Розділ 1. Основні поняття і роль інформаційних систем і технологій в управлінні підприємствами

ТЕМА 1.1 Інформація і дані. Інформаційні ресурси організації

Мета: Ознайомлення з поняттям «інформація» та «дані», сфери їх використання. Вивчення видів інформації.

План

1. Визначення поняття «інформація»

2. Види інформації

3. Поняття «даних» та «якість даних»

В перекладі з латинської термін інформація означає “повідомлення, пояснення”. Iнформація сприймається через сигнали. Сигнали - це форма виявлення і передачі інформації за допомогою імпульсів, звуків, цифр, літер (текст, документ, звукові сигнали) тощо. Всі процеси життя людського суспільства зображуються за допомогою інформації.

Інформація - це засіб спілкування.

Через інформацію одержують відомості про навколишній світ, про процеси, що в ньому відбуваються, які сприймаються жи-вими організмами, машинами та іншими інформаційними системами. Але чи існує інформація за відсутності засобів її сприйняття? Очевидно, так. Сама по собі інформація належить до категорії абстрактних понять, але можливості записувати, стирати, передавати зближують її з матеріальними об’єктами.

Інформація - атрибут матерії, відображаючий її структуру.

Термін “інформація” використовують в усіх галузях знань і сферах діяльності людини. У кібернетиці інформація трактується як міра усунення невизначеності стану системи. У теорiї машинної обробки iнформації - це сукупність відомостей, якi є об'єктом передачi, зберiгання i обробки. Об’єктом відображення економічної інформації є виробничо-господарська діяльність, а її призначення - використання для потреб управління, спрямованого на вдоскона-лення виробництва і самого управління. Економічна інформація є як предметом, так і продуктом автоматизованої обробки. Загалом, інформація - це нові відомості, які можуть бути використані людиною для вдосконалення її діяльності і поповнення знань. Одне і те ж повідомлення одному одержувачу може дати багато інформації, а іншому - мало або нічого. Одним словом, «інформувати» в розумінні теорії інформації означає повідомляти раніше неві-доме. Оскільки інформацію можна зберігати, перетворювати і переда-вати, повинні бути її носії, передавачі, канали зв'язку і приймачі. Це середовище об'єднує джерела інформації і її одержувачів в інфор-маційну систему. Активними учасниками цієї системи необов'язково повинні бути люди: обмін інформацією може відбуватися в тваринному і рослинному світі. Коли йдеться про людину як учасника ін-формаційного процесу, мається на увазі смислова або семантична ін-формація. Найвищі вимоги до інформації пред'являються при ухваленні рішень.

Класифiкацiя інформації:

Залежно від сфери діяльності інформація може бути історичною, біологічною, географічною, управлінською та ін. Серед управлінської інформації значне місце посідає економічна. Економічна інформація на відміну від інших використовується на всіх рівнях управління господарюванням, а отже, в усіх галузях сільськогоспо-дарського виробництва. Економiчна iнформацiя є одна із найбільш поширених. Вона виникає у процесі виробничої діяльності i викори-стовується для управління цією діяльністю, виконуючи функції планування, обліку, аналізу, контролю і регулювання. Згідно ГОСТ 1975-74,

Сукупність різних відомостей економічного характеру, що виникають при підготовці виробництва, у процесі виробничо-господарської діяльності, в управлінні цією діяльністю, які можна фіксувати, передавати, перетворювати, зберігати й використовувати дляя здійснення функцій управління народним госпо-дарством і його окремими ланками різних рівнів називається економічною інформацією, або інформація, яка відображає процеси виробництва, розпо-ділу, обміну, споживання матеріальних благ і послуг, називається економічною.

Практика показала, що в основі управління об'єктами доля економічної iнформацiї сягає 70%, а це означає, що вона є елемен-том управлiння. Залежно від функцій управління економічну інформацію по-діляють на планову, облікову і регулювальну. У структурі економічної інформації вони, відповідно, займають 8, 90 i 2%.

Планова інформація поділяється на таку, на базі якої складаються плани, і на таку, на базі якої регулюються планові процеси. Вона характеризується показниками перспективного, поточного і оперативного планування.

Облікова iнформація відображає господарські процеси у ви-гляді натуральних, трудових і вартісних показників. Складовими частинами її є бухгалтерські (86%), звітно-статистичні (9.8%) i опе-ративні (4.2%) данi. Це означає, що облікова iнформація може бути: бухгалтерська, статистична і оперативна.

