Правила оформлення пояснювальної записки.

 

Курсова робота оформляється у відповідності з вимогами до оформлення текстових документів.

I Загальні положення

Текстові документи поділяють на документи, які складаються з суцільного тексту (технічні умови, паспорта, розрахунки, пояснювальні записки, інструкції і т.д.) і документи, які складаються з тексту, розбитого на графи (специфікації, відомості, таблиці і т.п.).

Текстові документи виконують на форматах встановлених ГОСТ 2.301-68 ЄСКД.

Текстові документи виконують одним із способів:

- машинописним, при цьому слід виконувати вимоги ГОСТ 13.1 002.-80;

- рукописним-креслярським шрифтом по ГОСТ 2.304-81 з висотою букв і цифр не менше 2,5 мм;

- з застосуванням ЕОМ;

- на магнітних носіях даних (ГОСТ 28388-89).

Вписувати в текстові документи, виготовлені машинописним способом, окремі слова, формули, умовні знаки (рукописним способом), а також виконувати ілюстрації слід чорним чорнилом або тушю.

Відстань від рамки до границь тексту на початку і в кінці - не менше 3 мм.

Відстань від верхнього або нижнього рядка тексту до верхньої або нижньої рамки повина бути не менша 10 мм.

Абзаци в тексті починають відступом, який дорівнює п’яти ударам друкарської машинки (15-17 мм).

 

3 .2 Побудова документів

 

Текст документу при необхідності ділять на розділи та підрозділи.

При великому об’ємі документу допускається ділити його на частини, а частини, при необхідності, на книги.

Листи документу нумерують в межах кожної частини, кожну частину починають на листках з основним надписом по формі ГОСТ 2.104-68.

Розділи повинні мати порядкові номери у межах всього локументу

(часпини, книги), позначені арабськими цифрами без крапки і записані з абзаца. Підрозділи повині мати нумерацію в межахкожного розділу. Номер підрозділу складається з номерів розділу і підрозділу, розділених крапкою. В кінці підрозділу крапка не ставиться. Розділи, як і підроздвли, можуть складатись з одного або кількох пунктів.

Якщо в документі не має підрозділів, то нумерація пунктів в ньому повина бути в межах кожного розділу, і номер пункту повинен складатися з номерів розділу та пункту, розділених крапкою.

В кінці номеру пункту крапка не ставиться.

Наприклад:

I Типи і основні розміри

Нумерація пунктів першого розділу

Заголовки потрібно друкувати з великої букви без крапки в кінці, не підкреслювати. Переноси слів в заголовках не допускаються. Якщо заголовок складається з двох речень, їх розділяють крапкою.

Відстань між заголовком і текстом повина бути 4 інтервала (15 мм). Відстань між заголовками розділу і підрозділу - 2 інтервала (8 мм).

Кожний розділ текстового документу рекомендується починати з нового листа.

В документі, який має великий об’єм, включають зміст, який складається з номеру і найменування розділів та підрозділів, де вказують номери сторінок. Зміст включають в загальну кількість листів даного документу.

Слово ’зміст’ записують як заголовок (симетрично тексту) з великої букви. Найменування, які включають в зміст, записують маленькими буквами, починаючи з великої букви.

В кінці текстового документу допускається включати список літератури, яка була використана при його складанні. Виконання списку та посилання на нього в тексті - за ГОСТ 7.32. Список літератури включають в зміст документу.

Нумерація сторінок документу та додатків, які входять в склад цього документу, повинна бути наскрізною. Допускається приміняти нумерацію сторінок у межах кожного розділу документу.

 

3 .3 Викладення тексту документу

Текст документу повинен бути стислим, чітким.

В тексті документу, за виключенням формул, таблиць і рисунків,

не допускається:

- застосовувати математичний знак мінус ’’ - ’’ перед від’ємним значеннями величини;

- застосовувати знак ’’ O ’’ для позначення діаметра;

- застосовувати без числових значень математичні знаки, наприклад

>(більше), < (меньше), = (дорівнює), а також знаки № (номер) і % (процент).

Перелік допустимих скорочень слів встановлений стандартами.

Умовні буквені позначення, зображення або знаки повинні відповідати прийнятим в діючому законодавстві.

Пояснення символів і числових коефіцієнтів, які входять у формулу, якщо вони не пояснені в тексті, повинні бути приведені під формулою. Пояснення кожного символа слід давати з нового рядка у тій послідовності, в якій символи приведені у формулі.

Переносити формули на наступний рядок допускається тільки на знаках операцій. При переносі формули на знаку множення приміняють знак ’ * ’.

Формули можуть бути виконані машинописним, машинним способами або креслярським шрифтом висотою не меньше 2,5 мм. Примінення машинописних і рукописних символів в одній формулі не допускається.

Формули, за виключенням формул, які знаходяться в додаткох, повині нумеруватись наскрізною нумерацією арабськими цифрами, які записують на рівні формули з правої сторони в круглих дужках. Першу формулу позначають - (1).

Формули, які містяться в додатках, повині нумеруватись окремо арабськими цифрами в межах кожного додатку. Перед кожною цифрою добавляють позначення додатку, наприклад (с.1).

Примітки слід розміщувати безпосередньо після текстового, графічного матеріалу або таблиці, до яких відносяться ці примітки, і писати з великої букви з абзацу. Якщо примітка одна, то після слова “Примітка” ставиться тире і примітка пишеться з великлї букви. Одну примітку не нумерують. Кілька приміток нумерують по порядку арабськими цифрами. Примітку до таблиці розміщують в кінці таблиці над лінією, яка позначає кінець таблиці.

