Тема №6. Специальные приемы работы с текстовым редактором MS Word

Тема №6. Специальные приемы работы с текстовым редактором MS Word

Цель: Изучить специальные функции, облегчающие и ускоряющие работу с документами: автозамена, автотекст, автоматическая печать конвертов, обработка почты. Изучить шаблоны текстового редактора.

Задачи обучения: Отработать практические умения и навыки по автозамене, автотексту, автоматической печати конвертов, обработку почты, шаблоны текстового редактора (резюме, письма, отчеты).

Основные вопросы темы:

1. Автозамена текста. Вставка специальных символов. Автотекст.

2. Печать конвертов. Настройка параметров печати.

3. Сохранение документа в качестве шаблона. Автоматическое сохранение документа.

4. Создание бланков писем путем слияния документов.

Методы обучения и преподавания: решение ситуационных задач

Теоретический блок.

Word – это программа, позволяющая создавать на компьютере документы. С помощью Word можно создать привлекательный текст, используя красочные фотографии или рисунки в качестве иллюстраций или в качестве фона, а также другие элементы оформления, такие как карты и таблицы. Кроме того, Word предоставляет разнообразные вспомогательные средства для подготовки текста, позволяя с легкостью создавать любые деловые документы от статей до отчетов. Так же легко можно печатать адреса для открыток или конвертов.

Почему пакет назван «Office»?

Может вызывать удивление, почему использующиеся дома программы для создания документов и таблиц являются частями пакета, который называется «Office». Так сложилось исторически. Ранее программы для создания документов и таблиц использовались преимущественно на работе. Эти программы были объединены в пакет приложений для работы в офисе. Поэтому пакет был назван «Office». Позже персональные компьютеры перестали быть редкостью и дома, но пакет приложений, объединяющий программы для создания документов и таблиц, по-прежнему называется «Office».

Название Word?

В справке и в элементах интерфейса редактор Word обычно называют словом «Word». Иногда его называют также «Microsoft Word», «Office Word» или «Microsoft Office Word 2007». Все эти названия относятся к приложению Word, предназначенному для создания документов.

Использование автозамены при вводе текста

Об автозамене

Функция автозамены используется для автоматического исправления ошибок и опечаток при вводе текста и ввода некоторых специальных символов.

Например, при вводе с клавиатуры слова «адэкватный» оно автоматически заменяется правильным написанием — «адекватный». Или, например, при вводе набора символов «==>» они автоматически заменятся на символ жирной стрелки «»

Кроме того, автоматически исправляются некоторые ошибки ввода, например, две прописные в начале слова заменяются на одну прописную, строчная буква в начале предложения заменяется на прописную и т.д.

При наведении указателя мыши на автоматически исправленный текст появляется небольшое синее поле, которое при наведении на него указателя превращается в кнопку Параметры автозамены а сам текст выделяется серым фоном. Можно отменить исправление, либо включить или отключить параметры автозамены.

Автозамена работает во всех языках, для которых установлена поддержка в Word.

Настройка параметров автозамены

Можно включить или отключить некоторые параметры автозамены.

1. Нажмите кнопку Office и в появившемся меню выберите пункт Параметры Word.
2. Выберите Правописание, а затем нажмите кнопку Параметры автозамены.
3. Во вкладке Автозамена окна Автозамена установите или снимите флажки, определяющие особенности автозамены.

Настройка обратного адреса

Запустите Word. Щелкните знач«Блок_адреса»ок Кнопка Microsoft Office , а затем выберите пункт Параметры Word.

Нажмите Дополнительно. Прокрутите вниз и в разделе Общие введите обратный адрес в поле Почтовый адрес. Word сохранит этот адрес, и его можно использоваться каждый раз при необходимости вставить в документ обратный адрес.

Нажмите ОК.

Проверка параметров принтера

Прежде чем сразу распечатывать на принтере пачку конвертов, убедитесь, что параметры принтера установлены правильно. На вкладке Почта в группе Создать выберите пункт Конверты.

