Характеристика Закрытого акционерного общества «Сердобский машиностроительный завод»

Содержание

Введение. 4

1 Характеристика Закрытого акционерного общества «Сердобский машиностроительный завод» 6

2 Нормативная законодательная база регламентирующая постановку делопроизводства в организационно-методическом отделении. 9

3 Анализ постановки делопроизводства в организационно – методическом отделение 10

3.1 Анализ локальных нормативных документов. 11

3.2 Анализ регистрации документов. 14

3.3 Анализ работы с исходящими документами. 16

3.5 Анализ работы с внутренними документами. 21

4 Рекомендации по совершенствованию постановки делопроизводства в организационно-методическом отделении. 24

4.1 Рекомендации по оформлению локальных документов. 24

4.2 Рекомендации по оформлению документов. 28

4.3 Разработка номенклатуры дел. 32

Заключение. 36

Список используемых источников и литературы.. 37

Приложение А Анализ состояния ДОУ в организационно-методическом отделе. 38

Приложение Б Исправленные документы.. 41

Приложение В Номенклатура дел. 46

 

Введение

Успешное управление любым процессом, бизнесом, предприятием невозможно без использования современных технологий делопроизводства или документационного обеспечения управления (ДОУ). Процесс управления базируется на информации об управляемых объектах, которая чаще всего представлена в документах и, в свою очередь, является основой принятия любого решения. ДОУ возникает только тогда, когда возникает процесс управления, но сам процесс управления может существовать только тогда, когда в нем поставлено ДОУ, то есть, определен порядок документирования и работы с документами. По существу ДОУ – это технология управления.

Организация ДОУ на уровне современных требований предусматривает создание единой комплексной системы ДОУ, единого порядка работы с документами, начиная с их создания/получения и до сдачи в архив (уничтожения). ДОУ является эффективным инструментом контроля исполнения, достаточно простым средством ведения общего делопроизводства и решения различных вопросов при работе с документами.

Руководитель каждой организации должен владеть информацией о работе его подчиненных и вовремя принимать решения по устранению проблем и координации деятельности персонала организации. Необходимо отметить, что с документами работают все сотрудники. Документы всегда создаются исключительно в каких-либо целях: либо для закрепления информации при выполнении поставленных задач, либо по требованию контролирующих органов.

Сотрудник организации стремится к закреплению информации в документах при решении следующих задач:

· управление текущей работой, когда это связано с поступлением и передачей большого количества информации;

· управление (координация) работой подчиненного ему персонала,

· реализация договоренностей с внешними организациями,

· отражение хода мероприятий, событий,

· анализ различных данных и их оценка,

· подведение итогов работы за определенный период,

· планирование рабочего времени.

Таким образом, сотрудник, составляя тот или иной вид служебного документа, осуществляет определенную функцию, в соответствии со своей организации. Качество и своевременность подготовки документов влияет на показатели работы, как сотрудника, так и фирмы в целом, а значит повышает ее конкурентоспособность.

Знание основ ДОУ необходимо любому современному специалисту.

Рисунок 1 – Структура ЗАО «СМЗ»

Современное и юридически правильное информационное обеспечение управления персоналом является основной эффективной работы всего предприятия.

В ЗАО «Сердобский машиностроительный завод» наблюдается линейная организационная структура управления персоналом. Отношения строятся по принципу руководство – подчинение. Воздействие возможно только на ограниченный круг подчинённых. Информация курсирует на прямую руководство и подчинённые. На верхней ступени управляющий директор, которому подчиняются: организационно- методический отдел, главный бухгалтер, заместитель по общим вопросам. Главному бухгалтеру подчиняются: бухгалтер экономист и бухгалтер. Бухгалтеру экономисту подчиняется бухгалтер. Заместителю по общим вопросам подчиняется: общий отдел в состав, которого входит инженер по кадрам и секретарь, главный технолог, главный инженер, технологи, мастера, рабочие. Главному технологу подчиняются технологи. Главному инженеру подчиняются: мастера, рабочие. Мастерам подчиняются рабочие. Преимущество такой структуры в том, что здесь видна простота организационных форм и четкость взаимосвязей. Недостатками такой организационной структуры является высокая степень бюрократизма в деятельности отдельных звеньев и слишком велика, длинна цепи от руководителя до конечного исполнителя.

