Тема 5 загальні положення організації роботи юридичної служби

 

Велике значення для організації роботи юридичної служби має правильний добір та
розстановка кадрів. Це означає, що кожний співробітник повинен відповідати таким
вимогам: правильно розуміти державну політику і наполегливо впроваджувати її в
життя;

досконало володіти своєю спеціальністю; у повному обсязі знати питання, які має
вирішувати; забезпечувати суворе дотримання державних інтересів і трудової
дисципліни; вміти переконувати, виховувати та організовувати людей; бути
вимогливим до себе і підлеглих; виявляти принциповість і добросовісність у
роботі.

Нині, коли відбуваються якісні зміни в організації і керівництві економікою,
коли істотно змінились і набрали нових форм виробничі та трудові відносини,
щораз підвищуються вимоги до економічної і правової освіти кадрів як важливої
умови підвищення наукового рівня господарювання, кожний співробітник повинен
постійно підвищувати і вдосконалювати свої знання у сфері економічної теорії та
політики держави, з питань сучасної науки і практики керівництва виробництвом,
методів виховання та організації людей.

У п. 5 Загального положення про юридичну службу [5] визначено кваліфікаційні
вимоги до керівників, заступників керівників юридичних служб, головних,
провідних юрисконсультів та юрисконсультів інших категорій, які входять до
складу юридичної служби.

Характеристика кожної посади складається з трьох розділів:

"Посадові обов'язки", "Повинен знати"; "Кваліфікаційні вимоги".

У розділі "Посадові обов'язки" перелічуються роботи, виконання яких може бути
доручене повністю або частково співробітникові, який обіймає відповідну посаду.

У розділі "Повинен знати" визначаються основні вимоги, що висуваються до
співробітника стосовно спеціальних знань, а також законодавчих актів, положень,
інструкцій та інших керівних та нормативних документів.

У розділі "Кваліфікаційні вимоги" визначаються рівень спеціальної підготовки
співробітника, необхідний для виконання покладених на нього обов'язків, і вимоги
до стажу роботи. Кваліфікаційні характеристики є основою для розробки посадових
інструкцій, що визначають конкретні обов'язки окремих виконавців.

Начальник юридичного відділу. Посадові обов'язки. Забезпечує дотримання
законності в діяльності підприємства і захист його правових інтересів. Здійснює
контроль за відповідністю вимогам законодавства проектів наказів, інструкцій,
положень та інших актів правового характеру, що видаються на підприємстві; у
разі потреби бере участь у підготовці цих документів. Готує висновки щодо
правових питань, які виникають у діяльності підприємства. Здійснює методичне
керівництво правовою роботою на підприємстві. Надає правову допомогу структурним
підрозділам у претензійній роботі; готує і передає необхідні матеріали до
судових органів. Представляє інтереси підприємства в суді, інших державних і
громадських органах та організаціях під час розгляду правових питань. Очолює
роботу з узагальнення та аналізу результатів розгляду претензій, судових справ,
а також практики укладення і виконання господарських договорів. Розроблює
пропозиції щодо усунення виявлених недоліків і поліпшення виробничої та господарсько-фінансової діяльності підприємства.

Повинен знати: постанови, розпорядження вищих органів, методичні, нормативні та
інші керівні матеріали з правової діяльності підприємства; чинне законодавство:
господарське, цивільне, трудове, фінансове, адміністративне право; технічні
засоби, порядок ведення обліку, складання звітності про господарсько-фінансову
діяльність підприємства; порядок укладення й оформлення господарських договорів;
основи економіки, організації праці, виробництва і управління; правила та норми
охорони праці, техніки безпеки, виробничої санітарії та протипожежного захисту.

Кваліфікаційні вимоги: вища юридична освіта і стаж роботи за фахом не менш як
три роки.