Нажмите Параметры, а затем нажмите вкладку Параметры конверта.

В поле размеров Размер конверта нажмите размер, совпадающий с размером конвертов. Если ни один из перечисленных размеров не соответствует имевшимся конвертам, прокрутите список до конца вниз, нажмите Другой размер, а затем введите нужные размеры конверта в поля Ширина и Высота. Нажмите вкладку Параметры печати.

Драйвер принтера посылает в Word данные о том, каким образом конверт следует загружать в принтер. Эти данные отображаются в диалоговом окне Параметры конверта на вкладке Параметры печати.

Метод подачи определяет положение конверта (справа, посередине, слева), а также широким или узким краем он подается в принтер.

Конверт может подаваться лицевой стороной вверх или вниз. Лицевая сторона — это та сторона, на которой печатается адрес.

Если конверт подается узким краем, то его может понадобиться перевернуть, чтобы текст не был напечатан на лицевой стороне перевернутым.

Ниже показан конверт, подаваемый в принтер справа, лицевой стороной вниз, клапаном вверх, узким краем вперед, в соответствии с настройками в диалоговом окне, показанными выше.

Вставьте конверт на принтер как указано в диалоговом окне.

Нажмите ОК.

Введите какой-нибудь пробный текст в поле Адрес получателя и нажмите Печать. Конверт пойдет на печать. Проверьте, правильно ли напечатан конверт.

Если конверт напечатан неправильно, то выполните одно из следующих действий. Обратитесь за справкой к инструкции к принтеру, если таковая имеется, как вставлять в него конверты.

Обновите драйвер принтера.

Вернитесь в диалоговое окно Параметры конверта вкладки Параметры печати и измените параметры печати. Опять распечатайте конверт. Повторяйте эти действия до тех пор, пока не найдете такое сочетание параметров печати, которое дает нужный результат.

Когда пробный конверт будет напечатан правильно, запишите значения параметров на вкладке Параметры печати диалогового окна Параметры конверта, чтобы позже во время слияния можно было их воспроизвести.

Продолжение работы с главным документом конверта

Запустите Word.

По умолчанию открывается пустой документ. Оставьте его открытым. Если его закрыть, то команды, описанные в следующем шаге, станут недоступны.

На вкладке Почта в группе Слияние выберите команду Начать слияние.

Нажмите Конверты.

В диалоговом окне Параметры конверта нажмите вкладку Параметры конверта, а затем в поле размеров Размер конверта выберите размер, соответствующий размеру имеющихся конвертов.

Если ни один из перечисленных размеров не соответствует имеющимся конвертам, прокрутите список до конца вниз, выберите пункт Нестандартный размер, а затем введите размеры имеющегося конверта в поля Ширина и Высота.

Сделайте любые необходимые изменения форматирования в разделах Адрес получателя и Обратный адрес. Результат применения этих параметров форматирования можно посмотреть в разделе Образец этого диалогового окна.

Если проверка настроек печати показала, что нужно их изменить, то нажмите вкладку Параметры печати и внесите необходимые изменения.

По завершении нажмите ОК.

Word создаст документ, страница которого имеет указанные размеры конверта. Если в Word имеются настройки обратного адреса, то этот обратный адрес будет отображен в рамке на этой странице. Другая пустая рамка будет заполнена адресом доставки. Чтобы увидеть границу рамки, щелкните мышью в теле конверта в том месте, где должен быть отображен адрес получателя.

Возобновление слияния

При необходимости приостановить работу по слиянию можно сохранить основной документ конверта и возобновить слияние позже. Word сохранит источник данных и данные полей. Если использовать области задач Слияние, то при возобновлении слияния Word вернется в то место в области задач, где оно было прервано. Чтобы возобновить слияние, откройте документ.

Word предложит подтвердить открытие документа, который запустит выполнение команды SQL.

