Международная деловая переписка

При составлении писем иностранным деловым партнёрам необходимо учитывать, что они составляются по другим правилам - по международным стандартам (ISO) на деловое письмо. Формуляр-образец письма иностранному партнёру представлен на рис.2.3.

Письма иностранным компаниям печатаются на бланке с полями по 1 дюйму (2,54 см). Все реквизиты письма печатаются от границы левого поля.

В левом верхнем углу или в центре верхней части листа располагается эмблема и наименование фирмы (1). Если компания малоизвестная или из названия не ясно, чем она занимается, может быть указан профиль её деятельности, например, «продажа недвижимости», «организация туров» и т.д.

 

PRENTICE-HALL, INC. 1 ENGLE WOOD CLIFS, N.J. 07632   Ref: DB/101 Your reference 12 3 17 January 2007 4   Ms Sheila Jones 5 The Modern School for Secretaries 12 Harrington Place Green point, N.V. 10020 USA   Dear Ms Jones 6 Re: The Style of Setting up letter 7     You asked me if there is any style setting up a letter that is used more than the others. Probably more business concerns use the block style of letter than any other style, because ins marginal uniformity saves time for the tourist. 8   Sincerely yours. 9   M. Scott 10 Martha Scott Correspondence Chief Accounting Department   Enclosure: Order № 34 11   cc M Pryor, Accounts Manager 12 __________________________________________________________________________ Address, Telephone Number, Fax Number VAT, registered xxxxxx 2

Рис.2.3. Формуляр-образец письма иностранному партнёру

 

Под наименованием фирмы или на нижнем поле листа указывается юридический адрес фирмы, содержащий почтовый адрес, номера телефонов и факсов, название банка, адреса и телефоны представительства компании и её филиалов (2).

Ссылка (номер) документа (3) может быть цифровой (Ref: 101) или буквенно-цифровой (Ref: DB/101). Где Reference (Ref) – ссылка; DB – инициалы автора; 101 – порядковый номер документа.

Дата (4) указывается буквенно-цифровым способом (без добавления «th» к числу).

Адрес получателя (5) состоит из расположенных построчно:

- имени и фамилии покупателя;

- наименования компании;

- номер дома, улицы;

- города;

- штата (графства), почтового округа (указанного цифрами);

- страны.

При написании адреса чаще всего используется «открытая пунктуация», т.е. без запятых и точек.

Вступительное обращение (6) пишут с новой строки, отступив от адреса четыре межстрочных интервала. Деловое письмо начинается со слов «Dear …».

Заголовок письма (7) указывается после вступительного обращения, он необязательный реквизит, его указание является скорее правилом хорошего тона. Заголовок обозначается:

RE: сокращение слова «Regarding» (относительно);

In re: сокращение сочетания «In regard to» (касательно);

Subject: (предмет, тема, вопрос).

Текст (8) может печататься как от границы левого поля, так и с отступлением каждого абзаца на пять интервалов (с красной строки). Абзацы могут отделяться друг от друга дополнительным межстрочным интервалом. Текст письма обычно не превышает одной страницы.

Через два межстрочных интервала после текста письма указывается заключительная формула вежливости (9). В деловой переписке, особенно в официальных письмах она состоит из выражения Sincerely your (искренне Ваш).

После заключительной формулы вежливости делается не менее пяти межстрочных интервалов для личной подписи автора письма (10). Ниже подписи указывается её расшифровка (имя и фамилия), на следующей строке – должность лица, подписавшего документ.

Если к письму имеются приложения (11), то они указываются следующим образом: Enclosure (Encl:) (приложение) Order № 34.

При направлении копий письма нескольким адресатам указывают фамилии лиц или компании, которым отправлены копии (12).

Коммерческая переписка с иностранными партнерами проходит в несколько нижеследующих этапов.

Поиск партнёра. Фирмы, пытающиеся наладить хозяйственные связи, контакты с зарубежными клиентами, поставщиками или торговыми посредниками могут обращаться в различные торгово-промышленные биржи, внешнеторговые организации и коммерческие банки, а также в иностранные дипломатические и консульские представительства, иностранные торговые палаты и другие организации с просьбой предоставить информацию о соответствующих предприятиях, фирмах.