Нормативная законодательная база регламентирующая постановку делопроизводства в организационно-методическом отделении

Организационно-методическое отделение осуществляет свою деятельность в соответствии с:

· Конституция Ф от 12.12.1993 б/н (с изменениями на 09.06.2001, внесенными Указом Президента РФ от 09.06.2001 № 697);

· Трудовой кодекс РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ (в ред. Федеральных законов от 24.07.2002 № 97-ФЗ, от 25.07.2003 № 116-ФЗ, от 30.06.2003 №86-ФЗ и редакция от 30.06.2006 № 90-ФЗ, от 01.12.2007 № 309-ФЗ, ред. от 30.12.2008 № 313-ФЗ, от 25.11.2009 № 267-ФЗ);

· Гражданский кодекс РФ от 18.12.2006 № 230-ФЗ. Часть 4 в ред. от 08.11.2008 № 201-ФЗ (§1 Право на фирменное наименование, §2 Право на товарный знак и право на знак обслуживания).

· Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

· Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ»;

· Федеральный закон от 25.12.2000 № 2-ФЗ «О Государственном гербе Российской Федерации»;

· Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»;

· Федеральный закон от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании»;

· Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об Архивном деле в Российской Федерации»;

· Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»;

· Правила оказания услуг почтовой связи. Утверждены Постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 № 221;

· Основные правила работы архивов организаций, одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002;

· Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждены Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76;

· Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утверждены Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558, зарегистрирован Минюстом РФ 08.09.2010 № 18380;

· ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;

· ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

· ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информатизации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования»», утверждена Приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 № 28-ст;

· Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации. Рекомендации, ВНИИДАД, 2007.

Рисунок 4 - Диаграмма документооборота ЗАО «СМЗ» за последние 3 года

Таким образом, в процессе регистрации создается информационно - поисковая система по всем документам компании, которую затем можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов.

Документы, полученные только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. На предприятие есть утвержденный перечень нерегистрируемых документов, в который входят: все рекламные письма; поздравительные письма и телеграммы, приглашения, программы конференций; печатные издания (книги, брошюры, журналы); пакеты с пометкой «лично»; копии нормативных документов; информационные материалы.

Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер, под которым он вносится в регистрационную форму и таким образом учитывается. Этот номер переносится на документ.

Рекомендации по совершенствованию постановки делопроизводства в организационно-методическом отделении

Было отмечено, что всю работу по документационному обеспечению управления выполняет секретарь, что, естественно, может привести к появлению ошибок и каких-либо неточностей в работе с документами, нарушение контроля за исполнением документов, несоблюдение сроков исполнения нормативной документации и т.д.

Особенно это касается таких видов работ с документами, как хранение, регистрация, классификация и систематизация, а также поиск документации по кадровому делопроизводству. Введение же новой должности и нового отдела позволит правильно организовать работу с документами и повысить эффективность работы не только всех сотрудников данного структурного подразделения, но и всей фирмы.

4.1 Рекомендации по оформлению локальных документов

Управление любым предприятием неизбежно требует создания многих видов управленческих документов. Без соответствующих документов невозможно решать задачи планирования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности предприятия и т.п.

Должностная инструкция в ЗАО «СМЗ» представляет собой правовой акт, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.

Должностная инструкция играет организационную, регламентирующую и регулирующую роль. Она позволяют обеспечить четкое разграничение обязанностей и прав между работниками, исключить параллелизм в выполнении отдельных работ, позволяют обеспечить взаимосвязь в работе сотрудников, занимающих различные должности.

Должностная инструкция оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами должностной инструкции являются:

· наименование организации;

· гриф утверждения;

· наименование вида документа;

· заголовок к тексту;

· место составления;

· подпись.

Должностная инструкцияразрабатывается и подписывается руководителем организационно-методического отделения. Визируются должностные инструкции руководителями заинтересованных подразделений, руководителем службы персонала, юристом, а также другими должностными лицами, от действий которых может завесить ее выполнение. Датой ввода в действие должностной инструкции является дата ее утверждения управляющего.