Поскольку документ соединен с источником данных, и из него данные нужно извлечь, нажмите Да. Если соединение документа с источником данных было не предусмотрено, то нажмите Нет, чтобы предотвратить случайный несанкционированный доступ к данным.

Отобразится текст документа вместе со всеми вставленными полями.

Нажмите вкладку Рассылки и возобновите работу. Присоединение конвертов к списку адресов

Чтобы ввести данные в конверты, необходимо присоединить конверты к списку адресов, называемому также источником данных или файлом данных. Если файла данных еще нет, то в процессе слияния можно его создать.

Выбор файла данных

На вкладке Почта в группе Слияние выберите команду Выбрать получателей.

Выполните одно из следующих действий.

Столбцы в файле данных представляют собой категории данных. Поля, которые добавляются в конверт, ­указывают на место расположения этих категорий.

Строки в файле данных представляют собой записи данных. При слиянии Word создает для каждой записи отдельный конверт.

«Блок_адреса»«Имя»

Помещение поля данных на первоначально оформленный конверт (основной документ конверта) указывает, что нужно поместить на месте этого поля данные определенной категории, например, имя или название улицы и номер дома.

Примечание. При вставке поля в основной документ конверта название поля всегда заключается в кавычки-шевроны («»). В готовых конвертах эти кавычки не печатаются. Они лишь позволяют отличить в основном документе поля слияния от обычного текста.

Что происходит при слиянии

При слиянии данные из первой строки файла данных помещаются на первый конверт. Данные из второй строки файла данных помещаются на второй конверт, и так далее.

Работа с полями: примеры

В качестве поля на конверте можно использовать любой заголовок столбца в файле данных. Это позволяет варьировать структуру данных, отображаемых на конвертах. Предположим, что имеется список адресов подписчиков бюллетеня, в котором есть столбец «Дата окончания», в котором указана дата, когда истекает срок подписки. Если поместить на основной документ конверта поле «Дата окончания», то подписчики на полученном конверте увидят дату, когда заканчивается их подписка.

Поля можно соединять и разделять с помощью знаков пунктуации. Например, чтобы оформить обычный адрес, можно расположить поля на основном документе конверта следующим образом:

«Фамилия» «Имя» «Отчество»

«Улица», «Дом», «Квартира»

«Населенный пункт», «Область», «Индекс»

Для часто используемых сочетаний, например, адресов и приветствий, Word позволяет сгруппировать несколько полей в единое целое. Например, поле «Полный адрес» состоит из нескольких полей, в том числе индекс, населенный пункт, название улицы, номер дома и квартиры, фамилия и инициалы.

Содержимое этих составных полей можно настроить. Например, в адресе можно использовать официальное имя (г-н Иванов). В приветствии можно опустить слово «Уважаемый».

Сопоставление полей слияния с файлом данных

Чтобы быть уверенным в том, что для каждого элемента адреса Word сможет найти соответствующий столбец в файле данных, можно сопоставить поля слияния в Word со столбцами в файле данных.

Чтобы сопоставить поля нажмите кнопку Подбор полей в группе Составление документа и вставка полей на вкладке Рассылки.

Откроется диалоговое окно Подбор полей.

Слева перечислены элементы адреса. Справа перечислены заголовки столбцов в файле данных.

Word ищет столбцы, соответствующие каждому элементу. На иллюстрации показано, что Word автоматически сопоставил столбец файла данных Фамилия с полем слияния Фамилия. Однако остальные элементы, например, Имя, сопоставить не удалось.

В списке справа можно выбрать столбец в файле данных, который соответствует элементу, расположенному слева. На иллюстрации показано, что теперь столбец Имя соответствует полю Имя. То, что полям Обращение, Уникальный код и Отчество нет соответствия, не имеет значения. При создании конверта слиянием данных необязательно использовать все поля. При добавлении полей, которым нет соответствия в файле данных, они будут показаны в конечном документе как пустые поля — обычно это пустая строка или скрытое поле.