Запрос - это коммерческий документ, представляющий собой обращение импортёра к экспортёру с просьбой дать подробную информацию о товаре (услугах и т.п.) и/или направить предложение на поставку товара.

Обычно бизнесмен для пополнения ассортимента обращается к старым поставщикам, но он может сделать запрос и новым поставщикам. Затем он спрашивает, не изменились ли с тех пор качество, цена, условия поставок и платежа. При обращении к новому поставщику обязательно указывается, откуда запрашивающий узнал об экспортёре. В последнем случае, как правило, импортёр запрашивает каталоги, проспекты, прейскуранты, образцы или просит о посещении своей фирмы представителем поставщика.

Принято направлять запросы нескольким фирмам одновременно, чтобы таким образом заключить наиболее выгодную сделку.

Ответ на запрос. При ответе на запрос, если продавец не может сразу выслать покупателю предложение, он направляет ему письмо, в котором сообщает необходимую информацию, в частности:

- принятие запроса к рассмотрению;

- выяснение возможностей поставки интересующего покупателя товара;

- отказ поставить интересующий покупателя товар;

- изменение условий запроса (например, изменение количества товара, модели, марки, сроков поставки и т.п.);

- обещание направить предложение на поставку интересующего покупателя товара.

В случае если продавец может сразу удовлетворить просьбу покупателя и поставить интересующий товар, он направляет ему предложение (оферту) – это коммерческий документ, представляющий собой заявление экспортёра о готовности поставить определённый товар на определённых условиях.

В полном предложении обычно указывается:

- наименование, свойства и качество предлагаемого товара;

- объём поставки;

- цена;

- условия поставки;

- срок поставки;

- условия платежа;

- место доставки и арбитраж.

Чтобы покупатель имел представление о получаемом товаре, ему часто высылаются проспекты, каталоги и образцы. Предложение такого типа по своему содержанию аналогично тексту договора купли-продажи, т.к. в нём перечисляются все условия, необходимые для заключения сделки.

Предложения могут быть твёрдыми и свободными. Если предложение на определённый товар делается только одному покупателю и указывается срок, в течение которого продавец считает себя связанным с условиями предложения, то оно считается твёрдым. Если предложение делается без всяких обязательств со стороны продавца, то оно считается свободным. В таком предложении имеется пункт, согласно которому продавец ограничивает или исключает свои обязательства по предложению, например, насколько хватит запаса, с правом изменения цен.

У многих фирм имеются постоянные условия, которые распечатаны как общие коммерческие условия в виде формуляров предложения (прайс-листов), выполненных на специальном бланке, или подтверждения заказа и счёта. Такие условия часто унифицированы для целых отраслей (например, машиностроения, текстильной промышленности). Однако они действительны только в случае обоюдного согласия продавца и покупателя при заключении контракта.

Следует также определить связь предложения с рекламным письмом, которые иногда трудно отличить друг от друга. Любое предложение является одновременно рекламным письмом, которое должно побудить получателя к выдаче заказа. Однако существуют рекламные письма, которые не являются предложениями, т.к. они не содержат или содержат неполные сведения о ценах и условиях продажи. Их цель – пробудить интерес адресата к определённому товару. Рекламные письма не обязательно сразу приводят к выдаче заказа; зачастую этим добиваются того, что адресат запрашивает проспекты или подробное предложение. Они чаще всего рассылаются по многим адресам.

Ответ на предложение (акцепт). При ответе на предложение, если покупатель согласен со всеми условиями предложения, он подтверждает (акцептует) его принятие продавцу. И тогда внешнеторговая сделка считается заключённой. Принятием предложения является выдача заказа или заключение контракта.

Если покупатель не согласен с условиями предложения или не заинтересован в закупке предлагаемого товара, он отклоняет его принятие продавцу. Тогда торговая сделка считается незаключенной.