Регулювальна інформація використовується для прийняття рішень про зміну даних або планових завдань.

Загалом інформація поділяється на змінну (робоча, операти-вна) і сталу. Сталі дані використовуються при вирішенні задач з багаторазовим їх використанням.

За формою представлення інформація поділяється на цифро-ву, текстову і графічну. Текстова інформація являє собою сукуп-ність символів, графічна зображується у вигляді графіків, схем, ма-люнків і креслень.

За частотою надходження в систему управління інформація може бути щоденною, потижневою, щомісячною і т. і.

За насищанням реквізитами інформація поділяється на недостатню, достатню і надмірну. Інформація не повинна бути надмірною, тому що надмірність погіршує розуміння явищ. Надмірність? це властивість системи мати більше сигналів, ніж по-трібно.

Відносно до об’єкта управління інформація може бути вхідною і вихідною.

Залежно від етапів утворення інформація поділяється на по-чаткову і похідну. Початкова інформація виникає у бригадах, на фе-рмах, складах тощо. Вона збирається, головним чином, вручну. Похідна інформація є результатом обчислень і може бути проміжною (в подальшому використовується для обчислень) і результативною (подальшій обробці не підлягає).

Початкова інформація поділяється на оброблювану і сталу, оскільки не всю початкову інформацію потрібно обробляти. Подання і оцінювання інформації. Форма подання інформації може бути усною (наприклад, оперативна), письмовою (на-приклад, планова, бухгалтерська) або у формі машинних кодів. В якості фізичних носіїв інформації використовуються папір і магніт-ні диски. Відображається інформація звуковими сигналами, у формі роздруковок на папері і на екрані дисплея.

Оцінювати інформацію прийнято якісно і кількісно, але в обох цих випадках існують технічні і методологічні труднощі.

Якість даних - це сукупність властивостей даних, що роб-лять дані придатними для застосування згідно їх призначення [4].

Якість інформації визначається за сукупністю таких показників:

o економічна цінність для ефективності управління; збір даних і їх обробка потребують витрат і не створюють вартості; вар-тість(ціна) інформації зумовлена додатково виробленою вартістю, яку приносять викликані прийнятими за її допомогою рішеннями зміни, мінус вартість виробництва інформації (рис.1. 1.);

o актуальність, тобто її цінність в момент використання;

o репрезентативність - достатня структура і кількість для адекватного відображення властивостей об’єкта;

o повнота - достатність для ефективного використання;

o змістовність, тобто відношення показника кількості се-мантичної інформації до її загальної кількості;

o своєчасність - надходження в термін, що не порушує регламентного розв’язування задачі;

o достовірність - реальне відображення об’єкта з необхідною точністю; Залежно від об’єктивності інформація може бути достовірною і недостовірною;

o точність - ступінь наближення показника відображення до реальних параметрів;

o доступність - можливість діставати і сприймати інформацію;

o стійкість - можливість зберігати свої властивості на певному відрізку часу;

o вірогідність – визначати допустимий рівень спотворен-ня як вхідної, так і результативної інформації, на якому зберігається ефективність функціонування системи;

o оперативність - відображати старіння інформації з ча-сом і втратою актуальності (цінності); несвоєчасне надходження інформації зумовлює запізнення в прийнятті рішень.

Вісім бітів отримали назву байт. На практиці обсяг інформації вимірюється в таких одиницях:

1 байт = 8 біт 1 Кбайт = 210 = 1024 байт

1 Мбайт = 210 = 1024 Кбайт 1 Гбайт = 210 = 1024 Мбайт

Для економічної інформації характерні:

o великі обсяги;

o багаторазові повтори циклів її отримання і перетворення в певні періоди часу (день, місяць, квартал, тощо);

o розмаїття її джерел і споживачів;

o значна частина логічних операцій під час її обробки.

 

Контрольні запитання

 

1. Що таке Інформація?

2. Дати визначення «Економічної інформації»

3. Що таке Дані?

4. Дати визначення «Якість даних»

5. Характеристика економічної інформації

6. Класифікація інформації від сфери діяльності

7. Класифікація за формою представлення інформації

8. Класифікація за частотою надходження в систему управління інформації

9. Класифікація відносно до об’єкта управління інформацією

10. Класифікація залежно від етапів утворення інформації

 

Література

1. Електоронний ресурс. http://www.topaz.ho.ua/Is/1.html