Юрисконсульт. Посадові обов'язки. Розроблює або бере участь у розробці
документів правового характеру. Здійснює методичне керівництво правовою роботою
на підприємстві, надає правову допомогу структурним підрозділам і громадським
організаціям, бере участь у підготовці відповідей у разі відхилення претензій.
Готує за участю інших підрозділів підприємства матеріали про розкрадання,
нестачі, виготовлення неякісної, нестандартної і некомплектної продукції та інші
правопорушення для передання їх до слідчих та судових органів. Бере участь у
розробці та здійсненні заходів щодо зміцнення господарського розрахунку,
договірної, фінансової і трудової дисципліни, забезпечення збереження майна,
боротьби з його розкраданням та іншими правопорушеннями.

Повинен знати: постанови, розпорядження вищих органів, методичні, нормативні та
інші керівні матеріали з правової діяльності підприємства; чинне законодавство:
господарське, цивільне, трудове, фінансове, адміністративне право; технічні
засоби, порядок ведення обліку, складання звітності про господарсько-фінансову
діяльність підприємства; порядок укладення і оформлення господарських договорів;
основи економіки, організації праці, виробництва і управління; правила та норми
охорони праці, техніки безпеки, виробничої санітарії та протипожежного захисту.

Кваліфікаційні вимоги. Головний юрисконсульт: вища юридична освіта, стаж роботи
на посаді провідного або іншої категорії юрисконсульта не менш як три роки.

Провідний або нижчої категорії юрисконсульт: вища юридична освіта без висунення
вимог до стажу роботи або навчається на останніх курсах вищих юридичних
навчальних закладів за умови, що після прийняття на роботу до юридичної служби
стажуватиметься в управлінні юстиції області, міст Києва та Севастополя.

Відповідність зазначеним вимогам знань і досвіду спеціаліста дає змогу визначити
рівень його підготовки до роботи за фахом, правильно вирішити питання щодо
призначення на посаду, атестації або висування на вищу посаду.

Чіткості та раціональності в роботі юридичної служби можна досягти тільки в разі
правильного її планування. Порядок розробки планів діяльності юридичних служб
визначається методичними рекомендаціями щодо організації роботи юридичної служби
на підприємствах, які розроблює і затверджує Міністерство юстиції України.

Плани, як правило, складають на місяць, квартал і рік, що відповідає термінам
планування господарської діяльності підприємства. Це так звані поточні плани.

Перспективні плани складають на термін понад рік. Кожна галузь має певну
специфіку правової роботи, тому не існує єдиних вимог до змісту плану роботи
юридичних служб, але основні розділи плану мають бути такими:

• організація господарських зв'язків, договірна і претензійно-позовна робота,
аналіз її результатів, звітність;

забезпечення законності трудових правовідносин, укріплення дисципліни,
боротьба з безгосподарністю, втратами, розкраданням матеріальних та грошових
цінностей;

• розробка і впровадження заходів забезпечення якості продукції, виконуваних
робіт;

• планове забезпечення організації управління праці, заробітної плати,
соціального розвитку;

• забезпечення законності актів, що видаються, правова експертиза;

• правова інформація, правове виховання і правова профілактика.

При плануванні правової роботи необхідно враховувати її обсяг і характер,
кількість юристів та їхню кваліфікацію.

Розроблюючи плани роботи юридичної служби, необхідно також суворо дотримуватись таких вимог: безперервності планування; обрання основного напрямку в роботі, пов'язаного зі специфікою діяльності підприємства; комплексності, оперативності, реальності заходів; здійснення контролю за виконанням планових заходів, перевірки їх
ефективності.

Належне виконання планів роботи юридичною службою забезпечується складанням на
їх основі особистих планів роботи кожного юрисконсульта, як правило, на місяць.
Особисті плани затверджує керівник юридичної служби.

Обов'язки в юридичній службі розподіляються залежно від обсягу роботи і
структури юридичної служби. Функції потрібно розподіляти так, щоб у кожного
юрисконсульта були у провадженні окремі вузлові питання (наприклад, здійснення
претензійно-позовної роботи), а також конкретні ділянки поточної роботи:

кодифікація чинного законодавства, складання звітності та ін. За юрисконсультами
можуть бути закріплені відділи, цехи, інші структурні підрозділи підприємства
залежно від структури господарського органу, організація роботи юридичної служби
якого розглядається.

Розподілені між юрисконсультами обов'язки закріплюються спеціальним документом і
затверджуються керівником підприємства або міністерства.