Если покупатель не согласен с какими-либо условиями предложения (например, с количеством предлагаемого товара, его ценой, сроками поставки и т.п.), он сообщает об этом продавцу, и они пытаются достичь полной договорённости обо всех основных элементах сделки.

Заказ – коммерческий документ, представляющий собой предложение импортёра заключить сделку с указанием её конкретных условий. Заказ может осуществляться на основе предложения или без предварительного предложения. Покупатель указывает точное количество товара, а также срок и способ поставки.

Иногда заказчик вынужден в связи с определёнными обстоятельствами отозвать заказ. Отзыв заказа должен производиться не позднее момента получения заказа. Если это произойдёт позднее, то заказ может быть отозван только с согласия продавца.

Подтверждение заказа – коммерческий документ, представляющий собой сообщение экспортёра о принятии условий заказа без оговорок. Обычно поставщик после получения заказа высылает заказчику подтверждение заказа.

Если контракт о продаже уже заключен, то подтверждение заказа высылается с целью поблагодарить покупателя за его заказ. Во избежание недоразумений в подтверждении заказа часто повторяются важнейшие пункты заказа. При немедленной поставке заказанного товара к подтверждению заказа прилагается извещение об отгрузке.

Извещение об отгрузке и счёт. После отгрузки товара поставщик высылает клиенту извещение об отгрузке, к которому прилагается чаще всего счёт или копия счёта и при необходимости – упаковочный лист, т.е. перечень мест багажа и содержимое. Иногда требуется также известить покупателя об окончательном изготовлении или готовности к отгрузке товара.

Счёт (фактура), который почти всегда оформляется на бланке, сообщает покупателю о требованиях продавца. Он содержит следующие данные:

- наименование и адрес покупателя;

- номер и дата счёта;

- номер заказа;

- точное наименование и количество товара;

- цена за единицу товара и общая стоимость поставки, включая необходимые дополнительные расходы (фрахт, страховка и т.п.);

- вид транспорта;

- количество и маркировка мест груза (при необходимости габариты и масса груза);

- повторение условий платежа и другие данные.

Особый вид счёта – счёт-проформа (предварительный счёт). Он содержит те же данные, что и счёт (фактура), однако служит для информирования импортёра или официальных властей страны-импортёра. Во многих странах счёт-проформа необходим для получения разрешения на ввоз.

Упаковка. Упаковка должна предохранять товар при транспортировке от повреждений и разграбления. Для транспортировки морем необходима, с одной стороны, специальная особо прочная упаковка, а с другой, она должна быть как можно легче и занимать как можно меньше места, т.к. иначе она влияет на подорожание фрахта (если пошлина начисляется по массе брутто, то при тяжёлой упаковке более высокое обложение пошлиной).

При упаковывании товаров на экспорт экспортёр должен точно соблюдать указания покупателя и официальные предписания страны-импортёра. Так, например, в некоторых странах запрещено использовать в качестве средства упаковки солому.

Маркировка груза. Маркировка наносится шаблоном не менее чем на две противолежащие стороны каждой упаковки. Она необходима, чтобы можно было отличить одну партию товара от другой и доставить её по назначению. Маркировка также должна соответствовать указаниям покупателя и инструкциям страны-импортёра:

- фирменный знак грузополучателя

3320 - номер заказа

COLOMBO - порт отгрузки

1/10 - номер места и общее количество мест

CROSS WT… NET WT… - масса

DIMENSIONS …… - габариты

MADE IN GERMANY - страна происхождения товара

Подтверждение приёмки товара и извещение об оплате. Покупатель, после того, как он получил товар и одобрил качество его доставки, высылает поставщику краткое подтверждение приёмки товара. Если одновременно происходит оплата счёта, то прилагается также извещение об оплате.

Извещение (авизо) об оплате – это сообщение о том, что сумма счёта перечислена или пересылается в виде чека. Оно может высылаться в виде отдельного письма вместе с заказом (при оплате вперёд) или с подтверждением приёмки товара.