Ввод информации и добавление полей

При оформлении первоначального конверта (основного документа конверта) в него можно добавить постоянный текст и изображения. Эти элементы будут показаны на всех конвертах, полученных в результате слияния. Например, если в общих настройках приложения Word не указан постоянный обратный адрес, то с помощью этих элементов можно изобразить на конверте обратный адрес или логотип компании.

Добавление содержания

«Блок_адреса»Установите курсор в том месте, где нужно поместить определенное содержание.

Чтобы добавить обратный адрес (если он не введен ранее в общие настройки приложения Word), щелкните мышью в том месте на конверте, где должен стоять обратный адрес. Отобразится пустая рамка. Введите в эту рамку обратный адрес.

Чтобы добавить изображение, щелкните область обратного адреса или адреса назначения, либо дважды щелкните любое другое место конверта. Затем на вкладке Вставить, в группе Иллюстрации нажмите Рисунок. Найдите нужный рисунок и дважды щелкните его. Если нужно изменить размер рисунка, то выделите его, нажмите и удерживайте клавишу SHIFT, одновременно перетаскивая угловой маркер изменения размера. Перетаскивание углового маркера не нарушает пропорции рисунка. Чтобы разместить рисунок, щелкните его правой кнопкой мыши, выберите Обтекание текстом в контекстном меню, а затем выберите один из способов обтекания текста, кроме В тексте.

Добавление полей

В начальном конверте (основном документе конверта) щелкните область адреса доставки.

Отобразится граница рамки.

Используйте группу Составление документа и вставка полей на вкладке Рассылки.

Добавьте любые из следующих элементов.

Блок адреса с именем, адресом и другими сведениями

Нажмите Блок адреса.

В диалоговом окне Вставка блока адреса выберите необходимые элементы адреса и их формат, а затем нажмите ОК.

Если появится диалоговое окно Подбор полей, то это значит, что Word не обнаружил определенные данные, запрошенные для блока адреса. Нажмите стрелку рядом с (нет соответствия) и выберите поле источника данных, которое соответствует полю, необходимому для слияния.

Персональные поля

Можно вставить данные из персональных полей, например, имя, телефонный номер или сумму вклада из списка дарителей. Чтобы быстро вставить в основной документ конверта поле из файла данных, нажмите на стрелку рядом с Вставить поле слияния, а затем щелкните имя этого поля.

Чтобы выбрать дополнительные параметры вставки отдельных полей в документ, выполните следующие действия:

На вкладке Почта в группе Запись и добавление полей выберите команду Вставить поле слияния.

В диалоговом окне Вставить поле слияния выполните одно из следующих действий:

Чтобы выбрать поля адреса, автоматически сопоставляемые с полями источника данных, даже если у них разные имена, нажмите Поля адреса.

Чтобы выбрать поля, которые всегда берут данные непосредственно из столбца файла данных, нажмите Поля базы данных.

В поле Поля щелкните нужное поле.

Нажмите Вставить, а затем Закрыть.

Если отобразится диалоговое окно Подбор полей, то это значит, что Word не обнаружил запрошенные сведения для вставки поля. Нажмите стрелку рядом с (нет соответствия) и выберите поле источника данных, которое соответствует полю, необходимому для слияния.

Примечание. Если вставить поле из списка Поля базы данных, а затем перейти к источнику данных, в котором столбец с таким же именем отсутствует, Word не сможет вставить сведения из этого поля в документ слияния.

Поля из списка контактов Office Outlook

Единственный способ вставить в основной документ поля контактов Outlook — это начать процесс слияния в приложении Microsoft Office Outlook. Сначала нужно составить набор контактов с теми полями, которые нужны в процессе слияния, а затем производить слияние. После выбора необходимых параметров автоматически запускается Word, в котором можно завершить процесс слияния.