З метою забезпечення взаємозамінності та підготовки кадрів зі всебічною і
глибокою кваліфікацією начальник юридичної служби з огляду на обставини у
правовому підрозділі може доручити кожному співробітникові підготовку і
вирішення будь-якого питання незалежно від затверджених розподілених обов'язків.
Досягти цього можна лише тоді, коли кожний юрисконсульт підприємства однаково
добре володіє знаннями та вміннями за всіма напрямками правової роботи. Кожний
юрисконсульт повинен знати і вміти виконувати договірну та претензійно-позовну
роботу, вміти захищати інтереси підприємства в судах, здійснювати правову
експертизу нормативних актів, що подаються на підпис керівництву, і вести
правову пропаганду в колективі.

Детальніше обов'язки, права і відповідальність юрисконсультів, як і всіх
службовців, визначаються в посадових інструкціях працівників.

Діловодство взагалі — це робота, пов'язана з обліком, реєстрацією, контролем за
виконанням та збереженням документів.

Розвиток господарства в Україні, перебудова управління ним і всією економікою
викликали збільшення потоків управлінської інформації, обсягу документів, що
видаються, і внесення змін у чинні законодавчі акти. Цей процес особливо
характерний для діяльності юридичних служб.

Основну роботу з діловодства виконують спеціальні структурні підрозділи апарату
управління підприємства (загальний відділ, канцелярія, секретаріат та ін.).
Однак діловодством займається й юридична служба, оброблюючи велику кількість
різних документів.

Правильне ведення діловодства дає можливість зорієнтуватись в усіх питаннях, що
їх розглядає юридична служба, швидко підготувати довідку, зробити висновки та
огляди. Юридична служба одержує велику кількість офіційних документів, готує
претензійно-позовні та інші необхідні матеріали. Недодержання термінів оформлення
документів або їх порушення призводить до негативних наслідків, наприклад
накладання штрафу.

Основними умовами раціональної роботи з документами є їх чітка систематизація,
закріплена в номенклатурі справ (номенклатура справ — це систематизований
перелік найменувань справ у діловодстві з визначенням термінів їх зберігання).

Номенклатура має п'ять граф. У графі 1 зазначається порядковий номер справи у
номенклатурі. У графі 2 проставляється умовне позначення структурного підрозділу,
що веде цю справу, його порядковий номер — разом це визначає індекс справи. У
графі 3 подається найменування справ. У графі 4 визначаються терміни зберігання
справ, а у графі 5 даються пояснення до найменувань справ і термінів їх
зберігання. Метою організації діловодства є максимальне зменшення обсягу паперів
і ширше використання технічних засобів одержання й обробки інформації; розробка
і використання типових форм документів і встановлення чіткого порядку їх
оформлення та проходження на підприємстві; розробка і використання
найраціональнішої системи обліку документів, що надходять та відсилаються;
забезпечення систематичного контролю за рухом претензій, позовів, справ у судах;
розробка номенклатури справ з виокремленням питань, що входять до компетенції
юридичної служби.

Юридична служба у діловодстві користується журналами: реєстрації претензій,
висунутих підприємством; реєстрації претензій, висунутих до підприємства; обліку
договорів з постачальниками;

обліку договорів зі споживачами та ін.

Крім того, у діловодстві ведуться спеціальні справи, до яких згідно з
номенклатурою вкладаються накази вищих організацій;

роз'яснення та інструктивні листи Вищого арбітражного суду України; копії
положень про підприємство і структурні підрозділи;

плани роботи відділу і юрисконсультів; матеріали перевірок правової роботи у
структурних підрозділах та деякі інші.

Зазначені документи зберігаються в юридичній службі впродовж року, після чого
передаються до архіву підприємства. Цьому передує експертиза цінності документів,
яку проводить комісія, призначена керівником підприємства. Обліково-довідкова
робота — це організація систематизованого обліку і зберігання чинних нормативних
актів. Незважаючи на те що в юридичних журналах та офіційних виданнях містяться
нормативні акти вищих та місцевих органів влади, зміст багатьох актів доводиться
наказами міністрів, керівників інших центральних органів державної виконавчої
влади, в інструкціях, положеннях та інших документах, що спричинює потребу в
систематизації цих актів. Систематизація закріплює результати вивчення
законодавства, допомагає юридичне обґрунтовувати вирішення правових питань, що
виникають у практиці роботи підприємства, забезпечує підготовку і видавання
точних довідок щодо законодавства.