Напоминание о просрочке в поставке. Задержка в поставке или непоставка товара могут быть вызваны различными причинами, за которые поставщик должен нести ответственность, или такими, за которые его нельзя привлечь к ответственности. В первом случае задержка в поставке или его непоставка называется просрочкой товара.

Если заказанный товар своевременно не доставлен, покупатель отправляет продавцу напоминание, в котором он напоминает ему о наступлении срока поставки. Покупатель может назначить также последний срок поставки, а на случай несоблюдения этого срока пригрозить отказом от товара или другими последствиями. Часто, прежде чем установить последний срок, напоминания высылают несколько раз.

В качестве компенсации за просрочку в поставке покупатель может потребовать от продавца скидки с цены, продления срока платежа или другой уступки.

Ответ на напоминание о просрочке в поставке. Если поставщик получает от покупателя напоминание о просрочке, то ему следует извиниться, указать причины задержки и сообщить, когда он сможет осуществить поставку. Возможно ему удастся произвести частичную поставку.

Поставщик должен своевременно предупредить клиента о просрочке в поставке (всё равно, несёт ли он по ней обязательства или нет), а не ждать, когда ему напомнят.

Рекламация (претензия). При проверке поставленного товара покупатель иногда обнаруживает, что в нём есть дефекты, что поставлен не тот товар или не в том количестве, что поставленный товар повреждён или испорчен. В таких случаях покупатель высылает продавцу рекламацию или претензию – коммерческий документ, представляющий собой предъявление претензии к стороне, нарушившей принятые на себя обязательства.

В рекламации покупатель точно указывает все недостатки и предъявляет свои претензии. Иногда он просит поставщика дать предложение по урегулированию дела.

Требования покупателя зависят от конкретных обстоятельств. Если покупатель ещё заинтересован в поставке качественного товара, то он требует поставки с целью замены некачественного товара. При незначительных дефектах покупатель обычно заявляет, что готов оставить товар, если поставщик произведёт соответствующую уценку. При недопоставке он требует допоставки или уменьшает счёт на соответствующую сумму.

Ответ на рекламацию. Поставщик сразу же тщательно проверяет каждую рекламацию. Если она обоснована, то поставщик извиняется перед своим клиентом и как можно скорее улаживает дело. Необоснованные претензии отклоняются. Однако случается, что поставщик принимает рекламацию от хорошего клиента из любезности, не будучи обязан по закону. Он делает это, чтобы не потерять клиента.

При ответе на рекламацию:

- в случае если решение ещё не принято, сообщается информация о принятии претензии к рассмотрению;

- в случае если претензия удовлетворяется полностью или частично, указывается срок и способ её удовлетворения;

- в случае если претензия отклоняется полностью или частично, указываются мотивы отказа с соответствующей ссылкой на нормативные акты и документы, которые его обосновывают.

Напоминание о просрочке платежа – это задержка платежа или неплатёж. Если клиент осуществляет платёж несвоевременно, поставщик напоминает ему о наступлении срока платежа, высылая копию или выписку из счёта, или письменное напоминание.

Если необходимо, вслед за первым напоминанием посылаются другие, в которых от виновника вежливо, но всё более настойчиво требуют произвести платёж, срок которого наступил. В последнем напоминании кредитор назначает виновнику срок и заявляет, что при несоблюдении этого срока будут приняты дальнейшие меры.

Меры, которые может принять кредитор при зарубежных долговых обязательствах, по существу следующие. Он может приостановить все следующие поставки этому клиенту или требовать при дальнейших поставках немедленного платежа. Он может оказывать моральное давление через дипломатические или консульские представительства своей страны или другие учреждения в стране должника. В конце концов, кредитор может передать на взыскание требование инкассаторскому бюро, банку или адвокату или подать на должника в суд.

Ответ на напоминание о платеже – это чаще всего сообщение о том, что платёж произведён (с указанием признанной суммы, номером и датой платёжного поручения) и извинение за неосмотрительность. Если должник находится в стеснённых финансовых обстоятельствах, то он просит об отсрочке платежа. Если он может, он производит предварительный взнос. При отсрочке оплаты счёта кредитор имеет право начислять проценты.