Инвентаризация задолженности и формирование информации в бухгалтерской финансовой отчетности

Согласно Федерального закона «О бухгалтерском учете» для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка и должен быть составлен акт инвентаризации.

Инвентаризация - это проверка имущества и обязательств организации путем подсчета, обмера, взвешивания. Это способ уточнения показателей учета и последующего контроля за сохранностью имущества организации. Инвентаризации подлежат все виды финансовых обязательств. Для проведения инвентаризации в организациях создается инвентаризационная комиссия.

В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники). В состав инвентаризационной комиссии могут входить представители службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций.

Инвентаризация расчетов проводится составлением двух сторонних актов сверки с указанием в них даты образования задолженности, кроме этого в ходе инвентаризации подлежит проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета. Проверке должен быть подвергнут счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками». Они проверяются по документам в согласовании с корреспондирующими счетами.

Особо тщательной проверке должен быть подвергнуть счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», в частности сумм товаров в пути и расчетов с поставщиками. На суммы, оставшиеся на счетах поставщиков по неотфактурованные поставкам, после проверки этого счета бухгалтерией должны быть затребованы от поставщиков счета-фактуры. Поставщики обязаны предоставлять покупателю счета-фактуры или сообщить причины непредставления последних. Если у поставщика не значится задолженности он должен поставить в известность об этом покупателя.

Инвентаризационная комиссии по средствам проверки устанавливает:

1. правильность расчетов с банками, финансовыми, налоговыми органами, внебюджетными фондами;

2. правильность и обоснованность числящейся в бухгалтерском учете суммы задолженности;

3. правильность и обоснованность сумм дебиторской задолженности, по которой истек рок исковой давности.

По результатам инвентаризации составляется акт инвентаризации расчетов (ф. №ИНВ-17). Акт включает информацию о задолженности, подтвержденной или не подтвержденной дебиторами, о задолженности с истекшим сроком исковой давности.

Отсутствие акта инвентаризации расчетов влечет за собой такие последствия как признание недостоверности бухгалтерской отчетности: во-первых, в случае проверки налоговыми органами фактического имущества и неучтенных объектов, подлежащих налогообложению, к организации могут быть применены штрафные санкции; во-вторых, при аудиторской проверке.

К акту инвентаризации прилагается справка, где расшифровывается имя, адрес, размер, и содержание обязательств дебиторов или кредиторов, время возникновения и первичные документы, на основании которых она зафиксирована в учете.

На счетах расчетов должны оставаться исключительно согласованные суммы. В тех случаях когда до конца отчетного периода не удалось устранить возникшие разногласия или расшифровать невыясненные расхождения, расчеты с дебиторами и кредиторами отражаются каждой стороной в своем балансе в суммах вытекающих из бухгалтерских записей и признаваемых ее правильной.

Если после проведения инвентаризации по счету 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», обнаружена просроченная дебиторская задолженность, то на суммы просроченной задолженности организация имеет право создать резерв по сомнительным долгам.

Дебиторская задолженность отражается во II разделе баланса «Оборотные активы» по видам:

- дебиторская задолженность платежи, по которой ожидаются более чем через 12 месяцев после отчетной даты (строка 230);

- дебиторская задолженность платежи, по которой ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты (строка 240). В каждой из этих групп содержится информация о видах дебиторов: покупатели и заказчики (строка 241), векселя к получению, задолженность дочерних и зависимых обществ, прочие дебиторы.

Информация о дебиторах и кредиторах в бухгалтерской отчетности раскрывается довольно подробно. Она приводиться в бухгалтерском балансе, в расшифровке к отчету о прибылях и убытках, в приложении к бухгалтерскому балансу. Кроме того, списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов указывается в справке о наличии ценностей числящихся на забалансовых счетах.

Дебиторская задолженность представлена в активе баланса с подразделениями на статьи:

- покупатели и заказчика;

- векселя к получению;

- задолженность дочерних и зависимых обществ;

-задолженность участников по вкладам в уставный капитал;

- авансы выданные;

-прочие дебиторы.

Долги дебиторов, возврат которых ожидается в пределах 12 месяцев после отчетной даты и свыше этого срока отражаются в балансе отдельно. Задолженность покупателей и заказчиков указывается в отчетности в суммах соответствующих условиям договоров за проданные им товары, продукцию, оказанные услуги. Если эта задолженность обеспечена векселем она отражается по статье «векселя к получению». По статье прочие дебиторы показывается задолженность не учтенная в предыдущих статьях баланса, включая переплаты налогов и приравненных к ним платежей, долги работников организации по предоставленным им займам и т.д. Здесь же отражают задолженность за подотчетными лицами, непогашенную или невозмещенную часть недостач товарно-материальных ценностей, штрафов, пеней и т.д. Кредиторская задолженность отражается в V разделе пассива баланса по строке 620 в следующем порядке:

- по статье поставщики подрядчики показывают сумму задолженности за поступившие от них материальные ценности, выполненные работы, оказанные услуги;

- по статье задолженность перед персоналом предприятия отражают начисленные, но еще не выплаченные суммы оплаты труда;

- по статье задолженность перед бюджетом показывают подлежащие уплате в бюджет налоги, сборы;

- по статье авансы полученные отражают сумму полученных от сторонних организаций по предстоящим расчетам в соответствии с заключенными договорами;

- по статье прочие кредиторы показывают задолженность организации по платежам обязательного и добровольного страхования, сумму арендных обязательств и другие долги сторонним организациям.

Для обобщенной характеристики объектов используются синтетические счета, на которых все показатели измеряются в денежном выражении.

Учет дебиторской задолженности ведется на счете 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», к которому могут быть открыты субсчета «Расчеты в порядке инкассо», «Расчеты плановыми платежами», «Векселя полученные» и другие.

Учет кредиторской задолженности ведется на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Расчеты с дебиторами и кредиторами, не являющимися покупателями, заказчиками, поставщиками или подрядчиками, ведутся на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

Для более детальной характеристики объектов анализируются аналитические счета, где кроме денежного измерителя может присутствовать количественный показатель (килограммы, штуки, пары и др.).

Для обобщения и систематизации данных, синтетических и аналитических счетов используются оборотные ведомости. При этом форма оборотной ведомости по счетам учета расчетов с разными дебиторами и кредиторами имеет специфику, связанную с тем, что по одним организациям задолженность может быть дебетовой, а по другим - кредитовой. Кроме того, по одной и той же организации на начало месяца остаток может быть дебетовым, а на конец месяца - кредитовым, и наоборот. Поэтому сальдо в данной оборотной ведомости показывается, развернуто: дебетовое сальдо в активе, кредитовое в пассиве.

В форме №5 «Приложение к бухгалтерскому балансу» представлены показатели по дебиторской и кредиторской задолженности более детализировано, включающая разделы о движении заемных средств и данные о дебиторской и кредиторской задолженности.

Самостоятельной позицией отражают просроченную задолженность. При этом обособленно показывается задолженность, числящаяся в бухгалтерском учете как просроченная свыше трех месяцев до отчетной даты. В справках к разделу 2 «Дебиторская и кредиторская задолженность» приложения к бухгалтерскому балансу приводятся данные о движении векселей выданных и полученных, в том числе сведенья о просроченных векселях.