Настройка отображения контактов, которые включают пользовательские поля

В контактах Outlook, в меню Представление укажите мышью Текущее представление, а затем нажмите Список телефонов.

Нажмите правой кнопкой мыши заголовок столбца и выберите Выбор поля в контекстном меню.

В списке в верхней части диалогового окна Выбор поля выберите Поля пользователя в папке.

Перетащите необходимое поле из диалогового окна к заголовкам столбцов. Маленькая красная стрелка помогает выбрать место, куда поместить новое поле.

Примечание. Новое поле в диалоговое окно Выбор поля можно добавить, нажав Создать внизу этого окна.

Окончив добавлять все пользовательские поля в это отображение, закройте диалоговое окно Выбор поля.

Чтобы удалить поле, которое не должно быть включено в слияние, нажмите имя этого поля в заголовке столбца в отображении списка телефонов Outlook и перетащите его за пределы заголовка столбца.

В меню Сервис выберите Слияние.

Если выделены персональные контакты, то чтобы включить их в слияние, щелкните Только выбранные контакты. Если нужно использовать при слиянии все контакты в отображении, то щелкните Все контакты в текущем представлении.

Если сконфигурировано отображение списка телефонов так, что в нем присутствуют в точности те поля, которые будут использоваться при слиянии, то щелкните Поля контактов в текущем представлении. Чтобы использовать при слиянии все поля контактов, щелкните Все поля контактов.

Чтобы создать новый основной документ для слияния, щелкните Новый документ. Чтобы выбрать существующий основной документ, щелкните Существующий документ, а затем Обзор.

Чтобы сохранить поля и контакты для повторного использования, установите флажок Постоянный файл, а затем нажмите Обзор и сохраните файл. Данные сохраняются в документе Word, разделенные запятыми.

Выберите Конверты.

Нажмите ОК. Когда документ откроется в приложении Word, то на вкладке Рассылки, в группе Составление документа и вставка полей нажмите стрелку рядом с Вставить поле слияния, а затем щелкните те поля, которые нужно вставить в основной документ конверта.

Примечания

Знаки полей слияния (««»») невозможно ввести вручную или с помощью команды Символ в меню Вставить. Они появляются только в процессе слияния.

Если поле слияния заключено в фигурные скобки, например, {MERGEFIELD Город}, то это значит, что Word показывает коды полей (Код поля). Текстовый заполнитель, показывающий место, где будут отображаться указанные сведения из источника данных; элементы, генерирующие результат поля. Коды поля включают знаки поля, тип поля и инструкции.) вместо данных в полях (Значения полей. Текст или графические объекты, вставленные в документ в результате выполнения программой Microsoft Word инструкций, содержащихся в полях. Когда выполняется печать документа или скрыты коды полей, вместо кодов полей в документе отображаются значения полей. Это не влияет на процесс слияния, но если нужно видеть в полях подставленные данные, то нажмите код поля правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню Коды/значения полей.

Форматирование данных слияния

Программы обработки баз данных и электронных таблиц, такие как Microsoft Office Access и Microsoft Office Excel, хранят вводимые в ячейках сведения в виде необработанных данных. Форматирование, применяемое в Access и Excel, например, шрифты и цвет, не сохраняется вместе с необработанными данными. При слиянии сведений из файла данных с основным документом Word получаются необработанные данные без форматирования.

Чтобы отформатировать данные в документе, выделите поле слияния и отформатируйте его как обычный текст. Убедитесь, чтобы были выделены и кавычки-шевроны («»), в которые заключено поле.

Предварительный просмотр и завершение слияния

После добавления полей в начальный конверт (основной документ конверта) можно предварительно просмотреть результаты слияния. Если предварительный просмотр удовлетворителен, можно завершить слияние.

Предварительный просмотр результатов слияния

До завершения слияния можно предварительно просмотреть конверты и внести в них изменения.

