у зв’язку з народженням дитини є свідоцтво про народження дитини.

Для видання наказу про зміну прізвища працівника підставою є його новий паспорт, копія якого додається до наказу. Якщо прізвище змінилося у зв’язку з укладенням шлюбу, підставою для видання наказу про зміну прізвища може бути свідоцтво про укладення шлюбу.

Для видання наказу про звільнення працівника, наприклад, у зв’язку з незадовільними результатами випробування, підставою є доповідна записка керівника структурного підрозділу, якому безпосередньо підпорядковується цей працівник.

Для видання наказу про надання працівникові щорічної відпустки підставою є графік відпусток, з яким ознайомлений працівник, повідомлення працівника про початок відпустки, особиста заява працівника.

Підставою про поновлення працівника на посаді може бути рішення суду.