После ознакомления (при приеме на работу) на подлиннике должностной инструкции работник проставляет ознакомительную визу: С инструкцией ознакомлен, дата, подпись.

Текст должностной инструкции состоит из разделов:

1. Общие положения.

2. Должностные обязанности.

3. Права.

4. Ответственность.

Раздел «Общие положения» включает:

· наименование должности с обозначением структурного подразделения;

· должностное лицо, которому непосредственно подчиняется работник;

· порядок назначения на должность и освобождение от должности;

· перечень нормативных, методических и других документов, которыми руководствуется работник, занимающий данную должность;

· квалификационные требования (уровень образования, стаж работы);

· требования к специальным знаниям и навыкам.

В разделе «Должностные обязанности» устанавливается конкретное содержание деятельности работника. В разделе указывают:

· участок работы, закрепленный за работником (группа решаемых вопросов, направлений работы или перечень курируемых объектов);

· виды работ, выполняемых работником (следует определять их не только по содержанию, но и по организационно-правовому характеру: «руководит», «готовит», «утверждает», «рассматривает», исполняет«, «обеспечивает» и т.п.).

При перечислении обязанностей их следует разбить на группы:

· обязанности по разработке, подготовке или участию в составлении документов по конкретным вопросам, находящимся в компетенции работника (приказов, инструкций и т.п.);

· обязанности по своевременному и качественному сбору, обработке, анализу и использованию информации (сводок, отчетов, справок, устной информации и т.п.);

· обязанности по использованию работником организационных, методических, инструкторских, контрольно-инспекторских и других форм работы (выезды на места, созыв совещаний или участие в них, проведение семинаров, консультаций, инструктажей и т.п.);

· обязанности по соблюдению сроков выполнения конкретных действий.

В разделе «Права» устанавливаются полномочия работника, обеспечивающие реализацию возложенных на него обязанностей:

· право принимать решения, давать указания по конкретным вопросам, самостоятельно подписывать документы в пределах компетенции;

· право обращаться с предложениями к вышестоящему руководителю;

· право представительствовать от имени подразделения или организации в других организациях и пределы представительства;

· право участвовать в совещаниях, на которых рассматриваются вопросы, относящиеся к деятельности работника;

· право требовать необходимую для выполнения возложенных функций информацию (статистическую, экономическую, управленческую и др.);

· право требовать определенных действий от других работников.

В разделе «Ответственность» устанавливаются критерии оценки работы и мера персональной ответственности работника. Критериями оценки являются объективные показатели, характеризующие качество и своевременность выполнения работы. Ответственность работника определяется в соответствии с действующим законодательством и может быть дисциплинарной, административной или уголовной.

Документ исправлен в соответствии с ГОСТ Р 6.30 – 2003. Исправленные вариант документа в Приложении Б.

4.2 Рекомендации по оформлению документов

Приказв ЗАО «СМЗ» наиболее распространенный правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующим на основе принципа единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным учреждением.

Приказ оформляется на бланке, имеет следующие реквизиты:

· название вида документа;

· дата;

· порядковый номер приказа;

· место издания приказа;

· индекс документа;

· заголовок к тексту;

· текст;

· подпись руководителя;

· отметка о согласовании;

· фамилия и телефон исполнителя.

По содержанию и способам оформления приказы делятся на:

· приказы по основной деятельности;

· приказы по личностному составу.

Последние используется для документирования приема, перевода, увольнения и другого движения кадров. Правила оформления по личному составу существенно отличается о оформления приказов по основной деятельности.

Текст приказа состоит из двух частей:

· констатирующей;

· распорядительной.

Приказы в ЗАО «СМЗ» могут издаваться как инициативные, так и во исполнение распорядительных документов вышестоящих организаций, органов власти и управления. В инициативных приказах в констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых приказом управленческих действий, дается объяснение необходимости издания приказа. В приказах. издаваемых во исполнение распорядительных документов вышестоящих организаций, констатирующая часть содержит название документа. Если предписываемое действие не нуждается в разъяснении, констатирующая часть может не составляться. Распорядительная часть приказа начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ» которое печатается прописными буквами с новой строки (без абзаца). Текст приказа обычно делиться на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Пункты приказа формулируют различные по характеру исполнения действия.