Для предварительного просмотра выполните любые из следующих действий в группе. Просмотреть результаты вкладки Рассылки:

Щелкните Просмотреть результаты.

Пролистайте конверты по одному, нажимая кнопки, Следующая запись и Предыдущая запись в группе Просмотр результатов.

Чтобы просмотреть конкретный документ, нажмите Найти получателя.

Примечание.

На вкладке Рассылки, в группе Начать слияние нажмите Изменить список получателей. Откроется диалоговое окно Получатели слияния, в котором можно выполнить отбор списка или исключить тех получателей, которых не нужно включать в список.

Завершение слияния

Можно распечатать конверты или изменять каждый из них по отдельности. Изменять или печатать можно все конверты или лишь часть из них.

Печать конвертов

На вкладке Почта в группе Завершение выберите пункт Завершить и объединить, а затем щелкните Печать документов.

Выберите, нужно ли печатать весь набор конвертов, только те конверты, которые отображаются в настоящий момент, либо подмножество всего набора, определяемое номерами записей.

Изменение отдельных конвертов

На вкладке Почта в группе Завершение выберите пункт Завершить и объединить, а затем щелкните Изменить отдельные документы.

Выберите, нужно ли редактировать весь набор конвертов, только те конверты, которые отображаются в настоящий момент, либо подмножество всего набора, определяемое номерами записей. Word сохранит копии конвертов, которые будете отредактированы, в один файл, где каждый конверт будет помещен на отдельной странице.

Сохранение основного документа конвертов

Не забудьте, что конверты сохраняются отдельно от того документа, который был настроен вначале (основного документа конверта). Имеет смысл сохранить сам основной документ, чтобы позже воспользоваться им для другого процесса слияния.

При сохранении основного документа сохраняется и его соединение с файлом данных. В следующий раз при открытии основного документа конвертов будет предложен выбор, нужно ли, чтобы данные из файла данных были опять вставлены в основной документ.

Если выбрать Да, открывшийся документ будет содержать сведения из первой записи.

Если выбрать Нет, то соединение между основным документом и файлом данных будет прервано. Основной документ конверта станет обычным документом Word. Поля будут заменены уникальными данными из первой записи

Создание стандартного блока

1. Выделите фрагмент документа (текст, таблицу, графический объект), который требуется сохранить как стандартный блок многократного использования.
2. Во вкладке Вставка в группе Текст щелкните кнопку Экспресс-блоки и в появившемся меню выберите команду Сохранить выделенный фрагмент в галерею экспресс-блоков) .
3. Или нажмите комбинацию клавиш Alt + F3. В диалоговом окне Создание нового стандартного блока введите и выберите необходимые параметры.

1. В поле Имя введите название (имя) стандартного блока. Имя блока должно быть уникально в пределах коллекции, в которой он будет сохранен. В разных коллекциях могут быть блоки с одинаковыми именами.
2. В раскрывающемся списке Коллекция выберите коллекцию, в которой будет храниться стандартный блок. Выбор коллекции определяет порядок вставки блока при создании документа. Для блоков, вставляемых непосредственно в текст документа, лучше выбрать коллекцию Экспресс-блоки. Кроме того, коллекция Экспресс-блоки отображается в виде списка в меню кнопки Экспресс-блоки.
3. В раскрывающемся списке Категория выберите категорию блока. Выбор категории определяет положение блока в меню кнопки Экспресс-блоки в группе Текст вкладки Вставка. Можно выбрать одну из существующих категорий или создать новую. Наличие категорий облегает поиск нужного блока в списке меню кнопки Экспресс-блоки.
4. В поле Описание можно ввести произвольный текст уточняющего описания к создаваемому блоку. Это описание будет отображаться в виде всплывающей подсказки при выборе блока. Поле можно не заполнять.
5. В раскрывающемся списке Сохранить в выберите имя шаблона, в котором будет храниться блок.
6. В раскрывающемся списке Параметры выберите Вставить содержимое на ту же страницу, чтобы стандартный блок был вставлен на отдельную страницу. Выберите Вставить содержимое в тот же абзац, чтобы содержимое не стало частью другого абзаца, даже если курсор находится в середине абзаца. Для всего прочего содержимого используется параметр Вставить только содержимое.

