Технология и организация документооборота

Организация документооборота включает полный цикл обработки и движения документов в учреждении с момента их создания или получения до завершения исполнения и передачи на архивное хранение.

Движение документов в организации образует документооборот, который должен отвечать следующим требованиям:

- оперативности и целесообразности;

- исключению лишних инстанций и действий, не обусловленных деловой необходимостью;

- соблюдению единой схемы движения, утверждённой руководством учреждения;

- использованию унифицированных и стандартизированных форм документов, обеспечивающих совместимость традиционной и автоматизированной обработки;

- доступности оперативного контроля исполнения.

Документооборот в учреждении осуществляется в виде трех потоков документов:

- входящих (поступающих в учреждение);

- исходящих (отправляемых в учреждение);

- внутренних (создаваемых в учреждении и не выходящих за его пределы).

При проектировании рациональных документопотоков в организации (на предприятии) составляют схемы движения основных групп и видов документов. Это позволяет установить наиболее рациональные маршруты движения документов и определить этапы их обработки.

Работа с входящими документами. Поступившие в организацию (на предприятие) документы проходят следующие этапы обработки (рис.3.1):

Рис.3.1. Блок-схема работы с входящими документами

 

Работа с исходящими документами (документами, поступающими из данной организации в другие) включает следующие операции (рис.3.2).

Рис.3.2. Блок-схема работы с исходящими документами

 

Работа с внутренними документами (рис.3.3). Они создаются и используются в данном учреждении, организации (предприятии). Обращение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления организуется в целом аналогично порядку прохождения исходящих документов, а на этапе исполнения (использования) – входящих документов.

Рис.3.3. Блок-схема работы с внутренними документами

 

Учёт объёма документооборота - означает учёт количества документов, полученных (входящих) и созданных (внутренних, исходящих) организацией за выбранный отрезок времени (год, месяц).

Результаты учёта документов обобщаются службой документационного обеспечения управления (ДОУ) и представляются руководству организации для выработки мер по совершенствованию работы с документами.

Сведения об объёме документооборота необходимы при установлении структуры и штатной численности делопроизводственной службы, выборе технологии работы с документами и технических средств для механизации делопроизводственных процессов, определении степени загрузки службы и отдельных работников.

Регистрация документов – фиксация факта поступления или создания в организации (предприятия) документа путём проставления на нём регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах (в журналах, карточках или в памяти ПЭВМ).

Индекс входящего, исходящего или внутреннего документов, как правило, состоит из индекса дела по номенклатуре и регистрационного номера документа. Например, индекс входящего документа 02-12/240 (02-12-240) включает: индекс структурного подразделения (02); номер соответствующего дела по номенклатуре (12); порядковый номер входящего документа, присвоенный ему при регистрации (240).

Каждый документ должен регистрироваться только один раз. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние – в день подписания.

Каждое предприятие должно иметь перечень документов, не подлежащих регистрации. К таки документам относятся:

- рекламные материалы;

- прейскуранты;

- печатные издания (книги, журналы, газеты);

- телеграммы;

- научные отчеты по темам;

- поздравительные письма;

- пригласительные билеты;

- сообщения о совещаниях, конференциях и их программы.

Документы регистрируются на регистрационно-контрольных карточках или в журналах входящей (рис.3.4), исходящей и внутренней корреспонденции (рис.3.5). Гораздо чаще, особенно в небольших по объёму документооборота предприятиях, применяются журналы формата А4 (210х297мм).

 

Дата поступления и индекс документа	Корреспондент (адресат)	Краткое содержание	Резолюция	Подпись исполнителя	Отметка об исполнении

Рис.3.4. Журнал регистрации входящих документов

 

Дата и индекс документа	Корреспондент (адресат)	Краткое содержание документа	Отметка об исполнении

Рис.3.5. Журнал регистрации исходящих и внутренних документов

 

Регистрация на регистрационно-контрольных карточках (рис.3.6) позволяет оперативно производить поиск при большом объёме документов, т.к. можно сразу разложить их по картотекам, используя различные признаки классификации.

Регистрационные графы в журнале и карточке существенных различий не имеют. Предприятие по своему усмотрению может выбрать оптимальный состав регистрационных граф.

Корреспондент (адресат)
Номер документа	Дата документа	Дата поступления	Входящий номер
Краткое содержание
Резолюция
Срок исполнения

 

Исполнитель	Дата	Исходящий номер
Кому	Номер дела
Отметка об исполнении
Рассылка	Количество листов
Фонд номера	Опись номер	Дело номер

Рис.3.6. Регистрационно-контрольная карточка: лицевая и оборотная сторона

 

Для регистрации документов с помощью персонального компьютера можно использовать те же графы регистрационного журнала или карточки. Поиск документа на ПЭВМ может осуществляться по основным реквизитам (автор, корреспондент, исполнитель, дата и т.д.).

Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документе. Контролю подлежат все зарегистрированные документы: входящие, исходящие и внутренние, которые по своему характеру требуют решения (ответа). На контроль могут быть поставлены также устные поручения руководства.

Контроль осуществляют руководители, служба документационного обеспечения управления (ДОУ) и ответственные исполнители.

Необходимость постановки документа на контроль, сроки исполнения, исполнители и должностные лица, ответственные за контроль, устанавливаются в резолюции руководителя или в тексте документов (приказ, распоряжение, протокол).

После указания руководителя о постановке документа на контроль секретарь-референт или другое лицо, ответственное за контроль исполнения документов, красным фломастером проставляет букву «К» или делает оттиск специальным штемпелем «Контроль» на левом поле документа напротив реквизита «Заголовок», а затем в регистрационном журнале или карточке делает отметку о контроле, сроках исполнения, ответственном исполнителе. Эти сведения берутся из резолюции руководителя на документе. Очень удобна для осуществления контрольных операций регистрационно-контрольная карточка. На её верхнем поле кружком обводят дату исполнения документа, взятую из резолюции. На нижнем поле есть графа для постановки срока фактического исполнения документа. Карточка помещается в контрольную картотеку.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения), а для поступивших документов – с даты поступления. Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными.

Типовые сроки исполнения документов устанавливаются нормативными актами органов государственной власти, а также центральных органов управления. Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя. Если срок исполнения документа не указан, он должен быть исполнен не более чем в 10-дневный срок.

Исполнение документа (поручения) может быть поручено нескольким исполнителям. Исполнитель, указанный первым, является ответственным и отвечает за своевременное и качественное исполнение задания в целом.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным лицам или организациям или другого документированного подтверждения исполнения.

На документах проставляется отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение, дата. Информация о результатах исполнения документов обобщается по состоянию на первое число каждого месяца и доводится до сведения руководства в форме сводки об исполнении документов и поручений.