Создание новой (пустой) базы данных

Чтобы создать новую БД, находясь в главном окне MS Access:

1. Выберите команду Создать базу данных… ( меню Файл).

2. Перейдите на вкладку Общие с ярлыком Новая база данных.

3. Введите имя новой БД в поле «Имя файла».

4. Нажмите кнопку Создать.

MS Access открывает окно для создания базы данных.

Создание таблицы

Создание таблицы производится в два этапа:

§ определение структуры таблицы.

§ ввод данных.

Создание таблицы в MS Access осуществляется в окне базы данных.

1. Перейдите на вкладку Таблицы и нажмите кнопку Создать.

2. В появившемся окне диалога НОВАЯ ТАБЛИЦА выберите подходящий Вам вариант создания таблицы.

3. Нажмите кнопку ОК.

Определение структуры таблицы

Структура таблицы может быть создана с использованием режима таблицы либо в режиме Конструктора, а так же и с помощью Мастера.

Наиболее широкие возможности по определению параметров создаваемой таблицы предоставляет режим Конструктора.

Рисунок 3. Таблица в режиме Конструктора.

При определении структуры таблицы устанавливается, из каких полей состоит отдельная запись БД, и задается тип данных каждого поля. Каждое поле идентифицируется своим именем. Кроме этих атрибутов, каждое поле таблицы обладает дополнительными свойствами, отображаемыми в нижней части конструктора и определяющими условия ввода данных.

Присвоение имен полям и выбор типа данных

Имена полей печатаются в клетках столбца Имя поля Конструктора таблиц. Имя поля может содержать до 64 символов, включая пробелы, за исключением точки, восклицательного знака и квадратных скобок.

В столбце Тип данных определяется тип данных в этом поле (Переход между столбцами осуществляется с помощью клавиши Tab). По умолчанию Microsoft Access присваивает полю текстовый тип данных. Щелкнув на стрелку в правой части клетки, можно выбрать нужный тип данных из открывшегося списка.

Так, например, тип данных Поле объекта OLE указывает на возможность хранить в таблицах изображения и другие двоичные данные (например, электронную таблицу MS Excel, документ MS Word, рисунки, графики и прочие объекты). Поля типа Счетчик предназначены для хранения данных, значения которых не редактируются, а устанавливаются автоматически при добавлении каждой новой записи в таблицу.

Мастер подстановок позволяет создавать поле, в котором пользователь может выбрать значения из сформированного заранее списка[5]. Наиболее распространенным видом списка подстановок является список значений из ссылочной таблицы. При выборе значения из списка задается значение внешнего ключа в текущей записи, совпадающее со значением ключевого поля соответствующей записи в связанной таблице. Поле списка подстановок необходимо определять из таблицы, содержащей внешний ключ и отображающей список подстановок. В качестве поля списка подстановок допускается выбор нескольких столбцов (ключевого поля и поля, значения которого отражают смысл хранимых в ссылочной таблице или запросе данных, например, поля "Название"). В этом случае мастер подстановок рекомендует скрыть значения ключевого поля, а в качестве подстановочных предлагать значения присоединенного столбца. Значения из сформированного списка пользователь может выбрать при заполнении таблицы данными.

В столбце Описание печатаются комментарии, описывающие данное поле. Описание поля используется при обращении к полю в дальнейшем. При вводе данных в это поле текст описания выводится в строку состояния.

Установка первичного ключа

Объявление первичного ключа обеспечивает уникальность строк и препятствует вводу повторяющихся блоков данных. Это поле не может содержать одинаковую величину в двух различных записях. Ключевое поле помогает Microsoft Access наиболее активно организовать поиск, хранение и объединение данных.

В Microsoft Access можно выделить три типа ключевых полей: счетчик, простой ключ и составной ключ.

Указание поля счетчика в качестве ключевого является наиболее простым способом создания ключевых полей. Если до сохранения созданной таблицы ключевые поля не были определены, то при сохранении будет выдано сообщение о создании ключевого поля. При нажатии кнопки Да будет создано ключевое поле счетчика.

Простой ключ определяется полем, содержащим уникальные значения, такие как коды или инвентарные номера. Ключевое поле не может содержать повторяющиеся или пустые значения. Если устранить повторы путем изменения значений невозможно, то следует либо добавить в таблицу поле счетчика и сделать его ключевым, либо определить составной ключ.

В случаях, когда невозможно гарантировать уникальность значений каждого поля, существует возможность создать составной ключ, состоящий из нескольких полей. Чаще всего такая ситуация возникает для таблицы, используемой для связывания двух таблиц в отношении «многие-ко-многим». Если определить подходящий набор полей для составного ключа сложно, следует добавить поле счетчика и сделать его ключевым. Например, не рекомендуется определять ключ по полям «Имена» и «Фамилии», поскольку нельзя исключить повторения этой пары значений для разных людей. Обычно в качестве ключа используются числовые поля.

Первичный ключ может быть определен только в режиме Конструктора таблиц:

1. Выделите поле, которое должно стать полем первичного ключа.

2. Вызовите команду Ключевое поле (меню Правка) или нажмите кнопку КЛЮЧ панели инструментов.