После создания новых стандартных блоков или изменения их параметров при завершении сеанса работы с Word 2007 может появиться запрос на сохранение изменений Нажмите кнопку Да.

Изменение содержимого

Изменить содержимое стандартного блока невозможно.

Можно удалить существующий блок, а затем создать новый под этим же именем.

Можно заменить существующий блок.

1. Вставьте стандартный блок.
2. Внесите необходимые изменения.
3. Сохраните стандартный блок с тем же именем и с теми же параметрами.
4. В окне запроса о переопределении стандартного блока) нажмите кнопку Да.

Изменение параметров

Можно изменить имя стандартного блока, коллекцию, в которой он расположен, добавить или изменить описание и т.д.

1. Во вкладке Вставка в группе Текст щелкните кнопку Экспресс-блоки и выберите команду Организатор стандартных блоков
2. В диалоговом окне Организатор стандартных блоков найдите нужный блок и нажмите кнопку Изменить свойства.
3. В диалоговом окне Изменение стандартного блока измените, параметры и нажмите кнопку ОК.
4. В окне запроса о переопределении стандартного блока нажмите кнопку Да.

Удаление стандартного блока

1. Во вкладке Вставка в группе Текст щелкните кнопку Экспресс-блоки и выберите команду Организатор стандартных блоков.
2. В диалоговом окне Организатор стандартных блоков найдите нужный блок и нажмите кнопку Удалить.
3. В окне запроса об удалении стандартного блока нажмите кнопку Да.

 

О стандартных блоках

Стандартные блоки можно использовать для хранения часто используемого текста и графических объектов. Это могут быть стандартные фразы писем, договоров, соглашений, списки рассылки, адреса и т.п. Блок может сохранять также параметры оформления хранимых данных (параметры шрифта, абзаца, границы и т.п.).

Word 2007 содержит встроенные стандартные блоки. Встроенные блоки предназначены для создания колонтитулов, установки нумерации страниц, добавления надписей, титульных страниц, таблиц и формул. Они обычно не содержат определенного текста, а предназначены для заполнения пользователем.

Блоки можно создавать самостоятельно и сохранять их в специальной коллекции блоков и в шаблоне документа.

Блок можно использовать при создании документа, вставляя его непосредственно в текст, в колонтитулы или на страницу в виде специального графического объекта — надписи.

Каждый блок имеет уникальное название, что позволяет быстро находить нужное содержимое.

Стандартные блоки Word 2007 являются своего рода аналогом элементов автотекста, используемого в предыдущих версиях Word. Более того, термин «автотекст» иногда используется и при работе в Word 2007. Например, после вставки стандартного блока в документ в списке отменяемых действий будет указано «добавление автотекста».

Создание стандартного блока

1. Выделите фрагмент документа (текст, таблицу, графический объект), который требуется сохранить как стандартный блок многократного использования.
2. Во вкладке Вставка в группе Текст щелкните кнопку Экспресс-блоки и в появившемся меню выберите команду Сохранить выделенный фрагмент в галерею экспресс-блоков). Или нажмите комбинацию клавиш Alt + F3.

