Удаление с экрана лишних данных

Для удаления с экрана (но не из таблицы) лишних данных (полей), а также выполнения операции копирования и вставки для столбцов, не являющихся соседними:

одного столбца - установите в него курсор и выберите команду Скрыть столбцы (меню Формат);

нескольких столбцов, а также восстановления их отображения - выберите команду Отобразить столбцы... (меню Формат).

Примечание: Скрытие столбцов в режиме таблицы не делает скрытым поле в режиме формы.

Команды Копировать, Вставить, Найти и Заменить из меню Правка на скрытые столбцы не действуют.

Значения, находящиеся в скрытых столбцах, могут быть использованы в условиях отбора фильтра. При этом столбец остается скрытым после применения фильтра.

Для сохранения изменений отображения столбцов следует выбрать команду Сохранить (меню Файл).

Фиксация столбцов

Для того чтобы зафиксировать столбцы, которые не будут уходить за край экрана при прокрутке:

1. Выделите в левой части окна эти столбцы.

2. Выберите команду Закрепить столбцы (меню Формат). (Если выделенных столбцов нет, при выполнении этой команды фиксируется столбец, содержащий курсор.)

Новые зафиксированные столбцы добавляются справа к зафиксированным ранее.

Зафиксированные и незафиксированные столбцы разделяются жирной линией.

Для отмены фиксации столбцов следует выбрать команду Освободить все столбцы ( меню Формат).

Создание простого отчета

Для автоматического создания простого отчета с помощью мастера:

1. В окне Базы Данных выберите вкладку ТАБЛИЦА.

2. Выберите нужную таблицу.

3. Выберите команду Автоотчет ( меню Вставка) или нажмите кнопку НОВЫЙ ОБЪЕКТ: АВТООТЧЕТ панели инструментов для создания отчета, содержащего все поля и записи таблицы.

Упражнение 2

1. Откройте БД Продажи, созданную в результате выполнения Упражнения 1.

2. Введите данные в таблицы Склад, Фирмы, Товары [8]:

№склада	Телефон	Адрес	Заведующий
	953-01-89	ул. Свободы,37	Иванов П.П.
	712-22-22	ул.Мелитопольская, 35	Гривко Л.К.
	901-70-44	ул. Кустарная, 28	Соломоник К.Ф.
	359-00-14	ул.Перерва, 2	Андреев П.Н.

 

Код фирмы	Название	Адрес	Телефон
	Мир	Чонгарский б-р, 16	[phone]
	М.Видео	Маросейка, 6/8	[phone]
	Диал Электроникс	Новослободская, 14/19	[phone]

3. Для таблицы Товары в режиме Конструктора выберите в столбце "Тип данных" поля "Название" Мастер подстановок… и введите в один столбец фиксированный набор используемых в этом поле значений[9]. Для поля "Номер склада" также воспользуйтесь Мастером подстановок и указав таблицу Склады, выберите соответствующее для подстановки поле.

4. Введите данные в таблицу, используя для полей "Название" и "№склада" значения из выпадающего списка. При заполнении поля "№склада", учитывайте условие, что на одном складе хранится только один вид товара (телевизор, видеокамера и т.п.).

Код товара тоотоааюютоватовара	Наименование	Марка	Цена	№ склада	Кол-во	Описание
	Телевизор	GoldStar СM-2180K	$459
	Телевизор	Philips 25PT9001	$1499
	Телевизор	Panasonic 25V50R	$765
	Телевизор	GoldStar CF-14E20B	$230
	Видеомагнитофон	Panasonic HS-800EE	$1400
	Видеомагнитофон	Philips VR-756	$450
	Видеокамера	Samsung VP-J55	$530
	Видеокамера	Sharp E37	$845
	Музыкальный центр	Panasonic DH32	$320
	Музыкальный центр	Panasonic DH32	$1289

Данные о количестве и описании товара заполните самостоятельно произвольными значениями.

5. Для полей внешнего ключа таблиц Контактные лица и Продажи в режиме Конструктора в столбце Тип данных выберите Мастер подстановок и укажите значения каких полей и из каких таблиц будут использованы в этом поле. В таблице Продажи для поля "Код фирмы" выберите в качестве столбца подстановки поля "Код фирмы" и "Название" таблицы Фирмы. Для поля "Код товара" – поля "Код товара", "Наименование" и "Марка" таблицы Товары. На вкладке "Подстановка" свойств поля "Код товара" установите число строк, выводимых в поле со списком*, значение "Да" на вывод заглавий столбцов, подставляемых значений и ненулевую ширину для всех трех столбцов.

6. Самостоятельно заполните данными таблицы Контактные лица и Продажи.

7. Проверьте схему данных.

8. Откройте таблицу Товары.

9. Добавьте запись: Видеокамера, Panasonic NV-DX1E, $2599.

10. Осуществите замену названий GoldStar на LG Electronics.

11. Отсортируйте данные по цене.

12. Используя фильтрацию, выберите данные: по названиям, например, о музыкальных центрах и по цене меньше определенного числа, например, меньше 800.