Каждый пункт распорядительной части начинается с указания исполнителя (им может быть организация, структурное подразделение или отдельное должностное лицо). Предписываемое действие формулируется в тексте приказа глаголом в неопределенной форме (осуществить, обеспечить, подготовить, отгрузить и т.д.). срок исполнения приводиться либо в каждом пункте приказа, либо выделяется в один обобщенный пункт для всех предписываемых действий. В отдельном пункте приказа называются лица, на которых возложен контроль за его исполнением: «Контроль за исполнением приказа возложен на…». В случае, если издаваемый документ отменяет ранее изданный приказ, в последнем пункте указывается: «Приказ от 00.00.00 № 00 считается утратившим силу (считать недействительным)» если приказ отменяет только один (или несколько) пунктов ранее изданного, то отменяются соответствующие пункты.

Приказ вступает в силу с момента его подписания и регистрации, которая проводиться отдельно от других документов. Регистрационные индексы присваиваются приказом в пределах календарного года.

Письмов ЗАО «СМЗ» обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями в процессе осуществления их деятельности.

Письмо в ЗАО «СМЗ» самый распространенный способ обмена информацией, оно объединяет огромную группу самых различных по содержанию документов. Письма составляют большую часть входящих и исходящих документов любого учреждения. Имеется множество разновидностей писем:

· сопроводительные;

· информационные;

· гарантийные;

· рекламные;

· претензионные и т.д.

Письмо оформляется на специально предназначенном для этого вида документа бланке формата А4, если текст не превышает 5 строк, то используется формат А5, имеет следующие реквизиты:

· наименование организации;

· почтовый и телеграфный адреса;

· номер телефона;

· номер факса;

· дата;

· индекс документа;

· ссылка на индекс и дату входящего документа;

· текст;

· подпись;

· фамилия и телефон исполнителя.

К тексту письма предъявляются требования: ясность, четкость, краткость изложения, так как цель составления и направления писем сводиться к побудительным мотивам. Текст письма должен содержать достаточно обоснованные аргументы и полную информацию, позволяющие адресату принять решение по поднятому в письме вопросу. В письмах не допускаются рассуждения, повествования, домыслы, неуместные лишние детали и общие места, так как многословие и большой объем документа не способствуют усвоению сути, основного смысла письма. Тон письма в любом случае должен быть нейтральным. В письмах не следует проявлять яркость выражений, эмоциональный тон, придавать им личностный характер, так как письмо является официальным документом, исходит от организации, предназначено для делового общения. Служебные письма пишутся в доброжелательной тоне, обязательно в вежливой форме. Недопустимо проявление грубости, иронии, насмешки, даже в тех случаях, когда речь идет о принципиальном несогласии. Категорический отказ или категорическое требование можно выразить прямо, но вежливо.

Убедительность письма зависит от умения составителей аргументировать свои просьбы, предложения, претензии, предупреждения и т.п. точно отобранными фактами, цифровыми данными. При этом письмо не должно превращаться в аналитический информационный отбор, аргументация должна быть лишь достаточной для побуждения адресата к принятию необходимого решения. Если же доказательность может быть достигнута только приведением значительного количества цифрового материала, то следует оформить в виде таблиц и поместить в качестве приложения к письму.

Документы исправлены в соответствии с ГОСТ Р 6.30 – 2003. Исправленные варианты документов в Приложении Б.

Разработка номенклатуры дел

Номенклатура дел представляет собой составленный по установленной форме перечень заводимых дел в организации с определением сроков их хранения. Это очень полезный документ в делопроизводстве, ибо позволяет рационально организовать работу с документами:

· группировать документы в дела по определенной системе – обеспечивает в случае необходимости оперативность их поиска и сохранность,

· используют в процессе регистрации документов – присваивают регистрационный номер согласно разработанной классификации и индексам дел,

· используют как основной документ в процессе отбора дел для сдачи их в архив, отбора дел с истекшими сроками для дальнейшего их уничтожения,

· применяют как учетный документ дел временных сроков хранения (можно дополнительно никакие описи не составлять),

· в архивном деле служит основой для составления описей дел постоянного и долговременного хранения, в том числе по личному составу, актов на уничтожение документов.