1. В диалоговом окне Создание нового стандартного блока введите и выберите необходимые параметры.
2. В поле Имя введите название (имя) стандартного блока. Имя блока должно быть уникально в пределах коллекции, в которой он будет сохранен. В разных коллекциях могут быть блоки с одинаковыми именами.
3. В раскрывающемся списке Коллекция выберите коллекцию, в которой будет храниться стандартный блок. Выбор коллекции определяет порядок вставки блока при создании документа. Для блоков, вставляемых непосредственно в текст документа, лучше выбрать коллекцию Экспресс-блоки. Кроме того, коллекция Экспресс-блоки отображается в виде списка в меню кнопки Экспресс-блоки.
4. В раскрывающемся списке Категория выберите категорию блока. Выбор категории определяет положение блока в меню кнопки Экспресс-блоки в группе Текст вкладки Вставка. Можно выбрать одну из существующих категорий или создать новую. Наличие категорий облегает поиск нужного блока в списке меню кнопки Экспресс-блоки В поле Описание можно ввести произвольный текст уточняющего описания к создаваемому блоку. Это описание будет отображаться в виде всплывающей подсказки при выборе блока. Поле можно не заполнять.
5. В раскрывающемся списке Сохранить в выберите имя шаблона, в котором будет храниться блок.
6. В раскрывающемся списке Параметры выберите Вставить содержимое на ту же страницу, чтобы стандартный блок был вставлен на отдельную страницу. Выберите Вставить содержимое в тот же абзац, чтобы содержимое не стало частью другого абзаца, даже если курсор находится в середине абзаца. Для всего прочего содержимого используется параметр Вставить только содержимое.

После создания новых стандартных блоков или изменения их параметров при завершении сеанса работы с Word 2007 может появиться запрос на сохранение изменений Нажмите кнопку Да.

Изменение содержимого

Изменить содержимое стандартного блока невозможно.

Можно удалить существующий блок, а затем создать новый под этим же именем.

Можно заменить существующий блок.

1. Вставьте стандартный блок.
2. Внесите необходимые изменения.
3. Сохраните стандартный блок с тем же именем и с теми же параметрами.
4. В окне запроса о переопределении стандартного блока нажмите кнопку Да.

Изменение параметров

Можно изменить имя стандартного блока, коллекцию, в которой он расположен, добавить или изменить описание и т.д.

1. Во вкладке Вставка в группе Текст щелкните кнопку Экспресс-блоки и выберите команду Организатор стандартных блоков.
2. В диалоговом окне Организатор стандартных блоков найдите нужный блок и нажмите кнопку Изменить свойства.
3. В диалоговом окне Изменение стандартного блока
4. измените, параметры и нажмите кнопку ОК.
5. В окне запроса о переопределении стандартного блока нажмите кнопку Да.

Удаление стандартного блока

1. Во вкладке Вставка в группе Текст щелкните кнопку Экспресс-блоки и выберите команду Организатор стандартных блоков. В диалоговом окне Организатор стандартных блоков найдите нужный блок и нажмите кнопку Удалить.

2. В окне запроса об удалении стандартного блока нажмите кнопку Да.

О шаблонах

3. Шаблон — это тип документа, при открытии которого создается его копия. В Microsoft Office Word 2007 шаблон может иметь расширение dotx или dotm (файл типа dotm позволяет выполнять макросы в файле).

4. Например, бизнес-план — распространенный документ, часто создаваемый в Word. Вместо создания структуры бизнес-плана с самого начала можно использовать шаблон со стандартным макетом страницы, шрифтами, полями и стилями. Остается лишь открыть шаблон и заполнить документ соответствующим текстом и данными. При сохранении документа как файла docx или docm документ сохраняется отдельно от шаблона, на котором он основан.

5. Шаблоны — это обычные документы, но содержащие рекомендуемые разделы или обязательный текст, а также элементы управления содержимым, такие как стандартный раскрывающийся список или специальная эмблема. К разделу шаблона можно добавить защиту или применить к шаблону пароль, защищающий содержимое шаблона от изменений.

6. Шаблоны Word для большинства видов документов можно найти на веб-узле Microsoft Office Online. При наличии подключения к Интернету нажмите кнопку Microsoft Office , выберите Создать и затем выберите нужную категорию шаблонов. Можно также создать пользовательские шаблоны.

 

Создание шаблона