13. Отобразите на экране только данные полей "Наименование", "Марка " и "Цена", удалив с экрана лишние данные.

14. Добавьте поле Изображение (тип OLE).

15. Добавьте в первую запись объект - рисунок телевизора, созданный в графическом редакторе.

16. Пользуясь буфером обмена, скопируйте полученные данные в три последующие клетки.

17. Просмотрите данные в режиме АВТОФОРМА.

18. В режиме АВТОФОРМА добавьте запись: Видеомагнитофон, Sony E15OEE, $269.

19. В режиме АВТОФОРМА осуществите поиск товаров фирмы Philips.

20. На основе таблицы Товары, подготовьте автоотчет.

10. Создание и открытие запроса

Использование запросов позволяет осуществлять различные формы доступа к одной и той же информации. Запрос - это объект БД, допускающий многократное использование. Результат запроса – представленный в табличном виде набор данных, который задается в режиме КОНСТРУКТОРА. Запросы могут быть созданы как с помощью Мастера, так и самостоятельно.

Для создания нового запроса:

1. В окне БАЗА ДАННЫХ выберите вкладку ЗАПРОС и нажмите кнопку Создать.

2. Выберите режим КОНСТРУКТОР.

3. В диалоговом окне ДОБАВЛЕНИЕ ТАБЛИЦЫ укажите имена таблиц, по полям которых будет производиться запрос, нажимая кнопку Добавить после каждого указанного имени таблицы.

4. Нажмите кнопку Закрыть.

Примечание: Добавить таблицу можно и в режиме КОНСТРУКТОРА ЗАПРОСА, с помощью команды Добавить таблицу ( меню Запрос).

Для создания запроса на основе открытой таблицы:

1. Выберите имя таблицы в меню Окно для вывода на экран соответствующего окна.

2. Выберите команду Запрос ( меню Вставка).

3. В диалоговом окне НОВЫЙ ЗАПРОС выберите режим КОНСТРУКТОР.

В режиме КОНСТРУКТОРА, в специальном бланке запроса указываются условия отбора выводимых на экран полей и записей одной или нескольких таблиц и порядок их отображения.

В бланке запроса содержится 6 строк:

Поле	Имя поля
Имя таблицы	Имя таблицы
Сортировка	Место ввода инструкций сортировки
Вывод на экран	Определяет, будет ли отображено поле в результирущем наборе данных
Условие отбора	Содержит первое условие, ограничивающее набор записей
Или	Другие условия на ограничения набора записей

MS Access позволяет выполнять следующие типы запросов:

1. QBE-запросы (QBE=Query By Example - Запросы по образцу):

§ запрос на выборку;

§ перекрестный запрос;

§ запрос на создание таблицы;

§ запрос на обновление;

§ запрос на добавление записей;

§ запрос на удаление записей.

Каждый из этих типов указывается в меню Запрос после вывода на экран окна Запрос в режиме КОНСТРУКТОРА. В некоторых случаях MS Access выводит на экран диалоговое окно непосредственно перед началом запроса, в других же - изменяет список полей бланка Запроса так, чтобы можно было задать необходимые действия. После сохранения запроса MS Access использует специальные обозначения в окне базы данных, показывающие тип запроса.

2. Запросы SQL (Structured Query Language - Структурированный язык запросов).SQL – стандартизированная форма составления запросов для обработки реляционных баз данных. При выполнении QBE-запросов они транслируются в соответствующие SQL-запросы.

Запрос на выборку

Запрос на выборку является самым распространенным типом запроса. Данный запрос определяет, какие записи или поля из одной или нескольких таблиц будут отображены при его выполнении.

Для выбора записей, удовлетворяющих определенным критериям:

1. В строке «Поле» щелкните в правой части клетки на стрелке, указывающей вниз и выберите имя поля, по которому будет осуществляться запрос. Если запрос осуществляется по полям из разных таблиц, то сначала щелкните в строке «Таблица» и укажите нужную таблицу, что позволит ограничить список полей в строке «Поле». Если запрос будет осуществляться по нескольким полям, отобразите их имена в свободных клетках строки «Поле».

2. Проследите, чтобы в строке «Вывод на экран» флажок отображался бы галочкой.

3. В строке «Условие отбора» введите критерии выбора. (Для задания диапазона значений в окне Конструктора запросов могут быть использованы операторы > (больше), >= (не менее), < (меньше), <= (не более) и Between (Выражение1) and (Выражение2) как с текстовыми и числовыми полями, так и с полями дат). Для ввода условия выборки можно использовать окно ПОСТРОИТЕЛЬ ВЫРАЖЕНИЙ (кнопка ПОСТРОИТЬ панели инструментов или соответствующая кнопка контекстного меню).

4. Если это нужно, сохраните запрос для последующего использования.

Для выполнения запроса нажмите кнопку с восклицательным знаком: ЗАПУСК панели инструментов или воспользуйтесь командой Запуск ( меню Запрос).