Разработанная номенклатура дел для ЗАО «СМЗ» представлена в Приложение В.

Номенклатура дел может быть:

· разработана самостоятельно организаций, положительное – максимальная возможность организовать все «под себя», т.к. никто лучше вас не знает специфику деятельности и соответственно образующихся документов, принятой организации работы с ними, отрицательное – большая трудоемкость, при отсутствии достаточного опыта в номенклатуру дел могут быть заложены ошибки;

· поручено ее составление специализированной компании с заключением соответствующего договора по оказанию услуг, положительное – не тратите свое время и полученный документ, как правило, составлен грамотно, отрицательное – не всегда заложена самая рациональная система работы с документами.

Работа ведется на основании нормативно-методических документов. Ответственность за составление номенклатуры дел возлагается на службу делопроизводства в нашем случае это организационно-методический отдел.

Прежде всего, необходимо определить состав образующихся документов. Изучают устав или положение об организации, ее структуру, положения о структурных подразделениях, другие имеющиеся документы, определяющие деятельность организации, плановые и отчетные документы организации, полезно просмотреть номенклатуру дел за предыдущий год.

Считается, что сводная номенклатура дел организации составляется на основании согласованных с ведомственным архивом номенклатур дел структурных подразделений. Поэтому основная работа ложится на ответственного специалиста за составление сводного документа. Будет лучше для всех, если структурные подразделения просто представят в службу делопроизводства список названий всех заводимых дел.

Как уже отмечалось выше самая сложная работа в разработке номенклатуры дел – правильно сформулировать заголовки дел, систематизировать их и проставить сроки хранения дел со ссылкой на соответствующую статью по перечню документов.

Оформление сводной номенклатуры дел производится на общем бланке организации, где основная часть представлена в табличной форме с регламентируемыми названиями граф.

И затем в соответствии с нормативными требованиями необходимо утвердить данный документ. Основные этапы утверждения номенклатуры дел:

· визируется ответственным за архив организации;

· подписывается руководителем службы делопроизводства,

· согласовывается с экспертной комиссией организации с составлением протокола заседания экспертной комиссии;

· направляется на рассмотрение экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения – не реже 1 раза в 5 лет;

· утверждается руководителем организации (гриф утверждения на самом документе или приказ об утверждении номенклатуры дел).

Нельзя менять местами два последних этапа. Считается, что Госархив имеет право потребовать внести изменения в номенклатуру дел. Если документ утвержден, то его поздно с кем-либо согласовывать.

По правилам должно быть пять экземпляров номенклатуры дел организации:

· 1-ый помещается в дело;

· 2-ой используется в службе ДОУ в качестве рабочего;

· 3-ий служит в качестве учетного документа в архиве;

· 4-ый после согласования остается в архивном учреждении;

· 5-ый целиком или в виде выписок передается для работы в структурные подразделения.

На предстоящий год сводная номенклатура дел организации разрабатывается в четвертом квартале каждого года.

Если происходят значительные изменения функций и структуры организации, составляется новая номенклатура дел (характерно для государственных органов). Это значит, что требуется снова в установленном порядке ее утвердить, включая согласование с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения.

В случае отсутствия глобальных изменений номенклатура дел в конце каждого года уточняется (если необходимо добавляются вновь заведенные дела или удаляются уже ненужные, редактируются названия заголовков дел и т.д.) и вводится в действие с 1 января предстоящего года.

После завершения делопроизводственного года по установленной форме составляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел в организации.

Заключение

Данная курсовая работа была посвящена анализу постановки делопроизводства в организационно-методическом отделении закрытого акционерного общества «Сердобский машиностроительный завод».

В ходе данной работы был проведен анализ постановки делопроизводства в организационно-методическом отделении, проанализирована система существующего документооборота, выявлены имеющиеся недостатки.