Кількість ілюстрацій повина бути достатньою для пояснення тексту.

Ілюстрації повинні виконуватись у відповідності до вимог стандартів ЄСКД та СПДС. Ілюстрації, за виключенням ілюстрацій додатків, слід нумерувати арабськими цифрами наскрізною нумерацією. Якщо рисунок один, то він позначається “Рисунок 1”.

Ілюстрації кожного додатку нумерують окремо арабськими цифрами з добавленням перед цифрою позначення додатку. Наприклад - Рисунок А.5.

При посиланнях на ілюстрації слід писати “... у відповідності до рисунка 2 ”.

Ілюстрації при необхідності, можуть мати назву і пояснюючі дані. Слово “Рисунок” і назву розміщують після пояснюючих даних розміщують так: Рисунок 1 - Деталі приладу.

Матеріал, який доповнює текст документу, допускається розміщувати в додатках.

Додатки оформляють як продовження даного документу на наступних листках або випускають як окремий документ.

Додатки можуть бути обов’язковими і інформаційними. Інформаційні додатки можуть бути рекомендовані або довідковими.

У тексті документу на всі додатки повинні бути посилання. Додатки розташовують у порядку посиланя на них у тексті.

Кожний додаток необхідно починати з нової сторінки, де вказано на верху по середині сторінки слово “додаток” і його позначення, а під ним в дужках для обов’язкового додатку пишуть слово “обов’язковий”, а для інформаційного – “рекомендований” або “довідковий”.

Додаток повинен мати заголовок, який записують семетрично відносно тексту з великої букви в окремому рядку.Додатки позначають великими буквами українського алфавіту, починаючи з А, за виключенням букв І, Ї,З,Й,О,Ч,Ь. Після слова “додаток” ставять букву, яка його позначає.Допускається позначати додатки буквами латинського алфавіту, за виключенням I, O.Якщо в документі один додаток, то він позначається “додаток А”.Додатки, як правило виконують на листах формату А4.Допускається оформляти додатки на листах формату А3, А4х3, А4х4, А2, А1 за ГОСТ 2.301.

Текст кожного додатку, при необхідності може бути розділений на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які номерують в межах кожного додатку. Перед номером ставиться позначення цього додатку.Додатки повинні мати загальну з іншою частиною документу наскрізну номерацію сторінок.Всі додатки повинні бути перераховані у змісті документу (при наявності) із вказанням номерів і заголовків.

Таблиці приміняють для кращої наглядності і зручної порівняння показників.

Таблиця, за виключенням таблиць додатків, слід номерувати арабськими цифрами наскрізною номерацією.

Таблиці кожного додатку позначають окремою номерацією арабськими цирфами, добавляючи перед цифрою позначення додатку.

Якщо в документі одна таблиця, то вона повинна бути позначена “Таблиця 1” або “ Таблиця В.1”, якщо вона приводиться в додатку В.

На всі таблиці документу повинні бути проведені посилання в тексті документу, при посиланні слід писати слова “Таблиця” і вказати її номер.

Заголовки граф і рядків таблиці слід писати з великої букви, а підзаголовки – з малої букви,якщо вони складають одне речення з заголовком, абог з великої букви, якщо вони мають самостійне позначення. В кінці заголовків і підзаголовків таблиць крапки неставлять.

Таблиці зліва, з права і знизу як правило обмежують лініями.

Ділити заголовки і підзаголовки боковика і граф діагональними лініями не допускається.

Горизонтальні та вертикальні лінії, які ділять рядки таблиці, допускається непроводити, якщо їх відсутність не затрудняє користування таблицею.

Заголовки граф, як правило, записують паралельно рядкам таблиці. При необхідності допускається заголовок записувати перпендикулярно.Шапка таблиці повина бути відділена лінією від іншої частини таблиці.Висота рядків повина бути не меньше 8 мм.Таблицю, в залежності від її розміру, розміщують під текстом, в якому приведено посилання на неї, або на наступній стороні. Допускається розміщувати таблицю вздовж довгої сторони листа документу.

Слово “Таблиця” вказують один раз зліва над першою частиною таблиці, над іншими частинами пишуть слово “Продовження таблиці”.Приклад

Таблиця 2- Структура запису

Назва поля	Тип даних

Якщо в кінці сторінки таблиця перекривається і її продовження буде на наступній сторінці, в першій частині горизонтальну лінію, яка обмежує таблицю, не проводять.

Графу “Номер по порядку” в таблицю включати не допускається. Нумерація граф таблиці арабськими цифрами допускається у тих випадках, коли в тексті документу даються посилання на них.

Замінювати лапками в таблиці цифри, які повторюються, математичні знаки, знаки відсотка і номера, позначення марок матеріалів і розмірів виробів, позначення нормативних документів не допускається.

Якщо необхідно, пояснити окремі дані, які приведені в документі, то ці дані слід позначати надрядковими виносками.

Виноски розміщують з абзаційного відступу в кінці сторінки, на якій вони позначені і відділяють від тексту короткою горизонтальною лінією з лівої сторони, а до даних розміщених в таблиці, в кінці таблиці над лінією, яка позначає кінець таблиці.

Знак виноски ставлять безпосередньо після того слова чи символу, до якого дається пояснення.

Знак виноски виконують арабськими цифрами із дужкою і розміщують на рівні верхнього обрізу шрифту.