Існує кілька форм обліку і систематизації нормативних актів:

журнальна, карткова або контрольно-текстова, кожна з яких обирається юридичною
службою залежно від умов, обсягу роботи, кількості співробітників тощо.

Хоча зараз облік і систематизація законодавчих актів повинні здійснюватись з
використанням новітньої техніки, на жаль, ще непоодиноким є ведення обліку і
систематизації "від руки" шляхом занесення нормативних актів до журналу або
картотеки.

Аналіз і узагальнення правової роботи полягають у вивченні договірної роботи,
узагальненні практики розгляду претензій і позовів, виявленні порушень, що
повторюються, і недоліків у діяльності підприємства, практики розвитку і
вдосконалення господарських зв'язків, що уможливлює виявлення причин недоліків,
передбачення наслідків цих порушень і розробку профілактичних заходів усунення
виявлених недоліків. Методи і заходи аналітичної роботи юридичних служб мають на
меті краще використання правових засобів для зміцнення економіки підприємства,
зменшення невиробничих витрат, усунення недоліків в організації виробництва,
застосування трудового законодавства тощо.

За результатами аналізу складають довідку, де зазначають не тільки порушення, а
й умови та наслідки кожного порушення, шляхи і заходи їх усунення.

Юристи підприємств є безпосередніми учасниками реалізації завдань, удосконалення
виробництва, активно впливають на зміцнення госпрозрахунку, планової та
договірної дисципліни, ведуть боротьбу з безгосподарністю і марнотратством,
подають допомогу господарським керівникам і громадським організаціям у правовому
вихованні кадрів. Але ж за якими критеріями оцінювати роботу юридичної служби?
За кількістю претензій і позовів? За кількістю договорів, наказів, інструкцій та
інших актів? А можливо, за різницею між сумами, одержаними і сплаченими за
претензіями і позовами? Якщо перша перевищує другу, то юридична служба працює
добре?

На практиці склалися загальні критерії оцінки роботи юридичних служб незалежно
від галузі, де головним є забезпечення порядку укладення договорів, збереження
майна підприємств, належної якості продукції, дотримання законодавства про працю,
посилення трудової дисципліни, правове виховання і правова пропаганда. Тому
роботу юридичних служб має сенс порівнювати за термінами укладення договорів,
ураховуючи співвідношення своєчасно укладених договорів до загальної їх
кількості, а також з огляду:

• на забезпечення інтересів підприємства в переддоговірних спорах —
співвідношення кількості спорів, вирішених в інтересах підприємства, до
загальної кількості спорів;

- на рівень задоволення претензій, тобто забезпечення інтересів підприємства;

• на дотримання термінів висування та розгляду претензій і позовів, а також на
одержані на цих підставах штрафи;

• на рівень відшкодування збитків, заподіяних посадовими та іншими особами;

• на рівень відшкодування шкоди, заподіяної виготовленням неякісної продукції;

• на дотримання законодавства про працю — рівень наказів, що були скасовані,
кількість випадків поновлення на роботі;

• на рівень пропагандистської роботи (кількість прочитаних лекцій, проведених
бесід, семінарів).

На основі такого аналізу можна зробити не тільки висновки щодо ефективності
діяльності юридичної служби, а й встановити, як юридична служба вплинула на
кінцеві результати господарської діяльності, визначити рівень виконання
договірних зобов'язань і отриманого прибутку.

 

Контрольні завдання

1. Наведіть кваліфікаційну характеристику співробітників юридичної служби.

2. Планування роботи юридичних служб.

3. Як розподіляються обов'язки в юридичній службі?

4. Діловодство юридичної служби.

5. Наведіть приклади обліково-довідкової роботи.

6. Як аналізується і узагальнюється правова робота?

7. Критерії оцінювання діяльності юридичної служби.