При изучении недостатков системы документооборота ЗАО «СМЗ» был сделан вывод – секретарю не хватает времени на обработку всей документации ЗАО «СМЗ». И в связи с этим было предложено ввести нового сотрудника – документоведа. Также была разработана номенклатура дел.

Приложение А

(обязательное)

Приложение Б

(обязательное)

Исправленные документы

 

Закрытое акционерное общество УТВЕРЖДАЮ

«Сердобский машиностроительный завод» Управляющий ЗАО «СМЗ»

(ЗАО «СМЗ») _________Г.Н. Макаров

00.00.0000

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

__ 00.00.0000 ___ № ___________

Секретаря-машинистки МСЦ-3

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

2. ФУНКЦИИ

3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

4. ПРАВА

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

6. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ

Руководитель организационно-методического

отделения Т.Н. Латкина

Юрисконсульт

__________ А.Н. Исаев

00.00.0000

С инструкцией ознакомлен _____________ В.С. Саенкова

00.00.0000

 

Факс [phone]

ОКПО 65456

ОГРН 348765

ИНН/КПП 5467/3467

Г. Сердобск, 224343

17.11.2011 №78-76-23

Об квалифицированных работниках

Уважаемый Константин Николаевич!

В связи с увеличением объемов производства выпускаемой продукции на ЗАО «Сердобский машиностроительный завод» возникла потребность в квалифицированных кадрах.

В целях оказания помощи убедительно прошу Вас оказать содействие в подборе кадров по следующим профессиям:

1. Слесари-ремонтники

2. Слесари-инструментальщики

3. Электромонтеры по ремонту и обслуживанию электронного оборудования

4. Инженеры-технологи

Управляющий ЗАО «СМЗ» М. А. Костаков

А. М. Зяблицкий

2-31-36

 

Приложение В

(обязательное)

Номенклатура дел

Закрытое акционерное общество УТВЕРЖДАЮ

«Сердобский машиностроительный завод» Управляющий ЗАО «СМЗ»

(ЗАО «СМЗ») _________М.А. Костаков

00.00.0000

 

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

__ 00.00.0000 __ № ________

На 2012 год

Индекс дела	Название раздела, заголовок дела (тома, части)	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню	Приме­чание
	01. Руководство
01-01	Устав, свидетельство о государственной регистрации организации		Постоянно ст. 50 а
01-02	Договор об учреждении общества, изменения и дополнения к нему, протоколы учредительных собраний, реестр акционеров		Постоянно ст. 51, 52, 148
01-03	Положения о структурных подразделениях организации, филиалах и представительствах		Постоянно ст. 55 а
01-04	Приказы по основной деятельности		Постоянно ст. 19 а
	02. Бухгалтерия
02-01	Положение о бухгалтерии. Копия		Постоянно ст. 56 а
02-02	Должностные инструкции работникам бухгалтерии		3 г. ст. 655 б	После замены новыми
02-03	Больничные листы		5 л. ст. 412
02-04	Акты сверок расчетов по платежам в бюджет		5 л. ст. 385
	03. Общий отдел
03-01	Положение об отделе. Копия		Постоянно ст. 56 а
03-02	Должностные инструкции сотрудникам отдела		3 г ст. 655 б	После замены новыми
03-03	Приказы о приеме, переводе, увольнении, премировании работников		75 л ст. 19 б
03-04	Приказы о предоставлении отпусков, взысканиях, командировках работников		75 л ст. 19 б
03-05	Обращения граждан и документы по их рассмотрению (акты, справки, переписка)		5 л ст. 258 е
	04. Организационно-методический отдел
04-01	Документы (служебные письма, записки, докладные записки, справки и др.)		5 лет ЭПК ст. 273 а
04-02	Журнал регистрации входящих и исходящих документов		5 года ст. 258 г

 

Ответственный за делопроизводство А.С. Манышева

Заведующий архивом

_________ А.П. Мамонов

00.00.0000

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК Протокол ЭПК архивного учреждения

от _____ № _____ от __________ №_________

Итоговая запись о категориях и количествах дел, заведенных в 2012 году в закрытом акционерном обществе «Сердобский машиностроительный завод»

По срокам хранения	Всего	В том числе
прехо- дящих	с отметкой ЭПК
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
ИТОГО:

Ответственный за делопроизводство А. С. Манышева

00.00.0000

Итоговые сведения переданы в архив

Секретарь В. С. Саенкова

00.00.0000

Содержание

Введение. 4

1 Характеристика Закрытого акционерного общества «Сердобский машиностроительный завод» 6

2 Нормативная законодательная база регламентирующая постановку делопроизводства в организационно-методическом отделении. 9

3 Анализ постановки делопроизводства в организационно – методическом отделение 10

3.1 Анализ локальных нормативных документов. 11

3.2 Анализ регистрации документов. 14

3.3 Анализ работы с исходящими документами. 16

3.5 Анализ работы с внутренними документами. 21

4 Рекомендации по совершенствованию постановки делопроизводства в организационно-методическом отделении. 24

4.1 Рекомендации по оформлению локальных документов. 24

4.2 Рекомендации по оформлению документов. 28

4.3 Разработка номенклатуры дел. 32

Заключение. 36

Список используемых источников и литературы.. 37

Приложение А Анализ состояния ДОУ в организационно-методическом отделе. 38

Приложение Б Исправленные документы.. 41

Приложение В Номенклатура дел. 46

 

Введение

Успешное управление любым процессом, бизнесом, предприятием невозможно без использования современных технологий делопроизводства или документационного обеспечения управления (ДОУ). Процесс управления базируется на информации об управляемых объектах, которая чаще всего представлена в документах и, в свою очередь, является основой принятия любого решения. ДОУ возникает только тогда, когда возникает процесс управления, но сам процесс управления может существовать только тогда, когда в нем поставлено ДОУ, то есть, определен порядок документирования и работы с документами. По существу ДОУ – это технология управления.

Организация ДОУ на уровне современных требований предусматривает создание единой комплексной системы ДОУ, единого порядка работы с документами, начиная с их создания/получения и до сдачи в архив (уничтожения). ДОУ является эффективным инструментом контроля исполнения, достаточно простым средством ведения общего делопроизводства и решения различных вопросов при работе с документами.

Руководитель каждой организации должен владеть информацией о работе его подчиненных и вовремя принимать решения по устранению проблем и координации деятельности персонала организации. Необходимо отметить, что с документами работают все сотрудники. Документы всегда создаются исключительно в каких-либо целях: либо для закрепления информации при выполнении поставленных задач, либо по требованию контролирующих органов.

Сотрудник организации стремится к закреплению информации в документах при решении следующих задач:

· управление текущей работой, когда это связано с поступлением и передачей большого количества информации;

· управление (координация) работой подчиненного ему персонала,

· реализация договоренностей с внешними организациями,

· отражение хода мероприятий, событий,

· анализ различных данных и их оценка,

· подведение итогов работы за определенный период,

· планирование рабочего времени.

Таким образом, сотрудник, составляя тот или иной вид служебного документа, осуществляет определенную функцию, в соответствии со своей организации. Качество и своевременность подготовки документов влияет на показатели работы, как сотрудника, так и фирмы в целом, а значит повышает ее конкурентоспособность.

Знание основ ДОУ необходимо любому современному специалисту.

Характеристика Закрытого акционерного общества «Сердобский машиностроительный завод»

Закрытое акционерное общество «Сердобский машиностроительный завод» (ЗАО «СМЗ») занимается производством прицепов разных видов и комплектующих для автомобилей ВАЗ и ЗИЛ. ЗАО «СМЗ» образовалось в 1953 году по адресу Вокзальная ул., д.10, г. Сердобск.

Строительство первых цехов началось в связи с принятием решения «О мерах дальнейшего развития сельского хозяйства СССР», где было указанно на необходимость скорейшего подъема сельского хозяйства и его комплексной механизации.

С 1955 года наряду с производством тракторных прицепов параллельно начато производство низкорамных автомобильных прицепов. Прицепная техника СМЗ нашла широкий спрос не только в регионах Союза, но и поставлялась в 19 зарубежных стран.